Как выплатить материальную помощь бывшему работнику. Материальная помощь сотруднику и порядок ее выплаты

О. АНТОШИНА, доцент, к.э.н.,

Н. ТИТКОВА, преподаватель Всероссийской государственной налоговой академии Минфина России

Материальная помощь относится к выплатам непроизводственного характера и не связана с результатами деятельности организации. Она может быть оказана как своим работающим и бывшим сотрудникам, так и сторонним лицам по различным основаниям. Причинами выплаты материальной помощи могут быть: уход в очередной отпуск, праздники, оздоровление, возмещение ущерба, причиненного какой-либо чрезвычайной ситуацией, смерть члена семьи сотрудника и др.

В силу многообразия возможных оснований для выплаты материальной помощи у бухгалтеров возникают вопросы, связанные с их учетом и налогообложением. Рассмотрим отражение выплаты материальной помощи работникам в бухгалтерском и налоговом учете для организаций, применяющих общую систему налогообложения.

Размер помощи устанавливается руководителем предприятия. Он определяется в абсолютном выражении или в сумме, кратной должностному окладу в зависимости от каждой конкретной ситуации и финансовых возможностей организации. Порядок оказания материальной помощи может быть предусмотрен в коллективном или трудовом договоре.

Источником выплаты материальной помощи являются доходы от текущей деятельности организации. Решение о ее выплате оформляется приказом руководителя организации. В зависимости от того, прописана ли возможность предоставления материальной помощи в трудовом договоре с сотрудником или нет:

• выплата материальной помощи будет признаваться расходом на оплату труда согласно ст. 255 НК РФ (если она предусмотрена условиями договора, например, материальная помощь к отпуску);


• выплата помощи будет признаваться внереализационным расходом и учитываться на счете 91-2 «Прочие расходы» (если она не указана в трудовом договоре).

Поскольку материальная помощь не является вознаграждением за труд и не относится к выплатам стимулирующего и компенсационного характера, к ней не применяются районные коэффициенты и процентные надбавки, установленные для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и местностях, к ним приравненных.

На практике может сложиться ситуация, когда сотруднику выплачивается материальная помощь по какому-либо основанию, но при этом с доходов сотрудника необходимо удержать алименты. Виды выплат, с которых удерживаются алименты, определены Перечнем видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18.07.96 г. № 841 (в ред. от 6.02.04 г. № 51). В частности, алименты удерживаются с сумм помощи, за исключением оказываемой в связи со стихийным бедствием, пожаром, хищением имущества, увечьем, смертью лица, обязанного уплачивать алименты, или его близких родственников. Также алименты не удерживаются с материальной помощи в связи с рождением ребенка, регистрацией брака (п.п. «л» п. 2 Перечня).

При документальном оформлении выплаты материальной помощи сотрудникам возникают затруднения в связи с отсутствием унифицированной формы. На основании п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, могут быть приняты к бухгалтерскому учету при условии наличия всех необходимых реквизитов. Поэтому бухгалтерия вправе начислить материальную помощь, если поступит соответствующее распоряжение, содержащее следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;


2. дата составления документа;


3. наименование организации, от имени которой составлен документ;


4. содержание хозяйственной операции;


5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;


6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их личные подписи.

Единый социальный налог

Объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Напоминаем, что понятие «оплата труда» определено в ст. 129 ТК РФ: это система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами. Заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда (ст. 132 ТК РФ).

Выплата материальной помощи сотрудникам не относится к расходам на оплату труда по следующим основаниям:

1. она непосредственно не связана с выполнением сотрудниками их трудовых обязанностей;


2. данная выплата не связана с деятельностью организации, направленной на получение дохода, следовательно, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. При этом пп. 21 и 23 ст. 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде сумм материальной помощи сотрудникам, а также расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров.

Кроме того, в ст. 238 НК РФ определены основания, по которым материальная помощь, независимо от источника выплаты, не подлежит обложению ЕСН. Это суммы единовременной материальной помощи, оказываемой организацией:

• физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации;


• членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

Страховые взносы в ПФР

С суммы выплаченной сотрудникам материальной помощи не будут начисляться взносы в ПФР, так как в соответствии со ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект обложения и налоговая база по ЕСН. Так как материальная помощь является одной из выплат социального характера и не может рассматриваться как часть заработной платы, освобождение ее от налогообложения соответствует принципам пенсионного страхования: трудовая пенсия должна формироваться прежде всего за счет выплат, размер которых определяется в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

При начислении и уплате страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний необходимо руководствоваться:

1. Федеральным законом от 24.07.98 г. № 125-ФЗ (ред. от 1.12.04 г.) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;


2. постановлением Правительства Российской Федерации от 2.03.2000 г. № 184 (ред. от 11.04.05 г. № 207) «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Правила);


3. Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 7.07.99 г. № 765 (далее - Перечень).

По материальной помощи, выдаваемой сотрудникам организации, от налогообложения освобождаются выплаты, поименованные в Перечне:

• материальная помощь, оказываемая сотрудникам в связи с чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения вреда, причиненного здоровью и имуществу граждан, на основании решений органов государственной власти и органов местного самоуправления, иностранных государств, а также правительственных и неправительственных межгосударственных организаций, созданных в соответствии с международными договорами Российской Федерации (п. 7);


• материальная помощь, выдаваемая сотрудникам в связи с постигшим их стихийным бедствием, пожаром, похищением имущества, увечьем, а также в связи со смертью работника или его близких родственников (п. 8).

Однако в данной ситуации сотрудники ФСС РФ настаивают на том, что такие взносы на материальную помощь должны быть начислены, так как перечень выплат, на которые они не начисляются, является закрытым. Подобного мнения придерживаются и некоторые суды, в частности ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 26.11.03 г. № Ф03-А16/03-2/2806.

Однако существует и противоположная точка зрения, которая базируется на следующих основаниях:

• базой для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является начисленная по всем основаниям оплата труда (доход);


• материальная помощь, выплачиваемая сотрудникам, к таким доходам не относится, так как данные выплаты не предусмотрены системой оплаты труда и не учитываются для расчета среднего заработка в целях выплаты страхового возмещения (ст. 139 ТК РФ). При этом эти выплаты предоставляются без учета результатов труда конкретных работников;


• расходы на выплаты в виде сумм материальной помощи не учитываются при определении налоговой базы, т.е. производятся не за счет фонда оплаты труда, а за счет чистой прибыли.

Следовательно, в сложившейся ситуации организации придется самостоятельно принять решение, начислять или нет страховые взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на материальную помощь. Во втором случае высока вероятность, что придется отстаивать свою позицию в суде.

Налог на доходы физических лиц

В статье 217 НК РФ содержится закрытый перечень доходов, выплачиваемых работникам, которые не облагаются налогом, в частности:

• единовременная материальная помощь в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда здоровью на основании решения властей;


• единовременная материальная помощь, оказываемая работнику в связи со смертью члена его семьи или членам семьи умершего сотрудника;


• единовременная материальная помощь пострадавшим от террористических актов на территории России независимо от источника выплаты;


• суммы материальной помощи, не превышающие 4000 руб. в год (например, к отпуску, в связи со сложным материальным положением, бывшим работникам, которые ушли на пенсию, и т.д.).

Обратите внимание! С 1 января 2006 г. увеличился размер не облагаемой НДФЛ материальной помощи с 2000 руб. до 4000 руб. (в соответствии с Федеральным законом от 30.06.05 г. № 71-ФЗ).

Следует иметь в виду, что в НК РФ нет ответа на вопрос, кого именно следует считать членами семьи. Согласно ст. 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся супруги, родители и дети (усыновители, усыновленные). При этом факт совместного либо раздельного проживания значения не имеет. Пунктом 1 ст. 11 НК РФ предусмотрено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в настоящем Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Таким образом, материальная помощь, оказанная родственникам (супруге, родителям и детям) умершего работника организации, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ.

Для того чтобы подтвердить право на освобождение от НДФЛ материальной помощи, предоставляемой по основаниям, поименованным в ст. 217 НК РФ, к заявлению на ее предоставление необходимо приложить соответствующие документы:

• в случае смерти сотрудника или члена его семьи - копию свидетельства о смерти работника или члена его семьи, а при необходимости - копии документов, подтверждающих родство: свидетельство о браке или рождении;


• факт наступления чрезвычайной ситуации должен быть подтвержден решениями органов государственной власти, справками из дэз, СЭС и т.п. Чрезвычайной признается ситуация, сложившаяся на определенной территории в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которые могут повлечь или повлекли за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей природной среде, значительные материальные потери и нарушение условий жизнедеятельности людей;


• документом, подтверждающим факт террористических актов на территории Российской Федерации, является, например, справка органов МВД и т.п.

Если материальная помощь выплачивается бывшим сотрудникам организации - пенсионерам, то они имеют право на получение стандартных налоговых вычетов при условии, что до окончания года подадут в бухгалтерию организации соответствующее заявление (п. 3 ст. 218 НК РФ). В случае когда материальная помощь выплачивается ежемесячно в течение календарного года, вычеты начинают предоставляться с начала налогового периода. Кроме того, общий размер материальной помощи уменьшается на необлагаемую сумму 4000 руб.

Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ от обложения НДФЛ освобождены суммы единовременной материальной помощи, оказываемой налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищенных категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи (в денежной и натуральной формах), оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и внебюджетных фондов в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти.

В бухгалтерском учете НДФЛ, удержанный с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб., отражается записью:

Д-т 70 (76), К-т 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

Организации - налоговые агенты, являющиеся источником выплаты доходов, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ, должны вести учет таких доходов независимо от их суммы и представлять сведения об этих доходах в налоговый орган по месту учета по форме № 2-НДФЛ. При заполнении налоговой отчетности организации указывают всю сумму таких доходов по каждому из оснований за налоговый период и налоговый вычет в сумме, не превышающей 4000 руб. по каждому из оснований. Таким образом, если материальная помощь выплачивается бывшим сотрудникам организации в размере, не превышающем 4000 руб., сведения о выплаченных доходах организация в обязательном порядке должна предоставить в налоговые органы по форме № 2-НДФЛ.

Налог на прибыль

На основании пп. 21 и 23 ст. 270 НК РФ материальная помощь сотрудникам организации независимо от целей ее выдачи в расходы организации не включается и не учитывается в целях налогообложения прибыли. При этом неважно, предусмотрена выплата материальной помощи трудовым (коллективным) договором или нет.

Следовательно, для того чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, нецелесообразно включать оказание материальной помощи в документы, регламентирующие систему оплаты труда сотрудников.

Расходы организации, связанные с предоставлением материальной помощи бывшим сотрудникам, также не уменьшают налогооблагаемую прибыль, так как согласно п. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав, включая деньги и ценные бумаги) и расходов, связанных с такой передачей.

Материальная помощь не относится к выплатам за выполнение трудовых обязанностей сотрудника. Также данная выплата не регламентирована трудовым законодательством. Рассмотрим основные правовые аспекты и проводки по материальной помощи сотрудникам организации.

Проводки по начислению материальной помощи

Чтобы избежать споров с проверяющими органами, рекомендуется закрепить внутренними положениями виды выплат, приравненных к материальной помощи, их размер и документы, которые должны предоставлять сотрудники, чтобы ее получить.

Мат. помощь будет назначаться работнику по его письменному обращению, на основании приказа руководителя.

Отразить начисление данной выплаты сотрудникам организации следует проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73 .

Если оплата производится лицам, не являющимися работниками организации, то проводка выглядит так: Дебет 91.2 Кредит 76 .

Фирма может производить выплату за счет нераспределенной прибыли. Для этого необходимо провести собрание учредителей и оформить решение, в соответствии с которым будут выплачены деньги. Чтобы отразить начисление для данной ситуации, нужно сделать запись Дебет 84 Кредит 73 (76).

Сам процесс передачи денежных средств отражают проводкой: Дебет 73 (76) Кредит 50 ().

Налогообложение и страховые взносы на материальную помощь

Материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взносами:

• Если ее размер не превышает 4000 руб.
• Помощь выплачена при нанесении вреда здоровью из-за стихийного бедствия
• Помощь выплачена при нанесении ущерба в связи с террористическим актом
• Помощь выплачена по причине смерти близкого родственника или самого работника
• Помощь в размере до 50000 руб. в связи с рождением ребенка (данная сумма общая на обоих родителей, получающих выплату каждый по своему месту работы)

Суммы выплаченной материальной помощи не уменьшают налог на прибыль, т.е. учесть их в расходах нельзя.

Один из наиболее распространенных видов материальной помощи – выплата в связи с отпуском. Она приравнивается к оплате за отработанное время, поэтому облагается НДФЛ и взносами в полном размере.

При упрощенной системе налогообложения, если мат. помощь установлена нормативными актами организации, то она приравнена к выплате зарплаты. Следовательно, ее можно включить в расходы (объект налогообложения «Доходы минус расходы»). Для выплаты на упрощенке действуют те же нормы, что и для общего режима, т.е. случаи, когда мат. помощь не облагается взносами и НДФЛ – те же.

Пример проводок по выплате материальной помощи сотруднику

Организация по заявлению сотрудника, с приложенными документами, произвела ему выплату в связи с рождением ребенка в размере 30 000 руб. В приложенных документах есть справка 2-НДФЛ с места работы супруги сотрудника, из которой следует, что она получила такую же помощь в размере 000 руб.

Проводки:

При официальном оформлении на работу, составляется трудовой договор, который дает основания сотруднику начислять и выплачивать заработную оплату. Также договором прописаны сроки и сумма выплаты.

Но жизненная ситуация может измениться, когда нужны дополнительные средства. Тогда может быть выплачена материальное пособие как социальная услуга или для форс-мажорных обстоятельств.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Кому положена

Экономика желает быть лучше, но все же есть компании, государственные предприятия, а также индивидуальные предприниматели, готовые поддержать материально своих сотрудников, не только во время беды, но в радости.

За дополнительными денежными средствами могут обратиться следующие граждане:

• трудящийся;
• бывшие работники;
• уволенный;
• неработающие пенсионеры предприятия;
• члены их семей, также могут воспользоваться положением и получить материальное пособие.

Такая помощь оказывается для решения целевых задач, чтобы поддержать сотрудника, когда нужны дополнительные финансовые затраты.

Оплата может производиться один раз или несколько за определенный период времени, в зависимости от сложности ситуации. Отпускные также считаются материальной поддержкой, выплачиваются один раз на год.

К целевым выплатам относятся:

• дорогостоящее срочное лечение работника или близкого родственника;
• учеба родных, усыновленных детей;
• свадьба трудящегося или членов семьи;
• средства, выплаченные по уходу в декретный отпуск;
• выход на пенсию;
• похороны самого сотрудника или близких родственников.

Замечание. Законодательство не обязывает руководство оказывать материальную поддержку, это сугубо личное и добровольное решение, если предусмотрен нормативный акт учреждения, Положение о выплате материальной помощи. Такая помощь не является разновидностью премии. Она не выдается на постоянной основе.

Некоторые организации сами выделяют регулярно пенсионерам, многодетным семьям своего предприятия помощь, материальные вещи или денежные средства.

Как получить

Материальную помощь можно получить если обратиться к руководству по месту основной работы. Для того, чтобы было принято решение выплатить денежные средства нужно написать заявление. Но документом должна быть указана причина, что заставило обратиться за деньгами.

Если просто сказать «не хватает на пропитание», для работающего человека это весомая причина, но помощи он точно не получит, ибо нужно документально подтвердить, почему семья оказалась в сложной ситуации из-за … и приложить документ.

Пример. Квартиру затопило из-за прорыва водяной трубы. Тогда нужно приложить акт о затоплении, составленным представителями коммунального хозяйства или секретарем жилищного управления в составе комиссии, с указанием даты и подписями членов комиссии. Не помешает и оценочная справка о понесенном ущербе.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим, что нужно предпринять, чтобы получить дополнительные деньги на определенные нужды:

1. Причина, документально подтвердить на что нужны средства.
2. Написать заявление.
3. Зарегистрировать заявление у секретаря или менеджера.
4. Сдать на подпись руководителю.
5. Дождаться когда будет выдан приказ, с указанием суммы и даты выплаты, если помощь одобренная.
6. Получить материальное пособие.

Сумма, которую могут выделить по заявлению зависит от потребностей заявителя и усмотрения руководства.

Образец заявления

Заявление заполняется по образцу:

Директору ИП «Фонтан»

Одинцову Юрию Петровичу

Максимова Андрея Константиновича

монтажник 5 разряда

Заявление

Прошу оказать мне материальную помощь, в связи с тяжелой болезнью моей матери Максимовой Марии Федеровны, на проведение дорогостоящей неотложной операции. Копия заключения врача прилагается.

Подпись: (личная подпись) Максимов А. К.

————————————————————————————————————————

Образец приказа на оказание материальной помощи:

Индивидуальное предприятие «Фонтан»

0545654 г. Истра, ул. Московское шоссе, дом 10, оф.134,

тел.: 222-22-22

Приказ №34

об оказании материальной помощи работнику Максимову А. К.

на проведение операции Максимовой М. Ф.

Приказываю:

из остатка прибыли фонда потребления оказать материальную помощь монтажнику 5 разряда Максимову Андрею Константиновичу в размере 4 000 (четыре тысячи) рублей.

Директор (личная подпись) Одинцов Ю. П.

ИП «Фонтан»

Пишется заявление в произвольной форме. Неизменной остается стандартная шапка:

• на чье имя обращение: должность, фамилия, имя, отчество;
• от кого: фамилия, имя, отчество, должность;
• четко изложить суть происшедшего: основной момент который нужно раскрыть, если родился ребенок укажите какой по счету и т. д., приложить копию свидетельства о рождении, справку о составе семьи;
• указать какие прилагаются подтверждающие документы; копия свидетельства о смерти, диагноз врача, чек приобретения лекарств;
• указывают номер счета Банка, куда перечислить средства;
• дата и подпись.

Совет. Не во всех случаях заявление будет рассмотренное в скорые сроки, иногда приходиться ждать какое-то время, если сумма круглая, например на операцию.

Документальное оформление

Какие документы могут быть подтверждением для оснований выплат помощи сотрудникам. Однозначно для установки факта рождения или смерти нужна копия свидетельства. Чтобы подтвердить болезнь, инвалидность, оздоровление - это будут заключения врача, справки с медучреждений, справки о составе семьи.

Частный случай. Одинокая мать, похоронила единственного сына, который при жизни работал в компании около 6 лет. Сын умер от остановки сердца. Расходы, связанные с похоронами взяли на себя полностью руководители той компании. Прошло 3 года после похорон, женщина нуждалась в материальной помощи, для лечения. Решила обратиться к руководству той компании за финансовой поддержкой. Оформила письменное заявление, приложила медицинское заключение, копию своего паспорта, что было подтверждением ее родства с сыном, и на свое удивление получила 5 000 рублей помощи. При том, что руководство компании давно поменялось.

Как фиксируются такие выплаты по бухгалтерии. Бухгалтерский учет:

• для сотрудников помощь осуществляется по счету 73;
• для родственников работника или для бывших сотрудников по счету 76;
• счет 84 - это выплаты от прибыли прошлых лет;
• счет 91 состоит из текущей прибыли.

Порядок

Важно помнить, что проведение документации любого характера имеет свои сроки и порядок оформления. А трудовой кодекс такого термина как материальная помощь не содержит. Как и на каком основании тогда совершить такую денежную выплату?

Руководство предприятия имеет право издавать приказы по внутреннему осуществлению деятельности. Именно, вынесенный и утвержденный приказ, на осуществление оказания помощи заявителя, есть основания для проведения такой выплаты.

Образец приказа

Документ составляется согласно общего образца приказов. Регистрируется в книге приказов по предприятию, под порядковым номером. В документ вносят следующую информацию:

• дату подписания руководителем;
• причину по которой выдан документ;
• размер, срок выплаты материальной помощи;
• должностные лица, кто должен исполнить приказ;
• осведомление исполнителей приказа;
• подписи ответственных лиц за исполнение документа.

Приказ прикрепляется к подшивке документов и сберегается в бухгалтерии. Чтобы сумма выделенных средств не облагалась налогом к приказу прикрепляется заявление и документ, фактически уточняющий суть выплаченных средств.

Пример. Денежные средства были выделены родственникам на оказание проведения похорон сотрудника компании. В таком случае к приказу должны быть прикреплены следующие документы:

• заявление от лица близкого родственника: жены, сына, дочери;
• копия свидетельство о смерти сотрудника;
• копия документа подтверждающая родственность отношений заявителя с умершим.

Важно. Индивидуальные предприниматели составляют документы по аналогичной схеме, чтобы были предоставлены доказательства, для проверки налоговой организации.

Способы получения

Если выделили средства к оплате, их получить можно несколькими способами:

• на расчетный счет для безналичного перевода;
• в кассе предприятия;
• карточный счет через банкомат.

Материальная помощь может быть выплачена одновременно с заработной платой, но по разным бухгалтерским учетным статьям. Ибо одноразовая помощь не облагается налогом.

Блиц-совет. В период экономической нестабильности получить материальное пособие, можно, если знать кто имеет на это право, когда, в каких случаях, как правильно оформить и подать документы. Обращайтесь, ибо открывают двери тем, кто стучит.

В отдельных нестандартных жизненных ситуациях, требующих значительных материальных затрат, работники организаций обращаются к руководству с просьбой об оказании материальной помощи. На законодательном уровне такая обязанность для работодателей не установлена. В статье рассмотрим, чем руководствоваться при осуществлении таких выплат, каков порядок их обложения и страховыми взносами.

"Автомеханический техникум" А.П. Захарову
от преподавателя И.В. Калининой

Заявление

В соответствии с п. 6.3 Коллективного договора прошу выплатить материальную помощь в связи с рождением 6 февраля 2016 года ребенка.

Приложение:
1. Копия свидетельства о рождении ребенка.
2. Справка с места работы супруга М.Д. Калинина о неполучении (получении) материальной помощи по случаю рождения ребенка.

Рассмотрим, каков порядок обложения материальной помощи и страховыми взносами.

с материальной помощи

Доходы, не подлежащие обложению , в том числе отдельные виды материальной помощи, перечислены в ст. 217 НК РФ.
Материальная помощь по случаю смерти работника или его членов семьи. Так, согласно п. 8 указанной статьи не подлежат налогообложению суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), осуществляемых работодателями членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи.
В соответствии со ст. 2 СК РФ членами семьи признаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные).
В пункте 8 ст. 217 НК РФ не содержится ограничений по сумме выплаты материальной помощи в связи со смертью члена семьи, поэтому данная выплата освобождается от обложения в полном объеме. Аналогичное разъяснение есть в Письме Минфина РФ от 06.08.2012 N 03-04-06/6-217.
Материальная помощь по случаю рождения ребенка. В этом же п. 8 ст. 217 НК РФ указано, что не облагается единовременная материальная помощь работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка, выплачиваемая в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Минфин в отношении данной выплаты дает разъяснения, что не подлежит обложению выплата, не превышающая 50 000 руб., одному из родителей по их выбору либо двум родителям из расчета общей суммы 50 000 руб. (Письмо от 24.02.2015 N 03-04-05/8495).
Ведомство также отмечает: поскольку при получении сотрудником организации материальной помощи ответственность за правильность удержания возлагается на организацию, являющуюся налоговым агентом, для подтверждения факта получения или неполучения такой помощи одним из родителей можно истребовать в отношении него сведения о доходах физических лиц по форме 2- .
Если сотрудник учреждения не предоставляет сведения о получении указанной помощи другим родителем, являющимся работником иной организации, исполнение обязанностей, предусмотренных для налоговых агентов ст. 226 НК РФ, в том числе по сообщению в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме налога, осуществляется учреждением.
Если по месту работы супруга материальная помощь не оказывалась, для решения вопроса об освобождении от обложения выплаченной суммы материальной помощи целесообразно представить в налоговый орган по месту жительства сведения о доходах супруга по форме 2- , а также справку, выданную его работодателем, свидетельствующую о неполучении им соответствующих денежных средств.
Материальная помощь в связи со стихийными бедствиями, чрезвычайными обстоятельствами, террористическими актами. Для определения чрезвычайного обстоятельства обратимся к Письму Минфина РФ от 04.02.2013 N 03-04-06/0-34 и Федеральному закону от 21.12.1994 N 68-ФЗ "О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера", согласно которым под чрезвычайной ситуацией понимается обстановка на определенной территории, сложившаяся в результате аварии, опасного природного явления, катастрофы, стихийного или иного бедствия, которая может повлечь или повлекла за собой человеческие жертвы, ущерб здоровью людей или окружающей среде, значительные материальные потери и нарушение условий жизнедеятельности людей. Этот факт должен быть задокументирован в установленном порядке.
С 2015 года вступили в действие новые п. 8.3 и 8.4 ст. 217 НК РФ, которые внесены Федеральным законом от 29.11.2014 N 382-Ф3. Вследствие данных изменений теперь не облагаются суммы выплат, в том числе в виде материальной помощи, выплачиваемых в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством пострадавшим от террористических актов на территории РФ. Кроме того, этими нормами установлено, что не облагаются налогом такие выплаты в адрес членов семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или других чрезвычайных обстоятельств либо в результате террористических актов на территории РФ.
До 2015 года выплаты материальной помощи в связи с чрезвычайными обстоятельствами освобождались от , только если они носили единовременный характер. С указанного времени утратили силу абз. 2 и 6 п. 8 ст. 217 НК РФ.
То есть теперь разовый характер выплаты не является условием для освобождения ее от обложения . Не имеют значения ни источник помощи, ни размер понесенного налогоплательщиком ущерба. Главное – подтвердить факт наступления чрезвычайных обстоятельств документами. На это также указано в Письме Минфина РФ от 04.08.2015 N 03-04-06/44861.
Материальная помощь при выходе на пенсию. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ не облагаются суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, в размере, не превышающем 4 000 руб. за налоговый период (год). Данный лимит распространяется и на другие виды материальной помощи (на лечение, на обучение, к отпуску, по случаю регистрации брака).

Страховые взносы с материальной помощи

В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ*(1) и пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ*(2) не подлежат обложению страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой страхователями:
– физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
– работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;
– работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления (удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
Кроме этого, согласно пп. 11 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ не облагается страховыми взносами материальная помощь в размере, не превышающем 4 000 руб. на одного работника за расчетный период.
При выдаче материальной помощи работнику в связи со смертью члена его семьи следует учитывать разъяснения Минтруда в Письме от 09.11.2015 N 17-3/В-538, где сказано, что к членам семьи в данном случае относятся супруг (супруга), родители (в том числе усыновители) и дети (в том числе усыновленные). Бабушки, дедушки, братья и сестры не относятся к членам семьи работника, и в случае оказания материальной помощи по случаю смерти этих родственников она в полном объеме подлежит обложению страховыми взносами.
Интересна также позиция Минтруда в отношении обложения страховыми взносами выплаты материальной помощи при рождении ребенка. В отличие от налоговиков, данное ведомство считает, что не следует облагать страховыми взносами такую выплату в пределах 50 000 руб. у обоих родителей (Письмо от 27.10.2015 N 17-3/В-521).

Бухгалтерский учет материальной помощи

Согласно Указаниям о применении бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 N 65н, материальная помощь работникам выплачивается за счет фонда оплаты труда и осуществляется по подстатье 211 "Заработная плата" КОСГУ по коду вида расходов 111 "Фонд оплаты труда учреждений". Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 "Расчеты по заработной плате" (п. 256 Инструкции N 157н*(3)). В случае необходимости уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды с названной выплаты расходы будут осуществляться по подстатье 213 "Начисления на выплаты по оплате труда" КОСГУ по коду вида расходов 119 "Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений". Источником выплат могут быть и собственные средства учреждения (КВФО 2), и средства субсидии на выполнение государственного задания (КВФО 4). Таким образом, типовые операции по начислению и выплате материальной помощи, отчислений с нее следует отражать аналогично операциям по начислению и выплате заработной платы. Напомним их.

Как оформить материальную помощь сотруднику различными способами, подробно изложено в статье. Кроме того, читатель узнает, какие виды материальной помощи могут быть выплачены, какие документы могут понадобиться для получения выплат, как оформить заявление и служебную записку о выплате матпомощи и подготовить приказ, на основании которого она будет перечислена работнику.

Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления

Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.

Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.

Как оформить материальную помощь?

Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:

• выплата может быть осуществлена на основании заявления работника, служебной записки непосредственного начальства служащего либо без таких документов, на основании волеизъявления руководства организации;
• решение о произведении выплат принимает работодатель, т. е. необходим распорядительный акт, который выражает такую волю (приказ, распоряжение);
• четкий порядок выплат может быть закреплен в локальной документации или коллективном договоре.

В каких случаях матпомощь может выплачиваться?

Выделяют следующие виды материальной помощи:

• единовременная (разовая) или периодическая;
• выраженная в денежной форме (рублях) либо в натуральной форме, в частности лекарствами, вещами и т. д.
• связанная с определенными событиями в текущей деятельности служащего (например, выход в очередной оплачиваемый отпуск), с негативно характеризующимися событиями (например, болезнь родственника трудящегося) либо с позитивно характеризующимися обстоятельствами (например, рождением у сотрудника ребенка).

К основаниям для выплат можно отнести:

• уход трудящегося на пенсию по возрасту;
• рождение детей;
• свадьбу работника;
• заболевание сотрудника;
• заболевание членов его семьи;
• смерть родственника;
• очередной оплачиваемый отпуск.

Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.

Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации

Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:

• принимается коллективный договор, регулирующий порядок выплат матпомощи;
• утверждается локальный акт, в котором прописаны порядок и основания для выплат;
• данный вопрос вообще игнорируется (что также не противоречит законодательству).

Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.

Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.

В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.

Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре

В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).

Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.

Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.

В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.

Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику

Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.

Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.

Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:

• Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
• Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
• Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
• В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.

Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)

Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.

Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.

Образец такого документа может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От старшего менеджера

Карпова Т. Г.

Заявление

Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.

Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.

12.07.2017 Карпов Т. Г. /Карпов/

Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.

Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.

Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:

Директору ООО «Ирис»

Петрову Т. Н.

От начальника отдела продаж

Игнатьева Т. В.

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2017 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.

Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2017

Возможно ли получение матпомощи без документов?

Получение матпомощи без документов возможно только в том случае, если решение принимается работодателем по его собственной инициативе. Если же инициатором прошения о перечислении сумм матпомощи является служащий, обязательным документом является заявление. В случае когда о выплате матпомощи сотруднику просит его непосредственный начальник, обязательным документом является служебная записка.

Решение о выдаче матпомощи может быть принято работодателем и без документов, доказывающих факт наступления того или иного события в жизни сотрудника. Их наличие по общему правилу необязательно (если иное не закреплено в локальном акте либо коллективном договоре). В то же время работодатель может отказать в выплате ввиду недоказанности наступления в жизни служащего события, которое приводится в качестве основания для выплаты матпомощи.

Образец приказа о предоставлении матпомощи

Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.

Приказ может быть оформлен по следующему образцу:

ООО «Ирис»

Москва

ПРИКАЗ

О выплате материальной помощи

12.07.2017 № 124-лс

В связи с заболеванием главного менеджера операционного отдела ООО «Ирис» Иракова Р. В., подтвержденным представленными им документами (копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.

Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2017 года.

Основание: заявление Иракова Р. В. от 12.07.2017, копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571

Директор ООО «Ирис» Васильев О. В. /Васильев/

Назначение платежа при выплате матпомощи

При перечислении сумм материальной помощи необходимо указать в платежном поручении назначение платежа. Кроме того, следует сослаться на сведения о приказе, на основании которого сумма выплачивается.

Например, графа «Назначение платежа» может быть заполнена следующим образом: материальная помощь Иванову А. А. в связи с рождением ребенка, выплаченная на основании приказа директора ООО «Ирис» от 12.07.2017 № 1.

Необходимость указания правильного назначения платежа связана в том числе с налогообложением. Некоторые виды матпомощи, в силу ст. 217 НК РФ, не облагаются налогом. К ним относятся и суммы матпомощи в связи с рождением детей (до 50 000 руб. на каждого ребенка). Назначение платежа будет служить доказательством, что деньги потрачены именно на выплату матпомощи.

Итоги

Таким образом, ответ на вопрос, как оформить материальную помощь сотрудникам, может быть различным. Это связано с тем, что в зависимости от локальной документации, принятой в организации, порядок оформления выплат может варьироваться. В то же время во всех случаях выплата производится на основании приказа работодателя.