Электронная трудовая книжка. Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится. Какие сведения из трудовой книжки нужно передавать в Пенсионный фонд

Электронная трудовая книжка – планируемое нововведение электронного документооборота, которое призвано облегчить деятельность отдела кадров. Какие изменения повлечет за собой подобное новшество, какими преимуществами и недостатками обладает электронная версия трудовой книжки и с какими трудностями придется столкнуться участникам трудовых отношений?

Электронная трудовая книжка - что за документ

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ, трудовой книжкой называется документ, в котором отражена информация о трудовой деятельности гражданина и периоде ее осуществления. Здесь указываются личные данные сотрудника, сведения об образовании, характере трудовой деятельности, официальном переводе в другую организацию и освобождении от должности.

Кроме того, в трудовой должны быть за успехи в труде. Если сотрудник получает дисциплинарное взыскание, данные об этом в документе не фиксируются, если мерой наказания выступает не освобождение от занимаемой должности (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Правительство РФ планирует ввести электронный формат данного документа, в котором будут содержаться те же сведения, что и в бумажном аналоге. Сведения о сотрудниках будут регистрироваться в единой базе, что минимизирует риск потери информации и существенно упростит восстановление документа, если бумажный носитель будет утерян.

Электронная трудовая книжка в законопроекте

На сегодняшний день готового законопроекта по внедрению электронной трудовой книжки в 2017 году нет. Несмотря на то, что подобный переход планируется с начала 2018 года, подписанного указа все еще нет. Существуют некоторые разногласия между работодателями и профсоюзами, которые находятся в стадии урегулирования.

При этом вопрос об отмене использования трудовой книжки поднимается на правительственном уровне не в первый раз.

В августе 2011 года было внесено предложение полностью упразднить данный документ и заменить его трудовым договором, заключение которого и является началом официальных трудовых отношений. Однако на тот момент было решено, что бюджет не предусматривает такой возможности, и предложение было отклонено.

Сейчас чиновники ведут речь не о полной отмене трудовой книжки, а о ее переводе в электронную версию. Планируется внести поправки в ТК РФ и приступить к постепенному переходу на компьютерную версию.

Отмечается, что при этом бумажный вариант не будет отменен, а введение электронных трудовых книжек будет плавным и добровольным. За каждым работником будет сохранено право иметь как бумажный вариант трудовой, так и электронный.

Посмотрите видео по теме:

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка

Планируется изменение только варианта хранения документа, его структура и оформление не потерпят существенных корректировок. Общими для заполнения в каждой версии трудовой книжки останется информация:

• об образовании (какое учебное заведение окончил кандидат и в каком году);
• о стаже работы;
• об истории трудовой деятельности (все предыдущие места работы с указанием занимаемых должностей);
• об основаниях для увольнений с предыдущих мест работы.

При этом будут внесены изменения в:

• формат документа (будет введена электронная версия трудовой, но при этом сохранена возможность иметь оба варианта);
• форму заполнения ( с обязательным использованием синей ручкой будет заменено на печатное);
• возможность автозаполнения для электронных трудовых книжек;
• возможность направления сведений из ПФРФ без необходимости вызова работника.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Введение трудовых книжек в электронном формате предполагает определенные плюсы как для работников, так и для работодателей.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателей

• будет существенно упрощен документооборот (данные на работника вносятся один раз при первом приеме на работу, в дальнейшем они просто дополняются);
• благодаря навигации по базе, найти сведения о кандидате на должность и проверить их можно очень быстро;
• предполагается автоматическое заполнение форм, что также способствует облегчению ведения документов;
• минимальный риск ошибок в заполнении;
• отсутствие опасности потери данных о конкретном сотруднике.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников

• отсутствие риска потери трудовой книжки (главный аргумент, потому что при потере документа полное восстановление данных может вызвать серьезные затруднения);
• отсутствие необходимости получать документ при увольнении (зачастую это становится проблематичным, если прекращение трудовых отношений происходит не по взаимному согласию);
• , которые не делают отчислений в пенсионный фонд;
• при желании можно дополнить информацию о себе сведениями об образовании и пройденных курсах;
• особенно удобно введение электронной версии трудовой книжки для сотрудников, которые работают удаленно либо вахтовым методом (не нужно отправлять книжку почтой и переживать о возможности ее потери в пути).

Недостатки электронных трудовых книжек 2017

Несмотря на то, что введение электронных трудовых книжек имеет существенные плюсы, у данной процедуры есть и минусы, которые важно учитывать.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работодателей

• отсутствие необходимых ресурсов для ведения электронного документооборота (не у всех организаций есть возможность работы со специализированной базой);
• необходимость дополнительного обучения персонала работе с системой, что влечет за собой расходы.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работника

• если будут , исправить их будет сложнее.

Других недостатков для работника данное нововведение не предусматривает.

В целом, соотношение плюсов и минусов электронной версии трудовой книжки для всех участников трудовых отношений говорит о целесообразности его введения.

Возможные трудности при переходе на электронную версию трудовых книжек

Главная цель введения трудовых книжек электронного формата - . Такое нововведение также избавит работодателей от ответственности за хранение трудовых книжек и упростит документооборот.

Но осуществлению планируемого перехода мешают такие факторы, как:

• необходимость создания специальной системы и обеспечение высокого уровня ее защиты (для этого нужны большие затраты, которые не предусмотрены бюджетом);
• для того чтобы переход был полноценным, необходимо внести в базу все действующие трудовые книжки (это затруднительно для некоторых регионов без доступа в интернет);
• риск потери всех данных при сбое программы (несмотря на относительно невысокий уровень риска подобного поворота, он все же существует и его необходимо учитывать).

Таким образом, введение электронной базы трудовых книжек предполагает определенные трудности. Именно поэтому данный законопроект находится в стадии разработки и отсутствуют точные данные о возможностях и сроках его принятия.

В ХХІ веке, когда технический прогресс ускоряется с каждым годом, высокие технологии все глубже внедряются в жизнь простых россиян, различных министерств и ведомств, охватывая каждую область общественной жизни и экономики. Все чаще бумажные носители заменяются электронными эквивалентами – многие предпочитают бумажным изданиям цифровые книги, чипы со всей необходимой информацией дополняют наши паспорта, а заверить свою подпись на контракте теперь можно специальным электронным образом.

1 января 2018 года в силу вступит новая законодательная норма, согласно которой документы о трудоустройстве россиян будут полностью переведены в электронный формат, а привычные трудовые книжки выйдут из употребления. Давайте узнаем, что представляет собой электронная трудовая книжка, а также определим, в чем кроются причины такого правительственного решения.

Причины перехода на электронную форму

Трудовая книжка во многих развитых странах уже давно считается пережитком прошлого. Однако в России и других постсоветских государствах это – один из самых важных документов. Именно он содержит в себе сведения относительно трудового стажа, а значит, только данные из книжки позволят россиянам отстоять свои права при начислении пенсии. Тем не менее, в век новых технологий бумажные книжечки, которые через десять-пятнадцать лет приходят в ветхое состояние, необходимо заменить чем-то более совершенным и практичным.

По меркам всего мира, бумажный документооборот в РФ существенно устарел

Первые разговоры о замене обычных книжек на цифровые прозвучали еще в 2012 году. Однако представители ведомств так и не пришли к единому мнению касательно того, как должна выглядеть новая трудовая книжка, и в какой форме ее нужно представить. Со временем инициатива потеряла свою актуальность, чтобы снова вернуться в 2016 году. Теперь электронные книжки предложили внедрить для тех россиян, которые работают вахтовым методом и удаленно.

В конечном итоге, правительство решило перенимать опыт, который имелся в этом вопросе у Азербайджана. Именно там цифровые трудовые книжки были впервые внедрены на территории постсоветского пространства. Окончательное решение касательно перехода на новый формат озвучила Ольга Голодец – вице-премьер Российской Федерации. В своей речи, озвученной в рамках Петербургского международного экономического форума, она подчеркнула, что опция цифровых трудовых книжек будет запущена с 1.01.2018 года.

Сегодня работники Минтруда и Сбербанка России делают все возможное, чтобы проект был реализован в заявленные сроки. Информация в книжках будет защищена – получить данные сможет лишь тот, кто обладает особой цифровой подписью. Предположительно, такие книжки будут интегрированы в портал государственных услуг. Согласно мнению, озвученному российскими чиновниками, новый формат трудовой книжки обладает такими преимуществами:

• переход на электронную форму упростит работу кадровых служб, так как им больше не придется разбирать записи, сделанные на предыдущих местах работы, и тратить драгоценное время на ввод данных от руки;
• такие книжки гораздо экономичнее своих бумажных предшественников – работникам больше не нужно будет тратиться на приобретение книжечки старого образца;
• все необходимые сведенья будут доступны в онлайн-режиме, так что работникам отдела кадров не нужно будет совершать лишних звонков, чтобы выяснить, например, причину, по которой работник покинул старое место трудоустройства;
• электронные книжки гарантируют сохранность информации, которую было трудно восстановить при потере бумажных книжек;
• работники будут защищены от возможных фальсификаций, так как книжки хранятся в правительственной системе и в них невозможно внести изменения в записях задним числом.

Не исключено, что в электронных книжках будет внедрена дополнительная графа, в которой работодатели смогут оставлять рекомендации работникам и свои отзывы об их трудовой деятельности.

Критика нового трудового документа

Безусловно, осуществить такой переход в мгновение ока не получится. Кроме того, у многих возникает вопрос, касающийся сохранности личных данных и последствий возможного сбоя в системе. Однако представители власти убеждают, что поломки в системе не приведут к потере информации о трудовом стаже. Все потому, что еще с 2000 года ведется персонифицированный пенсионный учет россиян, а сразу две системы одновременно слететь не могут.

Тем не менее, с введением электронных трудовых книжек усложнится оформление банковских займов – раньше, когда для получения кредита следовало принести целую кипу документов, можно было исхитриться и подделать сведения относительно стажа или оплаты труда. Теперь банкам достаточно будет ознакомиться с данными трудовой книжки, представленной в электронном виде, и отправить запрос по электронной почте (или же совершить контрольный звонок).

Представители профсоюзов считают, что не стоит сразу переводить все системы трудового документооборота в цифровой формат. Сначала обе системы – бумажная и электронная – должны существовать параллельно. В ответ представители Роструда заявили, что на проект является пилотным. Пока что предприятия и организации могут переходить на новый формат на добровольной основе.

Современные электронные трудовые книжки придут на смену своим традиционным собратьям. С таким сообщением выступил Савва Шипов — заместитель министра экономического развития РФ на очередном заседании «Евразийской недели 2017» в городе Астана.

Нововведения в трудовом законодательстве

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.

Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений. После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России. Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.

Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России». Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым. К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.

Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:

• Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
• Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
• Создание электронной формы для заключения трудового договора.

Полноценно планируется запустить реформу для введения электронных трудовых книжек уже к 2020 году, а уже к 2022 году в такой системе будет работать около 60% работодателей.

Особенности нового формата трудовой книжки

Еще в далеком 1919 году, когда трудовая книжка только появилась в России, она стала основным документом, содержащем все данные о трудовом пути гражданина РФ. Таковой она остается и по сегодняшний день. В нее записываются и сохраняются официальные данные о назначениях, переводах, увольнениях и наградах человека. Законодательно трудовая книжка поддерживается «Постановлением правительства РФ о трудовых книжках №225 от 16 апреля 2003 года.

Современная электронная трудовая книжка будет наделена следующими особенностями:

• В специализированной базе будут храниться файлы с персональными данными о трудовой деятельности каждого человека;
• База будет иметь свой сайт с современной навигацией, это позволит быстро находить нужные сведения;
• Понадобится масштабный сбой системы, чтобы все данные пропали, но благодаря современным технологиям, это практически невозможно;
• Система электронных трудовых книжек ускорит работу Пенсионного фонда и других социальных министерств.

Отличия от бумажного формата

Трудовые книжки станут электронными, и мы избавимся от массы проблем, связанных с их бумажными версиями. К примеру, бывший работодатель сделал в трудовой запись об увольнении по «некрасивой» статье, это обычно значит, что человеку будет трудно вновь устроиться на работу. Также работодатель может попросту забыть оставить какую-либо отметку об увольнении, такой прецедент лишит человека возможности встать на биржу труда и возникает риск потерять право пользоваться услугами органов социальной защиты. Если через судебные органы доказать несостоятельность статьи увольнения, запись из трудовой никуда не денется. Поэтому в любом случае о нормальном трудоустройстве можно забыть.

Переход на электронные трудовые книжки поможет избежать тягостного восстановления документа. Также традиционный формуляр, выполненный из бумаги, со временем начинает рваться или вовсе теряется. А значит, исчезнут и многие важные данные, которые придется восстанавливать, просиживая в длинных очередях. Кстати, можно и безвозвратно потерять информацию о прошлых трудоустройствах по причине ликвидации прежнего места работы. Намеренная порча и утрата трудовой книжки, также не позволит пропасть важным данным – все они будут внесены в специальную базу. Поэтому так необходим законопроект о переходе на электронные трудовые книжки.

Трудовой документ в современном электронном исполнении будет содержать в себе тот же спектр данных о работнике. Вот полный перечень сведений, который был внесен в электронную трудовую по проекту прошлого года:

• Название учебного заведения и уровень образования;
• Полный трудовой стаж;
• Организации, в которых человек работал в прошлом и перечень занимаемых ранее должностей;
• Причины, по которым человек был уволен;

Не стоит переживать, главная суть документа о трудоустройствах не изменится, и он по-прежнему останется главным для работающего гражданина Российской федерации.

Чтобы более наглядно увидеть отличия между интерактивной трудовой книжкой и ее бумажным предшественником, рассмотрим информацию в виде таблицы.

Главные причины изменения формата трудовых книжек

В большинстве государств Европы давно уже отошли от использования трудовых книжек, их полностью заменили базами данных. В нашей стране у потребителей также накопилось множество негативных отзывов о бумажных трудовых, вот некоторые из них:

• Имеется огромный риск утери или порчи документа, а его восстановление занимает много времени и сил;
• Бланки трудовых часто подделывают, а образцы для этого продают через сеть Интернет – нелегально;
• Большие затраты на подготовку и заверение копий, на заполнение и хранение.

За последние несколько лет вопрос трудовых книжек уже неоднократно поднимался, но никаких существенных изменений не происходило. Сейчас же тему обсуждают все более активно, и сама программа по искоренению классических трудовых книжек становится более лояльной. К примеру, чиновники уже готовы идти на уступки и не отменять полностью бумажный вариант, они предлагают – к 2019 году у вас может появиться электронная трудовая книжка, как альтернатива старому образцу.

Привычные для нас трудовые неудобны для работодателей – тратиться много «человеко-часов» на заполнение и обработку данных; неудобна работа с бумажными формулярами и Пенсионному фонду, которому приходиться собирать и вносить необходимые сведения в свою базу вручную; неудобно и самим трудящимся, ведь при потере формуляра придется потратить уйму сил на его восстановление. Поэтому трудовая книжка в электронном виде – это не прихоть, а вынужденная необходимость.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении.

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

• Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
• Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
• Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
• Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
• При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после . Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

• Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
• Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
• При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
• На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
• Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
• Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
• Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
• Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
• Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2019 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много. Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

1. Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
2. На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
3. Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:

• о ФИО владельца,
• его дате рождения,
• об образовании,
• профессии и специальности,
• дате первичной выдачи бланка,
• подписи работника,
• ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
• печати организации, в которой бланк был выдан.

На разворотах указывается:

1. Порядковый номер сделанной записи.
2. Дата .
3. Дата расторжения трудовых отношений.
4. Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
5. Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

Если работник довольно часто меняет работодателей и переходит из одного места в другое, в результате чего все отведенные страницы оказываются заполненными, то выдается вкладыш для продолжения записей.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить . Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле. Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ. Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю. Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести. Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Переход на электронные базы ведения учета движения наемных лиц и накопление ими страховых лет не подразумевает существенного изменения самого формата ведения. Несмотря на изменившийся внешний вид в электронной трудовой книжке все так же будут указываться:

1. Личные данные о гражданине, его ФИО, дата рождения, образование, квалификация, профессия.
2. Сведения о местах работы.
3. Даты приемов на работу и .
4. Должности, на которые принимался работник.
5. Причины расторжения .
6. Ссылки на документы-основания.

На этом сходства двух вариантов ведения заканчивается.

Различия электронной и бумажной версии заключаются в следующем:

1. Учет данных должен вестись в специализированной компьютерной базе.
2. Заполняться, бланк будет отныне только в печатном, а не в рукописном виде.
3. Процесс ведения информации автоматизируется, так многие графы смогут самостоятельно заполняться, например, номер по порядку или даты. К тому же система сможет распознавать сканированные документы и применять изложенную на них информацию.
4. Интегрирование с иными базами данных. Планируется проводить интеграцию с базами пенсионного фонда и реестрами соцзащиты.

Когда все сведения будут перенесены в электронный формат, то трудовых книжек станет достаточно простой процедурой, не требующей целого штата кадровых работников.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

1. Исключение , которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
2. Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
3. Невозможность утерять документ.
4. Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
5. Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
6. Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Самым главным минусом является факт огромных материальных затрат бюджетных средств на разработку и внедрение проекта.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника. Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы. Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Вам это будет интересно