Как отправить сведения в пфр. Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению Сделать отчет сзв м

Здравствуйте, уважаемые предприниматели. Сегодня мы с вами поговорим о новом виде отчетности для всех работодателей, предоставляемой в Пенсионный фонд с 2018 года. Это отчет СЗВ-СТАЖ. Срок, когда СЗВ-СТАЖ нужно будет сдать с данными о стаже работников за 2018 год, определен законодателями до 1 марта 2019.

Отчет СЗВ-стаж: что это и кто его сдает

Данный отчет был разработан пенсионниками еще в январе 2017 г., но сдаваться впервые начал в 2018 году. До этого времени данные в ПФР представлялись лишь в исключительных случаях. К примеру, вы должны были выдавать в 2017 году копию СЗВ-СТАЖ на руки при увольнении сотрудника, а оригинал отправлять в Пенсионный фонд.

Почему же возникла необходимость в разработке дополнительного вида отчета? Дело в том, что начиная с 2017 г. единый расчет по взносам сдается в налоговую инспекцию, и Пенсионный фонд перестал получать данные о трудовом стаже ваших сотрудников. Поэтому и появилась новая отчетность. Кстати, отчет СЗВ-Стаж в чем-то немного схож с месячным СЗВ-М, к которому вы уже привыкли.

На основании данных отчета Пенсионный фонд получает сведения о работающих у вас пенсионерах, таким образом, корректируя индексацию их пенсий.

Что же за информацию содержит в себе эта новая форма СЗВ-СТАЖ? Если кратко ответить на поставленный вопрос — это дополнение к форме СЗВ-М, содержащее в себе сведения о стаже конкретного сотрудника, а также начисленных (уплаченных) страховых взносах.

Важно! Количество застрахованных лиц, представленное в форме СЗВ-СТАЖ, должно полностью совпадать с количеством лиц, отраженных в отчетах СЗВ-М в течение 2018 г.

Кто сдает СЗВ-СТАЖ? Этот отчет сдают все компании, имеющие наемных работников:

• юридические лица, в том числе имеющие обособленные подразделения;
• ИП, адвокаты, нотариусы.

ИП, нотариусы и адвокаты, не имеющие наемных сотрудников, освобождены от сдачи данной формы сведений о страховом стаже в ПФР.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц в форме СЗВ-СТАЖ сдаются по итогам 2018 года. Срок сдачи отчетности - до 1 марта 2019 г.

Когда сдавался СЗВ-СТАЖ в 2018 году

В течение 2018 года бланк СЗВ-СТАЖ сдавался в следующих случаях:

• На уволенных сотрудников, о чем мы писали выше, другие работники в этот расчет не включались.
• Ваш сотрудник выходил на пенсию по возрасту.

Сдать форму в Пенсионный фонд нужно было в течение трех дней, со дня получения заявления от работника (пишется в произвольной форме) о выходе на пенсию. К примеру, сотрудник известил вас об этом 28.08 — до конца августа вы были обязаны представить СЗВ-СТАЖ на него.

Важно! Если в течение 2018 г. вы сдавали отчетность на работников, выходящих на пенсию с типом сведений «назначение пенсии», то по окончании года нужно эти данные продублировать, но уже в обычной форме СЗВ-СТАЖ с типом «исходная». Сведения должны подаваться как на работающего пенсионера, так и на уволенного.

В 2019 году все вышеперечисленные случаи также будут служить поводом для того, чтобы сдать форму СЗВ-СТАЖ досрочно. Таким же образом нужно будет поступить и при реорганизации компании в форме присоединения, сдав отчет СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания календарного года.

Важно! Представить отчет в ПФР нужно в течение одного месяца после даты утверждения передаточного акта, но не позднее дня, когда будут поданы документы в налоговую для регистрации новой компании.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации ООО и ИП

При отчет СЗВ-СТАЖ сдается в течение 1 месяца с момента утверждения промежуточного баланса. При СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР в аналогичный срок, но не позднее даты внесения изменений в единый гос.реестр.

Инструкция по заполнению отчета СЗВ-СТАЖ

В отчете нужно отразить периоды работы ваших сотрудников, с которыми в истекшем году у вас были заключены:

• Трудовые договоры.
• Гражданско-правовые договоры.
• Договоры авторского заказа.

В том случае, если в отчетном периоде у вас не были заключены трудовые отношения с сотрудниками, то «нулевой» формат отчета СЗВ-СТАЖ представлять не нужно, т. е. при отсутствии стажа отчетность не сдается. В ней просто нет необходимости, так как процедуру контроля она все равно не пройдет. Отчет должен иметь хотя бы одну запись.

Если трудовые отношения все же были оформлены, но по ним не было выплат, то тогда отчет сдавать нужно. Отсутствие выплат по договорам не освобождает вас от обязанности сдавать отчетность по стажу работников.

По вышеуказанной причине при ликвидации компании СЗВ-СТАЖ сдается в течение месяца после даты утверждения промежуточного баланса, «нулевой» формат также не представляется.

Документ СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПРФ за №3-п от 11.01.2017. Общие правила его заполнения такие же, как и при формировании иных документов. Бланк можно заполнить как от руки, используя указанный ниже формат, так и помощи компьютера.

• Скачать бланк СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Заполняя СЗВ-СТАЖ от руки, не забывайте соблюдать обязательный порядок заполнения:

• Данные вносятся темными чернилами, красный или зеленый цвет использовать нельзя.
• Если вы допустили ошибку, то придется заполнять лист заново.
• Вносить исправления в бланке, а также пользоваться корректором запрещено.
• При внесении в форму данных используйте только заглавные буквы .

Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ

В качестве примера заполнения бланка мы возьмем ИП, владеющего небольшим дизайнерским бюро и имеющего в своем штате наемных работников. Выполняя последовательные действия, вносим необходимые данные.

Раздел №1 «Сведения о страхователе»:

1. В поле «рег. номер в ПФР» пишем индивидуальный номер ИП, присвоенный пенсионниками.
2. Далее вносим — 12 знаков, поле КПП оставляем пустым. Если вы заполняете бланк с данными организации, то ИНН у вас составляет 10 знаков, а в поле КПП вносите присвоенный налоговиками номер, в зависимости от места ведения деятельности — по месту регистрации или в качестве обособленного подразделения.
3. В следующее поле заносим полную фамилию, имя, отчество предпринимателя. Организации вносят свое краткое имя, к примеру, ООО «Победа».
4. Далее разбираемся с верхним левым полем — «тип сведений». Выбирается поле, конкретизирующее цель подачи формы СЗВ-СТАЖ:

• Исходная версия будет означать, что данный отчет подается в ПФР первый раз.
• Дополняющая версия выбирается, если в отчет внесены изменения или дополнительные данные.
• Версия — Назначение пенсии. В этом случае в СЗВ-СТАЖе будут отражены сведения для назначения пенсии.

Переходим к разделу №2 «Отчетный период»:

Здесь все просто. Проставляем год, за который сдаем отчет. В нашем случае — это 2018.

Следующий к заполнению — раздел №3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»:

• Данные вносятся в табличном варианте, по каждому конкретному сотруднику с указанием ФИО и номера СНИЛС.
• В поле «Период работы» прописываются данные о стаже работника в течение отчетного года. Если сотрудник проработал целый год, то, соответственно, в клеточки проставляем первый и последний день календарного года - 01.01.2018; 31.12.2018. В иных случаях, к, примеру, при увольнении, записываем конкретное время работы сотрудника.
• В случае, если один и тот же работник был принят дважды в отчетном году — уволился, затем вновь трудоустроился, то второй период работы вносится под первым. ФИО в этом случае, повторно не прописывается.
• Если ваш работник собирается выйти на пенсию, то в полях проставляется ожидаемая дата.
• В столбце 11 вносим слово ДОГОВОР, означающее трудовые отношения с конкретным работником по договору подряда. Если все сотрудники отработали календарный год по трудовому договору, то тогда это поле не заполняем, оставляем его пустым. В том случае, если выполненная работа по договору подряда не оплачена, то в столбец 10 нужно проставить значение — НЕОПЛДОГ. По сотрудникам, с которым заключены только трудовые договоры, дополнительных расшифровок в столбце 10 не делаем. Оставляем это поле пустым.

Важно! Еще раз обращаем ваше внимание на то, что при заполнении бланка используем только ЗАГЛАВНЫЕ буквы.

• Выше мы рассмотрели пример заполнения столбца 11, если сотрудник проработал целый год, не находясь ни разу на больничном листе, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за детьми до 1,5 лет, а также в дополнительном отпуске.
• В случае, если вам необходимо внести дополнительные сведения в столбец 11, то руководствуйтесь разделом 2 «Порядка заполнения формы СЗВ-СТАЖ», утвержденного ПФР 11.01.17 №3п. Приведем лишь самые основные:

«ВНЕТРУД» — период нахождения на больничном листе;

«ДЕТИ» — сотрудница в отпуске по уходу с ребенком от 0 до 1,5 лет;

«ДЛДЕТИ» — период нахождения в «декрете» с детьми от полутора до трех;

«ДЛОТПУСК» — ежегодный или дополнительно оплачиваемый отпуск;

«НЕОПЛ» — неоплачиваемые периоды. К примеру, простой по вине сотрудника, административный отпуск.

«КВАЛИФ» — период повышения квалификации сотрудника, с отрывом от производства.

В примере по заполнению формы СЗВ-СТАЖ мы показали как отразить страховые периоды по сотрудникам, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, на больничном листе, а также в «декретном» отпуске.

• При заполнении столбца 8 и 9 — «Территориальные и особые условия труда» проставляем специальные коды, руководствуясь вышеназванным Порядком заполнения формы. В случае, если вы не имеете документального подтверждения особых условий труда, то столбцы 9, 12, 13 не заполняйте!
• Если сотрудник уволен 31 декабря, то как это отразить в отчете СВЗ-СТАЖ? В этом случае, в графе 14 бланка СЗВ-СТАЖ проставляем знак Х.

Раздел №4 «Сведения о начисленных, а также уплаченных страх.взносах».

Раздел заполняется только тогда, когда вы сдаете отчет с признаком «Назначение пенсии», о чем вы указали в разделе 1. Он предназначен для внесения данных о сотрудниках, выходящих на пенсию. В этом разделе нужно ответить на два поставленных вопроса, заполнив соответствующие клеточки.

Раздел №5 «Сведения об уплате пенс. взносов по досрочным договорам негосударственного пенсионного страхования».

Раздел предназначен для внесения сведений на сотрудника, выходящего на пенсию. Дается расшифровка о периодах начисления и выплате взносов.

Мы разобрали самые основные моменты, как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2018 год.

Скачать образец заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

Ниже приводим образец заполнения данной формы:

• Скачать заполненный образец формы СЗВ-СТАЖ

Как заполнить форму ОДВ-1

Важно! Одновременно с отчетом СЗВ-СТАЖ сдаем опись ОДВ-1 , которая обобщает все данные основного документа.

• Скачать бланк ОДВ-1

Рассмотрим порядок заполнения формы:

• Верхние поля описи аналогичны СЗВ-СТАЖ — проставляются данные рег. номеров, наименование Страхователя.
• Опись может иметь три варианта. Соответствующее значение проставляем в нужной клеточке:

1. Исходное.
2. Корректирующее.
3. Отменяющее.

• Раздел 1 заполняется таким же порядком, как мы вносили данные в раздел 1 основного отчета.
• Раздел 2 имеет некоторую особенность. В нем два поля. В первом ставим О, а в поле, обозначающем год, записываем период, за который сдаем отчет. В нашем случае — 2018.
• В разделе 3 проставляем количество работников, на которых сдаются сведения в форме СЗВ-СТАЖ.
• В раздел 4 данные вносятся только в том случае, если представляются отчеты СЗВ — ИСХ или КОРР, имеющие отметку — ОСОБАЯ.
• Раздел 5 предназначен для работников, имеющих право на досрочные пенсионные выплаты.

Скачать заполненный образец ОДВ-1

• Скачать образец ОДВ-1

ВАЖНО! Не забудьте подписать, проставить дату сдачи, печать (при наличии), как основного отчета, так и описи.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника, выдача справки

При ему на руки нужно выдать выписку из отчета СЗВ-СТАЖ. Оригинал же направляется в пенсионный фонд, причем отчет будет содержать данные только уволенного сотрудника, других в него вносить не нужно. Что еще нужно учесть при заполнении бланка:

• Отчет будет иметь тип «Исходный». Отчетный период равен году увольнения.
• В графу «Период работы» будем вносить дату начала и окончания работы сотрудника в году увольнения. Если он работает с начала года, то начальный период будет - 01.2018, окончательный - момент увольнения сотрудника.
• Повторимся еще раз. Если сотрудник увольняется 31 декабря отчетного года, то в графе 14 проставляется знак — «Х».
• Разделы 4 и 5 в данном случае заполнять не нужно.

Куда и как предоставляется отчет СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ сдается в отделение Пенсионного фонда:

• Юрлицами: по месту нахождения компании.
• Обособленными компаниями: по месту их расположения.
• ИП: по месту проживания.

Для сдачи отчета предусмотрена два варианта:

1. На бумаге . Таким образом сдают отчет СЗВ-СТАЖ только те предприниматели, которые имеют в своем штате не более 25 сотрудников. Заполненный бланк отчета распечатывается в двух экз., делается опись ОДВ-1, данные о сотрудниках переносятся на карту памяти. На вашей копии отчета сотрудник ПФР делает отметку о принятии и копирует информацию с флешки.
2. Электронный формат. Таким образом сдают отчет предприниматели, у которых штат превышает двадцать пять человек. Отчет подписывается ЭЦП и отправляется в ПФР при помощи спец. оператора по передаче данных.

Шесть обязательных документов для увольняемых сотрудников

В последний рабочий день увольняемого работника обязательно выдайте ему следующие документы:

1. Справку СЗВ-СТАЖ.
2. Справку СЗВ-М.
3. Сведения о сумме заработка по форме Минтруда от 30.04.13 №182н (в ред. от 09.01.2017).
4. Выписку из «Расчета по страховым взносам», раздел 3.
5. Трудовую книжку.

Всегда помните о том, что нарушая порядок выдачи обязательных документов сотруднику, вы можете подвергнуться ненужным штрафным санкциям.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

• В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
• Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
• Выбираем дату заполнения и отчетный год.
• Указываем тип представляемых сведений.
• Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

• В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
• Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

Скачать программу ПУ6 для заполнения СЗВ-СТАЖ .

Штраф за несдачу отчета СЗВ-СТАЖ

• Нарушение сроков сдачи отчетности приведет к штрафу в сумме 500 руб. за каждого сотрудника.
• Если отчет сдан в срок, но в него были включены не все сотрудники, штрафные санкции также составят 500 руб. за каждого «пропущенного» работника.
• Если в отчете выявлены недостоверные сведения, ошибки по застрахованным, но отчет сдан в срок, штрафа избежать все равно не удастся. Он составит 500 руб. за каждого «ошибочного» сотрудника.
• За несвоевременное представление отчетности руководители компаний могут быть оштрафованы на 300 — 500 руб.
• Нарушение формата представления отчета влечет наложение штрафа в размере 1000 руб. (когда отчет сдан в бумажном варианте вместо установленного электронного формата).

И самый суровый штраф ожидает юридическое лицо в сумме 50 тыс. руб., если:

• В день увольнения работнику не была выдана копия бланка СЗВ-СТАЖ.
• Не был направлен отчет в Пенсионный фонд для оформления пенсии сотруднику.

Заключение

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

С прошлого года юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают в Пенсионный фонд сведения о застрахованных сотрудниках. В материале сайт представлена детальная инструкция по заполнению СЗВ-М и некоторые особенности предоставления этого документа.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году в виде таблицы:

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2019 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ .

Кто освобожден от сдачи отчетности

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2019

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2019 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей» .

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru ;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

Санкции и штрафы

За непредоставление формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, на которого не предоставлены сведения (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и(или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, за подачу отчетности не в той форме ПФР оштрафует работодателя на 1000 рублей. В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.

Оформление данного отчета не занимает большого количества времени и СЗВ-М инструкция по заполнению в этом поможет.

Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.

Что такое СЗВ-М без работников

Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.

Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.

Когда и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.

При этом важно соблюдать 2 критерия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году

Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.

На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде;
• название организации/ИП;
• идентификационный налоговый номер;
• период, за который сдан отчет;
• тип формы.

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.

Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников

Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.

С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.

Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.

Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников

Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.

На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.

Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Приостановление деятельности и отдых за свой счёт

Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.

Суть в том, что:

• персонал де-юре есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
• обязанности страхователя по взносам остаются прежними.

Что на практике

Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.

На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.

Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.

С 1 апреля 2016 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г. (ст. 2, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.). С указанной даты для работодателей вводится новая форма ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд РФ - форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Установлены сроки и порядок ее представления, а также ответственность страхователей за непредставление либо представление неполных (недостоверных) сведений.

Мы предлагаем ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы в связи со сдачей новой отчетности.

С какой целью введена новая форма отчетности?

Для того, чтобы ежемесячно отслеживать факт работы пенсионера, и введена новая форма (Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.).

Форма СЗВ-М обязывает организации (индивидуальных предпринимателей) ежемесячно сообщать сведения по каждому застрахованному физическому лицу (независимо от его возраста и наличия у него права на пенсию) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Это касается:

• работников организации (по трудовому договору), в том числе тех, кто в отчетном периоде отработал не все дни (в течение месяца был уволен или, наоборот, принят) или фактически не работал ни одного дня (например, в периоде приостановления деятельности) и (или) не получал вознаграждения (например, из-за болезни, нахождения в административном отпуске, отпуске по уходу за ребенком), а также единственных учредителей - руководителей, которые работают на основании заключенных трудовых договоров.

• лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера , если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (вне зависимости от факта наличия или отсутствия выплат в отчетном периоде).

Исходя из формулировок, содержащихся в п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., обязанность подавать сведения по форме СЗВ-М возникает у организации (индивидуального предпринимателя) лишь тогда, когда такие сведения у нее есть, а это возможно только в случае, если у нее вообще есть застрахованные лица - работники (в т. ч. граждане, трудящиеся по гражданско-правовым договорам).

Вместе с тем возможна иная точка зрения. Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Дополнительно отметим, что, например, расчет по форме РСВ-1 ПФР нужно подавать в любом случае, то есть даже если застрахованных работников у страхователя нет.

Оптимальный вариант

Страхователь может обратиться в Пенсионный фонд РФ или Минтруд России за разъяснениями законодательства, а именно: установлена ли обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей) подавать "нулевые" (пустые) сведения по форме СЗВ-М при отсутствии застрахованных лиц - работников (в т. ч. трудящихся по гражданско-правовым договорам). Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему.

Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса "Моё дело. Бюро" - "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".

Когда нужно сдать СЗВ-М впервые?

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за вновь введенным с 1 апреля 2016 года отчетным периодом - месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Таким образом, первый раз нужно отчитаться не позднее 10 мая текущего года за апрель (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Какими способами можно сдавать ежемесячные сведения и куда?

Индивидуальным предпринимателям по общему правилу представлять сведения персонифицированного учета, в том числе по форме СЗВ-М, на самих себя не нужно (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Если сведения подаются менее чем на 25 человек, их можно представить на бумажном носителе через представителя страхователя (законного или уполномоченного). В противном случае отчет представляется в электронном виде (в т. ч. через оператора электронного документооборота).
Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Формат сведений утвержден Распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ № 70р от 25 февраля 2016 г.

Что собой представляет форма СЗВ-М?

• фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

По сути эти же данные (за исключением ИНН) содержатся в подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1. Поэтому заполнение новой отчетности - формы СЗВ-М не должно вызвать затруднений.
Что же касается указания ИНН, то данный показатель не является обязательным реквизитом и при отсутствии информации о нем соответствующие графы остаются пустыми.

Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:

• "исхд" - исходная форма, содержащая впервые подаваемые сведения за данный отчетный период;
• "доп" - дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых отделением Пенсионного фонда РФ сведений за отчетный период. То есть дополняющую форму нужно оформить в случае необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в сданной форме СЗВ-М, или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
• "отмн" - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.

Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставляется только при ее наличии.

Нужно ли представлять в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-М, если был сдан расчет РСВ-1 ПФР в отношении тех же застрахованных лиц?

Представлять нужно. Несмотря на то, что фамилия, имя, отчество и СНИЛС работников отражаются подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР, эти сведения потребуется сообщать дополнительно (ежемесячно) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Какая ответственность грозит страхователю за опоздание со сдачей сведений по форме СЗВ-М?

Образец заполнения формы СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах" см. ниже.

С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.

Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.

Кто предоставляет данные СЗВ-М

Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?

Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:

• Все индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников.
• Организации-работодатели, имеющие одного и более сотрудников (в том числе директор).

То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.

Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.

При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.

• Если человек уволен, к примеру, 1 апреля, а бухгалтер сдает документ 10 мая, то вносить его в отчет не нужно, даже если в мае ему полагались выплаты.
• Сдача документа не связана с перечислением по сотруднику, главное, чтобы на момент формирования документа договор не был с ним прекращен.
• Обязательно в отчетность нужно включать декретниц и людей, находящихся на больничных.
• Включаются сотрудники, находящиеся в отпуске без содержания и с содержанием пособия.

Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.

Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет

Что вносят в отчет?

Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.

Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».

Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.

Следом нужно указать, какая форма документа сдается:

• Исходная.
• Дополняющая.
• Отменяющая.

• Фамилия, имя и отчество работника.
• СНИСЛ в обязательном порядке, иначе документ не пропустит программа, и это будет считаться ошибкой.
• ИНН, если эти сведения есть у работодателя.

Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.

Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?

Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:

Кто берет ответственность при сдаче документа на себя

Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.

Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.

Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.

Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.

Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.

Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.