Акт выполненных приема передачи товара. Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт. О форме и порядке заполнения акта

Для передачи товарно-материальных ценностей используется специальная сопроводительная документация – товарная накладная. Однако в некоторых организациях практикуется составление дополнительных приложений, которые относятся к основному договору. Одним из таких приложений является акт приема-передачи товара. В данной статье мы рассмотрим шаблон заполнения этого типа документов и разберемся в юридических тонкостях.

Акт приема-передачи товара – документ, в котором подробно характеризуется передаваемый или получаемый товар или какие-либо материальные ценности, а так же отображается их общая денежная стоимость

Предназначение

Бумаги о приеме и передаче товарно-материальных ценностей являются документальным свидетельством перемещения товара . В этом бланке фиксируются различные параметры товара, включая объем, стоимость и качество. В том случае, когда у заказчика имеется претензия к исполнителю, связанная с количеством, составом или физическими дефектами полученных товарно-материальных ценностей, акт приема-передачи является одним из ключевых документов доказательной базы. Именно эта юридическая особенность документа, объясняет необходимость его наличия во время судебных разбирательств.

Важно обратить внимание, что существует отдельная категория товарно-материальных ценностей, которая поставляется заказчику только в сопровождении с данным документом . К этой категории товаров относятся различные виды техники или высокотехнологическое оборудование. Объяснить необходимость наличия сопроводительных бумаг можно тем, что во время передачи такого товара в неукоснительном порядке проводится проверка качества и физического состояния.

Также необходимость в создании документа возникает в случае с отправкой товаров на длительное хранение у третьего лица. В этой ситуации, в акте фиксируются такие параметры, как технические характеристики, качество, информация о состоянии и внешнем виде товара. Помимо этого, в подобных бумагах указывается длительность хранения и необходимые условия. Также, в организации принимающей товар на хранение, назначается сотрудник, в задачу которого входит дальнейшая сохранность ТМЦ.

Как составить бланк о приеме и передаче ТМЦ

Перед составлением первичной документации, необходимо удостовериться, что должностные лица, представляющие различные стороны, имеют должностные полномочия для составления подобных документов. В качестве подтверждения наличия необходимых полномочий могут выступить служебные приказы, а также доверенности, заверенные нотариусом. Только наличие подобных документов подтверждает, что лицо, участвующее в составление акта, имеет право «говорить» от имени предприятия.

Четкий регламент, ограничивающий форму написания данного бланка, не предусмотрен. Однако, при заполнении бумаг, следует учитывать делопроизводственные стандарты, регулирующие правила оформления первичной документации. Заполненный бланк должен содержать в себе информацию о каждой из сторон, участвующей в процессе передачи ТМЦ. Здесь необходимо указать реквизиты обеих организаций, фамилию и инициалы ответственных лиц, а также занимаемые ими должности. После этого указывается перечень товаров, которые передаются заказчику. В этой графе следует указать такие параметры, как вид ТМЦ, стоимость и количество.

При наличии физических дефектов, информация о повреждении фиксируется в специальной графе.

При наличии нужды дополнить документ, допускается внесение в акт дополнительной информации. К ней относятся такие данные, как условия отправки товара, срок передачи средств, а также дополнительные приложения к основному договору. Важно обратить внимание, что дополнительная информация указывается только после соглашения между обеими сторонами.

Рассматриваемый документ составляется на фирменном бланке организации, выступающей в качестве поставщика или стандартном листе, формата «А4». Важно обратить внимание на то, что акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику . В каждой из копий должны стоять оригиналы подписей ответственных лиц и печати организаций. Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года. Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним.

Инструкция по заполнению акта

Написание подобных бумаг можно разделить на три условных стадии, соответствующих разделам документа.

Данные сторон

В данной части документа фиксируется информация о принадлежности акта к конкретному договору . Для этого, указывается номер приложения, самого договора и дата его заключения. Далее указываются реквизиты компании, выступающей в качестве исполнителя. Здесь требуется указать должностное лицо, ответственное за передачу ТМЦ. В большинстве случаев, в этой графе указываются данные руководителя фирмы, генерального директора или другого сотрудника, имеющего необходимые должностные полномочия. Далее указываются сведения о стороне, что выступает в качестве заказчика.

Ниже представлен образец акта приемки-передачи товара, содержащий в себе всю вышеперечисленную информацию.

приема-передачи товарно-материальных ценностей

ЗАО «Морской Лев» в лице Исполнительного директора Морозова П.В., действующего на основании Положения №2, именуемое далее, как Продавец, с одной стороны и ОАО «Чистая Вода» в лице Руководителя Леонтьева А.К., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Покупатель, с другой стороны (в дальнейшем вместе именуемые «Стороны» и по отдельности «Сторона»), составили настоящий АКТ о нижеследующем.»

Перечень товарно-материальных ценностей и условия передачи-приема

В этой части документа фиксируются различные данные, связанные с передачей ТМЦ. В первую очередь следует зафиксировать саму передачу товаров и указать документ, который является основанием для данных действий. Здесь следует указать номер договора вместе с датой его заключения.

Далее в акте приводится таблица, содержащая в себе подробный список передаваемых товарно-материальных ценностей. В данной таблице должны содержаться такие параметры, как название товара, количество, цена за одну единицу и общая стоимость. Далее повторно указывается общая цена ТМЦ. Важно обратить внимание, что стоимость товара указывается не только цифрами, но и прописью.

После этого, в бланк вносится пункт, где рассматривается состояние передаваемых товаров. Важно обратить внимание, что в обязательном порядке фиксируются имеющиеся неисправности и дефекты. В случае их наличия, создается приложение, информация о котором указывается в акте. Также следует сделать отметку, что заказчик не имеет претензий, связанных с качеством полученного товара или его объемом. Данная отметка устанавливается только после того, как будет проведена тщательная проверка соответствия качества товара, требованиям, указанным на странице договора.

Акт приема-передачи товара образец простой должен содержать в себе информацию о количестве копий документа, а также иметь отметку об их равнозначности перед законом. Давайте рассмотрим вышеперечисленные требования на конкретном примере:

«1. В соответствии с пунктом № 4.1 Договора между Сторонами №24 от «25» февраля 2018 года Продавец передает, а Покупатель принимает Товарно-материальные ценности следующего ассортимента в нижеуказанном количестве:

Стоимость Товарно-материальных ценностей, поставленных на основании условий Договора, составляет 6480,00 руб. (шесть тысяч четыреста восемьдесят рублей 00 копеек), с учетом НДС.

2. Принятые Покупателем товарно-материальные ценности обладают качеством и ассортиментом, соответствующим требованиям, указанным в Договоре. Товар поставлен в установленный срок. Покупатель не имеет никаких претензий к принятому товару.

3. Настоящий Акт составлен в количестве двух экземпляров, обладающих равной юридической силой, по одному экземпляру для каждой Стороны и является неотъемлемой составляющей Договора, заключенного Сторонами».

Завершение составления акта

В самом низу акта приемки-передачи товара, должны находиться подписи руководства предприятий, участвующих в сделке или должностных лиц, имеющих необходимые полномочия. В случае возникновения необходимости, подпись заверяется фирменной печатью.

«Покупатель: ОАО «Чистая вода» в лице Директора Леонтьева А.К.

Продавец: ЗАО «Морской Лев» в лице Генерального Директора Морозова П.В.»

После того как стороны оставят свои подписи, ответственность за сохранность ТМЦ переходит на сторону заказчика. При наличии претензий к организации, выступившей в качестве поставщика, потребуется обратиться в суд.

Указание валюты

Важно обратить внимание на то, что в данном документе в обязательном порядке должна быть указана величина денежного измерения. На сегодняшний день, в текущем законодательстве отсутствует регламент касаемо указания формы валюты. Несмотря на это, следует взять в расчет, что ведение бухгалтерского учета подразумевает отражение доходов, расходов и активов только в рублях. Основываясь на этом факте, можно сделать вывод, что в первичной документации должна указываться цена исключительно в рублях.

В том случае, когда одной из сторон является иностранная организация, и указание иностранной валюты является обязательным условием соглашения, можно сделать несколько пунктов, где будут указаны разные единицы измерения. Также можно составить приложение к договору, который будет содержать информацию об акте, составленном с учетом оплаты в иностранной валюте.

Юридические аспекты

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. Подписанием актов должны заниматься только лица, имеющие необходимые должностные полномочия. В той ситуации, когда в роли покупателя выступает юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должны подтверждаться доверенностью, заверенной в нотариальной конторе.

При передаче товарно-материальных ценностей с составлением акта, следует отразить факт его оформления на страницах договора. Данный документ должен являться неотъемлемой частью договора. Соблюдение этих правил наделяет приложение той же юридической силой, как и сам договор.

Следует обратить внимание на то, что для юристов имеет важное значение грамотность заполнения первичной документации.

Акт приемки-передачи ТМЦ является одним из важных документов для урегулирования конфликтных ситуаций при помощи органов власти. Этот документ отражает прием и передачу товаров в том количестве и качестве, что указываются на страницах договора. В качестве доказательства отсутствия дефектов и других нарушений могут выступить такие факты, как:

1. Отсутствие расхождений в таких параметрах, как качество и количество.
2. Своевременно осуществленная доставка, не нарушающая условия поставки.
3. Детальный осмотр полученных товарно-материальных ценностей в присутствии лица, представляющего поставщика.
4. Подпись об отсутствии претензий к поставщику.

Заключение

Данный документ может использоваться не только между двумя организациями, но и:

1. Несколькими физическими лицами.
2. Физическим и юридическим лицом.

В том случае, когда одной из сторон выступает физическое лицо, указываются только паспортные данные, фамилия и инициалы. В данном случае, необходимость в заверении документа фирменной печатью отсутствует.

Как правило, у физических лиц, в отличие от крупных организаций, отсутствуют шаблонные бланки первичной документации. В этом случае, можно и заполнить все необходимые строки. Следует обратить внимание на то, что подписание документа должно осуществляться в день приема товара, для того чтобы исключить необходимость заполнения дополнительных приложений.

Акт приема-передачи — это правоустанавливающий документ, который позволяет закрепить в письменном виде передачу товара от одного лица другому с указанием условий передачи. Это не означает, что передать по акту можно только товар. Помимо товара можно передать услугу, основное средство (например, оборудование), материальные и финансовые ценности, движимое и недвижимое имущество и даже животных.

Что это за документ

Главным условием законности акта является его содержательность. В нем должны быть отражены все характеристики объекта передачи, стоимость объекта и любая другая важная для обеих сторон информация .

Акт составляется в нескольких экземплярах. Согласно общепринятым правилам количество экземпляров должно быть не меньше двух. Однако на практике принято оформлять от трех до пяти экземпляров .

Это связано с тем, что в момент передачи товар может находиться на охраняемой частной территории. Соответственно, при выезде с территории нужно будет предъявить охране документы, подтверждающие право на вывоз товара (или другого объекта передачи). Внутренние службы охраны не нуждаются в сохранении документации на вывоз. А вот если предприятие нанимает охранную организацию для охраны территории, то эта организация считает необходимым документально подстраховать себя от непредвиденных обстоятельств. Еще один экземпляр может понадобиться экспедитору в пути для предъявления его на посту ГАИ. Особенно это касается грузоперевозок на длительные расстояния.

В любом случае, лучше оформить лишний экземпляр, чем позже подписывать недостающий задним числом.

Нередко встречаются ситуации, когда судебное дело было проиграно стороной, которая не уделила должного внимания содержанию акта приема-передачи. Даже незначительные поправки, опечатки или непреднамеренные ошибки могут служить подтверждением незаконности сделки. Если ошибка была замечена только одной стороной, а вторая отрицает существование проблем с документом, то это является достаточным аргументом для открытия судебного разбирательства.

На практике документы заменяются обоими участниками сделки без особых проблем. Конечно, если ошибки не были заранее запланированы.

Акт можно составить как на список товаров, так и на каждый товар по отдельности . Сути документа это не изменит. Также можно составить акт не на определенную передачу товара, а на отрезок времени (например, за месяц, квартал или полугодие). Тогда в строчке рядом с наименованием номенклатуры будет целесообразно указать дату фактической передачи товара.

В акте обязательно должна быть указана следующая информация:

• В первую очередь никак не обойтись без наименования документа. Оно указывается в шапке без строго утвержденного выравнивания по центру.
• Дата составления акта должна соответствовать дате на календаре. Иначе могут возникнуть проблемы с определением законности сделки.
• Обязательно указывается наименование сторон, совершающих сделку. При этом необходимо указать организационно-правовую форму (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.), Ф.И.О. представителя организации и основание его подписи.

Пример: ООО «Факел» в лице генерального директора Завьялова Н.Ф., действующего на основании устава общества, и ЗАО «Стимул» в лице директора Панфилова С.С., действующего на основании устава общества, …

• Также в шапке нужно указать место проведения передачи товара. Это важно для беспроблемной перевозки товара до места назначения.
• Количество и стоимость товара должны быть отражены в акте в обязательном порядке.
• Качественные характеристики товара. Указываются замеченные повреждения и соответствие (либо несоответствие) нормам.
• Основанием для составления акта является договор, номер и дата которого должны содержаться в акте.
• В заключительной части акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями (если таковые имеются).

Акт приема-передачи товара от продавца покупателю

Для передачи товара предпочтительнее пользоваться унифицированными формами актов приема-передачи, если они имеют место быть. Именно предпочтительнее, а не необходимо, так как статья № 252 НК РФ не обязывает оформлять сделку строго определенным документом .

При продаже товара продавец оформляет товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. Ее можно заменить шаблоном акта приема-передачи товара только в том случае, если составление накладной по объективным причинам невозможно.

В федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 года № 402-ФЗ (в редакции от 28.12.2013 года) указан список реквизитов, необходимых для продажи товаров, работ и услуг. Параллельно следует руководствоваться теми требованиями, которые присущи товарной накладной. Например, все цены и итоговая стоимость передаваемых активов должны быть отражены в валюте РФ (в рублях). Штучный товар не нужно пересчитывать для заполнения столбца с весовыми показателями. Достаточно поставить в нем прочерк. Прочерк также должен стоять в любом незаполненном столбце.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение

Для того чтобы передать товар на ответственное хранение, необходимо заполнить унифицированную форму № МХ-1 . Этот акт оформляется поклажедателем (отдающей стороной) и подписывается им совместно с хранителем (принимающей стороной).

Выделяют бытовое и профессиональное хранение. Бытовое хранение товара зачастую носит стихийный характер, то есть сделка не планируется заранее. Иногда так оформляют передачу товара, который выкуплен покупателем, но остается на складе продавца на определенное время. При профессиональном хранении товаров принимающая сторона выбирает хранение основным видом своей деятельности. К профессиональным хранителям можно отнести хладокомбинаты скоропортящейся продукции (мясопродукции, молочной продукции).

При оформлении МХ-1 обязательно должны присутствовать сотрудники складских помещений (заведующие складом или рядовые кладовщики).

Перед тем как оформить акт на ответственное хранение, стороны должны заключить договор хранения. В нем указывается количество траншей передачи товара и количество товара, планируемого к передаче. Иногда последний показатель завышается. Это делается для того, чтобы при передаче дополнительных партий товара не возникало проблем с основанием для передачи. Следует заметить, что законодательством РФ не установлено понятие «ответственного хранения».

Акт приема-передачи некачественного или бракованного товара

Если после подписания акта приема-передачи товара было замечено качественное несоответствие товара указанным характеристикам, то покупатель может предъявить судебную претензию продавцу товара. Это касается тех ситуаций, которые оговорены в договоре купли-продажи в разделе «Возмещение убытков».

Но бывают такие случаи передачи бракованного товара, когда обе стороны знают о его фактическом состоянии. Например, при возврате некачественной продукции или бракованного товара нужно обязательно составить акт возврата товара. Этот акт содержит всю ту информацию, которая перечислена выше и некоторые специфические дополнения:

• Указывается причина возврата товара.
• Причины зачастую связаны с обнаруженным браком, а потому все элементы плохого качества должны быть описаны очень детально.
• К акту можно приложить фотоснимок товара в качестве приложения или заключение независимой экспертной комиссии. Для этого в акте указывается номер приложения, а само приложение подписывается так же, как и акт.

Актом приема-передачи некачественного товара может выступать унифицированная форма № ТОРГ-2 .

С чего начинается процесс заполнения акта?

Прежде всего, стоит уяснить, что это юридический документ, который не терпит исправлений от руки. В случае возникновения ошибки акт нужно перепечатать заново. Поэтому для грамотного заполнения акта требуется внимательное отношение к деталям сделки.

Подписание акта можно разделить на несколько этапов:

1. Подготовительный этап. На этом этапе сделки нужно удостовериться в основании передачи товара и проверить документальное оформление этого основания.
2. Этап подсчета и фактической передачи товара. Складские сотрудники или лица, занимающиеся передачей, должны прийти к единой информационной составляющей передачи (взвешивание, подсчет единиц и прочее).
3. Этап непосредственного подписания акта. Акт скрепляется подписями уполномоченных лиц и печатями организаций.

Все спорные вопросы, касающиеся передачи товара, должны быть решены до подписания акта. Самым важным и одновременно самым сложным этапом передачи товара является второй этап. Неверные подсчеты одной из сторон могут привести к повторному пересчету всей партии передаваемого товара.

Если прием товара осуществляется водителем-экспедитором (на основании доверенности от руководителя принимающей организации), то он должен знать о своей материальной ответственности за сохранность передаваемых ценностей. Бездумная подпись на акте приведет этого сотрудника к личным финансовым потерям.

Может ли акт заменить договор?

Нет, так как актом нельзя обговорить все возможные варианты развития ситуации. Сроки поставок, условия оплаты, ответственность сторон, форс-мажорные обстоятельства и прочее могут быть оговорены в полном объеме только в договоре. Акт - это своего рода подтверждение того, что стороны осуществили действие, прописанное в договоре.

Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Это могут быть работники одной бюджетной организации, либо одним из участников приема-передачи может быть учреждение, а другим — его сотрудник, а также это могут быть две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение. Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить такой документ.

Скачать простой образец акта приема-передачи товара

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее будет передать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то необходимо помнить, что он будет являться первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

• наименование и дата составления;
• наименование организации и сотрудника, который составляет;
• содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
• единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
• наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ценности.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он должен храниться пять лет после отчетного года.

Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

Комиссионный акт приема материалов

Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с материальными ценностями, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она может оформить бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации - поставщика или иного незаинтересованного представителя.

Образец акта приема-передачи материальных ценностей

Следующим вариантом может быть передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее - МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае тоже необходимо составить документ. Это можно сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества, а также лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.

Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.

Предлагаем скачать образец акта приема-передачи ТМЦ на хранение.

Осуществляя прием-передачу любого товара, имущества, мы составляем соответствующий акт, образец которого можно бесплатно скачать на представленной странице.

Все деяния людей оставляют за собой следы. Разум человечества придумал письменно фиксировать эти доказательства с помощью текста на бумаге. Осуществляя прием-передачу любого товара, имущества, мы составляем соответствующий акт. Решение задачи составления акта приема-передачи возможно многими способами. Все чаще люди прибегают к самостоятельному бесплатному изготовлению юридической документации, невзирая на все сопутствующие с этим тяготы. Экономия средств на практикующего юриста играет, зачастую, злую шутку.

Все письменные документы уникальны и имеют неповторимое отличие. Не будут исключением бумаги о принятии и отчуждении материальных ценностей, которые составляются для каждого случая индивидуально. Мы предлагаем вниманию стандартный бесплатный образец (бланк), подлежащий редактированию на свое усмотрение. Скачать его можно простым нажатием внизу страницы.

Обязательные пункты акта приема-передачи

• о наименовании документа;
• дата;
• реквизиты сторон;
• перечисление товара, являющегося предметом правоотношений;
• обнаруженные недостатки.

Бесплатно скачать образец приема-передачи товара и применить его по своему усмотрению можно лишь в том случае, когда есть минимальное понимание деятельности. В другом случае, составление акта приема товара лучше доверить профессионалам, практикующим юристам, дабы избежать негативных последствий в будущем.

Любое поступление товара должно быть оформлено соответствующим первичным документом. Госкомстатом России была разработана унифицированная форма ТОРГ-1, в которой должно отражаться поступление материальных ценностей по количественной и стоимостной оценке. Акт о приёме товара является подтверждением отгрузки в соответствии с договорными обязательствами. Ответственность за своевременное и правильное оформление такого первичного документа несут члены комиссии, назначенные руководителем фирмы. В статье расскажем про ТОРГ-1 Акт о приемке товаров, дадим образец заполнения.

Правила приёма товара

Оприходование товара производится по фактическому наличию и стоимости. Если материальные ценности находятся в общей упаковке, то проверка количества проводится путём подсчёта мест. Штучный товар подсчитывается визуально. Проверку качества товара можно провести выборочным методом. В связи с тем, что при поступлении товара затрагивается материальная сторона деятельности предприятия, относиться к оформлению поступивших ценностей нужно предельно внимательно.

В каких случаях составляется акт

Приёмка товара по акту может осуществляться в следующих случаях:

• Если приём товароматериальных ценностей ведётся не материально-ответственным лицом, а специально назначенной комиссией.
• В том случае, если качественные и количественные показатели товара не соответствуют договорным условиям;
• Если такой порядок поступления товара определён внутренним документооборотом компании.

Заполнение формы ТОРГ-1

Обязанность заполнения унифицированного бланка ТОРГ-1 наступает при фактическом поступлении товароматериальных ценностей. Ответственное лицо сверяет комплектность, качество и количество с информацией, указанной в форме. Если во время приёмки возникли нестыковки и разногласия, то такие факты отражаются в актах ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Акт о приёмке товаров контролируется комиссией, назначенной руководителем предприятия.

Форма ТОРГ-1 имеет титульную шапку, табличную часть и итоговый раздел, в котором отражаются замечания ответственных лиц и ставятся их подписи.

В титульной части документа отражается следующая информация:

• Полное наименование фирмы;
• Реквизиты документа, на основании которого составляется акт приёмки товара;
• Структурное подразделение, где происходит приёмка товара;
• Информация о первичных сопроводительных документах (накладная, счёт-фактура);
• Сведения о грузоотправителе (такая информация особенно важна, если производитель и поставщик не одно и то же лицо);
• Способ доставки товара. В этой строке указывается, каким видом транспорта был доставлен товар (поездом, рефрижератором, кораблём). Если при перевозке ценностей были допущены нарушения, то такой товар может быть не принят по акту.
• В отношении продуктов питания, подлежащих ветеринарной проверке, вносится дата и номер полученного свидетельства.
• Если товар был застрахован, то в форме отражаются данные страховой компании;
• Температурный режим для продуктов, подлежащих охлаждению;
• Дата прибытия товароматериальных ценностей.

Во втором разделе формы перечисляется вся номенклатура поступившего товара, его количество, вес и стоимость, указанная в сопроводительных документах поставщика. Также к товару указываются сведения о сертификации. В третьем разделе отражаются фактические данные по наличию, количеству и массе товара. Ставка налога НДС и его сумма отражаются в отдельной графе.

Если в процессе приёмки были обнаружены различные несоответствия, то они также фиксируются в табличной части в разделе «Отклонения». Причём отрицательные значения отражаются со знаком минус. Четвёртая страница бланка ТОРГ-1 содержит заключение приёмной комиссии и подписи ответственных лиц.

В случае выявленного несоответствия в форме делается пояснительная запись, на основании который руководитель компании выносит своё решение о принятии необходимых мер. Внимательная оценка поступившего товара, а также внесение выявленных отклонений станет документальным доказательством в случае возникновения спора с поставщиком.

Когда применяется форма ТОРГ-1

Приёмка поступивших товароматериальных ценностей в первую очередь происходит на основании первичных документов поставщика (товаротранспортной накладной, счёта-фактуры). Читайте также статью: → “ ». Подтверждением соответствия полученного товара является подпись покупателя. В связи с этим многие компании в своём документообороте не используют акт о приёмке товара.

Однако в случае выявленного несоответствия, акт станет документальным подтверждением нарушения. Поэтому необходимость заполнения формы ТОРГ-1 в некоторых случаях бывает вполне оправданной. Кроме того, существуют случаи, в которых требуется обязательное оформление акта о приёмке товара:

Если при оприходовании товара выявлены отрицательные или положительные отклонения, то форма ТОРГ-1 должна обязательно сопровождаться актом об установлении расхождений ().

Как правильно заполнять акт о приёмке товаров

Во избежание споров с контрагентами и налоговыми органами акт о приёме товаров должен быть оформлен в соответствии с нормами законодательства. Например, это особенно важно при подтверждении обоснованности вычета входного НДС.

Неправильно оформленный бланк ТОРГ-1 может послужить поводом для отказа в уменьшении бюджетного платежа.

Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Все колонки, относящиеся к определённой номенклатуре, должны быть заполнены.
• Документ должен быть подписан уполномоченными лицами.
• Если поставщиком является лицо, освобождённое от начисления и уплаты НДС, то этот факт должен быть отмечен в договоре.
• При оформлении акта необходимо проверить наличие ветеринарной справки, счёта-фактуры, товаротранспортной накладной.

Если было обнаружено неправильное заполнение акта, то его необходимо обязательно переделать. Особое внимание следует уделить подписанию документа. Довольно часто в бухгалтерском документообороте используют факсимильную подпись, которая не всегда одобряется налоговыми органами. В соответствии со ст. 160 ГК РФ такое визирование документов вполне допустимо, но во избежание конфликтной ситуации с контролирующими органами такие документы не рекомендуется принимать к учёту.

Можно ли изменить унифицированную форму акта

До недавнего времени осуществлять приёмку товаров можно было только по унифицированной форме ТОРГ-1. С вступлением в действие Федерального закона №401-ФЗ правила оформления первичных документов изменились. Теперь компании имеют право самостоятельно разрабатывать удобные формы документов, которые будут максимально соответствовать специфике бизнеса. По правилам бухгалтерского учёта образцы таких бланков должны быть обязательно внесены в учётную политику предприятия.

Обязательные и необязательные реквизиты документа:

Доработанный акт о приёме товара будет иметь юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов.

Основание для приостановления приёмки товара

Покупатель может приостановить приёмку товара и составить акт о приостановке по следующим причинам:

• При оприходовании товара было обнаружено несоответствие маркировки, качества и количества;
• Целостность упаковки нарушена и не соответствует требованиям нормативно-технической документации;
• Нарушение договорных обязательств;
• Ошибки в сопроводительных документах;
• У товара истёк срок годности указанный на упаковке или он просто отсутствует;

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. В какой момент нужно подписывать товаротранспортную накладную при обнаружении несоответствия качества товара?

ТТН является подтверждением того, что товар доставлен на склад. Кроме того, на основании этого документа составляется акт ТОРГ-1. Поэтому его подписание не связано с качественными характеристиками товара, а следовательно, нет причин этому препятствовать.

Вопрос №2. Влияет ли на отсутствие акта о приёмке товаров на вычет НДС?

Основанием для вычета НДС является наличие первичных документов и в первую очередь правильно оформленной счёта-фактуры (п.2 ст.171 НК РФ ). Акт о приёмке товаров также является первичным документом, в котором отражается налог на добавленную стоимость. В связи с этим, если по условиям договора предусмотрено обязательное оформление такого документа, то его отсутствие может стать причиной для отказа в вычете входного НДС.

Вопрос №3. Нужно ли ставить на форме ТОРГ-1 печать?

В форме акта о приёмке товара не предусмотрено место для штампа.