Кто подписывает приказ об увольнении директора: образец документа и все нюансы его составления. Доведение приказов до исполнителей

Свернуть Показать

В опрос оформления подписи на документе очень важен. Ведь в случае нарушений документ будет считаться неподписанным уполномоченным лицом, т.е. не имеющим юридической силы.

Свернуть Показать

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, ВНИИДАД, Центральный государственный архив древних актов. - М., 1974).

Приказ - акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки (Современный экономический словарь).

Приказ - это организационно-распорядительный документ, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)) (класс 0200000).

Как оформить право подписи?

Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.

Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным - генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным - правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.

См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: ...издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.

Пример 1

В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором

Свернуть Показать

Пример 2

Делегирование права подписи приказов на постоянной основе

Свернуть Показать

Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью . К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.

Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 - делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом .

Пример 3

Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора

Свернуть Показать

На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:

• нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
• приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
• документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).

Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае - это заместитель генерального директора.

Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

• приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
• если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
• документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.

Пример 4

Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя

Свернуть Показать

Пример 5

Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе

Свернуть Показать

Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли . Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.

Как оформить реквизит «подпись»?

Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей - процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…

Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).

Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).

Пример 6

Свернуть Показать

Если же приказ подписан другим должностным лицом, которому это право изначально дал устав (по нашей классификации это ситуация № 1.2) или руководитель делегировал его приказом вне зависимости от своего отсутствия/присутствия (ситуация № 1.1), то в реквизите «подпись» следует писать должность этого лица:

Пример 6

Подпись генерального директора на приказе

Свернуть Показать

Если же право подписи документа есть только у руководителя и оно в числе других прав и обязанностей передается тому, кто будет исполнять его обязанности на период отсутствия, тогда уместно появление слов «и.о.» или «исполняющий обязанности». Даже если исполнять обязанности гендиректора Мухина будет его заместитель Артеменко, в ситуациях № 2.1, № 2.2 и № 3 его подпись нужно будет оформить так (личный росчерк и его расшифровка принадлежат Артеменко, а должность указывается с пометкой «и.о. гендиректора»):

Пример 6

Свернуть Показать

Пример 7

Подпись исполняющего обязанности гендиректора

Свернуть Показать

Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись» , который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.

Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?

И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:

• указать должность и ее расшифровку, как у гендиректора, и постараться подделать его личный росчерк или поставить оставшуюся в офисе факсимиле (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 2003 и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержат требование о том, чтобы реквизит «подпись» включал в себя личную подпись. А она может быть собственноручной, электронной или факсимильной. Ставить ли факсимиле на приказ, решать Вам. Отметим только, что использование факсимиле в организации должно быть предусмотрено органзационно-распорядительными документами, и уж если вы решите поставить факсимиле на приказ, то оцените все риски, которым подвергается ваша организация в случае необходимости доказывать правомерность такого документа в суде. Кстати, если подписывается документ, направляемый в стороннюю организацию, то для его юридической силы должно быть оформлено еще и соглашение сторон о допустимости подписания таких документов при помощи факсимиле);
• изменяют подписанта, при этом ставят косую черту, предлог «за» или знакомое нам сокращение «и.о.» перед наименованием должности гендиректора Иванова, далее другое лицо (например, Комаров) ставит свой личный росчерк и указывает свои инициалы с фамилией (см. Примеры 8 и 9). Любой из этих вариантов будет неправильным в случае отсутствия полномочий у других лиц подписывать документы вместо генерального директора.

Пример 8

Свернуть Показать

Пример 9

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Свернуть Показать

Пример 10

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Свернуть Показать

Пример 11

Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

Свернуть Показать

Бывает и так, что проект документа уже подписан другой стороной (например, договор) или проект приказа прошел длительное сложное согласование, собрав множество виз, и на этом документе в реквизите «подпись» уже впечатана должность отсутствующего гендиректора . Можно ли как-то подписать именно эту бумагу, не создавая другой документ, если право его подписи есть у другого присутствующего должностного лица ? Рассмотрим имеющиеся рекомендации:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГСДОУ (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит пояснений относительно того, как оформляется реквизит «подпись» на проекте документа в случае отсутствия генерального директора, когда его подпись уже заготовлена. Указано лишь, что документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Нам остается руководствоваться рекомендациями ГСДОУ (полностью - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения») и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Но для того, чтобы сделать вышеуказанные требования нормативными именно для вашей организации, их тоже необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей организации. Желательно добавить в Инструкцию наглядный пример оформления подписи в рассматриваемом случае:

В данном примере приписка «И.о.» перед словосочетанием «Генеральный директор» и Ф.И.О. лица, фактически подписывающего приказ («А.К. Мурашкин»), могут быть выполнены от руки либо машинописным способом, если это удастся осуществить технически.

Второй вариант - указание должности с припиской «Зам.» перед словосочетанием «Генеральный директор» - возможен, если заместитель имеет право подписывать такие документы.

В любом случае перед отражением этих тонкостей оформления в Инструкции по делопроизводству их следует согласовать в том числе с руководителем организации. В качестве доводов вы сможете привести цитаты из документов, собранные в этой статье. При этом хочется предостеречь сотрудников служб делопроизводства от злоупотреблений при оформлении реквизита «подпись», т.е. минимизировать «приписки». И уж точно нужно отказаться от косой черты и предлога «за» перед должностью, ведь такие варианты оформления ошибочны и заставят сомневаться в юридической силе «подписанного с таким трудом» документа.

Сноски

Свернуть Показать

Трудоустройство к ИП. Сколько экземпляров трудового договора требуется? И куда нужно предоставить сведения?

Вам 1 с подписью и печатью ИП. Сведения он сам обязан предоставлять.

Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад

обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212

Людмила Высший разум (167790) 3 года назад

ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу.

Вопрос

Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.

Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.

Примечание:

При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ

Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Делопроизводство в кадровой службе. Методические указания к лабораторным работам. Часть 1

Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м). Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе.

Делаю ЛИЧНЫЕ ДЕЛА сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому.

Оформление приказа

На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции

· подготовкой проекта Приказа;

· оформлением проекта Приказа.

Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.

1. Подготовка проекта Приказа

При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.

Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.

Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).

Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.

В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление проекта Приказа

Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:

· эмблема организации;

· код организации по ОКПО;

· код документа по ОКУД;

· наименование организации;

· название вида документа;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

· отметка о наличии приложения;

· фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.

Подписание Приказа

· согласованием проекта Приказа;

· передачей проекта Приказа в службу ДОУ;

· проверкой правильности оформления проекта Приказа;

· корректировкой проекта Приказа;

· проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";

· подписанием проекта Приказа.

3. Согласование проекта Приказа

Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:

· руководителями структурных подразделений;

· юристом;

· главным бухгалтером;

· другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.

4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка правильности оформления проекта Приказа

Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.

6. Корректировка проекта Приказа

В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"

При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

8. Подписание проекта Приказа

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Регистрация приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

· регистрацией Приказа;

· проставлением реквизита "Отметка о контроле".

9. Регистрация Приказа

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

· кто подписал;

· заголовок и/или краткое содержание;

· приложения;

· резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

· расписка исполнителя в получении Приказа;

· срок исполнения;

· отметка о контроле;

· ход исполнения;

· отметка об исполнении;

· номер дела;

· перенос данных на машинный носитель

При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"

Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Исполнение и контроль исполнения приказа

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

· размножением Приказа;

· заверением размноженных копий Приказа;

· постановкой Приказа на контроль;

· проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;

· исполнением Приказа;

· проверкой и регулированием исполнения Приказа;

· докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;

· согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;

· изменением сроков и порядка исполнения Приказа;

· завершением исполнения Приказа.

Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

11. Размножение Приказа

Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.

12. Заверение размноженных копий Приказа

Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".

Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.

Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ. 14. Постановка Приказа на контроль

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.

Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.

Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями

Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

16. Исполнение Приказа

Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.

17. Проверка и регулирование исполнения Приказа

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.

Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.

Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа

Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.

19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа

В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.

Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.

20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа

На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

21. Завершение исполнения Приказа

Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ

Похожая информация.

Вопросы практикума:

1. К какому виду документов относятся приказы и распоряжения? Какие еще документы этого вида Вы знаете? Есть ли зависимость между формой управления организацией и наименованиями видов распорядительных документов?

Приказы и распоряжения относятся к распорядительным (организационно-распорядительным) документам. К этому виду относятся указания (в организациях с единоначальной формой управления), а также решения и постановления (в коллегиальных органах).

2. Можно ли использовать для оформления приказов общий бланк организации?

Да, для оформления приказа можно использовать общий бланк организации, дополнив его названием документа (ПРИКАЗ). Но можно и разработать специальный бланк приказа.

3. Какие виды приказов Вы знаете?

Приказы бывают:

· по основной деятельности;

· по административно-хозяйственным вопросам и

по личному составу (по кадрам).

4. Каковы сроки хранения приказов? Каким нормативным документом они установлены?

Сроки хранения приказов установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Сроки хранения таковы:

· приказы по основной деятельности - постоянно (п. 6 «а» Перечня), присланные для сведения - до минования надобности;

· приказы по личному составу - 75 лет (п. 6 «б» Перечня), о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет;

приказы по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет (п. 6 «в» Перечня).

5. Какие реквизиты должны быть на бланке приказа?

На бланке приказа должны быть следующие реквизиты:

· наименование организации;

· наименование вида документа (ПРИКАЗ);

· ограничительные отметки для даты и регистрационного номера документа;

· место составления документа, если оно не определяется по наименованию организации;

· заголовок к тексту приказа;

· подпись;

· визы согласования документа;

· визы ознакомления;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6. Чем отличается бланк приказа от бланка распоряжения?

На бланке распоряжения указывается наименование вида документа: РАСПОРЯЖЕНИЕ. Остальные реквизиты - такие же, как и на бланке приказа.

7. Как правило, текст приказа или распоряжения состоит из двух частей. Как называются эти части? Коротко охарактеризуйте их.

Приказ, как и распоряжение, как правило, делится на две части: констатирующую и распорядительную .

В констатирующей части приводятся факты или события, послужившие основанием для издания распорядительного документа, раскрываются причины и цели его издания. Если приказ издается на основании и/или во исполнение документа, поступившего от вышестоящей организации, следует указать автора документа, наименование, дату и номер, а также заголовок к тексту этого документа. Если необходимо, дается краткий пересказ текста документа.

В распорядительной части перечисляются предписываемые действия, исполнители и сроки исполнения поручений.

8. В чем отличие оформления текста распоряжения от оформления текста приказа?

В приказах используют распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое отделяет констатирующую часть приказа от распорядительной. В распоряжениях в качестве распорядительного можно использовать слова «ОБЯЗЫВАЮ:» или «ПРЕДПИСЫВАЮ:». В некоторых организациях применяют распорядительное слово «ПРЕДЛАГАЮ:», которое, однако, совсем не носит распорядительного характера.

9. Кому может быть поручена подготовка проекта приказа?

Подготовить проект приказа руководитель организации может поручить одному или нескольким исполнителям. В качестве исполнителя может быть и должностное лицо, и структурное подразделение (в этом случае ответственным исполнителем будет являться руководитель подразделения). Для подготовки проектов сложных распорядительных документов может быть создана рабочая группа (ответственным исполнителем будет являться руководитель группы).

10. Проект приказа подготовлен 12.04.2005, последняя виза согласования получена 16.04.2005, руководитель подписал приказ 17.04.2005, в законную силу приказ вступил 18.04.2005, а 19.04.2005 приказ передан на исполнение в структурное подразделение. Какая дата из перечисленных является датой приказа?

Датой приказа является дата подписания документа - 17.04.2005.

11. Как нумеруются приказы и распоряжения? Варианты ответов: а) в пределах календарного года; б) в пределах делопроизводственного года; в) начиная с момента создания организации и до ее ликвидации.

Приказы и распоряжения нумеруются в пределах делопроизводственного года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным - это период времени с 01 января по 31 декабря.

12. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу в одном журнале? Если нет, то почему?

Каждая группа документов регистрируется в отдельном журнале, причем при разделении документов на группы принимают во внимание не только наименование вида документа, но и его содержание. Поэтому приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируют в разных журналах.

13. Кто подписывает приказы?

Приказы подписывает руководитель. Если руководитель отсутствует (находится в отпуске, в командировке, болен), приказы подписывает заместитель руководителя, которому делегировано право подписи распорядительных документов.

14. Кто может подписывать распоряжения?

Распоряжения могут подписывать как руководитель организации, так и заместители руководителя организации по вопросам, входящим в их компетенцию; руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

15. Где следует оформлять на проекте приказа визы согласования? Приведите пример оформления реквизита.

Согласно рекомендациям Государственного стандарта Р 6.30-2003 в случае когда подлинник документа остается в организации, визы согласования должны оформляться в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Однако в практике делопроизводства визы согласования оформляют и на лицевой стороне последнего листа подлинника приказа, если на этой странице достаточно места для данного реквизита. Реквизит печатают непосредственно от левого поля.

Пример

16. Кому поручается согласование приказа?

Согласование приказа проводит тот исполнитель, который готовил проект приказа. Если исполнителем является структурное подразделение, его руководитель поручает провести согласование проекта документа одному из сотрудников подразделения.

17. Нужно ли заново согласовывать новый вариант приказа, если проект пришлось переделать из-за серьезных замечаний, высказанных в ходе согласования?

Если в ходе согласования высказаны серьезные замечания, с которыми согласен руководитель организации, проект приказа передается исполнителю, который должен его переработать с учетом высказанных замечаний и заново согласовать.

18. Как пишется в приказе слово «приказываю»?

Слово «приказываю » (как и другие распорядительные слова «обязываю », «предписываю », «решили », «постановили ») печатают на отдельной строке, перед распорядительной частью приказа, непосредственно от левого поля документа, прописными (заглавными) буквами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставят двоеточие.

19. Что должно быть указано в каждом пункте приказа или распоряжения?

В каждом пункте приказа или распоряжения указывают:

· должность, фамилию и инициалы работника, которому дается поручение, или название структурного подразделения-исполнителя (в дательном падеже);

· если приказом предусмотрено несколько поручений, а исполнитель - один, его должность, фамилию и инициалы указывают один раз;

· срок его выполнения (до какого срока ИЛИ: к какому сроку ИЛИ: в течение какого периода времени).

Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения может отсутствовать.

Срок исполнения может быть установлен общим для всех пунктов приказа. В этом случае он указывается один раз.

20. Каким образом в приказах и распоряжениях делается указание на наличие приложения к документу? Приведите пример.

В распорядительных документах отметка о наличии приложений самостоятельно не оформляется. Указание на приложение дается в соответствующем пункте приказа (распоряжения).
Пример
1. Главному инженеру Орлову О.О. до 10.03.2005 подготовить и представить на утверждение график ремонта оборудования сборочного цеха (перечень оборудования прилагается).

21. Нередко приказ заканчивается стандартной фразой о контроле за исполнением приказа. Приведите пример такой фразы.

Последним пунктом приказа может быть фраза:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по экономике Власова В.В.

22. Если контроль за исполнением приказа руководитель организации оставляет за собой, как следует сформулировать последний пункт приказа (о контроле за исполнением)?

В том случае, когда контроль за исполнением приказа руководитель оставляет за собой, специально оговаривать это в последнем пункте приказа нет необходимости, так как руководитель организации по роду своей деятельности в любом случае осуществляет контроль за исполнением приказов.

23. С какого момента приказ вступает в силу?

Приказ вступает в силу с момента подписания приказа, если иное не указано непосредственно в тексте документа. При этом необходимо помнить, что приказ не может иметь обратной силы, то есть его действие не может распространяться во времени назад. Другими словами, дата подписания приказа не может быть более поздней, чем дата его вступления в силу, указанная в тексте (за исключением приказов о приеме на работу и о переводе на другую постоянную работу).

24. С какого момента наступает ответственность исполнителя за исполнение приказа?

Ответственность исполнителя за исполнение приказа наступает с момента ознакомления исполнителя с приказом.

25. Что входит в состав визы ознакомления? Где она оформляется? Приведите пример оформления реквизита.

В ознакомительную визу входит подпись исполнителя, расшифровка подписи и дата ознакомления с документом. Виза оформляется на оборотной (если есть место, то можно и на лицевой) стороне последнего листа подлинника приказа.

Пример

26. В приказе указаны семь исполнителей. Сколько экземпляров приказа должен подписать руководитель организации?

Руководитель организации подписывает только первый экземпляр - тот, который в дальнейшем будет подшит в дело (подлинник). Затем необходимо сделать необходимое количество копий приказа (в данном примере - семь) и передать их исполнителям.

27. Когда приказ следует зарегистрировать? Варианты ответов: а) когда получены все визы согласования; б) перед передачей приказа на рассмотрение руководителю организации; в) в день подписания приказа;

Приказ, как и любой внутренний документ, следует зарегистрировать в день подписания .

28. Когда приказ можно подшить в дело?

Подлинник приказа подшивается в дело после того, как все поручения, предусмотренные в приказе, будут выполнены, а на документе будет оформлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело. До этого момента подлинник приказа должен храниться в специальной папке с надписью «НА КОНТРОЛЕ».

Показать ответ Показать следующий вопрос → Закончить практикум

Подписания приказа

Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на подпись руководителю учреждения (см. приложение 16). Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если при доработке проекта приказа исполнитель не учел всех замечаний либо компромиссного решения не найдено, то вместе с проектом приказа на рассмотрение руководителя учреждения представляют замечания и отдельные мысли, которые не были учтены составителем проекта. Проанализировав их, руководитель принимает решение относительно того, должны быть приняты во внимание мнения специалистов. Если это так - проект возвращается на доработку. Если же замечания признаны неуместными, руководитель просто подписывает приказ.

Приказы по основной деятельности руководитель учреждения подписывает лично. В случае его отсутствия это возлагается на лицо, исполняющее обязанности руководителя. Подпись в таком случае оформляется так: Исполняющий обязанности директора подпись Л. Г. Гграсимчук

И. о. директора подпись М. О. Орлов

Печати на приказах, изготовленных на бланках, не проставляют.

В случае издания совместного приказа, который должны подписать несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне и свидетельствуют гербовыми (основными) печатями соответствующих учреждений, например:

Министр финансов Украины Министр юстиции Украины

подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия

дата дата

После подписания никаких исправлений в приказ уже не вносят.

Приказ вступает в силу с момента его регистрации и доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок вступления в силу указывается в самом распорядительном документе.

Доведение приказов до исполнителей

Особое внимание уделяется доведению распорядительного документа до исполнителей. Приказы по основной деятельности тиражируют в необходимом количестве и рассылаются согласно списку рассылки до структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также, в случае необходимости, других заинтересованных учреждений. В приказе по основной деятельности нет необходимости в пункте такого содержания: "Приказ довести до сведения...".

Всех исполнителей, до сведения которых доводится приказ, называют в указателе (список) рассылки, составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства.

Неправомерным в приказах по основной деятельности является отметка "С приказом ознакомлены", которую размещают после подписи руководителя учреждения, его нередко ошибочно используют вместо визирования проекта приказа исполнителями и другими должностными лицами в соответствии с их полномочиями. С подписанными приказами по основной деятельности сотрудников знакомят под расписку, как правило, лишь в отдельных случаях (если речь идет о персональной ответственности отдельных должностных лиц, соблюдение правил техники безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.п.). Если такая процедура необходима, то в приказе формулируют, например, такой пункт:

3. Ознакомить с этим приказом под расписку работников цеха № П.Г. Анохина, М. Л. Василенко, А. С. Иваненко.

В этом случае в приказе по основной деятельности предусматривают отметку "С приказом ознакомлены" и с новой строки указывают: должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи, дату. Эту отметку желательно проставлять на оборотной стороне последнего листа приказа.

Если есть необходимость ознакомить с приказом всех сотрудников учреждения или значительное их количество, то в приказе формулируют пункт такого содержания:

5. Ознакомить с настоящим приказом сотрудников под расписку в соответствии со списком, которая прилагается.

При этом составляют отдельный лист ознакомления по такой форме:

В таком случае лист ознакомления хранится вместе с приказом как приложение.

В некоторых случаях приказы по основной деятельности могут направляться до подведомственных учреждений с сопроводительным письмом, в котором отмечают дополнительные меры по их выполнению.

2. Приказы по административно-хозяйственным (оперативных) вопросов содержат решения оперативного, организационного, административного, хозяйственного характера, о чем свидетельствует их название. Это, как правило, такие приказы: о приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д; о выделении рабочих комнат для сотрудников; проведение инвентаризации; о текущий ремонт помещений, которые занимает учреждение; о мерах относительно санитарного состояния и благоустройства помещений и дворов; об организации охраны учреждения и т.д. Порядок подготовки, составления, оформления этих приказов является аналогичным порядку, установленному в отношении приказов по основной деятельности.

3. Приказы по личному составу (по кадровым вопросам) регулируют вопросы приема, перемещения, увольнения работников, порядок предоставления отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрение работников.

В сравнении с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу отличается как по форме, так и процедуре их подготовки и издания.

Приказы по личному составу могут оформляться традиционным способом на бланке учреждения и с использованием трафаретных унифицированных форм.

Среди приказов, которые оформляют традиционным способом, выделяют приказы индивидуальные и сведены. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнении и т.п.

На крупных предприятиях применяют унифицированные межведомственные формы приказов по личному составу (см. приложения 17,18,19).

В практике управленческой деятельности вопросы управления кадрами могут оформляться также распоряжениями.