Две основные группы документов. Типы документов. Документ: понятие и виды

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как "доказательство, образец, свидетельство". Рассмотрим далее, какие бывают типы документов.

Терминология

В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

Основные характеристики

В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение - они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов.

Делопроизводство

Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.

При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.

Классы документов

Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.

В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

• Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
• Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
• Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
• Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
• Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
• Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
• Фотографические - созданные с помощью фотоприемов.
• Кинематографические - аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

• Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
• Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.

К примеру, локальные нормативные акты организации - приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.

Способ изложения

По этому критерию документы разделяют на:

• типовые;
• трафаретные;
• индивидуальные.

В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.

Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов - образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием.

Степень подлинности

Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.

Прочие критерии

В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:

• Телефонограммы.
• Телексы.
• Электронные сообщения.
• Телеграммы.
• Письма.
• Факсограммы.

Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).

Назначение информационных носителей

Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.

Основные признаки

К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:

• Наименование.
• Адресата.
• Автора.
• Дату.
• Текст.
• Резолюцию.
• Подпись.
• Гриф утверждения, согласования и так далее.

В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.

Формуляр

Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.

К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.

Документ возник, прежде всего, ɥᴛᴏбы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и ϲʙᴏйства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в т.ч. в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация будет основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — ϲʙᴏйство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, кᴏᴛᴏᴩые называются реквизитами. Поскольку побудет профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из кᴏᴛᴏᴩых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Материал опубликован на http://сайт
К примеру, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Важно заметить, что один документ — ϶ᴛᴏ единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и демонстрируется совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Стоит заметить, что они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — ϶ᴛᴏ документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службытрадиционно работают с официальными документами, подавляющее большинство кᴏᴛᴏᴩых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

• Письменный документ — текстовый документ, информация кᴏᴛᴏᴩого зафиксирована любым типом письма.
• Отметим, что текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании кᴏᴛᴏᴩого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании кᴏᴛᴏᴩого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. В случае если в деятельности организации могут быть использованы иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст кᴏᴛᴏᴩого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях)
• Совокупность данных документов образует документооборот организации.

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции)

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые)

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Нужно помнить, такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них могут быть использованы заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. В наибольшей степени известным видом таких документов будет анкета или справка. Нужно помнить, такие документытрадиционно напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Не стоит забывать, что вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов)

Типовые документы могут быть использованы для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на базе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.) В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на базе кᴏᴛᴏᴩых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на базе кᴏᴛᴏᴩого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания)

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания кᴏᴛᴏᴩого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на кᴏᴛᴏᴩой в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

• письма;
• телеграммы;
• телефонограммы;
• телексы;
• факсограммы;
• электронные сообщения.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

• 1. сохранение и накопление информации;
• 2. возможность передачи информации другому лицу;
• 3. многократное использование информации;
• 4. возвращение к информации во времени;
• 5. функция учета информации;
• 6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

Документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото - и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

документ делопроизводство классификация формат

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника. Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

• уровню обязательности;
• времени хранения;
• датам исполнения;
• разновидности изложения;
• по свой юридической силе;
• источникам, происхождению;
• степени ограничения доступа (гласности);
• месту создания;
• содержанию;
• названию, наименованию;
• области использования;
• разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

• директивные (принуждают к исполнению, использованию);
• информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

• временные (до 10 лет);
• долговременные (более 10 лет);
• постоянного хранения.

По дате исполнения:

• срочные (с указанием четкой даты исполнения);
• несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

• унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
• примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
• типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
• трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
• индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

• оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
• копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
• отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
• заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
• выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
• дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

• личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
• служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

• "совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
• "конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
• "коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
• "только служебное пользование" (документ только для работников организации);
• открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

• исходящие (направляются за пределы учреждения);
• входящие (приходят в учреждение извне);
• внутренние (используются только в самом учреждении).

• первичные (оригинальная информация);
• обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

• статистика, отчеты;
• документация по труду;
• научно-техническая сфера;
• финансы и бухгалтерия;
• организационно-распорядительная.

• сложные (разбор нескольких вопросов);
• простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

• рукописи;
• электронные печатные;
• графические;
• фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

• информационно-справочной направленности;
• распорядительные;
• организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

1. Проект.
2. Оригинал.
3. Копия.
4. Дубликат.
5. Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

• регуляция общественных отношений;
• печатная/электронная форма;
• соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике ;
• обязывающий характер;
• составляется компетентными лицами;
• создается в процессе юридической деятельности;
• данные, значимые для юриспруденции;
• основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

1. Фиксация фактов-доказательств.
2. Фиксация юридических фактов.
3. Содержание индивидуальных решений.
4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

• фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
• фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
• фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
• ОСТ - стандарт определенной отрасли;
• СТП - стандарт данного предприятия;
• СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР - определенные правила;
• Р - рекомендации;
• ТУ - технические условия производства.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

1. ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
2. ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
3. СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
4. СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
5. ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
6. Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
7. ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

1. Паспорт РФ.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
3. Паспорт моряка.
4. Военный билет офицеров в запасе.
5. Удостоверение беженца.
6. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
7. Вид на жительство.
8. Иностранный паспорт.
9. Билет военнослужащего.
10. Офицерское удостоверение личности.
11. Свидетельство о рождении.
12. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
13. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.

Делопроизводство: общие сведения

Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.

Основные направления делопроизводства

На современном этапе в данную деятельность входят:

• Обеспечение правильного и своевременного создания необходимых бумаг.
• Организация работы с актами (передача, получение, учет, обработка, хранение, контроль, систематизация, регистрация, уничтожение, подготовка к сдаче в архив).

Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:

• Стандартизация.
• Законодательное регулирование.
• Разработка нормативно-методических и правовых актов общегосударственного действия.

Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.

Законодательная база

ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет).

Документы России

Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:

Также выделяют такие формы документов, как:

• Трафаретные.
• Индивидуальные.
• Типовые (образцы документов).

Прочая классификация

В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.

Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.

Первичные документы

К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

Делопроизводство предприятия

По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.

Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.

Инструкции

Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.