Как правильно оформить приказ в штатном расписании. Штатное расписание утверждается каждый год или нет

Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание. Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года. В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.

Приказ об утверждении штатного расписания образец

Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.

Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.

Успех компании, как и прозрачность её деятельности для клиентов и проверяющих органов, во многом зависит от правильной организации труда персонала. Для этого необходимо чётко структурировать деятельность учреждения, назначить конкретных людей, несущих ответственность за выполнение той или иной задачи, контролировать их работу, а также оптимизировать процесс принятия решений и вовремя довести их до сведения работников.

Именно для осуществления таких задач требуется соответствующая нормативно-регламентирующая документация - штатное расписание.

Документ, пункты которого служат формированию кадрово-структурной организации учреждения, а также установлению регламента его работы, называется штатным расписанием.

Как правило, в нём должны быть точно указаны следующие сведения:

• имеющиеся в компании подразделения;
• должности работников, соответствующие ЕНДС и ЕТКС;
• оклады и надбавки работников;
• дополнительная информация, которую руководитель компании считает нужным документировать в рамках штатного расписания в целях оптимальной организации работы.

Штатное расписание форма Т-3 – образец заполнения вы можете скачать

Действие штатного расписания

Штатное расписание - в первую очередь руководство по утверждению должностных инструкций для всех внесённых в него работников, независимо от занимаемой в организации должности. В частности, оно руководит деятельностью отдела кадров и

Их функция в данном случае - подготовка этого документа, а также внесение в него необходимых дополнений и исправлений. В крупные компаниях штатным расписанием утверждаются для этих целей особые структурные подразделения - отделы труда и заработной платы.

Как правильно составить приказ о назначении генерального директора и какие реквизиты в нем должны присутствовать – читайте

Оформление штатного расписания

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме Т-3 (утвердил Госкомстат Российской Федерации). Каждая штатная единица помещается в своём подразделении, указывается число единиц, а также вносятся их наименования в соответствии с государственными квалификационными справочниками.

Для указания вакантных должностей существует графа примечаний. Штатное расписание должно включать в себя как перечень основных рабочих мест, так и места для работников с почасовой оплатой или неполным рабочим днём. Могут не быть указаны лишь те сотрудники компании, которые работают по сдельным или отдельным аккордным договорам.

Приказ об утверждении штатного расписания – бланк для заполнения вы можете скачать

Всегда ли необходимо штатное расписание?

Штатное расписание входит в число обязательного пакета документов для государственных предприятий и учреждений. Для частных компаний его обязательность напрямую законом не установлена.

Узнать, как составить приказ о приеме на работу и скачать его образец заполнения, вы можете в нашей

Однако статья 15 Трудового Кодекса Российской Федерации определяет признаки трудовых отношений как работу, соответствующую штатному расписанию. Поэтому оно необходимо в первую очередь для справедливого решения по трудовым спорам, рассмотрение которых входит в компетенцию судопроизводства.

К примеру, в случае, когда работник был уволен по сокращению штата, закон обязывает руководителя предложить ему другую вакансию в организации, если она имеется.

И если дело дойдёт до суда, наличие или отсутствие такой вакансии в штатном расписании может повлиять на судебное решение о законности увольнения.

Если же штатного расписания вовсе нет, суд вполне может принять сторону уволенного работника, вследствие чего работодателю будет грозить административная ответственность.

Кроме того, в случае проверки деятельности предприятия социальной службой или налоговым органом, при наличии штатного расписания бухгалтерии будет гораздо легче подтвердить правильное расходование фондов и социальные обязательства компании, а отделу кадров - достоверность сведений о сотрудниках.

Как утвердить штатное расписание?

Действие штатного расписания на календарный год, как правило, начинается с 1 января. Для его вступления в силу отдаётся соответствующее распоряжение руководителя компании или её филиала – приказ об утверждении штатного расписания. В случае необходимых изменений в течение года они утверждаются

Чтобы эта работа осуществлялась точно и своевременно, для соответствующих рекомендаций и указаний в учреждении существует внутренняя инструкция по делопроизводству.

О выходе приказа об учреждении штатного расписания делается запись в специальном документе, именуемом

Порядок составления приказа об утверждении штатного расписания

Форму приказа готовят, как правило, руководители и сотрудники кадровой службы компании. Утверждает штатное расписание руководитель организации, его заместитель или уполномоченное руководством лицо. Заверение формы документа осуществляется при помощи оттиска печати учреждения, её визирует главный бухгалтер и руководитель отдела кадров.

Что такое приказ о премировании сотрудников и для чего необходим этот документ – читайте в материалах этой

Штатное расписание — это организационно-распорядительный акт , который дает представление о численности работников предприятия и заработной плате. Он формируется ежегодно на малых и больших учреждениях, не зависимо от штатной численности. В табеле указываются должности и причитающийся им размер оклада, надбавок, а также сумма заработной платы за месяц.

Документ составляется обычно в ноябре/декабре на следующий календарный год и утверждается руководителем компании. Если предприятие небольшое, и численность персонала не меняется или меняется очень редко, то кадровый график допустимо формировать на срок, превышающий один год .

Вновь прибывшему сотруднику необходимо ознакомиться с местным нормативным актом, регламентирующим численность служащих на предприятии, и поставить свою подпись.

Документ имеет стандартизированную форму Т-3 , заполняет которую отдел кадров. Затем директор издает приказ, который утверждает табель количества штатных единиц.

Необходимость и цели

Создание приказа об утверждении табеля необходимо при выпуске в делопроизводство нового расписания, в котором зафиксирована численность и зарплата сотрудников.

Также распорядительный акт потребуется в случае перевыпуска формы Т-3 , в которой была произведена корректировка данных. Поправки могут возникнуть в связи с выбытием сотрудника по причине сокращения штата или перевода работника на другую должность.

В целях повышения трудовой эффективности на предприятии разрабатывается четкая структура кадрового состава . Нанимаются работники, выполняющие ту или иную задачу, для контроля за выполнением работы структурных подразделений назначаются начальники отделов.

Министерство труда РФ в своем Приказе№222 от 04.09.2000 утвердило способ расчета численности определенных категорий работников. Данную методику можно использовать для определения оптимального числа сотрудников предприятия.

Структурированный график упорядочивает общую численность сотрудников и позволяет грамотно спланировать бюджет компании. Необходимость документа определяется Трудовым кодексом РФ, где не раз указываются ссылки на кадровый нормативный акт.

Согласно статье 15 ТК РФ , свою трудовую функцию работник выполняет согласно штатному расписанию . В случае проверки предприятия налоговой или аудиторской службой возникает меньше вопросов касательно правильного расходования средств и выполнения социальных обязательств компании.

Данный нормативный акт необходим на предприятии для решения спорных кадровых вопросов. Например, если сотрудник попал под сокращение штата, законодательство РФ обязывает работодателя предложить ему другую свободную должность, если таковая имеется.

Приказ об утверждении штатного расписания является нормативным актом, относящимся к основной деятельности предприятия. Только после его подписания само расписание вступает в силу.

Для штатного расписания Госкомстатом РФ предусмотрена стандартизированная форма Т-3 . Она включает в себя следующие разделы :

Документ имеет табличный вид . В первой графе значится название производственного участка в полной или сокращенной форме. Третья графа подразумевает перечень должностей. Они указываются в соответствии с отделами, к которым данные профессии принадлежат.

В четвертом столбце отражена численность работников по специальностям. С 5 по 8 графу указан оклад и всевозможные надбавки, к примеру, за ненормированный рабочий день, премии, если таковые есть, или доплата за выслугу лет.

Девятая графа суммирует все выплаты, положенные работнику. В последнем столбце остается место под примечания. Итоговая строка дает общую сумму по заработной плате всего персонала предприятия.

Профессиональный табель оформляется в целом на организацию, но может группироваться по производственным отделам и категориям сотрудников.

Данные, указанные в кадровой таблице, не являются действительными без заверенного приказа . Генеральный директор или главный бухгалтер при необходимости имеют право вносить корректировки в документ, которые также отражаются в приказе.

Порядок составления и введения на 2018 год

Разработкой производственного табеля занимается специалист отдела кадров . Но руководитель предприятия, при желании, может поручить разработку документа другому компетентному сотруднику, например, экономисту или главному бухгалтеру.

Работник, который занимается «ведением» нормативного акта, должен ежегодно обновлять содержательную часть табеля и при необходимости вносить изменения.

Кадровая таблица на следующий календарный год, как правило, составляется в конце текущего года. В конце 2018 года идет разработка документа на 2019 год.

Прежде чем ввести форму Т-3 в делопроизводство, необходимо выпустить приказ о составлении штатного расписания на 2018 год. С данным документом под роспись должен быть ознакомлен исполнитель.

Если в заполненной действующей форме Т-3 позже будет найдена ошибка, отвечать за это будут лица, принимавшие участие в ее разработке.

Порядок введения штатного расписания в документооборот в 2018 г.:

1. Выпускается приказ о составлении ШР.
2. Регистрация приказа в журнале.
3. Ознакомление с документом заинтересованных работников компании.
4. Анализ структуры организации.
5. Заполнение данных в табель.
6. Ознакомление руководителя с готовым документом.
7. Готовится приказ об утверждении ШР.
8. Документ важно зарегистрировать в книге распорядительных актов по ОД.

Как сформировать штатное расписание в 1С, можно узнать из данной инструкции.

Универсального образца приказа об утверждении штатного расписания не существует. Составить его можно в произвольном виде, но обязательно на фирменном бланке компании.

В приказе присутствуют все типичные реквизиты , характерные для распорядительной документации, а именно:

• yаименование учреждения;
• номер ИНН, КПП, ОКПО;
• номер распорядительного акта;
• город, в котором располагается головной офис компании;
• дата создания;
• содержание;
• приложение;
• инициалы, должность и подпись генерального директора;
• инициалы, должности служащих компании, ознакомленных с нормативным актом, и их подписи.

В шапке распорядительного акта должна значиться организационно-правовая форма предприятия, его название, адрес и телефоны.

• количество единиц, состоящих в штате организации;
• общую сумму денежных средств, выделенных на заработную плату;
• дата, с которой ШР вступает в силу, и его номер;
• должность и инициалы лица, отвечающего за исполнение распорядительного документа;
• названия производственных участков, если табель создается для отдельных отделов компании;
• дата и номер утверждения ШР;
• число листов, занимаемых утверждаемой формой Т-3.

В приказе, утверждающем ввод кадрового табеля делопроизводство, нет констатирующей части. Слово «приказываю» начинает основную мысль документа. Причины, поясняющие необходимость утверждения штатного расписания, указывать не обязательно.

Заполненный образец

При оформлении приказа кадровый сотрудник должен взять незаполненный стандартный бланк нормативного акта и привести его в соответствие с действующим штатом.

Утверждающий приказ по своему смыслу должен быть емкий, лаконичный и не перегруженный лишней информацией. Название компании в нем указывается такое же, как в учредительных актах.

Численность сотрудников и общий фонд оплаты труда в приказе прописываются цифрами . Прописью заполнять ни в коем случае нельзя.

Если в процессе ввода табеля или приказа о ШР в делопроизводство были допущены ошибки, стоит заново создать данные документы .

Как утвердить и можно ли внести изменения

Штатное расписание, как правило, разрабатывается на год . Если в кадровом составе были отмечены значительные изменения, издается новый нормативный акт в ноябре-декабре текущего года. Допускается оформлять табель один раз на несколько лет вперед, если кадровые корректировки незначительные.

Важно понимать, что без подписания руководителем приказа об утверждении штатного расписания последнее не будет считаться действительным.

Все возникшие недочеты при составлении штатного расписания нужно устранить до издания соответствующего приказа . При составлении распорядительного акта важно правильно указать число, с которого заполненное расписание вступает в силу. Дата утверждения приказа может совпадать с датой его создания. Кадровый табель нельзя вводить в оборот прошедшим днем.

Необходимо, чтобы с подготовленной формой Т-3 предварительно ознакомились начальники структурных подразделений и отдельные сотрудники. Далее документ согласовывается с главным бухгалтером, управляющим отделом кадров и генеральным директором компании.

Обязательно должны быть указаны инициалы заинтересованных сотрудников, наименование их должностей и подписи. Рядом с автографами необходимо проставить дату ознакомления с документом. Только после визирования готовой формы Т-3 всеми вышеперечисленными лицами можно приступить к подготовке приказа.

В случае кадровых изменений возникает необходимость внесения изменений в действующее штатное расписание. Сделать это можно двумя способами :

1. Выпустить приказ о внесении изменений в действующую форму Т-3.
2. Составить новый табель численности персонала.

Во втором случае обязательно издается приказ об утверждении нового ШР. Но измененные данные отражаются не в нем, а в самом обновленном табеле.

Если на предприятии нумерация документов обновляется каждый календарный год, номер штатного расписания также подвергается обнулению. При частой корректировки данных в документе целесообразно не продолжать старую нумерацию, а начать ее заново.

Печать на распорядительном документе должна проставляться обязательно , если форма приказа разработана непосредственно самим предприятием или нормативный акт будет использоваться для предоставления контрагенту. В противном случае фирменный оттиск компании ставить не нужно.

Где и как долго хранится

Приказы, связанные с утверждением или внесением изменений в профессиональный график, хранятся в кадровой службе предприятия . Они должны находиться папке, предназначенной специально для приказов, связанных с изменениями в составе персонала.

Срок хранения приказа составляет не менее 5 лет . Далее бухгалтер перемещает документ в архив организации, где распорядительный акт находится постоянно. Для штатного расписания предназначена отдельная папка.

При возникшей необходимости из архива кадровые документы выдаются только руководителю организации, главному бухгалтеру или иным доверенным лицам.

Все об изменении штатного расписания от «А» до «Я» представлено в данной видео-инструкции.

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

При разработке и утверждении собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать частично.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.

Абсолютно все предприятия обязаны составлять документ о составе своего штата, который называется штатным расписанием. В нем указываются данные о штатных единицах, их численности, названии должностей, окладах и месячном бюджете на зарплату. В большинстве случаев расписание составляют в конце года на следующий новый год. Свою законную силу расписание получает после того, как издается приказ об его утверждении. Рассмотрим более подробно приказ об утверждении штатного расписания, правила его составления и утверждения.

Из этой статьи вы узнаете:

• основы составления приказа об утверждении штатного расписания;
• особенности приказа об изменении штатного расписания;
• образцы приказов об утверждении штатного расписания.

В первую очередь стоит отметить, что тогда, когда изменения в составе компании совсем не существенны, можно создавать расписание не на год, а на больший срок. При этом право на утверждение расписания есть не только у главы компании, но и уполномоченного им лица.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Составление приказа об утверждении штатного расписания

Приказ составляют на общем бланке компании. Стоит отметить, что данный вид приказов не имеет констатирующей части и начинается с «ПРИКАЗЫВАЮ». Такой подход объясняется тем, что никаких пояснений для введения в действие расписания использовать не нужно. Но при желании можно указать причины, если они есть, которые объясняют утверждение.

В случае если для приказа применяется форма № Т-3, она заверяется оттиском печати компании, согласовывается главным бухгалтером и начальником кадровой службы.

Особенности приказа об изменении штатного расписания

Если нужно внести изменения в имеющееся расписание , то необходимо издать дополнительный приказ о его изменении. В данном приказе нужно подробно описать суть произошедших изменений. Приказ об изменении имеет точно такой же вид, как и приказ об утверждении, правила и порядок заполнения у них один и тот же.

В приказе об изменении должны быть указаны причины. Чаще всего это:

• необходимость в оптимизации административной деятельности;
• улучшение организационной структуры;
• осуществление реорганизации;
• устранение дублирующих функций;
• изменения в законодательстве;
• необходимость организации мероприятий по улучшению деятельности отдела компании;
• сокращение основной деятельности, расширение либо диверсификация.

В тех ситуациях, когда изменения слишком значительные, вносить их нет смысла, гораздо проще создать и утвердить новое штатное расписание.

Образцы приказов об утверждении штатного расписания

В самом верху указывается название компании. Далее следует указать по центру слово «ПРИКАЗ», дату, его номер и город. Затем следует само тело приказа. Рассмотрим на примере:

Общество с ограниченной ответственностью «Антошка»

(ООО «Антошка»)

ПРИКАЗ № 239

об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в количестве 65 штатных единиц и месячным фондом зарплаты в размере 2 382 200 (два миллиона триста восемьдесят две тысячи двести) рублей.

2. Ввести штатное расписание № 239 от 9 ноября 2016-го года в действие с 9 ноября 2016-го года.

3. Контроль за исполнением приказа возложен на главного бухгалтера Иванову И.К., а так же начальника кадровой службы Жигало П.И.

Гендиректор Курышкин И.В.

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Иванова И.К.

(подпись) (расшифровка подписи)

Начальник кадровой службы Левчук С.И.

(подпись) (расшифровка подписи)