Как пенсионный фонд проверяет законность сделки. Как заранее подготовиться к проверке от ПФР и ФСС? Что проверяет ФСС

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

Я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории , а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.

Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.

Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.

Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.

Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.

Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.

Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.

Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.

Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.

Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.

Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).

Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).

Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.

Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.

Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.

Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.

Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.

Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.

Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.

Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212‑ФЗ ) предметом выездной проверки являются правильность исчисления
и своевременность уплаты страховых взносов.

Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Обратите внимание:

В рамках выездной проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих календарному году, в котором вынесено решение о проведении такой проверки.

Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации ), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р . Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.

Итак, при выходе на проверку должностному лицу из ПФР рекомендуется ознакомиться с наблюдательным делом плательщика страховых взносов. Наблюдательное дело формируется по каждому плательщику страховых взносов, в нем собрана вся имеющаяся у ПФР информация по конкретному плательщику страховых взносов. После анализа данной информации проверяющий выходит непосредственно на проверку.

Проверка может быть сплошной или выборочной. Это зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета плательщика, важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Решение должностные лица, проводящие проверку, принимают самостоятельно.

При проверке правильности начисления страховых взносов проверяющим рекомендовано проанализировать организационно-распорядительные документы, договоры, контракты, соглашения, регистры бухгалтерского учета, первичные учетные, расчетные и платежные документы по той или иной выплате и по организации в целом.

Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:

полнота представленного комплекта истребованных документов;
правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
правильность внесения исправлений;
наличие подчисток и помарок;
соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
правильность подсчета соответствующих итогов в документах.

Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями , можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое‑либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).

Хотелось бы отметить, что в Методических рекомендациях сделан упор на проверку регистров бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные предприниматели, применяющие
УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета, проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения , Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента , форма и порядок заполнения которых утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н . Но расчетные и платежные документы по заработной плате, авансовые отчеты и другие документы, связанные с выплатами в пользу физических лиц, все равно будет необходимо представить контролерам. При этом в случае установления нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их отсутствия первичные документы должны быть сверены с другими документами, связанными с данной хозяйственной операцией.

Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет бухгалтерский учет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.

Документы	Особенности проверки и получаемая информация, примечание
Учредительные документы
Учредительный договор, устав	Устанавливается соответствие (несоответствие) между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, ФИО учредителей, видах деятельности и пр.

Учетная политика организации	Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая плательщиком совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности
Разрешительные документы
Лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр. документы	–
Отчетность по страховым взносам и индивидуальным сведениям
Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период, индивидуальные сведения	Проверяется своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных Сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений. Выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в территориальный орган ПФР до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки
Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период
Годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения, главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.	Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с суммами, отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. Отдельно проверяется сумма выплат, отраженных в регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса», и сумма выплат, отраженных в ведомостях по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходных кассовых ордерах, ведомостях на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений
Аналитические регистры бухгалтерского учета *(карточки субконто и пр.) по счетам*
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; – 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; – 50 «Касса»; – 51 «Расчетные счета»; – 55 «Специальные счета в банках»; – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; – 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; – 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»; – 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». – Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета: 41 «Товары»; – 10 «Материалы»; – 43 «Готовая продукция»; – 45 «Товары отгруженные». –	Проверяются обороты по субсчетам счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», в том числе 69.1 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на страховую часть трудовой пенсии», 69.2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на накопительную часть трудовой пенсии», 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ФФОМС», 69.4 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ТФОМС». Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР. В данном случае проверяется достоверность сумм начислений страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в расчете РСВ-1 ПФР по строкам 110 – 114
Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, в ходе выездной проверки анализируются регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы»	раздела 1, 241 – 244 раздела 2, 341 – 344, 391 – 394 раздела 3, и сумм уплаченных страховых взносов, отраженных по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, в сравнении с суммами, начисленными в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам). Суммы уплаченных страховых взносов, отраженные по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, сравниваются с суммами платежей по данным бухгалтерского учета, отраженными по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам)
Индивидуальный учет страховых взносов
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08-56П). Могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период	Проверяется полнота и правильность ведения индивидуальных карточек по учету сумм начисленных страховых взносов. Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам. Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. В случае расхождения начисленных доходов выясняется причина этого и обоснованность исключения сумм доходов физического лица из обложения страховыми взносами
Организационно-распорядительные документы, *договоры и дополнительные соглашения к договорам*
приказы, действующие в проверяемые периоды); – Коллективные договоры; – Трудовые договоры; – Договоры гражданско-правового характера; – Соглашения, заключенные с физическими лицами; – Контракты и др. документы –	Изучаются все документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц
Банковские и кассовые документы
Выписки банка, платежные поручения (требования), платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц, кассовые документы	Особое внимание будет уделено выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов, проверяются операции, отраженные: По кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в – банке» в корреспонденции со счетами, являющимися источниками выплат; По дебету счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 – «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на которых отражаются расчеты за приобретенные у граждан товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (Дт 60 Кт 51, Дт 76 Кт 51); По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих – расходов организации (суммы, уплаченные (выданные) с целью оказания работникам организации едино-временной помощи, направленные на приобретение путевок, медикаментов и т. п. либо на их оплату); Выплаты физическим лицам по безналичным расчетам также в – корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций. Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права. Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы», 96 «Резервы предстоящих расходов» и др. Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета
Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности
Учетные и расчетные документы в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц	К указанным документам могут относиться ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также авансовые отчеты. В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг)

Расчетам с подотчетными лицами; –

Выплатам в натуральной форме; –

Операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей. –

Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», журнал-ордер 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ и документы, подтверждающие факт выплаты денежных средств физическому лицу (расходный кассовый ордер, платежная ведомость). При проверке этих документов будет проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.

Пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм. Поскольку многие субъекты малого бизнеса грешат тем, что огромные суммы подотчетных денежных средств находятся у руководителей, бухгалтерам надо донести до них, что этот факт будет вызывать повышенный интерес у проверяющих из ПФР.

Что касается выплат работникам в натуральной форме, в этом случае производится проверка первичных документов (накладных на передачу материалов, товаров, услуг и т. п.).

При проверке операции реализации работникам (физическим лицам) основных средств и прочих активов (счет 91 «Прочие доходы и расходы») будут проанализированы такие документы, как акты о ликвидации основных средств, накладные на отпуск со склада основных средств, товарно-материальных ценностей для реализации или выдачи в счет оплаты труда иного вознаграждения, акты приема-передачи или безвозмездной передачи основных средств.

Поскольку подавляющее большинство предпринимателей ведет учет с применением специальных бухгалтерских программ, внимание проверяющих привлекут операции, ведущиеся «вручную», отраженные в соответствующих регистрах бухгалтерского учета и других документах, поскольку в таких регистрах бухгалтерского учета и документах, по мнению представителей ПФР, могут быть отражены хозяйственные операции, по которым не исчислены и не уплачены страховые взносы (например, разовые выплаты или вознаграждения физическим лицам).

Кроме этого, подозрительными будут признаны и нетипичные корреспонденции счетов или несоответствие корреспонденции счетов содержанию хозяйственных операций, связанных с определением базы по страховым взносам. При обнаружении подобных записей проверяющим рекомендуется проследить отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете, проверить наличие первичного или иного оправдательного документа, подтверждающего реальность и правомерность данной операции.

Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212‑ФЗ , а также документальное подтверждение и размер выплаты.

Следующий момент касается непосредственно «упрощенцев», которые применяют пониженные тарифы страховых взносов. Проверяющие из ПФР будут изучать обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, проверке подлежат все основания для применения пониженного тарифа. В этом случае проверяющие из ПФР будут сотрудничать с налоговыми органами, которые могут предоставить необходимую информацию по запросу органа контроля, а также непосредственно принять участие в проверке.

В заключение хотелось бы сказать, что плательщикам страховых взносов не приходится надеяться на то, что проверяющие ограничатся только изучением ведомостей начисления заработной платы и сверкой их со сданными отчетами. Проверке будут подвергнуты все документы, так или иначе связанные с начислением и уплатой страховых взносов, поэтому стоит заранее привести их в порядок.

Проверка ПФР нацелена на контроль за уплатой страховых взносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование. В статье мы расскажем о сроках проведения таких проверок и составе проверяемых документов.

Камеральные и выездные проверки ПФР в 2017-2018 годах

С 2017 года законодательство о страховых взносах подверглось кардинальным изменениям. Подобно тому, как это было до 2010 года, администрирование страховых взносов ныне передано в руки налоговой инспекции.

Закон «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ, регулировавший отношения в сфере взимания взносов, более не действует. Зато введена глава 34 НК РФ. Она-то и регулирует теперь указанные выше отношения, но в гораздо более узком виде, чем это делал 212-ФЗ. Так, например, в ней нет норм о контроле за уплатой страховых взносов (проверках).

Это означает, что проверки за расчетами и уплатой всех страховых взносов теперь регулируются нормами о налоговом контроле и проводятся налоговой инспекцией. Указанные нормы еще предстоит привести в соответствие с главой 34 НК РФ.

Несмотря на все изменения, как камеральные, так и выездные проверки ПФР в 2017-2018 годах все еще может проводить — за периоды, истекшие до 01.01.2017. При проведении проверок специалисты фонда по-прежнему руководствуются Методическими рекомендациями, утв. распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р (далее — Методические рекомендации).

Сроки проведения проверок ПФР

В зависимости от вида проверок установлены следующие сроки:

Не знаете свои права?

Камеральная проверка (по документам, имеющимся в распоряжении фонда) проводится в течение 3 месяцев с момента поступления отчетности. Проверяется только тот период, за который сдана отчетность.
Проведение выездной проверки ограничено 2 месяцами, но в некоторых случаях мероприятие может продлеваться до 4 или 6 месяцев.

Месяц начала проведения выездной проверки обозначается в плане проведения проверок, утверждаемом в декабре на каждый следующий год. Там же указывается и проверяемый период (не далее чем 3 года до года проведения проверки, то есть в 2017 году инспекторы ПФР могут проверить 2014, 2015 и 2016 годы).

ВАЖНО! Согласно письму Минздрава РФ от 22.02.2011 № 19-5/10/2-1748 выездные плановые проверки могут осуществляться только совместно ПФР и ФСС, поэтому и план-график проверок разрабатывается этими органами вместе.

О начале проверки ПФР проверяемые узнают, получив на руки решение о ее проведении вместе с требованием о предоставлении документов. Срок для предоставления таковых — 10 рабочих дней. Он может быть увеличен по мотивированной письменной просьбе проверяемого.

Какие документы может требовать Пенсионный фонд при проверке?

Что проверяет Пенсионный фонд при выездной проверке? В самом общем видетакиепроверки сводятся к определению того, правильно ли рассчитывают и своевременно ли работодатели платят:

пенсионные взносы;
взносы на обязательное медстрахование.

Для этого у проверяемого субъекта посредством требования запрашиваются копии документов, которые:

выступают основанием для расчета и перечисления в фонд взносов;
подтверждают корректность произведенных расчетов и перечислений.

Перечень документов, которые могут требовать проверяющие, установлен в приложении № 1 к Методическим рекомендациям. К ним, к примеру, относятся:

учредительные документы и лицензии;
бухгалтерская отчетность;
расчеты по пенсионным страховым взносам и взносам на ОМС;
регистры бухгалтерского и налогового учета;
трудовые и коллективные договоры;
приказы;
гражданско-правовые договоры;
банковские и кассовые документы;
первичные документы, касающиеся выплат в пользу физлиц (ведомости, расходные ордера, платежные документы);
документы, касающиеся персонифицированного учета в системе пенсионного страхования.

Пенсионный фонд проверяет работодателей на предмет правильности расчета взносов. Проверки идут по старым правилам, но только за периоды до 2017 года. Начиная с 01.01.2017 контроль за страховыми взносами перешел к налоговой инспекции.

С. П. Данченко , эксперт журнала

В предыдущих номерах мы говорили о проводимых ПФР выездных проверках плательщиков страховых взносов. Мы подробно рассмотрели критерии отбора кандидатов на эти проверки, вопросы документального оформления, порядок истребования документов, сроки и место проведения проверки, содержание акта и решения по ее результатам .

В завершение разговора остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ПФР в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Cогласно ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – Федеральный закон № 212-ФЗ ) предметом выездной проверки являются правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов.

Из поставленной цели проверяющие из ПФР и будут исходить при истребовании документов. Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» у плательщика страховых взносов одновременно проводится проверка документов, связанных с назначением (перерасчетом) и выплатой обязательного страхового обеспечения по обязательному пенсионному страхованию, и представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Обратите внимание:

Напомним, процедура проведения выездной проверки органами ПФР прописана в Методических рекомендациях по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (далее – Методические рекомендации ), утвержденных Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 № 34р . Этот документ регламентирует действия проверяющих из ПФР и предназначен в первую очередь для них.

Общие критерии оценки представленных документов для проверки следующие:

полнота представленного комплекта истребованных документов;
правильность оформления первичных учетных документов, представленных для проверки;
наличие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
правильность заполнения обязательных реквизитов в документах;
правильность внесения исправлений;
наличие подчисток и помарок;
соответствие даты записи хозяйственных операций по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц в регистре бухгалтерского учета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для начисления страховых взносов;
правильность подсчета соответствующих итогов в документах.

Если внимательно ознакомиться с Методическими рекомендациями , можно заметить, что проверяющим рекомендовано изучить все возможные документы, которые имеют или могут иметь какое-либо отношение к исчислению и уплате страховых взносов. При этом вызывает сомнение отношение ряда документов непосредственно к страховым взносам. Мы обобщили документы, которые подлежат проверке, с указанием некоторых особенностей, а также информации, которую хотят извлечь из них проверяющие из ПФР (см. таблицу).

Хотелось бы отметить, что в Методических рекомендациях сделан упор на проверку регистров бухгалтерского учета. Если организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, не ведут полноценного бухгалтерского учета, проверяющие ограничатся изучением Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения , Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента , форма и порядок заполнения которых утверждены Приказом Минфина РФ от 31.12.2008 № 154н . Но расчетные и платежные документы по заработной плате, авансовые отчеты и другие документы, связанные с выплатами в пользу физических лиц, все равно будет необходимо представить контролерам. При этом в случае установления нарушений по заполнению обязательных реквизитов либо их отсутствия первичные документы должны быть сверены с другими документами, связанными с данной хозяйственной операцией.

Поскольку подавляющее большинство «упрощенцев» ведет в полном объеме, да и бухгалтерам проще ориентироваться в счетах, мы приводим документы и бухгалтерские счета, которые непосредственно будут проверяться.

Документы	Особенности проверки и получаемая информация, примечание
*Учредительные документы*
Учредительный договор, устав	Устанавливается соответствие (несоответствие) между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, ФИО учредителей, видах деятельности и пр.
*Учетная политика организации*
Учетная политика организации	Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая плательщиком совокупность способов ведения бухгалтерского учета – первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности
*Разрешительные документы*
Лицензии, действующие в проверяемом периоде, и пр. документы
*Отчетность по страховым взносам и индивидуальным сведениям*
Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование за проверяемый период, индивидуальные сведения	Проверяется своевременность и полнота представления расчетов и индивидуальных сведений в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов указываются периоды, за которые представлены уточненные расчеты, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При проверке уточненных расчетов проверяется достоверность представления корректирующих форм индивидуальных сведений. Выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в территориальный орган ПФР до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки
Бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета за проверяемый период
Годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения, главная книга, мемориалы-ордера, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости (оборотно-сальдовые), кассовая книга и пр.	Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета , , 50 «Касса» , 51 «Расчетные счета» , 55 «Специальные счета в банке», , 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с суммами, отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. Отдельно проверяется сумма выплат, отраженных в регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса» , и сумма выплат, отраженных в ведомостях по начисленным доходам в пользу физических лиц, расходных кассовых ордерах, ведомостях на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений
*Аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам*
– 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»; Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов осуществлялись выплаты, произведенные в натуральной форме, в ходе выездной проверки анализируются следующие счета бухгалтерского учета:	Проверяются обороты по субсчетам счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» , в том числе 69.1 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на страховую часть трудовой пенсии», 69.2 «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию на накопительную часть трудовой пенсии», 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ФФОМС», 69.4 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию в ТФОМС». Показатели регистров бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме РСВ-1 ПФР. В данном случае проверяется достоверность сумм начислений страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в расчете РСВ-1 ПФР по строкам 110 – 114
Если в проверяемом периоде плательщиком страховых взносов производилась безвозмездная передача материальных ценностей, в ходе выездной проверки анализируются регистры бухгалтерского учета по счету 91 «Прочие доходы и расходы»	раздела 1, 241 – 244 раздела 2, 341 – 344, 391 – 394 раздела 3, и сумм уплаченных страховых взносов, отраженных по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, в сравнении с суммами, начисленными в бухгалтерском учете по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам). Суммы уплаченных страховых взносов, отраженные по строкам 140 – 144 раздела 1 и строке 520 раздела 5, сравниваются с суммами платежей по данным бухгалтерского учета, отраженными по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам)
*Индивидуальный учет страховых взносов*
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов (рекомендуемая форма приложена к Письму ПФ РФ от 26.01.2010 № АД-30-24/691 и ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08-56П). Могут быть дополнительно запрошены копии форм документов индивидуального (персонифицированного учета) в системе ОПС, в том числе содержащие сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица за проверяемый период	Проверяется полнота и правильность ведения индивидуальных карточек по учету сумм начисленных страховых взносов. Проверяется соответствие сумм начисленных страховых взносов, отраженных плательщиком страховых взносов в формах индивидуального учета по каждому физическому лицу, суммам, отраженным в расчетах по страховым взносам. Например, показатели карточек по учету сумм начисленных страховых взносов сопоставляются с регистрами бухгалтерского учета по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» . Проверяется соответствие и сопоставимость показателей, отраженных в формах индивидуального учета, показателям, отраженным в карточке по учету доходов и НДФЛ и справке о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. В случае расхождения начисленных доходов выясняется причина этого и обоснованность исключения сумм доходов физического лица из обложения страховыми взносами
*Организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам*
– приказы, действующие в проверяемые периоды); – коллективные договоры; – трудовые договоры; – договоры гражданско-правового характера; – соглашения, заключенные с физическими лицами; – контракты и др. документы	Изучаются все документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц
*Банковские и кассовые документы*
Выписки банка, платежные поручения (требования), платежные банковские документы по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц, кассовые документы	Особое внимание будет уделено выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» , которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов, проверяются операции, отраженные: Проверке подлежат операции по всем банковским счетам организаций. Пристальное внимание будет уделено выплатам по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права. Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, минуя счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов 41 «Товары» , 44 «Расходы на продажу» , 86 «Целевое финансирование» , 91 «Прочие доходы и расходы» , 96 «Резервы предстоящих расходов» и др. Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета
Первичные документы бухгалтерского учета, подтверждающие факты осуществления плательщиком хозяйственной деятельности
Учетные и расчетные документы в отношении всех выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц	К указанным документам могут относиться ведомости по начисленным доходам в пользу физических лиц, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, а также авансовые отчеты. В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг)

– расчетам с подотчетными лицами;

– выплатам в натуральной форме;

– операциям по реализации (безвозмездной передаче) материальных ценностей.

Занижение страховых взносов может быть выявлено, по мнению представителей ПФР, при анализе расчетов с подотчетными лицами. Поэтому проверяющие изучат приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» , журнал-ордер 7 по счету , оборотно-сальдовую ведомость по счету .

Выплаты физическим лицам, выполняющим разовые работы, возможны через подотчетных лиц предприятия, поэтому будут
изучены авансовые отчеты, акты приемки выполненных работ и документы, подтверждающие факт выплаты денежных средств физическому лицу ( , ). При проверке этих документов будет проверено включение подобных выплат в облагаемую базу.

Понятно, что при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , а также документальное подтверждение и размер выплаты.

См. статьи Е. П. Зобовой «Выездные проверки плательщиков страховых взносов: критерии отбора», № 7, 2011, С. П. Данченко «Порядок проведения выездных проверок ПФР», № 9, 2011.

Свинцова Татьяна , юрисконсульт ГУ-УПФР Усть-Калманского района Алтайского края

Работодатели тесно взаимодействуют с Пенсионным фондом: уплачивают , сдают по ним отчетность, представляют персонифицированные сведения о работниках. Раньше специалисты ПФР, приходя в организацию с проверкой, основное внимание уделяли изучению сведений о трудовом стаже и заработке сотрудников. Но с 2010 года ситуация изменилась. В связи с отменой ЕСН проверяющие из Пенсионного фонда контролируют также и правильность уплаты страховых взносов. И это стало приоритетным направлением проверок ПФР.

Проверки по новым правилам

До 1 января 2010 года сумма, которую работодатель уплачивал на финансирование базовой части трудовой пенсии работника, была одной из составляющих ЕСН и контролировалась налоговиками. Взносы на страховую и накопительную части пенсии были также предметом администрирования ФНС России, а территориальные органы ПФР взыскивали лишь недоимки по этим взносам, а также пени и штрафы.

Вместе с отменой ЕСН вступил в силу Федеральный закон № 212-ФЗ*, в соответствии с которым изменились функции проверяющих из Пенсионного фонда. Сейчас они имеют право проверять страхователей (организации, индивидуальных предпринимателей) не только в части индивидуального (персонифицированного) учета, но и по вопросам начисления и уплаты страховых взносов, а также отчетности по ним. Под прицел сотрудников ПФР попадают не только пенсионные отчисления, но и взносы в фонды медицинского страхования (п. 1 ст. 3 Закона № 212-ФЗ). Если по результатам проверки выявятся нарушения, проверяющие могут взыскать с работодателя неуплаченные средства, пени и штрафы.

Если говорить о функции по проверке данных, связанных с персонифицированным учетом застрахованных лиц (документов о стаже и заработке сотрудников), то проверяя такие сведения, специалисты Пенсионного фонда пока руководствуются методическими рекомендациями ПФР, выпущенными в 2002 году**. Таким образом, при проверке Пенсионного фонда работодатель должен быть готов к ревизии, охватывающей и уплату взносов, и правильность оформления необходимых документов.

Пенсионный фонд и Фонд социального страхования будут проводить совместные проверки работодателей и должны ежегодно составлять совместные планы их проведения (п. 3 ст. 33 Закона № 212-ФЗ).

Камеральные и выездные проверки

Камеральные проверки посвящены ревизии расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам, но в ходе такой проверки могут исследоваться и документы персонифицированного учета работодателя. Камеральные проверки проводятся без специального разрешения руководителя территориального органа ПФР и без выезда проверяющих в компанию – только на основании расчетов и документов страхователя, которые имеются у Пенсионного фонда. О такой проверке организация может даже не знать – акт*** о ней составляется, только если в документах компании будут обнаружены ошибки или противоречия, свидетельствующие о нарушении законодательства (ст. 34 Закона № 212-ФЗ). До составления акта проверяющие в письменной форме сообщат работодателю о недочетах, а он должен будет в течение пяти дней исправить ошибки или дать по ним пояснение. Камеральная проверка расчета по страховым взносам может проводиться в течение трех месяцев с момента представления этого расчета (п. 2 ст. 34 Закона № 212-ФЗ). Выездная проверка проводится на территории организации.

Организация включается в план выездных проверок, если с момента последней такой же проверки прошло не менее трех лет (п. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).

Если камеральная проверка в большей степени касается данных бухгалтерского учета, при выездной проверке исследованию подвергаются также многие документы кадровой службы организации (перечислены в таблице на стр. 43). Специалисты территориального органа ПФР рассматривают их в рамках общей ревизии, чтобы оценить достоверность сведений о трудовом стаже и зарплате персонала, которые представляет работодатель (п. 7 ст. 35 Закона № 212-ФЗ).

Примерный перечень документов, которые может потребовать Пенсионный фонд при проверке*

Для выявления работников, имеющих и не имеющих страховые пенсионные свидетельства

Для проверки сведений о стаже работников

Для проверки индивидуальных сведений о выплатах, начисленных работникам

– Штатное расписание;

– список внештатных работников;

– список сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг;

– информация о страховых свидетельствах государственного пенсионного страхования, имеющихся у работников;

– договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг (с актами приема-сдачи работ);

– приказы (о приеме на работу, прекращении трудового договора)

– Приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора;

– график отпусков;

– табели учета рабочего времени;

– акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы;

– документы, подтверждающие дополнительные показатели (факторы) занятости во вредных условиях труда;

– списки сотрудников, выходящих на пенсию в текущем году и в ближайшие два года;

– трудовые книжки работников

– Расчетные, расчетно-платежные, платежные ведомости;

– лицевые счета работников;

– кассовые документы;

– банковская документация;

– личные карточки налогоплательщика

* Методические рекомендации, утвержденные постановлением Правления ПФР от 30 января 2002 г. № 11п.

По продолжительности выездная проверка не должна превышать двух месяцев (если проверяют филиал или представительство компании – одного месяца). Основанием для такой проверки является решение руководителя отделения ПФР по месту нахождения организации, которую будут инспектировать. Рассмотрим правила выездной проверки подробнее.

Как проходит выездная проверка

Закон не обязывает проверяющих Пенсионного фонда сообщать работодателям о планируемой ревизии, поэтому выездная проверка вполне может стать для компании неожиданностью. Чтобы вы могли удостовериться в полномочиях контролеров, сначала они должны предъявить вам решение о проведении проверки и свои служебные удостоверения (ст. 36 Закона № 212-ФЗ). Затем проверяющие, как правило, вручают уполномоченному лицу работодателя – обычно генеральному директору или главному бухгалтеру – письменное требование о представлении документов, где перечислены все бумаги, нужные для проверки. Их надо передать проверяющим в виде копий, которые заверил , его заместитель или другой уполномоченный сотрудник. Если это необходимо, у вас могут попросить и подлинники. На подготовку всех бумаг работодателю отводится 10 дней со дня вручения требования (п. 5 ст. 37 Закона № 212-ФЗ). Как правило, всегда просят предъявить учредительные документы компании (устав). Другие бумаги, которые могут понадобиться специалистам ПФР, представлены в таблице на стр. 43.

Если по каким-то причинам вы не можете представить документы в 10-дневный срок, следует сообщить об этом проверяющим письменно и с указа¬нием обстоятельств – тогда срок может быть продлен (п. 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

В течение двух месяцев проверяющие будут тщательно исследовать ваши документы и расчеты, сверяя их со своими данными. Заметим, что специалисты фонда имеют право проверять работу организации только за три календарных года, предшествующих году проверки (п. 9 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). При необходимости выездная проверка приостанавливается на срок до шести, а в отдельных случаях до девяти месяцев. Такое решение принимает руководитель отделения ПФР, назначивший ревизию. Например, это может понадобиться, если работодатель не успевает в краткие сроки собрать все нужные документы.

Если при оценке пенсионных прав сотрудников в крупной компании их индивидуальные сведения вызовут сомнения, то проверка может проводиться сплошным порядком (п. 7 Методических рекомендаций ПФР).

Что проверяют в отделе кадров

Большой блок выездной проверки ПФР – ревизия данных о стаже и заработке сотрудников – проходит в кадровой службе организации. Если персонал вашей компании составляет не более 30 человек, то индивидуальные сведения будут проверять по всем работникам. В организациях с большей численностью персонала ревизия может быть выборочной – проверяются не менее 7 процентов от общего числа работающих. Причем выборка должна включать все категории работников организации (руководители, специалисты, рабочие) со всеми видами заработной платы (повременная, в процентах от выручки, долях от прибыли, на основе тарифных ставок и т. д).

Сначала проверяют индивидуальные сведения работников, выходящих на пенсию или достигающих пенсионного возраста в течение ближайших двух лет, причем особое внимание уделяют тем, кто имеет право на льготную пенсию. Затем проверяющие изучают сведения об остальных сотрудниках. После того как по спискам работников будет установлена их фактическая численность на момент проверки, специалисты ПФР приступят к выяснению, у кого из сотрудников есть пенсионные свидетельства, а кто не имеет этого документа. Для этого они изучат штатное расписание, приказы о приеме и увольнении, трудовые и гражданско-правовые договоры, а в итоге составят списки работников, имеющих и не имеющих страховые свидетельства.

Чтобы проверить сведения о трудовом стаже персонала, сотрудники пенсионного фонда рассмотрят первичные документы по учету кадров – приказы о приеме, переводе и увольнении, штатное расписание, график отпусков, личные карточки, табели учета рабочего времени, а также трудовые книжки. Если в организации есть работники, у которых идет специальный стаж (например, педагогический, медицинский, за вредные условия труда), проверяющие обратят внимание на правильный подсчет и оформление именно этого стажа. Результаты проверки сведений о стаже и заработке персонала будут отражены в общем акте проверки ПФР.