Как утвердить формы документов внутри организации? Разработка табеля унифицированных форм документов Табель форм документов прием на работу

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству

Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации

необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом

унифицированных форм документов, разрешенных к применению в

организации, утвержденную Номенклатуру дел.

Инструкция по документационному обеспечению

Управления

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,

издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый

руководителем организации) в целях установления правил,

регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,

финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,

организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

В соответствии с Государственной системой документационного

обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые

правила работы с документами в организациях с различными формами

собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в

различных отраслях производства, имеют специфические особенности,

требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,

регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания

документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом

условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по

документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она

включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на

машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной

обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с

документами.

4.2.Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда

при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,

при которых конечная цель управления достигается с наименьшими

затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и

обработки первичной информации до принятия управленческого решения и

контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу

прохождения и обработки информации, является типовой и циклично

повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы

должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при

составлении Инструкции по ДОУ:

1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

прав и обязанностей работников.

2. Изучить виды документов и состав систем документации.

З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.

но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий

документации; информативность документации, поступающей по

запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

технического и рабочего проектов.

3. Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

организации управленческого и инженерно-технического труда на

предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

Общие сведения об аппарате управления (наименование,

местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

подчиненность, объекты управления);

Основные функции аппарата управления;

Положение об аппарате управления;

Должностные __________инструкции всех категорий служащих;

Штатное расписание;

Номенклатуры дел всех структурных подразделений;

Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

корреспонденции;

Перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

характеристику существующей технологии выполнения работ, их

документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

составить организационно-структурную схему и определить, насколько она

соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

Состав и порядок обработки основных документов;

Предлагаемый регламент работы;

Схемы организации административно-управленческих связей;

Рациональные формы документов;

Типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования

предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:

Типовые;

Примерные;

Индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

управления составляется для близких по структуре организаций схожих

направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

За формирование дел отвечают руководители структурных

подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

документационных работ и уровня автоматизации документационного

обеспечения управления.

Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со

спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,

финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно

издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,

положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале

входящей корреспонденции.

2. Образец регистрационно-контрольной карточки.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Образец углового (продольного) бланка письма.

5. Образец углового (продольного) общего бланка.

6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа

и/или должностного лица.

7. Образцы оформления организационных документов.

8. Образцы оформления распорядительных документов.

9. Образцы оформления справочно-информационных документов.

10. Образец согласования проекта распорядительного документа.

11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых

ставится круглая печать, в организации.

12. 0бразец листа-заверителя дела.

13. Образец обложки дела.

14. Образец внутренней описи.

15. Образец формы номенклатуры дел.

16. Образец формы описи дел.

17. Образец акта об уничтожении дел.

18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на

контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую

структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение

2. Подготовка служебных документов

2.1 Общие требования

2.2 Фирменные бланки

2.3 Требования к оформлению реквизитов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов

5. Порядок удостоверения документов

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

7. Организация документооборота

7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов

7.2 Регистрация и учет документов

7.3 Организация справочной работы

7.4 Организация работы с отправляемыми документами

8. Контроль исполнения документов

9. Работа исполнителей с документами

10. Организация хранения документов

10.1 составление и ведение номенклатуры дел

10.2 порядок хранения документов

10.3 формирование дел

10.4 оформление дел

10.5 оперативное хранение дел

10.6 передача дел на архивное хранение

11. Ксерокопирование и тиражирование документов

12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

13. Использование факсимильной связи

Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по

делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30

реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных

лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь

целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы

подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

документов и фирменных бланков. Если организация относится к

государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или

субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой

прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить

эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это

высвободит пространство для содержательной и оформляющей части

будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле

целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия

(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель

предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые

должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки

подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,

для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и

включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству

определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая

и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)

Выбор системы регистрации документов (централизованная,

децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей

построения организации, степени оснащенности техническими средствами,

наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система

регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5

– 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов

можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок

экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он

обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом

документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может

быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности

документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно

продумать систему оперативного хранения электронных документов,

определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент

электронной документации невелик, регистрацию электронных документов

следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в

журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить

дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального

носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных

условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и

единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное

делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами

вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации

и утверждается либо непосредственно подписью руководителя

организации, либо распорядительным документом - приказом,

распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,

называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о

том, что она является приложением к распорядительному документу.

Разработка Табеля форм документов организации

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных

форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и

задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом

нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и

процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание

которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их

закрепления в едином нормативном документе,

♦ классификации применяемых в деятельности организации форм

документов по функциям управленческой деятельности (или по

структурным подразделениям),

♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее

отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,

♦ унификации форм документов в организации,

♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения

эффективности использования компьютерных технологий в

управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов

выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде

наименование форм документов, используемых для документирования

собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять

оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных

этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле

указаны все или основные этапы подготовки документов, он является

одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет

осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая

возможность появления непредусмотренных форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав

применяемых в организации (на предприятии) документов, состав

управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному

документированию. На этом этапе работы изучаются действующие

законодательные акты и нормативно-методические документы,

регламентирующие процедуры документирования; организационные

документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию

должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления

текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,

3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный

справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть

построен по функциональному или структурному принципу. В первом

случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами

– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия

структурных подразделений. Внутри разделов документы

систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту

наименований документов.

4.Отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на

предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности

организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся

определенной последовательностью их создания, постоянством (или

относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в

структурных подразделениях организации по всем направлениям

деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в

карте документа в которую вносится следующая информация:

♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,

если он имеется,

♦ Код формы,

♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),

♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,

штатное расписание создается в процессе реализации функции

«организация системы управления» и задачи «регламентация

численного и должностного состава».

♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:

подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление

печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

формы документов по функциям управления или по направлениям

деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму

(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и

предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим

ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение

Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный табель форм документов организации

должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и

утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и

«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в

условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1 . (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
• унификации форм документов в организации;
• упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

• полное наименование формы документа;
• заголовок к тексту (тема), если он имеется;
• код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин

1. (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов - необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
2. (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.

Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. Содержит характеристику юридического статуса документов, этапов подготовки и прохождения по инстанциям. Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

Этапы разработки табеля форм документов

1. Предпроектное обследование:

Определение круга управленческих функций и задач учреждения;

Определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.;

Определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.

2. Формирование структуры Табеля.

3. Отбор форм документов для включения в Табель.

Примерный вид Табеля форм документов

наименование формы документа;

код формы документа;

кем и когда утверждена форма документа;

периодичность составления документа;

составитель документа;

внутреннее согласование;

внешнее согласование;

утверждение;

инстанции представления документа;

примечания.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.

Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу)

Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

Прогнозирование и планирование деятельности

2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

Регулирование деятельности

Информационное обеспечение деятельности организации

Оперативное управление деятельностью организации

Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

Бухгалтерский учет

Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта

Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.5. Командирование сотрудников

9.6. Нормирование труда

9.10. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.

В Табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;

б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации;

г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом дополняет Табель.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки). В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах). Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др. Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".

Примером унификации документов деканата является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом, начальником студенческого отдела, проректором, ректором). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.

Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов. Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.

Ведение Табеля входит в обязанности службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Литература

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.

Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы .

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение.

В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.

В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:

Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;

Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;

Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других .

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ .

Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

Предпроектное обследование.

Выбор формы Табеля.

Формирование структуры Табеля.

Отбор форм документов для включения в Табель .

Основные задачи предпроектного обследования:

Определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;

Формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

Выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

Определение массива документов для включения в Табель .

В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:

Документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;

Организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;

Документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.

Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель .

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.

Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:

1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).

2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.

4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.

5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)

6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.

7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.

9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).

12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др .