Нехватка часов. Эффективное управление временем: Почему Вам всегда не хватает времени? Распыляемся на несколько задач одновременно

Мы часто жалуемся на недостаток и нехватку времени, но не всегда отдаем себе отчет, что причины потери времени кроются в нас самих. Почему одни люди успевают сделать в несколько раз больше, чем другие? Эйнштейн открыл большое количество физических законов, Колумб открыл Америку, а кто-то не успевает за всю свою жизнь открыть ни одной книги.

Старинная английская поговорка гласит - «Потерянное время найти нельзя», но ведь можно найти причины, из-за которых мы ощущаем нехватку и недостаток времени .

Причин, по которым мы испытываем недостаток времени, большое множество, они могут быть внутренние и внешние, это может быть как неумение планировать свое время, так и отсутствие увлеченности делом, которым занимаемся, это могут быть личные качества и черты характера… В этой статье хотелось бы привести основные внутренние моменты, из-за которых потеря рабочего времени становится проблемой – перечислить поглотителей, пожирателей и убийц нашего времени.

Вот они, основные причины, ведущие к потери времени:

Неумение или нежелание планировать рабочее время;
Отсутствие чувства времени ;
Привычка браться за несколько дел одновременно;
Неумение расставлять в делах приоритеты (будет полезно узнать что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра );
Желание быть для всех полезным;
Неумение отказать и твердо сказать «НЕТ!» ;
Беспорядок за рабочим столом;
Отсутствие привычки вести записи;
Поиск необходимых записей и документов, адресов и номеров и т.д.;
Медлительность и нерешительность;
Чрезмерная спешка в делах;
Сожаление об ошибках и прошлых неудачах ;
Излишняя общительность;
Отвлекающие телефонные разговоры;
Привычка часы на пролет проводить время за игрой в компьютерные игры и просмотром телевизора;
Общение в социальных сетях (Вконтакте.ру, Однокласники.ру и др.) и в различных чатах;
Привычка каждые двадцать минут проверять почту, форумы, блоги, RSS ленту или иную информацию;
Откладывание важных дел на конец рабочего дня;
Недостаток отдыха и недосыпание (причиной которого может быть неумение быстро заснуть );
Нехватка мотивации (кстати, для кого-то может быть полезным просмотр мотивирующих фильмов об успехе );
Боязнь и неумение делегировать полномочия ;
Неполная или запоздалая информация;
Лень;
Курение;

Не всегда, чтобы наверстать потерянное время , нужно мчаться сломя голову, но все-таки стремление сделать дело как можно быстрее - отличительная черта многих успешных людей, всех тех, кому многое в жизни удалось успеть. Чтобы не испытывать нехватку времени, надо действовать без промедлений, а этому способствует умение быстро думать и принимать решения.

Вспомним слова Александра Васильевича Суворова, великого российского полководца, который даже в преклонном возрасте не ездил, а скакал, не ходил, а бегал, не обходил стоящий на его пути стул, а перепрыгивал через него – «Я действую не часами, а минутами. Одна минута решает исход битвы, один час - успех целой кампании, а один день - судьбы целого государства ».

Так, что если вы стремитесь к успеху, хотите многое в жизни успеть и вам жаль потерянного времени – внимательно изучите список, отметьте причины, из-за которых вы чаще всего теряете свое время и начните работу над их устранением.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Времени постоянно не хватает? Вы не успеваете сделать запланированное и регулярно опаздываете? Вам не удается полноценно общаться с семьей и друзьями? Значит нужно что-то менять: в своем поведении, в отношении к окружающему миру, в расписании и т. д. О том, что именно следует скорректировать, вы узнаете, ответив на вопросы, представленные ниже.

1. Есть ли у вас цель? Можете ли вы точно сказать, к чему стремитесь?

Составляйте список задач на каждый день, вносите в него как обязательные пункты, так и такие, которые вам бы хотелось выполнить. Составляйте такие списки на ближайшую неделю, месяц и даже год. Подобный подход позволит эффективней распоряжаться своим временем.

2. Выполняете ли вы дела в порядке приоритетности?

Составив список дел, сразу же расставляйте приоритеты и в дальнейшем выполняйте дела исключительно в порядке их важности.

3. «Чувствуете» ли вы время?

Проживите один день без часов. В течение этого дня периодически проверяйте себя: а правильно ли вы угадали время? Скорее всего, вы расстроитесь, узнав, что ваши внутренние часы работают очень плохо. Постарайтесь «настроить» внутренний будильник. Для этого в течение нескольких недель засекайте количество времени, необходимое на выполнение того или иного задания.

Кроме того, несколько раз в день старайтесь определить время на глазок. Вот увидите, спустя несколько месяцев, часы станут исключительно стильным атрибутом, а не крайней необходимостью.

4. Умеете ли вы «делиться» обязанностями?

Передавайте часть своих дел коллегам и подчиненным. Оставляйте себе лишь те задачи, которые:

вы выполняете лучше всех;
вы не можете доверить кому-то еще.

Все остальные дела привыкайте делегировать.

5. Умеете ли вы отказывать?

Не взваливаете на свои плечи лишнюю не нужную лично вам работу лишь потому, что не удобно сказать «нет». Не бойтесь отказывать, в противном случае окружающие «сядут вам на голову».

6. Соблюдаете ли вы установленные сроки?

Точность - одно из основных качеств, позволяющих экономить время. Привыкайте к дисциплинированности - и времени сразу станет больше.

7. Всегда ли вы готовы к форс-мажорам?

Старайтесь, чтобы внеплановые критические ситуации не заставали вас врасплох. Для этого никогда не расписывайте день поминутно, а всегда оставляйте пару часов на решение внезапно возникших проблем.

8. Умеете ли вы сдерживать свои эмоции?

Старайтесь никогда не паниковать и не реагировать чересчур импульсивно даже при возникновении критических ситуаций. Только при «холодной» голове можно принять верное решение. Самоконтроль здорово помогает экономить время.

9. Оставляете ли вы себе время на выполнение особо важных задач?

Выделяйте один-два часа в день на выполнение наиболее сложных и важных дел. В этот период не отвечайте на звонки (либо включайте автоответчик, либо говорите секретарше записывать все сообщения), не отвлекайтесь на мелкие задачи и не принимайте посетителей.

10. Не слишком ли много времени вы тратите на проведение совещаний?

Подумайте, как сделать совещания более эффективными. Для этого в конце очередного собрания попросите коллег внести предложения по поводу того, как «усовершенствовать» каждое совещание. Проводите все назначенные совещания друг за другом, а не растягивайте это «удовольствие» на целый день.

11. Умеете ли вы выражать свои мысли доступно и лаконично?

Старайтесь излагать просьбы и задавать вопросы максимально коротко. Для этого заранее готовьтесь к встречам и телефонным переговорам. Говорите достаточно громко, чтобы собеседнику не приходилось прислушиваться. Не тараторьте, однако и не общайтесь чересчур медленно.

12. Не хватаетесь ли вы за несколько дел одновременно?

Не забывайте, что делать несколько дел сразу практически невозможно. Точнее делать как раз возможно, а вот добиться положительных результатов по каждому из дел, нет. Не приступайте к новым задачам до тех пор, пока не завершите выполнение начатых ранее.

13. Часто ли вы переносите выполнение важных дел?

Чтобы этого не происходило, начинайте день именно с выполнения важных и сложных задач, и лишь потом приступайте к выполнению остальных. Разбивайте трудоемкие задачи на несколько подзадач, тогда приступить к их выполнению вам будет проще.

14. Не страдаете ли вы перфекционизмом?

Если это так - умерьте свой пыл. Доводить каждое дело до совершенства невозможно, да и абсолютно не нужно. Если вы понимаете, что сделали достаточно для того, чтобы дело «приняли», заканчивайте его и переходите к следующему. Помните, что далеко не каждое дело нуждается в идеальном выполнении.

15. Терпеливы ли вы?

Довольно часто спешка и суетливость съедают больше времени, чем непосредственно выполнение задачи. Расслабиться и перестать торопиться помогает аутотренинг.

16. Быстро ли вы читаете и умеете ли читать «по диагонали»?

Скорочтение поможет вам тратить меньше времени на овладение информацией, а также лучше усваивать прочитанное. Чтение «по диагонали» поможет не тратить время на получение лишних сведений, а концентрироваться лишь на тех моментах, которые нужны и важны.

17. Достаточно ли вы отдыхаете?

Только отдохнувший человек способен принимать адекватные решения, действовать быстро и сосредоточено. Не стоит работать без перерывов и выходных, это лишь увеличит усталость и не позволит сделать все, на что вы способны.

18. Стремитесь ли вы быть специалистом слишком широкого профиля?

Иными словами, не стараетесь ли вы знать и уметь абсолютно все? Не тратьте силы и время понапрасну. Как правило, гораздо выгоднее (и с точки зрения цены, и с точки зрения временных потерь) советоваться с соответствующими специалистами, нежели разбираться во всем самостоятельно. Направляйте свои усилия на то, что вы действительно умеете делать.

19. Есть ли у вас вредные привычки?

Подсчитайте, сколько времени у вас крадут вредные привычки. Например, сколько забирает курение сигарет? Как правило, курени одной сигареты занимает от 5 до 7 минут. А сколько сигарет вы выкуриваете ежедневно? Наверняка после таких подсчетов вы постараетесь курить реже.

20. Любите ли вы свою работу?

Человек, который любит то, чем он занимается, способен работать быстро и увлеченно. Если же ваше дело вам не по нраву, значит стоит задуматься над сменой вида деятельности, ведь достичь высоких результатов в «чужом» деле очень и очень сложно.

Надеемся, что наши советы помогут вам привести в порядок рабочие дела и высвободить время для любимых занятий. Удачи!

Каждый из нас, хоть раз в жизни, но задавался таким вопросом, почему мне не хватает времени. Однако, не всегда ответ на него лежит на поверхности. Давайте разберемся, в чём причина нехватки времени, и что можно и нужно сделать, чтобы, наконец, начать успевать полноценно жить .

Недаром говорят: время — деньги. Умение правильно распоряжаться дарованными часами — это очень тонкое искусство, с непривычки ждёшь от суток продолжительности в 28, а то и в 36 часов. Однако, увы, время неумолимо, в сутках умещается только два оборот часовой стрелки, не больше и не меньше. Почему же одним, этого времени оказывается достаточно и на семью, и на карьеру, и на отдых, при этом они ещё и за собой следить успевают, и высыпаются, и в делах всегда передовики. А большинство из нас успевают поспать всего 5 часов за сутки, разбитыми приходят на опостылевшую работу, лишь для того, чтобы получит очередной выговор за невыполненный план. Как научиться правильно распоряжаться временем ?

Давайте вместе попробуем разобраться в . Некоторые причины лежат на поверхности и очевидны каждому, в то время как о других стоит задуматься, так как они менее очевидны.

1. Поздний утренний подъем

Современный офисный мир живёт графиком с 9:00 до 18:00. И встаёт утром, обычно, чтобы только успеть собраться и доехать до работы. А вы никогда не задумывались, что более ранний подъем даст времени и для других дел, которые успеете сделать перед офисом . Утром мы особенно бодры (если конечно прошлый вечер не был бурным), мозг лучше воспринимает любую информацию, поэтому это отличное время для любого саморазвития, как духовного, так и физического. Например, один из действенных советов по занятию бегом — это утренние пробежки, кстати, и для фигуры это будет особенно полезно. Раннее пробуждение даёт преимущество перед другими людьми, которые еще спят .

Многочисленные исследования показали, что те люди, которые встают раньше всех остальных, успешнее в жизни. Проанализируйте жизнь достигших высот мужчин и женщин, и увидите, что многие из них начинают свой день очень рано. Или проще говоря: «Кто рано встает, тому Бог подаёт». Потратьте немного времени на себя:

Люди, которые утром любят поспать, чаще жалуются, что у них недостаточно времени, чтобы добиться всего, чего хотят.

2. Не планируем свой день

Чтобы понять, куда же делось наше время, нужно распланировать весь день. План действий на день — очень важный шаг для понимания и осознания ценности времени и взятия его под контроль. Сделайте запись всех своих действий за день, распишите время, которое тратиться на каждое действие.

Проанализируйте фактическое время, которое тратите на всё, что делаете за день
После, распишите, сколько, реально, нужно тратить времени на все эти дела

После такого анализа, поймёте, что много времени растрачиваете в пустую. Но при этом получите шанс переоценить все свои действия, сможете конкретнее распланировать день, и начать контролировать своё время. Делу — время, потехе — час . Главное не перепутать!

Именно те, люди, которые не планируют и не отслеживают своё время, задаются вопросом, куда же оно делось и почему его не хватает ни на работе, ни дома. Это равносильно тому, как утекают сквозь пальцы все заработанные деньги, если не вести строгий бюджет.

3. Распыляемся на несколько задач одновременно

Все мы знаем, что человек может делать несколько дел одновременно. Но давайте рассмотрим так ли это. Нужно разобраться какие дела для нашего мозга обычные и не трудные, которые можем делать сразу несколько, а какие сложные и для них требуется подключение высших отделов мозга.

Обычные, простые задачи — это приём пищи, расчесывание волос и т.д., такие дела даже нельзя назвать задачей, это просто дела, которые мы можем выполнять сразу несколько, причем не задумываясь. Все обстоит по-другому с задачами, при которых наш мозг должен усиленно работать — он не может обработать и решить большое их количество, максимум две задачи, остальные просто блокирует. Поэтому нужно понять, что нельзя распыляться сразу на всё и впустую тратить своё время. Нужно решать задачи последовательно сделав одну, только тогда переходить к следующей . При таком подходе к любым делам сможете сохранить своё время.

Наш мозг может работать над двумя тяжелыми задачами сразу, но не более. Данное утверждение было доказано французскими учеными при обследовании добровольцев с помощью МРТ исследования.

Только на елку забраться и попу не ободрать , но не более, за один раз

4. Не можем расставить приоритеты

У большинства людей есть проблема с расстановкой приоритетов. Многие из нас не могут оценить задачи в порядке важности и поэтому теряют много драгоценного времени. Думайте о своих основных целях и делах, которые хотите сделать и разберитесь, что важнее для Вас на данный момент. Задайте себе вопрос: «Я действительно должен сделать эту задачу сейчас, или есть ещё что-то важное, что не требует отлагательства?». Займитесь приоритетными задачами, и только потом делайте остальные. Расстановка приоритетов гарантирует, что вы наиболее эффективно используете своё время .

В США ученые пришли к выводу, что умением грамотно расставлять приоритеты, обладает лишь малая часть населения страны, и отнесли эту способность к лидерским качествам, чем изрядно шокировали научный мир. Более того многие HR менеджеры взяли на вооружение результаты исследований и включили задачи по расстановки приоритетов в стандартное анкетирование при приёме на работу

Так что: Первоочередное - в первую очередь, второочередное никогда

5. Рассеянное внимание

В современном мире существует очень много факторов способных отвлечь нас от нужных и важных дел. Например, всемирная сеть, в которой существует масса различных развлечений, доступных нам все 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Не удивительно, что очень много молодых людей легко отвлекаются от своих основных целей и задач, а потом жалуются что совсем не хватает времени.

Рассеянное внимание бывает разное: оно может быть и от усталости, и от монотонной работы, от бессонницы. В таком случае нужно дать себе отдохнуть и с новыми силами приняться за дело, при этом стараться не отвлекать своё внимание на другие занятия. Лучшим вариантом будет закрыться, где-нибудь, где нет различного рода раздражителей: телефонов, гаджетов, интернета и людей отвлекающих от работы. , которые постоянно отвлекают, иногда это очень полезно для Вашей работы и сохранения драгоценного времени.

Медики всего мира отмечают увеличение числа детей с синдромом дефицита внимание. В первую очередь, такие неутешительные наблюдения связывают с веком информационных технологий, когда буквально с детства нас приучают к рассеиванию внимания: не замечать того, что происходит вокруг, толерантности, невмешательству. И, напротив, концентрированию внимание лишь на том, о , газет и других авторитетных источников, по средствам психологических методик, постепенно превращая общество индивидов в легко управляемое человеческое стадо.

Внимание — дороже золота

Еще рассеянное внимание может быть от скуки или от занятия чем-либо, например, профессорская рассеянность или поэтическая мечтательность, т.е. трудность распределения внимания между разными объектами. Понятно, что со скукой нужно будет бороться и преодолевать её различного рода занятиями, которые смогли бы привлечь Ваш интерес. Бывает рассеянность связана и с психическими расстройствами, в таких случаях, конечно, нужно обращаться к специалисту.

6. Излишняя торопливость и суета

Есть много хороших русских пословиц на этот счет:

Не торопись отвечать, торопись слушать
Торопись на доброе дело, а худое само приспеет
Прытко бегают, так часто падают
Был такой, что торопился, да скоро умер
Поспешишь людей насмешишь

Русские пословицы очень явно показывают и рассказывают нам, что не нужно торопиться в своих делах , нужно всё хорошенько продумать, а потом только сделать, чтобы не потратить лишнего времени на переделку.

В пословице — «Сделать на скорую руку «, сказано, что дело сделано не очень хорошо, т.е. быстро и не качественно, и возможно всё придётся переделывать. При этом потратив время, которое можно было сберечь, сделав дело сразу и качественно.

Сосредоточьтесь делать и решать свои дела не быстро, а именно продуманно и без суеты, тогда Вы сохраните своё время и его будет хватать на вашу полноценную жизнь. Делайте всё с чувством, с толком, с расстановкой.

7. Регулярно не перечитываем, не пересматриваем свои планы и цели

Необходимо не только планировать свой день, но и всё остальное время в жизни . Люди, которые не перечитывают, не пересматривают свои планы и цели, тратят время и энергию впустую. Ведь некоторые из них со временем необходимо менять. Наша жизнь не стоит на месте, и вместе с ней движемся и мы со своими решениями. Меняются приоритеты, а сними и наши цели.

Еженедельно, ежемесячно или даже ежегодно перечитывайте, пересматривайте свои планы. И по мере необходимости изменяйте или совсем меняйте курс, чтобы ненужные задачи не съедали Ваше время, и не забивали день.

8. Нас поглощают плохие мысли и отрицательное настроение

Очень многие из нас сильно заняты на работе, поэтому обычно не хватает времени на всё остальное. Работа поглощает не только наше время, но и настроение, если конечно она не любимая. Чем больше перерабатываете без отпуска, или после рабочего времени, тем больше устаёте и накапливаете негативные эмоции. Нужно давать себе время на отдых и снятие стресса

Нужно решить для себя, что Вам важнее в жизни, работа, которая в лес не убежит или Ваше здоровье, которое напрямую зависит от хорошего настроения. Если решили что-то изменить и уделить больше времени своему здоровью и своей жизни, стать более счастливым, то нужно начинать прямо сейчас и ни в коем случае не затягивать с этим. Иначе легко можно впасть в депрессию:

У людей, которые всегда говорят, что у них всё плохо, так и будет. Если Вы будете сами распространять негатив, то он никуда от Вас и не уйдёт. Если постоянно говорить, что нет времени на тренировки, путешествия и т.д., то и не будет его хватать, чтобы сделать эти вещи.

Нужно быть честным с самим собой и говорить по существу, что мешает найти это время: «Я растрачиваю его, когда тороплюсь, или поздно встаю и т.д.». Найдите причину потери времени и попытайтесь её решить, тогда увидите сколько всего интересного, полезного и хорошего можно успеть сделать. Например, слетать

Ты прожужжал все уши друзьям о том, как бы хотел всерьез освоить резку по дереву, но времени катастрофически не хватает. И пропустил очередную премьеру в кино, ведь в плотном графике нет ни одной свободной минуты. Завести нормальные отношения невозможно из-за постоянной занятости, по этой же причине ты забыл, когда последний раз выбирался за город. Да что там говорить, порой кажется, что просто поразмышлять, передохнуть. Но поверь, порой эта занятость бывает ложной, а распоряжаться своим временем вполне возможно, главное – поменять отношение к этому бесценному ресурсу.

1. По какой причине нет времени даже поразмышлять

Ты заметил, что каждое дело со временем перешло в разряд «срочных»: надо срочно съездить в магазин, закончить отчет, выполнить задание руководства и так далее. В итоге мы имеем кучу неотложных задач, между которыми не может быть перерыва. Но настолько ли все эти дела важны, что ты сходу кидаешься их выполнять? Поверь, всю эту суету мы создаем сами, а срочность надумываем. Большинство дел могут быть отложены, и ты всегда найдешь минутку, чтобы отдохнуть или поразмыслить над делами насущными. Не создавай себе лишней спешки, которая отнимает нервы и время.

2. Проблема заключается не во времени

Ты знаешь хоть одного человека, который бы сказал, что у него вагон времени? У родителей все время уходит на детей, руководители предприятий могут находиться на месте работы по 12 часов, так что и на сон времени даже не остается. Ты же можешь проводить много времени на работе или учебе, и кажется, что нет возможности найти окно на иное занятие.

Давай разберем эту проблему с точки зрения диагноза и симптомов. Когда пациент приходит к врачу с жалобой на боль в животе, то доктор перед тем, как поставить диагноз, делает осмотр. На основе выявленных симптомов делает выводы о недуге. Так же и нехватка времени – это всего лишь симптом, а диагнозом может быть иная причина, например отсутствие мотивации, усталость, неспособность сказать «нет» и еще множество причин. Например, без мотивации ты не захочешь относительно быстро выполнять работу, а не сумев вовремя отказать, потратишь личное время, выполняя работу других людей.

3. Как преодолеть эту проблему

Как только ты осознаешь, что нехватка времени – это симптом, а не диагноз, то почувствуешь истинное значение некоторых фраз, например: вместо «На этой работе у меня нет ни секунды времени, и порой приходится задерживаться после работы» на самом деле ситуация может обстоять так: «После работы практически все коллеги задерживаются и работают сверхурочно, и если я буду уходить раньше, то буду выглядеть лентяем». Именно такие мысли, неправильные суждения отнимают твое время и являются диагнозом. Ты и сам, скорее всего, знаешь те проблемы, которые крадут время, но боишься в них же признаться. Если выполняешь работу в срок, то нет нужды идти на жертву и пересиживать; если ты , которые захотят всего-навсего воспользоваться тобой. Разберись с внутренними проблемами, из-за которых не получается выделить и часа свободного времени.

4. Не жди момента, когда появится свободное временное окошко

Не стоит надеяться на то, что на следующей неделе или в новом году образуется куча свободного времени, которым ты сможешь распоряжаться по собственному усмотрению. Ты должен создавать его сам, иначе эти желанные минуты для развития не обрести. Не отвлекайся, выполняя свою работу, составь график дел с четким таймингом, чтобы время на выполнение задач было строго ограниченным, а день не становился архаичным. Планируй график и выделяй в нем свободные часы на обучение, хобби или время, которое проведешь с друзьями, ведь все в твоих руках.

Так же интернет – это просто черная дыра, которая нещадно похищает и засасывает все свободное время. Вроде бы сел почитать о том, как распространяется борщевик, а спустя полчаса смотришь гладиаторский бой между альбатросом и королевским пингвином.

5. Гарантированное время на хобби

Если ты не в силах самостоятельно, то сделай свое увлечение обязательным, найдя единомышленников или записавшись в какой-либо кружок. В этом случае ты несешь ответственность перед другими людьми, имеешь большую заинтересованность, а если ходишь в специализированное заведение и платишь деньги за занятия, то еще и материальная сторона не позволит пропустить урок. Найди дополнительные мотивации, которые сохранят драгоценное время.