Как ввести начальные остатки в зуп 3.1. Ввод начальных остатков отпусков

В связи с выходом редакции 3.0 программы 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.3 все больше предприятий начинают ведение учета именно в этой программе. И неизбежно возникают вопросы о вводе начальных сведений. Это — в первую очередь ввод актуальных кадровых данных на момент начала эксплуатации программы (о том, как их вводить, я писала ).

Во вторую очередь возникает вопрос о вводе начальной задолженности по заработной плате.

Об этом моя сегодняшняя статья.

Ввод начальной задолженности в 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0.

Для ввода остатков по взаиморасчетам с сотрудниками необходимо в разделе «Зарплата» выбрать пункт «Начальные задолженности по зарплате» (самый нижний пункт в панели навигации).

Откроется список документов «Начальные задолженности по зарплате». Для ввода нового документа нажмем на кнопку «Создать».

Открывается форма нового документа.

В реквизите «Организация» указывается организация, по которой вводится задолженность.

Остатки следует вводить на конец месяца, предшествующего началу эксплуатации программы. Например, если расчет зарплаты в ЗУП 8.3 ведется с января 2014 года, то в реквизите «Месяц» выбираем декабрь 2013 года.

Для ввода строк в документ предназначена кнопка «Добавить». В строке выбираем сотрудника. Для выбора откроется справочник «Сотрудники», в котором отображается список сотрудников, работающих в организации в декабре 2013 года. При выборе сотрудника графа «Подразделение» автоматически заполняется подразделением, в котором работал сотрудник. В графе «Сумма» указываем сумму задолженности на начало месяца.

Если на начало месяца имеется задолженность сотрудника перед организацией (т.е. имела место переплата) — то в графе «Сумма» задолженность указывается с минусом. В документе эта сумма будет отображаться красным цветом.

После ввода задолженности по всем сотрудникам организации документ проводится и закрывается при помощи кнопки «Провести и закрыть».

Таким образом в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0 вводится начальная задолженность по заработной плате.

Ручной ввод остатков не типичный процесс для пользователей редакции 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5. Это весьма трудоемкое занятие, особенно если в организации работает много сотрудников.

Чаще всего встречается два варианта переноса данных:

• организация переходит с 1С: ЗиК 7.7 - для этого применяется типовой механизм переноса данных
• в организации раньше вели учет вообще не в 1С - скорее всего, для такого случая пишется обработка переноса данных.

Однако процесс ввода остатков вручную, необходим для правки результатов типового переноса, которая также выполняется в ручном режиме.

Пример – ввод остатков на начало года

Для ввода остатков нам нужен документ - “Перенос данных”. Он находится в меню – Операции - Документы... - Перенос данных.

В новом документе нужно установить период регистрации предшествующий текущему, дату конца предыдущего месяца и на закладке “Регистры накопления” добавить необходимые регистры.

Взаиморасчеты с сотрудниками организаций

Для ввода долгов по зарплате сотрудников предназначен регистр “Взаиморасчеты с сотрудниками организаций”. Если организация должна сотруднику, то вводится запись с видом движения – Приход, если нет - Расход.

Последние три колонки заполняются при регистрации долга перед организацией (необязательно).

Взаиморасчеты с депонентами организаций

Если есть зарплата на депоненте, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
При вводе задолженности по депонентам нужно указать, по какой ведомости возникла задолженность. Для этого сначала нужно сформировать документ “Зарплата к выплате организаций”.

НДФЛ расчеты с бюджетом

В случае задолженности перед бюджетом по уплате НДФЛ, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.

НДФЛ к зачету

Если есть суммы переплаты НДФЛ по сотруднику, нужно ввести записи с видом движения – Приход.

Такая ситуация возникает когда у сотрудника удержали НДФЛ больше, чем должны. Это происходит в тех случаях, когда сведения о налоговых вычетах регистрируются “задним числом”.

Если возникла такая задолженность, нужно сделать следующую запись:

Погашение займов сотрудниками организаций

Для ввода остатков по непогашенным займам сначала нужно ввести документ “Договор займа с сотрудником”, в котором указать данные действовавшие на момент получения займа.

Например, если сотрудник брал в сентябре 50000 руб. под 10% на 5 месяцев, то в документе нужно указать следующее:

После этого в документе “Перенос данных” сделать запись с видом движения “Расход” на сумму, которую сотрудник уже погасил к моменту ввода остатков.

В записи указать период, предшествующий вводу остатков, ранее введенный договор займа и сумму погашения.

Все остальные данные, необходимые для расчета можно ввести при помощи соответствующих документов:

• Для учета невыходов переходящих на первый месяц начисления - больничные, отпуска и оплаты по среднему заработку.

Ввод остатков в середине отчетного периода

Если остатки вводятся не с начала года, то придется вводить данные для расчета НДФЛ и Страховых взносов, а также сведения по больничным и отработанному времени.

Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.

По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).

Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.

Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков ).

В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Документ программы « » можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.

Использование дней отпуска

При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа « », перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком. Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию. В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.

Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».

Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.

На этой же странице отражены возможности регистрировать:

• Учебные отпуска;
• Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
• Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.

• Основной;
• Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
• Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
• Без возмещения (часть 2 той же статьи);
• За вредность;
• На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
• Северный.

*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.

Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):

• Нажимаем на «Создать»;
• Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
• Заполняем поля:
  1. Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
  2. Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
  3. Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
  4. Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
  5. Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
  6. Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
• Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.

Рис.1

Жмем «Записать и закрыть».

Рис.2

Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Вид отпуска, назначенный сотруднику;
• Количество дней отпуска;
• Остаток дней отпуска на дату отчета.

Рис.3

В этих отчетах используются параметры отбора:

• По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
• По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
• По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).

• Когда сотрудник был принят на работу;
• Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
• Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.

Рис.4

Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков»).

Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).

В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.

В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:

• В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
• В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
• В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
• В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.

*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.

Рис.5

Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.

Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.