Как можно получить трудовую книжку. Оформление трудовой книжки: образец. Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Законодатели уже не первый год грозятся избавить нас от трудовых книжек. Но когда ещё это будет, а пока ведение этих документов на каждого работника является «головной болью» кадрового делопроизводства. Дело в том, что ошибки делают записи в трудовой книжке недействительными и требуют исправления путём переписывания, а иногда и оформления дубликата. К тому же регламентирующие порядок оформления трудовых книжек Постановление кабмина № 225 «О трудовых книжках» и постановление №69 за подписью министра труда, утверждающее соответствующую инструкцию, содержат некоторые противоречия, разрешать которые кадровикам приходиться, обращаясь к тексту Трудового Кодекса.

Большинство же предпринимателей ведут кадры самостоятельно, далеко не всегда разбираются в нюансах трудового законодательства и понятия не имеют, как правильно заполнить трудовую книжку.

Правила оформления трудовых книжек

Трудовые книжки в отделе кадров организации ведутся на всех работников следующих категорий:

оформленные на постоянную работу;
принятые в штат по временному трудовому договору;
сезонные рабочие, если данная работа является для них основной;
внештатные сотрудники, подлежащие социальному страхованию;
на внешних совместителей не оформляются.

Работники, уже имеющие трудовой стаж с официальным трудоустройством, при приёме на работу должны иметь книжку на руках и предоставить её в отдел персонала. Кадровый работник оценивает документ на подлинность и действительность: сверяет паспортные данные владельца, проверяет правильность заполнения первой страницы, наличие необходимых реквизитов, подписей и печатей, записи об увольнении с предыдущего места работы. При отсутствии у нового работника трудовой книжки работодатель заводит для него новую.

Для оформления документа существует специальный типографский бланк, относящийся к бланкам строгой отчётности. Трудовая книжка с уникальным номером заводится на человека одна на всю жизнь, а при её окончании заполняется вкладыш.

Бланк состоит из 3 разделов:

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой

Перейдём непосредственно к оформлению документа и изучим инструкцию по заполнению трудовых книжек поэтапно.

1. Титульный лист

Итак, вот полный перечень необходимой информации:

фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки полностью;
число, месяц, год рождения цифрами;
уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее);
профессия / специальность по диплому (бухгалтер, инженер);
дата заполнения;
подпись работника;
подпись кадровика, оформлявшего трудовую книжку;
гербовая печать работодателя.

2. Записи о работе

Заполнение раздела о трудовой деятельности каждым новым работодателем начинается с полного и сокращённого юридического наименования организации, которое вносится от руки или проставляется штампом.

Затем оформляется первая запись, фиксирующая факт приёма на работу (не позднее пятого рабочего дня с момента поступления):

графа 1 «номер записи» - в новой трудовой книжке это будет запись №1, а каждый следующий работодатель будет продолжать нумерацию по порядку;
графа 2 «дата» – число, месяц и год проставляются каждый в своей графе и соответствуют дате приёма на работу, указанной в трудовом договоре;
в графу 3 вносится содержание записи, в данном случае – поступление на работу с указанием должности и подразделения;
графа 4 – документ, на основании которого производится запись (сначала наименование, затем дата и номер приказа – только в таком порядке).

Аналогичным образом отражаются факты перевода работника на другую должность, в другой отдел.

Последняя запись свидетельствует об увольнении работника. В сведениях об увольнении обязательно указывается его причина (по собственному желанию, по переводу, по инициативе работодателя со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ). Кадровый работник проставляет свою должность и подпись с расшифровкой, гербовую печать.

3. Раздел с поощрениями

Этот раздел в большинстве трудовых книжек так и остается незаполненным. К сведениям, которые в него вносятся, не относятся денежные премии, включённые в систему оплаты труда, и устные благодарности руководства. Поощрениями считаются звания, награды, дипломы и грамоты, нагрудные значки, которые предусмотрены коллективным договором и другими внутренними регламентами организации, а также законодательством РФ.

Порядок заполнения аналогичен:

номер записи по порядку;
дата поощрения;
тип поощрения (благодарность, грамота, почётное звание), кем и за что выдано;
реквизиты документа, фиксирующего выдачу данной награды (приказ, постановление).

Здесь следует отметить, что многие работодатели практикуют выдачу всевозможных грамот, дипломов, благодарностей без сопровождения их соответствующим приказом. В таком случае эта благодарность – всего лишь «бумажка», которая никак не отражается ни в личном деле работника, ни в его трудовой книжке. В интересах работника официальная фиксация всех таких поощрений, поэтому он вправе настаивать на внесении полученного поощрения в свои документы. Проблема решается созданием необходимого распорядительного документа, на основании которого кадровики оформят запись в трудовую.

4. Дополнительные сведения

По желанию работника в трудовую книжку заносятся и данные о работе по совместительству. Вообще эти сведения не относятся к обязательным, но если сотрудник принёс в отдел кадров документы, подтверждающие совмещение в другой организации, то на их основании соответствующую запись можно оформить.

Трудовая книжка на руки работнику для предоставления на работу по совместительству не выдается, она хранится и ведется только у основного работодателя. Как заполнять трудовую книжку в этом случае? В разделе о работе записывается все то же самое: номер записи, дата оформления совместителем (из приказа), в какую организацию принят с указанием отдела и должности, реквизиты приказа. Увольнение фиксируется аналогично.

К дополнительным данным относится получение сотрудником второй профессии, присвоении категории, разряда и т.д. Эти факты вносятся в раздел со сведениями о работе в общем порядке.

Особая ситуация – переименование организации. Если это не реорганизация, во время которой производится увольнение с одновременным приемом персонала в штат вновь созданного юридического лица, то в трудовую книжку каждого работника вписывается новое название работодателя со ссылкой на документ-основание. В этом случае по записям в трудовой будет понятно, почему печать организации, проставленная при увольнении, не соответствует наименованию фирмы на момент трудоустройства.

Так же следует поступать, если произошли изменения штатного расписания, оформленные не переводом работников с одной должности на другую, а связанные с переименованием должностей.

Что делать, если трудовая закончилась?

Бывает случаи, когда у работника уже нет свободного места в одном из разделов трудовой книжки. Для решения этой проблему существует вкладыш, который ведется в том же порядке, что и основная книжка. Инструкция по ведению трудовых книжек не указывает, в какое конкретно место вкладыш вшивается, но по логике это делают после последней страницы.

Вкладыш имеет серию и номер, которые обязательно указываются на титульном листе или обложке основной книжки на штампе «Вкладыш выдан». Зарегистрированный таким образом вкладыш является неотъемлемой частью трудовой, заполняется точно так же (включая титульный лист), нумерация записей продолжается.

Если бланк вкладыша при первичном заполнении испорчен, его уничтожают по правилам утилизации бланков строгой отчётности: в присутствии комиссии с оформлением соответствующего акта. Так же поступают с испорченными и устаревшими бланками трудовых книжек.

Основные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Ошибки при заполнении трудовых книжек совершенно недопустимы. Что делать, если они всё же возникают?

Перечёркивать неверные записи нельзя! Исправление ошибок в трудовой книжке, допущенных в сведениях о работе и поощрениях, производится исключительно путём признания всей записи недействительной. Делается это так:

графа №1 – номер записи по порядку;
графа №2 – дата исправления;
графа №3 – вписывается фраза: «Запись за номером … (указать номер некорректной записи) недействительна», затем указывается правильный вариант;
графа №4 – данные подтверждающего документа.

Ошибка, допущенная на одном из предыдущих мест работы, должна и исправляться там же. Если это невозможно, то нынешний работодатель может сделать это самостоятельно при наличии у владельца трудовой книжки приказа-основания или любого другого официального документа со ссылкой на этот приказ (справка, выписка из книги регистрации приказов и т.д.)

Достаточно часто возникает необходимость в изменении сведений о работнике на титульном листе (обычно это смена фамилии при замужестве или разводе). Исправление данных производится только на основании документа, предоставленного сотрудником в отдел кадров.

Старая фамилия перечёркивается одной чертой.
Новая вписывается над ней.
На обложке с левой стороны от титульной страницы указываются реквизиты подтверждающего смену фамилии документа.
Данная надпись заверяется подписью и печатью организации.

На что ещё обратить внимание при работе с трудовыми книжками? Есть целый перечень типичных ошибок, которые наиболее часто допускаются кадровыми службами при оформлении записей:

наличие сокращений;
ошибки в написании ФИО;
неверный формат записи даты (месяц нельзя вносить прописью);
не полностью заполнены данные или оставлены пустые строки на титульном листе (например, сведения об образовании, профессии);
пропущена дата оформления книжки;
отсутствуют подписи владельца и ответственного сотрудника;
не проставлена печать на титульном листе;
данные о работе внесены в раздел поощрений и наоборот;
запись об увольнении подтверждена печатью отдела кадров, а не гербовой;
не соблюдён порядок указания реквизитов приказов.

Во избежание недоразумений все записи необходимо заносить своевременно, дублируя их в личной карточке работника. Наша инструкция и образец заполнения трудовой книжки помогут вам правильно оформить этот важный документ.

Установлены ли какие-нибудь особенности оформления трудовой книжки для лиц, принимаемых на работу впервые?

Есть некоторые особенности.

Согласно ст.65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно п.8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п.44 Правил).

Что касается оплаты выданной впервые трудовой книжки, то согласно п.47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 Правил.

В п.34 Правил говорится о массовой утрате трудовых книжек работодателем, а в п.48 о случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также о случае их порчи не по вине работника. В этих случаях-исключениях расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель, а не работник.

Нужно ли оформлять трудовую книжку на сотрудника, который принят на работу с испытательным сроком?

Вне зависимости от того, установлено работнику испытание или нет, работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан завести трудовую книжку на работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст.66 ТК РФ). Причем, в силу ст.65 ТК РФ, при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляются работодателем.

С работником заключили договор оказания услуг. Он требует внести запись об этой работе в трудовую книжку. Должен ли работодатель это делать?

Нет. В трудовую книжку не делаются записи о работе по гражданско-правовым договорам.

Согласно ст.11 ТК РФ "трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на следующих лиц (если в установленном настоящим Кодексом порядке они одновременно не выступают в качестве работодателей или их представителей):

лица, работающие на основании договоров гражданско-правового характера".

Принимаем на работу продавцом работницу, которая долгое время не работала, и трудовую книжку она никак не может найти. Говорит, что «наверное, потеряла при переезде на новую квартиру». Можно ли оформить ей новую трудовую книжку, если работодатель все-таки желает ее принять?

На практике нередко упускают из вида этот нюанс – что законодатель требует обязательного наличия письменного заявления от лица, у которого отсутствует трудовая книжка (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

Выдача новой трудовой книжки без такого заявления будет считаться нарушением трудового законодательства.

В приведенной выше ситуации задача лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, – взять от работника такое заявление. А затем оформить новую трудовую книжку.

Пример текстовой части заявления работника о выдаче ему новой трудовой книжки в связи с утратой

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я потеряла свою трудовую книжку при переезде на новое место жительства.

Для получения не новой трудовой книжки, а дубликата лицо, утратившее трудовую книжку, может обратиться к работодателю по последнему месту работы 1 .

Женщина принимается на работу продавцом. Ей 30 лет, и она говорит, что нигде не работала прежде. Т.е. наше предприятие – это ее первое рабочее место, и мы должны завести ей трудовую книжку. В связи с тем, что женщине уже 30 лет и не исключено, что она уже работала и скрывает наличие трудовой книжки по какой-то причине, мы опасаемся, что заведем ей не первую, а вторую книжку. Как быть?

Согласно ч.4 ст.65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

Для собственного успокоения Вы можете предложить работнице написать заявление с просьбой завести ей трудовую книжку, в котором она укажет, что поступает на работу впервые и трудовой книжки не имеет.

Согласно ч.5 ст.65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Пример текстовой части заявления работника о выдаче ему новой трудовой книжки в связи с устройством на работу впервые

Прошу оформить мне новую трудовую книжку, поскольку я впервые устраиваюсь на работу, впервые заключаю трудовой договор, и ранее трудовой книжки у меня не было.

Работника приняли на работу 8 февраля. Работа и коллектив ему не понравились, и на следующий день он уже подал заявление об увольнении. Работодатель согласен уволить его без отработки двух недель. Запись в трудовую книжку еще не внесена. Нужно ли ее в этой ситуации вносить?

Согласно ч.3 ст.66 ТК РФ «работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней , в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной».

Поскольку работник еще не отработал пяти дней, то, по нашему мнению, отсутствие записи об этой работе в трудовой книжке не будет являться нарушением законодательства.

Можно ли вместо собственноручной подписи инспектора отдела кадров в трудовой книжке делать факсимильную подпись?

Вправе ли работодатель взимать с работников плату за заведение новых трудовых книжек, в каком порядке это делается?

Согласно п.47 Правил «при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил».

Пункт 34 Правил говорит о случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

А согласно пункту 48 Правил в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Обращаем особое внимание читателей на два обстоятельства.

Во-первых, согласно Правилам работодатель взимает плату за новую трудовую книжку именно при выдаче работнику трудовой книжки (а не при ее заведении, как было бы логично по смыслу). А трудовая книжка по общему правилу выдается в день прекращения трудового договора (ч.4 ст.84.1 ТК РФ).

Во-вторых, размер платы за трудовую книжку и вкладыш в нее определяется размером расходов на их приобретение, а не «придумывается» работодателем.

Разъяснения Роструда

Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросу:

«Работник, впервые поступающий на работу, купил сам новый бланк трудовой книжки и принес его работодателю. Вправе ли работодатель принять у работника новый бланк трудовой книжки и сделать в него запись? Или работодатель в этом случае должен отказать в приеме бланка и завести новую трудовую книжку работнику из числа приобретенных работодателем?»

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 08.12.2008 № 2742-6-1) по данному вопросу.

«В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

С учетом изложенного принятие работодателем от гражданина, впервые поступающего на работу, бланка трудовой книжки для последующего его ведения не соответствует вышеперечисленным положениям действующего законодательства».

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

организации;

индивидуальные предприниматели;

частные нотариусы;

адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Новая трудовая книжка

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

только начинает свою трудовую деятельность;

продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен подать заявление в произвольной письменной форме . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Также организация обязана оформить новую трудовую книжку сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. То есть с 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ст. 66 ТК РФ). А все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице . В ней названы все серии книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года. К примеру, сотрудник принес трудовую книжку серии АТ-V. Такие выпускались в СССР в 1986-1989 годах. Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.

В отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую книжку можно заменить. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена российская книжка, старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. А себе на всякий случай можно оставить копию.

Ситуация: можно ли оформить трудовую книжку на бланке, который принес сам сотрудник ?

Нет, нельзя. Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества нужных форм или направить запрос по факсу.

Внимание: если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Это следует из определения Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416. Размер штрафа в данном случае составит:

для должностных лиц организации (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

для организации - от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственнос ти предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована?

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок оформления

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Что вносить в трудовую книжку

В трудовую книжку вносите сведения:

о сотруднике;

о выполняемой им работе;

о переводах на другую постоянную работу;

о награждении за успехи в работе;

об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись в трудовой книжке сотрудника организации, расположенной в Крыму (городе Севастополе), зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Поясним.

Оформлять трудовые книжки крымские организации должны по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1 . Название организации не поменялось. Значит, никакие новые записи вносить не придется.

Вариант 2 . Название организации поменялось после перерегистрации.

Если после перерегистрации наименование организации изменилось, то запись об этом нужно внести в трудовые книжки. Это правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Формулировка может быть такой:

Вариант 3 . У сотрудника была трудовая книжка украинского образца, ее заменили новой по желанию сотрудника. При этом не важно, менялось название организации или нет.

В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. Нужно сделать первую уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. Записи о работе в украинской организации не делайте.

Ситуация: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации ?

Нет, не нужно.

По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, вносить запись в трудовую книжку о времени обучения сотрудника по ученическому договору не нужно.

Вкладыш в трудовую книжку

Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета . Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Титульный лист

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

фамилию, имя, отчество;

дату рождения (число, месяц, год);

образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

основное общее (если сотрудник окончил девять классов);

среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);

начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);

высшее профессиональное (университет, институт, академия);

послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

А если сотрудник не закончил обучение? До 1 сентября 2013 года в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например: «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.). Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее. Поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. При необходимости факт обучения сотрудник может подтвердить справкой из образовательной организации, студенческим билетом или зачетной книжкой. Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Cовет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2016 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Записи о службе

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

армии;

органах внутренних дел;

Государственной противопожарной службе;

учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

органах налоговой полиции;

органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;

таможенных органах.

Об этом сказано в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу? Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием .

Да, можно.

Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно .

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации. Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. Данный вывод есть в письме Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

Ситуация: как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана?

По общему правилу наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать в соответствии со штатным расписанием организации. Однако в ряде случаев организация должна соблюдать требования квалификационных справочников при назначении сотрудника на должность. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 г. № 787. Обязанность соблюдать требования квалификационных справочников возникает в ситуации, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот и компенсаций либо наличие ограничений в отношении сотрудников, которые работают в данной должности. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и абзаца 3 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Например, такая ситуация может возникнуть, если работа в той или иной должности дает сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислена в статьях 27 и 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае при несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику, специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г. № 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т. п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.

Ситуация: нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят (переведен) сотрудник, выполняется вахтовым методом?

Да, нужно.

Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом. Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82.

Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в трудовую книжку Лампочкина.

Копия трудовой книжки

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты:

должность лица, заверившего копию;

его личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения;

печать организации (печать отдела кадров).

Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

А именно на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Ситуация: нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя? Предприниматель является работодателем /

Нет, не нужно.

Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже) ?

Нет, не нужно.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч. 1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и абз. 3 ст. 2, гл. III Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г. № 052/895-97. Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, ст. 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч. 1-1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2-2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, ст. 2 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Ситуация: нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя?

Нет, не нужно.

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17.

Ситуация: как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.

При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.

Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу. При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.

После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника. То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.

Ситуация: может ли предприниматель не делать запись об увольнении сотрудника в его трудовой книжке? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты .

Нет, не может.

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников - как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

Ситуация: как частному нотариусу заполнить трудовую книжку, если он увольняет сотрудников из-за сложения своих полномочий?

Увольняя сотрудников по причине сложения полномочий, нотариус может использовать одно из двух оснований: статью 307 Трудового кодекса РФ - по условиям трудового договора или статью 78 - по соглашению сторон. Выбор зависит от условий договора с сотрудником.

Первое основание - статью 307 - можно применить только, когда в трудовом договоре с сотрудником нотариус предусмотрел увольнение по причине сложения своих полномочий. Ведь работодателям - физическим лицам, к коим относится и частный нотариус, дано право устанавливать дополнительные основания для увольнения своих сотрудников. В таком случае прописать их нужно в трудовом договоре. Об этом сказано в части 1 статьи 307 Трудового кодекса РФ. Если применяете это основание, то запись в трудовой книжке сформулируйте так: «Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, в связи со сложением полномочий нотариусом, статья 307 Трудового кодекса РФ».

В договоре такого основания для увольнения, как сложение полномочий нотариуса, не предусмотрено? Тогда воспользуйтесь статьей 78 Трудового кодекса РФ. То есть увольте сотрудника по соглашению сторон. Для этого заключите с ним письменное соглашение , а в трудовой книжке сделайте такую запись: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Каких-то других специальных оснований для увольнения в ситуации, когда нотариус складывает свои полномочия, ни Трудовым кодексом РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрено. Поэтому надо применять те общие основания прекращения трудового договора, которые прописаны в статье 77 Трудового кодекса РФ. Учитывая, что инициатором увольнения выступает нотариус, уволить сотрудника он может по одному из двух оснований - статья 78 или статья 307 Трудового кодекса РФ.

Увольнять же сотрудника в данной ситуации по основаниям пункта 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ не стоит. Ведь если говорить о работодателях - физических лицах, а к ним относится и частный нотариус (ч. 5 ст. 20 ТК РФ), то этот пункт предусмотрен исключительно для индивидуальных предпринимателей, которые увольняют сотрудников по своей инициативе из-за прекращения деятельности. Поэтому, несмотря на то что ситуации очень схожи, применять такую аналогию опасно - сотрудник с высокой долей вероятности сможет оспорить свое увольнение в суде.

Каждый гражданин нашей страны обладает пакетом важных документов, таких как паспорт, СНИЛС, полис и т. д. При трудоустройстве к этому списку добавляется и трудовая книжка, отражающая стаж сотрудника. Трудовая книжка — это документ, оформление которого не требует дополнительных посещений инстанций для заверения. Порядок оформления, получения и хранения регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. В нем данный документ описывается как основной, отражающий периоды деятельности и организации, в которых работал сотрудник. Сейчас ведется много дискуссий на тему упразднения в пользу цифровых носителей, но пока дальше разговоров дело не идет. В данной статье рассмотрим, как получить трудовую книжку.

Определение и функции

Трудовая книжка как главный документ трудовой деятельности была введена в 1938 году. В ней прописаны основные сведения о сотруднике, а именно: образование, квалификация, отношение к труду и карьерный рост. Здесь вписывается информация о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность, данные о совмещении с другой деятельностью.

Трудовая книжка изначально была аналогом паспорта и выступала как документ, подтверждающий личность человека, по ней выдавались продовольственные пайки. На сегодняшний день главной ее функцией является подтверждение стажа рабочей деятельности. Хотя даже в Пенсионный фонд при выходе на пенсию представлять данный документ необязательно. Оплата больничного также уже не требует представления выписки из трудовой, так как не зависит от перерывов в стаже.

Как получить трудовую книжку, интересно многим.

Сферы, где требуется представить документ

Когда и где могут попросить предъявить трудовую?

1. В банке при оформлении кредита.

2. В процессе оформления заграничного паспорта.

3. В некоторых случаях приставы просят представить выписку из трудовой (например, в судебном производстве, связанном с алиментами).

4. Для подтверждения квалификации работника.

Сотруднику отдела кадров наличие трудовой книжки помогает найти нужную информацию о частоте смены мест работы, статьи, по которым увольнялся потенциальный работник. Здесь же записаны сведения о полученных наградах.

Трудовая книжка: как получить?

По законодательству существует три способа приобретения трудовой книжки в Российской Федерации:

1. Если работник устраивается впервые, организация должна оформить сотруднику новую трудовую книжку. За это не берется какая-либо плата. То есть для оформления в первый раз нет необходимости посещать государственные инстанции, достаточно в устной форме уведомить работодателя о том, что это ваше первое место работы. После оформления документ передается в отдел кадров и хранится там до момента увольнения. Как получить трудовую книжку впервые, можно уточнить в отделе кадров.

2. Некоторые вузы дарят своим выпускникам трудовую книжку в момент вручения диплома. Это действие необязательно и не дает особых преимуществ при трудоустройстве, однако приобретает все большую популярность.

3. Законом не запрещено купить документ самостоятельно в отделе канцелярских принадлежностей или в некоторых отделениях Роспечати. Однако самовольное заполнение трудовой влечет за собой ответственность как за административное нарушение.

Как получить трудовую книжку?

Во время трудоустройства

Получить документ легко во время трудоустройства. Что касается уже заполненного документа, то к его хранению стоит подойти ответственно и бережно, так как он содержит информацию о вашем трудовом опыте и стаже. При утере или порче трудовой книжки восстановить все данные подчас невозможно.

Во время работы

Во время работы документ находится на хранении в отделе кадров. Получить его на руки возможно только при увольнении. Для всех остальных случаев, где требуется представить сведения из трудовой книжки, составляется выписка или делается заверенная копия оригинала документа.

При увольнении, если человек сам не забрал свои документы, ему придет уведомление - получить трудовую книжку.

Во время увольнения

Вы имеете право получить оригинал на руки только в официальный, подтвержденный приказом день увольнения. Если увольнение следует сразу после выхода из отпуска, то трудовая отдается в первый день официального отпуска. Если документ не был представлен вовремя, у вас есть право на материальную компенсацию за каждый день задержки.

Вот как получить трудовую книжку.

Оформление

Прежде всего заполняется титульная страница. В нее вписывается ФИО сотрудника, дата рождения, профессия, образование и специальность. Все эти записи делаются только после того, как будущий сотрудник предъявил паспорт и диплом.

После заполнения титульного листа работник подписывает документ. Затем заполняется графа «должность» и снова ставится подпись сотрудника. Подкрепляются внесенные сведения печатью организации или отдела кадров.

Далее вносится информация о компании, куда принимают сотрудника в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом. Если сотрудник принимается на условиях испытательного срока, то это также должно быть отражено в трудовой книжке. Также записывается и основание для данной записи (обычно это приказ о приеме на работу). Печать в данных графах ставится при увольнении.

Где получить трудовую книжку, мы рассказали.

Помимо вышеперечисленных пунктов, вносится информация о военной службе, о службе в налоговой, полиции и т. д., а также об учебе в вузах, подготовке кадров и повышении квалификации. При трудоустройстве студента в графе "образование" указывается формулировка «неполное высшее» до предъявления диплома об окончании вуза. Вся информация вносится также в личное дело сотрудника и хранится в отделе кадров. Получить на руки трудовую книжку можно после увольнения.

Новая трудовая

Бывают такие ситуации, когда перед человеком встает вопрос о том, чтобы завести вторую трудовую:

1. Попытка скрыть сведения о предыдущих местах работы ввиду их несоответствия желаемой должности.

2. Попытка смены сферы деятельности.

3. Утеря первой трудовой книжки.

4. Попытка устроиться в два места одновременно.

Не стоит и говорить, что единственный случай из перечисленных, который законно позволяет завести вторую трудовую - это утеря предыдущего документа. Причем в случае его нахождения второй документ подлежит уничтожению, а первый оказывается в приоритете. Если выяснится, что сотрудник солгал об утрате трудовой, работодатель имеет право уволить его по факту намеренного предоставления ложной информации.

Существует несколько вариантов ответственности за заведение второй трудовой книжки, а именно:

1. Увольнение по статье за предоставление ложных сведений.

2. Налоги вычитаются только с одного места работы, поэтому незаконное устройство на вторую работу может привести к тому, что второй работодатель взыщет налоговые вычеты в судебном порядке.

3. Стаж по второй трудовой книжке не будет учтен при оформлении пенсии.

4. Выплаты по листкам нетрудоспособности возможно получать только по одному месту работы, соответственно, попытка получить эти выплаты в другом месте может быть расценена как незаконное обогащение.

5. Помимо прочего, оформление второго по счету документа может повлечь за собой ответственность по уголовному кодексу, а именно по статьям 159 и 327.

Перспектива отмены

Было много разговоров и обсуждений возможности отмены трудовой книжки. В 2017 году планировалось провести проверки учетных кадровых документов и определить переходный период. На сегодняшний день для подтверждения стажа при выходе на пенсию не требуется представлять трудовую книжку, а значит, и главная ее функция утрачена. Отмена стала бы безусловным преимуществом с государственной точки зрения, так как это упростило бы пенсионный учет и сократило количество бумажных носителей информации, а значит, и затраты на архивное хранение документов. Кроме этого, упразднение трудовой книжки приблизило бы нас к международным стандартам.

Неоспоримыми плюсами упразднения для работодателя станут:

1. Сокращение расходов, связанных с кадровым делопроизводством, то есть оптимизируются ресурсы кадров.

2. Работодатель перестанет нести ответственность за хранение и передачу трудовой книжки при увольнении.

Однако в данном вопросе не все однозначно и есть определенные негативные стороны, а именно:

1. Подтвердить опыт можно будет только рекомендательными письмами с предыдущих мест работы и резюме (информация легко фальсифицируемая и не всегда объективная).

2. Будет проще скрыть настоящий повод для увольнения с предыдущих мест работы.

Исходя из сказанного выше, получается, что компания вынуждена будет принимать сотрудника без подтверждения его опыта и стажа в документальном виде, иначе говоря, веря на слово.

Недостатки

По первому впечатлению, для работника упразднение трудовой книжки станет скорее недостатком. Ведь это лишит сотрудника официального документа, подтверждающего отработанный стаж. Не исключены сбои в персонифицированном учете, а значит, всегда есть вероятность утери данных из системы или неполное их восстановление. Так как трудовой договор легко подделать, он может быть не принят как подтверждение стажа. В таком случае у работника останется только один выход - доказывать свою правоту в судебном порядке. Добросовестность работодателя - это один из моментов, играющих для сотрудника значительную роль при отмене трудовой книжки. Ведь если работодатель окажется недобросовестным и не будет делать отчисления в Пенсионный фонд, то и сотрудник в дальнейшем свой стаж подтвердить не сможет.

Где можно получить трудовую книжку, теперь понятно. Но нужна ли она будет в будущем?

В упразднении трудовых книжек есть и преимущества для сотрудника. Например, при оформлении пенсии ему не придется собирать кипы бумажек и бегать по местам своей работы. Достаточно будет написать заявление о достижении пенсионного возраста и выходе на законную пенсию.

Главной альтернативой называют трудовой договор. Но требования к его оформлению должны ужесточиться на законодательном уровне. Необходимо рассмотреть условия подтверждения трудового стажа в дальнейшем.

Таким образом, инициатива по отмене трудовых книжек выдвигается повсеместно, однако ни законодательной базы, ни ресурсов для осуществления этого действия пока нет.

Как получить копию трудовой книжки?

Работник вправе по своему заявлению в письменной форме запросить копию трудовой книжки, заверенную работодателем. Выдать ее должен отдел кадров в течение 3 дней.

Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, они предоставляются работнику безвозмездно.

Дубликат

Как получить дубликат трудовой книжки? Если она потерялась по какой-либо причине, то необходимо как можно скорее оповестить об этом работодателя по последнему месту работы.

Дубликат включает следующие сведения:

Общую информацию о личности сотрудника (ФИО, дату рождения, образование с отражением специальности или специализации, а также квалификационные характеристики и т. д.).

Основную информацию о профессиональном стаже сотрудника, который он накопил за свою жизнь и до момента поступления к этому работодателю.

Информацию о работе, свидетельствующую о функциональных обязанностях (в том числе награды и поощрения).

В дубликат вписывается общее количество отработанных лет, месяцев и дней. Каждую вносимую в дубликат запись нужно производить на основании подтверждающих документов.

Итак, еще раз подчеркнем, что работодатель на последней работе человека, который утратил документ, обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. Причем в срок до 15 дней.

Мы рассмотрели, как получить трудовую книжку.

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку. Это основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности. Она должна быть правильно оформлена. Существуют правила, которые утверждены на законодательном уровне: Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовая книжка является документом, который необходимо предъявить при трудоустройстве. Но где её взять, если человек выходит на работу впервые? В п. 8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве, трудовую книжку на своего нового работника заводит сам работодатель. Он не может попросить работника её купить, она должна быть приобретена за счёт средств работодателя. Запись о приёме на работу должна быть обязательно отражена в трудовой. У кадровика есть 5 дней на это. Если он этого не сделает в отведённый срок, ему грозит штраф.

Как получить трудовую книжку

В п. 3 Постановления № 225 сказано, что каждая компания, планирующая принимать в свой штат работников и заключать с ними трудовой договор, должна закупить бланки трудовых книжек. Делается это за счёт собственных средств самой компании, а не за счёт средств молодых работников.

Бланки трудовых книжек должны храниться в отеле кадров. За их сохранность отвечает отдельный работник, хотя ответственности за утерю бланка трудовой не предусмотрено. Это не бланк строгой отчётности, поэтому особых условий хранения не требуется.

Для кого нужны новые бланки?

Для тех работников, которые трудоустраиваются на работу в первый раз. Так как трудовая книжка – это обязательный документ при трудоустройстве, то её необходимо получить. На основании имеющихся у нового работника документов работник отдела кадров заполнит титульную страницу;
Для тех работников, кто потерял или утратил документ. Работодатель должен выдать дубликат. Трудовая книжка должна быть правильно оформлена и заполнена. Этим занимается работник отдела кадров, в чьи обязанности входит ведение и заполнение данной книжки.

В первую очередь нужно заполнить титульный лист. Сведения вносятся на основании документов:

паспорта, в котором указаны личные данные нового работника;
диплома или иного документа об образовании, подтверждающего квалификацию и прочие «трудовые» качества.

Запись о приёме на работу делается от руки, на основании приказа, выпущенного по предприятию. Работник должен знать, что писать заявление с просьбой выдать ему бланк трудовой книжки, по тем или иным причинам, он не должен.

Однако на некоторых крупных предприятиях заявление о выдаче новой трудовой книжки нужно будет написать. Но это необходимо сделать не при первичном трудоустройстве, а при утере или механической гибели документа. То есть при получении дубликата. Такая мера необходима потому, что на предприятии большой кадровый учёт.

Где получить трудовую книжку

У работодателя в отделе кадров хранятся бланки трудовых книжек. А работодатель может приобрести их в любом месте:

в магазине канцелярских товаров;
в киосках с печатной продукцией;
в иных местах.

Трудовые книжки доступны для покупки. Не нужно предъявлять документы при их приобретении. Купить можно сколько угодно бланков. Придя в первый раз устраиваться на работу, молодой специалист должен обговорить этот факт с работодателем. Последний должен взять на себя предоставление и оформление трудовой книжки.

Работодатель не имеет права просить или требовать у работника приобретения этого документа за его деньги. Бланки трудовых книжек приобретаются за счёт собственных средств работодателя.

Как получить трудовую книжку впервые

Чтобы получить свою первую трудовую книжку, необходимо трудоустроиться. Согласно ст. 63 ТК РФ, приём на работу несовершеннолетних возможен, но при соблюдении определённых правил и предоставлении им льгот и гарантий. Минимальный возраст, с которого возможно трудоустройство, это 14 лет. Следовательно, и трудовую книжку можно завести с 14 лет.

Но есть несколько нюансов при выдаче книжки несовершеннолетнему работнику:

если он ещё не получил паспорт, то сведения на титульном листе отражаются на основании свидетельства о рождении;
работник вряд ли успел получить какое-либо образование, кроме школьного, поэтому данные будут внесены на основании справки из школы (или иного учебного заведения).

Работник может сам заранее позаботиться о себе и приобрести бланк трудовой книжки, но заполнять самостоятельно титульный лист он не может. Кадровик примет документ, если он будет чистый. Если же работник сделает запись своей рукой, то книжка уже будет недействительна. Первая запись делается в течение 5 дней после того, как будет издан приказ о приёме. То есть сначала работник пишет заявление о приёме на работу, потом работодатель заключает с ним трудовой договор, потом издаётся приказ. И только после этого делается первая запись.

Запись должна выглядеть так:

графа 1 – это порядковый номер. Как правило, ставится цифра «1»;
графа 2 – это дата приёма на работу. Здесь указывается дата заключения трудового договора;
графа 3 – название работодателя, оно указывается полностью, как в учредительных документах. Затем указывается должность, на которую принят соискатель;
графа 4 – реквизиты приказа о приёме на работу. Это номер приказа по порядку и дата его издания.

После того как первая запись будет внесена, трудовую книжку необходимо зарегистрировать в журнале движения книжек. Сюда вносятся:

личные данные работника;
реквизиты трудовой книжки – серия и номер;
дата поступления нового сотрудника на работу;
должность, на которую он принят.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69. Все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Как получить копию трудовой книжки

В обязанность работодателя входит выдача документов (или их копий), связанных с трудоустройством и осуществлением трудовой деятельности. Нередко бывают ситуации, когда человеку нужна копия его трудовой книжки. Например, для представления в органы соцзащиты или в банк, для оформления кредита. Чтобы взять копию трудовой книжки у работодателя, необходимо составить письменное заявление. Оно передаётся в отдел кадров, регистрируется в качестве входящего документа. В течение 3 дней копия должна быть выдана. Если начальство отказывает в выдаче или просто игнорирует запрос, то следует пожаловаться в инспекцию по труду.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно письменно. Оно должно отвечать требованиям, которые прописаны в ст. 7 Закона № 59-ФЗ. То есть в нём должна быть следующая информация:

сведения о работодателе;
сведения о работнике;
название документа;
просьба о выдаче копии трудовой книжки;
подпись заявителя;
дата подачи заявления.

Рекомендуется составить 2 экземпляра обращения. Один остаётся у работодателя, а второй, содержащий дату регистрации и номер входящего документа, - у заявителя. Если работодатель откажется выдавать копию документа или же проигнорирует просьбу, экземпляр работника будет доказательством того, что он должным образом излагал свою просьбу.

Работодатель несёт ответственность за хранение оригиналов трудовых книжек, поэтому выдачу копии (или оригинала, по необходимости) он должен зарегистрировать. Нужно сделать соответствующую пометку в журнале движения трудовых книжек.

Копия трудовой книжки работнику выдаётся так:

составление письменного заявления;
регистрация его в отделе кадров;
издание приказа;
ознакомление работника с копией приказа;
выдача на руки копии.

Копию трудовой книжки можно сделать так:

на ксероксе;
отсканировать, а потом распечатать;
самостоятельно сделать на компьютере, потом распечатать. Она должна быть такого же размера и формата, как оригинал.

В зависимости от цели получения, снять копии нужно со всех страниц или только с части. При этом наличие титульного листа является обязательным требованием. Оформляется копия так:

на титульном листе нужно указать, где хранится оригинал. Указывается название фирмы, номер личного дела работника и дата, когда копия была сделана;
на каждом скопированном листе нужно сделать запись «копия верна», а удостоверить эту запись должен работник отдела кадров. Она может быть сделана вручную или поставлена штампом;
на последней странице копии руководитель делает пометку, что данный сотрудник сейчас работает в этой фирме. Обязательно нужно указать дату.

Все листы нумеруются и сшиваются. На месте сшива ставится печать фирмы, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), должность, которую он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать. Копия действительна в течение одного месяца. Если речь идёт о крупном кредите в банке, то в течение 2 недель.

Как получить трудовую книжку при увольнении

Когда работник увольняется, вне зависимости от оснований, работодатель должен произвести с ним окончательный расчёт и выдать ему все документы, в том числе и трудовую книжку. Сделать это работодатель должен в последний рабочий день увольняемого. Если этот день не совпадает с днём фактического пребывания на работе (например, уход в отпуск с последующим увольнением), то расчёт и выдача документов происходит в последний день фактического нахождения на рабочем месте.

Книжка должна быть правильно оформлена. В неё должны быть внесены все необходимые записи, в том числе и об увольнении. Все они должны отвечать требованиям:

каждая запись, которая делается в книжке, должна быть заверена подписью того работника отдела кадров, который за это ответственен;
на каждой подписи должна стоять печать организации или отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему, либо он отказывается ее получить);
записи формулируются строго так, как это прописано в Правилах. Делать запись в «свободной» форме запрещено;
последней будет запись об увольнении из той организации, из которой книжку забирают;
записи могут вестись и на одном из языков субъекта РФ. Но в этом случае, каждая запись на региональном языке должна быть продублирована на русском, и они обе должны быть правильно оформлены и заверены.

Получить трудовую книжку на руки при увольнении, может:

сам работник:
его родственник.

Можно воспользоваться услугами Почты России, или сохранить документ в установленном порядке. В любом случае, в журнале должна быть сделана пометка о выдаче книжки. Также должна стоять подпись лица, её получившего.

Всегда книжку получает сам уволившийся. Близкие родственники могут получить документ лишь в том случае, если уволившийся работник умер, не успев получить книжку, или его рабочий стаж прервался по причине смерти.

Можно отправить документ Почтой, но с соблюдением следующего порядка:

получив письменное согласие;
оформив заказное (или ценное) письмо с описью вложенного. Корреспонденция отправляется на тот адрес, который работник указал в письменном согласии. Обязательно нужно оформить уведомление.

Итоги

Чтобы получить трудовую книжку впервые, необходимо:

официально трудоустроиться;
обратиться устно к работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки;
дождаться издания приказа о найме на работу, получить его копию и ознакомиться с ней под подпись;
удостовериться в том, что работник отдела кадров сделал соответствующую запись в книжке, а саму книжку зарегистрировал должным образом.

Для правильного оформления книжки работодателю даётся 5 дней. За нарушение сроков его ожидает штраф.