Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры. Запись о смене фамилии в трудовой книжке Внесение изменения фамилии в трудовую книжку

В повседневной жизни встречаются различные ситуации, когда по тем или иным причинам граждане меняют фамилию. Зачастую их меняют женщины, вступая в официальный брак, когда они принимают фамилию супруга.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Вслед за изменением фамилии необходимо во все документы внести поправки, включая трудовую книжку. Работодатель в такой ситуации должен изменить фамилию в ней, но после подачи заявления работником, к которому приложены документы, обосновывающие его решение.

Нужно ли менять

Любой человек при возникновении определенных обстоятельств может изменить свои личные данные согласно нормам правовых актов.

Изменения в трудовой договор вносятся соответственно правилам ведения трудовых книжек, инструкции по их заполнению. При этом можно применить следующую формулировку:

Должность «менеджера отдела сбыта» переименована в должность «консультант-менеджер по продажам» с 1 декабря 2019 года.

Трудовая книжка – документ, выступающий подтверждением стажа. Записи в нее вносит работодатель. Все они должны выполняться в соответствии с установленными требованиями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Личные данные человека могут меняться в течение жизни. По этой причине сотрудники отдела кадров должны знать, как происходит смена фамилии в трудовой книжке. Выявить все нюансы выполнения процедуры поможет изучение актуальной информации по теме.

Основания

Если человек задумался о том, как сменить фамилию в трудовой книжке, следует помнить, что манипуляция может быть выполнена только при наличии определенных оснований.

Самый распространенный случай, когда может потребоваться корректировка данных, — вступление в замужество и .

В этой ситуации новые данные должны быть внесены в трудовую книжку сразу после того, как человек осуществит .

Еще одно основание внесения корректировок в документ – изменение фамилии работником . Действие выполняется в паспортном столе. Зафиксировать изменение данных в трудовой книжке удастся только после того, как человек получит новый паспорт.

Корректировки могут быть внесены в документ и по другим причинам. Так, фиксация изменений потребуется, если сотрудник развелся.

Вне зависимости от причины, которая привела к необходимости внесения изменений, процедура корректировки записи в трудовой книжке всегда одинакова.

Законодательство

Трудовые правоотношения регулирует целый перечень нормативно-правовых актов. В законодательстве зафиксированы и вопросы, касающиеся изменения личной информации.

Чтобы знать нюансы действия, эксперты советуют изучить Трудовой Кодекс РФ. Нормативно-правовой акт по-своему фиксирует внесение корректировок.

Так, согласно статье 57 ТК РФ, если имеются недостающие сведения о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно положения сборника нормативно-правовых актов указывают на то, что в случае корректировки основного документа, регламентирующего правоотношения работника и работодателя, может быть проведено редактирование и трудовой книжки.

Процесс внесения корректировок в документ зафиксирован в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек». Датой принятия нормативно-правового акта является 2003 год.

Инструкция является доскональным пособием для работников отдела кадров. Все изменения, вносимые в трудовую книжку, должны базироваться на положениях нормативно-правового акта.

Так, согласно пункту 2.3, изменение личных данных в трудовой книжке допускается только в случае предъявления документов, подтверждающих смену личных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии в трудовой книжке может происходить в целом перечне случаев. Однако процедура фиксации личных данных в документе в каждом случае идентична.

После замужества

Внесение корректировок в трудовую книжку после замужества – наиболее частый случай, который приводит к изменению личных данных. В 2019 году в этой ситуации выполняется классическая процедура фиксации изменений.

Порядок оформления

Сегодня существует установленный порядок, в соответствии с которым работодатель должен зафиксировать изменение личных данных. Он состоит из перечня этапов, которые предстоит выполнить.

Так, в организации должны быть оформлены 2 документа:

заявление с просьбой о внесении корректировок;

приказ о фиксации изменений в личных документах сотрудника.

Необходимые документы

Если сотрудник решил зафиксировать смену фамилии в трудовой книжке, потребуется подготовить перечень подтверждающей документации.

Для проведения манипуляции могут пригодиться:

паспорт;

бумага, подтверждающая заключение брака;

документ, выступающий подтверждением расторжения брака;

иная бумага, подтверждающая осуществление смены фамилии;

свидетельство о рождении.

Точный набор документации зависит от причины, в соответствии с которой происходит изменение фамилии гражданина.

Заявление

Когда у человека имеются на руках документы, подтверждающие право на изменение фамилии в трудовой книжке, он должен будет составить заявление. Бумага заполняется в стандартной форме.

В документе работник обращается к директору с просьбой о внесении корректировок в личную документацию. На заявлении в обязательном порядке ставится дата его составления и подпись автора.

В приложении нужно указать перечень копий паспорта и свидетельство, выступающее основанием для внесения изменений.

Образец

Изменение данных в трудовой книжке выполняется на основании п. 26 Постановления Правительства РФ № 225. Когда необходимые документы, подтверждающие смену фамилии, предоставлены, сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает одной чертой изменившуюся фамилию сотрудника в трудовой книжке.

Обновленные личные данные пишутся сверху или рядом. На внутренней стороне обложки делается надпись, позволяющая понять, на каких основаниях были внесены изменения.

Информация о документах, подтверждающих поправки, должна содержать:

наименование бумаги;

ее серию;

номер документа;

дату получения документации.

Пояснение скрепляется печатью. Человек, вносивший запись, обязан оставить свою подпись.

Куда еще вносятся изменения?

Трудовая книжка – не единственный документ, в котором фиксируется смена фамилии. Поправки вносятся и в другие личные бумаги работника.

Трудовой договор

Если происходит смена фамилии, большинство организаций заключают с сотрудником новый трудовой договор или дополнительное соглашение. Однако не все фирмы поступают именно так.

Некоторые работодатели считают, что внесение изменений в трудовой договор допустимо, и ссылаются при этом на статью 57 ТК РФ.

Однако нормативно-правовой акт разрешает внесение изменений в основной документ, регламентирующий правоотношения работодателя и работника только в том случае, если стороны хотят зафиксировать недостающие сведения. Изменение фамилии к их разряду не относится.

По этой причине в подобной ситуации эксперты советуют оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Личная карточка

Измененные сведения должны быть внесены и в личную карточку. Действие может быть выполнено несколькими способами. Так, если изменение данных происходит из-за замужества, прежняя фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом пишется новая. Если места для новой фамилии не хватает, она пишется над прежней надписью.

На внутренней стороне документа фиксируют сведения о бумаге, которая послужила основанием для внесения корректировок.

Запись скрепляется печатью. Кроме того, специалист, ответственный за внесение изменений, должен указать свои личные данные и оставить подпись. В обязательном порядке указывается дата обновления.

Иногда кадровики идут другим путем. Они могут распечатать новый лист с данными сотрудника, а на старом делают запись о его замене.

Возврат фамилии при разводе

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных. Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка. Задача кадровика - правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке
Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:
работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.
Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:
при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени - минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры. Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников - визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов. Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О., прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику - инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую
Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225 , которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.
Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:
паспорт с новыми персональными данными;
свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию - свидетельство о смене;
в крайних случаях - замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки. Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника. Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.
Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают. Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация. В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.
Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами
Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.
В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие
После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую - издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:
Указываем дату составления распоряжения.
Формулируем цель документа - об изменении фамилии в учётных документах.
Вносим старые и новые данные по работнику.
Уточняем основания для внесения изменений.
Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме
И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, - Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.
Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:
На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку - над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).
В основной части аккуратно меняем фамилию
В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).
В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника
Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
запись должна быть сделана одним цветом;
запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее - «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.
Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:
старые данные зачёркиваются;
на свободном месте вписываются обновлённые данные;
указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

Видеоинструкция: как внести изменение фамилии в трудовую

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы
При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:
В журнале учёта трудовых книжек.
В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.
Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника
В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.
Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника
В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:
заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
опись-перечень документации (форма АДВ-6);
предыдущий СНИЛС сотрудника;
ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить
Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.
Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·
неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
не стоит печать предприятия, когда она есть;
нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:
вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
использовать корректор - только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:
исправления вносятся разборчивым почерком;
обязательны реквизиты подтверждающих документов;
ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка - важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно. Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении. Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ .

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4 , , 15 Положения о паспорте , утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также - ТК) на своих сотрудников.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.