Образец инвойса за обучение. Что такое инвойс и для чего он нужен

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

  • реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
  • те же данные об организации – получателе,
  • список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

  • Один из них кладется внутрь посылки,
  • второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
  • третий остается у отправителя,
  • четвертый пересылается получателю,
  • пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса

Декларация на товары – документ, который составляется по установленной форме и необходим для заявления в таможенные органы точных сведений о товарах, которые перемещаются через таможенную границу.

Согласно положениям Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ «О таможенном регулировании в Российской Федерации», декларация на товары подается в электронной форме. Однако в силу ч. 1 ст. 204 Закона Правительство РФ может установить исключения из данного правила. Перечень таких исключений содержит Постановление Правительства РФ от 13.12.2013 N 1154 «О перечне товаров, таможенных процедурах, а также случаях, при которых таможенное декларирование товаров может осуществляться в письменной форме»

Электронная форма декларации на товары (ЭДТ) подается в таможенные органы по общим правилам декларирования (с приложением электронных форм документов) и подписывается электронной подписью (ЭП) декларанта.

Подача таможенной декларации сопровождается представлением таможенному органу документов, подтверждающих указанные в ней сведения:

1. Организационные, регистрационные и удостоверительные (уполномочивающие) документы: учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство об аккредитации филиала (представительства) иностранного юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, доверенность на представление интересов организации – декларанта.

2. Договоры (включая дополнения, соглашения к ним), имеющие отношение к декларируемым товарам.

3. Коммерческие документы: счета-фактуры (инвойсы), спецификации, отгрузочные и упаковочные листы и другие документы.

Инвойс (англ. invoice) – документ, предоставляемый продавцом покупателю. Используется для оплаты товаров и как сопровождающий поставку документ.

Инвойс не имеет установленной формы и оформляется по форме продавца. Однако он должен содержать следующие данные:

  • - номер и дата инвойса;
  • - условия оплаты;
  • - условия поставки;
  • - цена за единицу товара;
  • - сумма с указанием валюты.

В международной торговой практике часто используются две формы инвойса: проформа (Proforma Invoice) и коммерческий (Commercial Invoice).

Проформа-инвойс содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, аукционы, при поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки). Коммерческий инвойс является платежным документом, и может уточнять данные, содержащиеся в проформе.

Упаковочный лист – документ, содержащий грузовые данные товара. Он не имеет установленной формы и оформляется по форме продавца или грузоотправителя. В упаковочном листе должны быть указаны:

  • - наименование продавца и покупателя, банковские реквизиты продавца;
  • - номер и дата упаковочного листа;
  • - номер и дата инвойса, к которому относится упаковочный лист;
  • - номер и дата контракта, по которому продаются товары;
  • - название/наименование/описание товаров;
  • - количество грузовых мест и тип упаковки;
  • - количество товара в единицах измерения;
  • - вес нетто и вес брутто (для каждого товара).

Транспортные (перевозочные) документы, по которым осуществлялась международная перевозка товаров

4. Транспортные (перевозочные) документы, по которым осуществлялась международная перевозка товаров

Товарно-транспортная накладная международного образца CMR (International Waybill) – транспортный документ, который применяется для автомобильного вида транспорта. Имеет типовую форму. Регламентируется Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ, Женева, 19 мая 1956 г.). CMR составляется грузоотправителем, документ подписывают грузоотправитель и перевозчик.

Этот документ подтверждает наличие договора между перевозчиком и отправителем об автодорожной перевозке грузов. Его функция – доказать, что договор перевозки заключен, товары к перевозке и условия перевозки приняты.

CMR обязательно содержит следующие данные:

  • - дата и место составления накладной;
  • - наименование и адрес отправителя груза, его подпись;
  • - наименование и адрес перевозчика, его подпись;
  • - штемпель или другое обозначение, подтверждающее принятие груза к перевозке;
  • - место отгрузки, место назначения и путь следования;
  • - наименование и адрес получателя груза;
  • - общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки;
  • - вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;
  • - число грузовых мест, наличие их специальной маркировки, нумерация мест;
  • - платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
  • - сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

Железнодорожная накладная – транспортный документ, который применяется для перевозок грузов железнодорожным транспортом. Имеет типовую форму ГУ-29-0 «Оригинал транспортной железнодорожной накладной», указания по ее применению и заполнению утверждены Приказом МПС России от 18.06.2003 N 39 (в редакции Приказа Минтранса РФ от 25.12.2007 N 196) «Об утверждении Правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом».

Этот документ подтверждает наличие договора между перевозчиком и отправителем о перевозке грузов.

Авианакладная (или AWB) – транспортный документ, который применяется для перевозок грузов воздушным транспортом. Авианакладная всегда следует вместе с грузом и является подтверждающим документом самого факта авиаперевозки.

Имеет установленную форму, оформляется грузоотправителем. В данном документе подтверждается наличие договора между перевозчиком и грузоотправителем о перемещении грузов по воздуху при помощи авиалиний перевозчика. Также авианакладная удостоверяет принятие товара к перевозке и указывает на условия перевозки. Грузовая накладная обязательно составляется на имя конкретного получателя грузов. Этот документ сопровождает груз непосредственно на всем пути следования. AWB выдается в пункте назначения грузополучателю, вместе с получением груза.

Коносамент – транспортный документ, который выдается перевозчиком груза грузовладельцу. Коносамент выполняет одновременно несколько функций:

  • - расписка перевозчика в получении груза для перевозки, с одновременным описанием видимого состояния груза;
  • - товарно-транспортная накладная;
  • - подтверждение договора перевозки груза;
  • - товарораспорядительный документ.

Первоначально коносамент применялся при транспортировке грузов морским транспортом. Сейчас коносамент может охватывать перевозки не только морским или речным транспортом, но и те случаи, когда перевозки осуществляются разными видами транспорта. В этом случае коносамент называется сквозным.

Законодательно требования к оформлению и содержанию коносамента изложены в Кодексе торгового мореплавания Российской Федерации, Законе о перевозках грузов морем (COGSA: Carriage of goods by sea Act США), нескольких международных конвенциях – например, Конвенции 1924 года «Об унификации некоторых правил о коносаменте» (Гаагские правила, Hague rules).

5. Таможенные документы: таможенные декларации о помещении товаров под предшествующие таможенные процедуры, декларации таможенной стоимости, предварительные решения.

6. Документы, подтверждающие соблюдение запретов и ограничений (сертификаты, лицензии, заключения), а также иные документы, необходимые для выпуска товаров и (или) подтверждения права на льготы (паспорта сделок, документы о стране происхождения товаров).

Сертификат происхождения (также сертификат о происхождении товара) – документ, указывающий страну происхождения товара. От страны происхождения товара зависит таможенная пошлина и возможность получения льгот по торговым соглашениям. Сертификат выдаётся Торгово-промышленной палатой Российской Федерации, когда этот документ необходим в соответствии с контрактом или правилами. Льготы по уплате таможенных пошлин получает импортёр, а обязательство оформить сертификат возлагается по условиям контракта на экспортёра.

Существует несколько видов сертификата:

  • - Форма «СТ-1» для товаров, предназначенных для экспорта в государства-члены СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Украина);
  • - Форма «А» для товаров, предназначенных для экспорта в страны Европейского союза (Германия, Франция, Великобритания, Италия, Испания, Польша, Румыния, Нидерланды, Греция, Бельгия, Португалия, Чехия, Венгрия, Швеция, Австрия, Болгария, Дания, Словакия, Финляндия, Ирландия, Литва, Латвия, Словения, Эстония, Кипр, Люксембург, Мальта), США, Канаду, Турцию и Японию;);
  • - Сертификат происхождения общей формы для всех других стран. Имеются также несколько специальных видов сертификатов для некоторых изделий из стали и видов пушнины, предназначенных на экспорт в ЕС.);

7. Платежные документы: документы, подтверждающие уплату таможенных платежей или принятие мер по обеспечению такой уплаты (платежные поручения, гарантии банков, таможенные расписки).

Ответ на вопрос "что такое инвойс" можно найти в любой энциклопедии. Это документ, который предоставляется покупателю продавцом и содержит определенный перечень товаров с указанием их количества и цены, по которой они должны быть поставлены клиенту. Также в данном документе должны быть указаны некоторые особенности товара (например, вес или цвет), определенные и основные данные о получателе и отправителе.

Определение и основные реквизиты

В специализированной литературе также встречается определение, что такое инвойс. Это выписанный счет, свидетельствующий о возникновении обязательств у покупателя по оплате получаемого товара в соответствии с отраженными условиями. Однако есть одна особенность - инвойс не распространяется на поставки, осуществленные по предоплате. Основными реквизитами данного документа являются дата и номер, реквизиты контрагентов, краткое с указанием страны его происхождения, количество и стоимость за штуку (единицу), общая стоимость, условия поставки.

Заполнение инвойса

В отечественной практике инвойс в западном понимании отсутствует. При расчетах между контрагентами используется счет-фактура, который заполняется исключительно в рамках налогового контроля и не может быть принят в качестве аналога инвойса. Поэтому о том, что такое инвойс, становится достоверно известно только во время различных международных поставок. Таким образом, инвойс - своеобразный счет на оплату. Экспортером должен быть выписан данный документ сразу при отгрузке товаров и направлен покупателю. Именно оплата инвойса является основанием для перечислении денежных средств.

Разновидности инвойса

В случае перечисления иностранным покупателем аванса в соответствии с контрактом, экспортером обычно выписывается проформа-инвойс, который содержит такие же реквизиты, что и обычный инвойс. Однако отличие все-таки существует - данные носят предварительный характер.

Коммерческий инвойс, выписанный позднее, уже должен содержать фактические точные данные, которые получены на основании информации об отгрузке товаров либо оказании услуг. Что такое инвойс, должны понимать оба партнера. Поэтому он составляется на любом языке. В основном это английский язык. Международная практика не всегда требует подписания инвойса, однако иногда это требование носит обязательный характер.

В проформе могут быть отражены допустимые отклонения по количеству товара в соответствии с заключенным контрактом. Этот же документ определяет и условия поставки.

Общая сумма к оплате указывается в той валюте, которая установлена контрактом. Однако в случае оплаты иностранным покупателем в иной валюте, чем та, что указана в договоре, в инвойсе должен быть указан курс, по которому будет проведен перерасчет.

Подытоживая сказанное, необходимо отметить, что инвойс - это документ, который предъявляется на таможне с целью проверки поставки грузов международного значения. Данный документ является необходимым атрибутом для абсолютно всех товаров, передаваемых либо продаваемых получателю отправителем.

Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это - инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

Что это?

Инвойс - документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) - символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice - основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос "Что это - инвойс?" отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура - документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс - это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Особенности документа

Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

  • Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы - некоторые данные в ней предварительные.
  • Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

  • Наименование адресанта, его юридический адрес.
  • Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
  • Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
  • Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
  • Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет "Инкотермс" (Международные правила толкований торговых понятий).
  • Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
  • Условия платежа в фактуре-инвойс - это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Инвойс: каков порядок его заполнения?

Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

  • Дата отправки.
  • Ссылка на экспортную документацию - номера заказа, самого инвойса.
  • Полное имя и адрес адресанта.
  • Полное имя и адрес адресата.
  • В случае если адресант и импортер - не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
  • Государство-экспортер.
  • Страна-производитель товаров.
  • Государство, где находится пункт конечного назначения.
  • Номера авиатранспортных накладных.
  • Обязательное описание каждой позиции продукции.
  • Виза отправителя грузов, дата заполнения.
  • Указание международных стандартизированных условий поставки.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

  • Наименование продукции.
  • Основная сфера ее использования.
  • Серийный номер (если это применимо).
  • Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
  • Численность продукции.
  • Материал, из которого она изготовлена.
  • Номера позиции, пункта (если известны).
  • Тип упаковки.
  • Вес товара.
  • Площадь, объем занимаемого места.
  • Единицы измерения.
  • Цена за единицу.
  • Общая стоимость поставки.

В перечне выше - минимум информации о товаре, что может быть указана.

Требования к описанию продукции

Что это - инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

  • Что это?
  • Из чего оно сделано?
  • Какое число?
  • Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

  • Наименование товара.
  • Цена за единицу.
  • Общая стоимость.
  • Номинальная цена.
  • Страна-изготовитель.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

Текстиль:

  • Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
  • Способ производства материала - тканный, вязанный.
  • Для кого предназначено изделие - мужчины, женщины, дети.
  • На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Часы (настольные и настенные) - стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

Химические вещества:

  • Название, описание (необходимо для классификации вещества).
  • Обязательная отметка следующего содержания: "Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты".
  • Можно ограничиться и краткой меткой: "Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA".

Всевозможные биологические образцы:

  • Происхождение ткани - человеческое, животное, проч.
  • Причина отправления - тестирование, эксперимент.
  • Способ транспортировки образца.
  • Срок хранения.
  • Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Упаковывание инвойса

К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

Место для хранения коммерческих инвойсов - клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

  • Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
  • В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
  • В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
  • В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
  • Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс - международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.