Оформление компенсации за использование личного транспорта. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить. Налог на прибыль

Использование личного транспорта в служебных целях. Что нового в 2016 году?

Оформить отношения с сотрудником, использующим автомобиль при выполнении служебных обязанностей, можно по-разному. Во-первых, можно включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Во-вторых, никто не запрещает подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Каждый из вариантов имеет преимущества и недостатки.

В отличие от всех иных видов получения авто в пользование, в данном случае автомобиль эксплуатируется не только в служебных, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного автомобиля сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по транспортного средства с экипажем. Однако, как показывает практика, использование личного транспорта существенно ограничено сферой его эксплуатации: как правило, это служебные командировки, когда на личном транспорте проще добраться туда, куда не ходит общественный или служебный транспорт.

Также использование личного имущества в рамках трудовых отношений может расцениваться как связанное с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, а полагающиеся работнику компенсационные выплаты могут расцениваться как не подпадающие под налоговое и обложение. В то же время названные выплаты, как правило, ограничиваются трудовым законодательством. Гражданское право дает участникам отношений большую свободу действий, что позволяет им предусмотреть в договоре практически любой размер выплат, связанных с использованием имущества в интересах другой стороны. Однако это лишает выплаты компенсационного характера и заодно преференций по налогам и взносам.

Добавим: независимо от выбора обозначенных вариантов, учреждению чтобы сотрудник использовал личный автомобиль. Как минимум, учреждение не понесет бремя капитальных затрат на приобретение автотранспорта, поэтому не увеличится бюджет расходов текущего периода. Также сократятся расходы на содержание и эксплуатацию: часть из них оплачивает работодатель, а часть - работник (владелец авто), использующий его и в личных целях. Помимо экономии на затратах учреждение может снизить объем документооборота и трудозатрат по учету эксплуатации автотранспорта.

Эксплуатация личного транспорта в рамках законодательства

Отношения между работником и работодателем регулируются нормами трудового законодательства, которые предусматривают выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов - соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Один из вариантов - это взять за основу имеющиеся нормативные документы по выплате компенсации за использование личного авто, например, утвержденные Правительством РФ (речь идет лишь о правилах выплаты компенсации, а не о ее размере):

• для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 № 563);
• для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 № 1199);
• для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов за средств и психотропных веществ и органов (Постановление от 17.01.2013 № 14).

Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работник прикладывает следующие документы:

• копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства, доверенности на управление автомобилем);
• путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены осуществляющим функции по выработке государственной и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
• документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).

Все представленные документы должны подтверждать использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). К этому добавим, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
• времени использования личного транспорта в служебных целях;
• объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Какие расходы возникают при использовании личного авто?

На самом деле эксплуатация транспортного средства предполагает несение самых различных затрат, не все из которых компенсирует работодатель. Если исходить из норм ст. 188 ТК РФ и практики эксплуатации личного транспорта, то расходы между работником и работодателем будут распределяться так:

Работнику полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками). Выплата компенсации производиться отдельно от возмещения поименованных расходов.

Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).

Как видим, расходы распределены схожим образом, но есть и различия. В частности, при использовании личного авто работник не получает отдельно плату за услуги по его управлению и технической эксплуатации. Сама эксплуатация личного автомобиля производится в рамках трудовой деятельности, за которое работник получает вознаграждение (зарплату). Компенсация за использование транспорта есть некий аналог арендной платы, в которую также заложен износ автомобиля (потеря его стоимости).

Бухгалтерский учет

Учет по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н).

В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

• начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
• выдача сотруднику компенсации в размере.

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету - перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

НДФЛ

Данным налогом облагаются все доходы, получаемые физическими лицами, включая работников учреждений. От и удержания названного налога п. 3 ст. 217 НК РФ освобождает все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм). Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, нужно обратиться к иному, в частности, к трудовому, законодательству.

Из него следует, что необлагаемой суммой будет являться та, которая установлена в соглашении об использовании личного имущества работника. Причем должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества а также и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03‑04‑05/25434, от 20.04.2015 № 03‑04‑06/22274).

Здесь добавим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержат:

• перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер использования личного имущества;
• положений, запрещающих работодателю компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения необлагаемой компенсации работникам расходов по использованию личного авто, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты.

Страховые взносы

При исчислении данных взносов нужно помнить, что они исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ст. 7 Закона о страховых взносах). Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. Поэтому названная выплата не подлежат обложению страховыми взносами (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855). К такому логичному и краткому выводу судей добавим подробные рекомендации чиновников.

Как указано в Информационном письме РФ от 14.03.2016 № 02‑09‑05/06‑06‑4615, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть бухгалтер должен располагать копиями документов, подтверждающих как работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В разъяснении чиновников также сказано, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и обозначенное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для перед третьими лицами. Поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общем порядке. Не спешите соглашаться с чиновниками. Почему?

Судебные инстанции не разделяют приведенное мнение. Если авто используется по доверенности, то именно данный документ подтверждает правомерное использование чужого автомобиля, в том числе в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование авто, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление АС УО от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). На сегодняшний день в законодательстве отсутствует понятие личного имущества работника, поэтому им может быть имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, компенсация работнику за использование личного авто, управляемого по доверенности, не облагается страховыми взносами (Определение ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423).

Также не будет облагаться страховыми взносами выплаченная по договору аренды компенсация за использование личного транспорта, которым сотрудник управляет на основании доверенности. Выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства не могут восприниматься третьими лицами иначе как компенсация лицу, которому выдана доверенность на управление автомобилем, и поэтому не образует объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (Определение ВС РФ от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578, Постановление АС ПО от 18.02.2015 № Ф06-18242/2013).

Нужен ли путевой лист при выплате компенсации за использование личного авто?

Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, знающие о том, что данный документ обязывает составлять Устав автомобильного транспорта, который запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

Из сказанного следует, что согласно требованиям транспортного законодательства без путевого листа не обойтись учреждению и организации, эксплуатирующим свой автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов. Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Аналогичный вывод можно сделать в отношении эксплуатации личного транспорта в служебных целях. Однако необходимость его составления следует уже не из норм «транспортного» законодательства, а из требований трудового и налогового законодательства, которые обязывают подтвердить именно служебное использование личного имущества сотрудника. На это указали и судьи в Постановлении АС УО от 16.05.2016 № Ф09-4056/16. Для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Сведения, не позволяющие расходы на горюче-смазочные материалы как производственные, могут сыграть на руку ревизорам, которые начислят страховые взносы с неоднозначных выплат, являющихся вознаграждением за выполнение трудовой функции.

Подведем итог. Для того чтобы выплата за использование личного транспорта сотрудников считалась компенсационной, нужно, чтобы соблюдались следующие условия. Использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя учреждения, в котором предусмотрены ее размеры. Размер возмещения указанных расходов при этом должен соответствовать экономически обоснованным затратам, сопряженным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности. Если указанные условия не выполнены, то лучше заключить с работником договор об аренде транспортного средства с экипажем и считать налоги и взносы в общем порядке.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

• компенсация за амортизацию;
• возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

• уровень износа ТС;
• срок полезного использования машины;
• интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

• приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
• установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
• за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

• Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
• Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

• фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
• нормативов Министерства транспорта;
• норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Здравствуйте! Меня зовут Белова Ольга Борисовна. Осуществляю деятельность в сфере юриспруденции с 2013 года. Специализируюсь преимущественно на гражданском праве. Училась в Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова. Факультет: Юриспруденция (Юрист).

Нередко случается, что организация для обеспечения мобильности работников использует их личные легковые автомобили. Как правило, при этом с работниками заключаются договоры аренды транспортного средства без экипажа. Предположим, что таким образом решает проблему оперативности в работе некая организация, применяющая общий режим налогообложения. При этом в договорах аренды транспортного средства предусмотрены: сумма ежемесячной арендной платы (допустим, 3000 руб. в месяц), компенсация расходов на содержание автомобилей (горюче-смазочные материалы (ГСМ), ремонт, мойка, парковка, транспортный налог).
Рассмотрим, возможно ли учесть расходы по аренде и содержанию автомобилей при исчислении налога на прибыль, возникает ли необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов с сумм арендной платы и указанной компенсации, каков порядок списания ГСМ, как правильно оформить путевой лист, если конкретный маршрут поездки неизвестен.

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Арендные платежи за арендуемое имущество учитываются в составе прочих расходов согласно подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Кроме того, согласно статьям 636, 645 и 646 арендатор несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное.

В рассматриваемом случае это прямо предусмотрено договором аренды.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля (например, на ГСМ, запчасти, мойку) организация вправе включать в расходы на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ или подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ в зависимости от назначения используемого транспорта . Все перечисленные расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии соответствия критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ (т. е. расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены).

Следует отметить, что плательщиками транспортного налога являются лица, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации зарегистрированы транспортные средства (ст. 357 НК РФ). Это означает, что в рассматриваемой ситуации исчисление и уплату транспортного налога должны осуществлять физические лица - арендодатели.

Путевой лист

Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ) первичные учетные принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организации, не относящиеся к организациям автомобильного транспорта, могут разработать свою форму путевого листа. Главное, чтобы в этом документе были все реквизиты, предусмотренные указанной нормой , а именно:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Если организация разработала свою форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике.

В соответствии с разъяснениями Росстата на оборотной стороне формы № 3 "Путевой лист легкового автомобиля" указываются пункты назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы организации, а также для начисления зарплаты водителю.

На необходимость включения в состав реквизитов путевого листа маршрута поездки указывается и Минфином России . По мнению главного финансового ведомства, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем, судя по тому, что разрешается еженедельное (даже ежемесячное) составление путевого листа , организация может самостоятельно решить, исходя из характера разъездов, каким образом заполнить путевой лист, чтобы соблюсти требование об указании маршрута (в рассматриваемом случае - по факту, поскольку конкретный маршрут не известен).

Необходимо отметить, что такая запись, как "разъезды по городу", налоговый орган с большой долей вероятности не устроит. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер разъезда (например, поездка в банк, на переговоры к контрагенту).

Обратите внимание

Для подтверждения обоснованности расхода горюче-смазочных материалов путевой лист должен в обязательном порядке содержать следующие показатели:

• реальная протяженность маршрута;
• фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра;
• фактический расход топлива на 100 км;
• нормы потребления топлива на 100 км.

Затраты на ГСМ

Налоговое законодательство Российской Федерации не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 ).

Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат .

Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы "пик", климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода - изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.

НДФЛ и страховые взносы

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг, являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

В случае если физическое лицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налогообложение физического лица, являющегося резидентом Российской Федерации, производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Выплаты физическому лицу, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не являются объектом обложения страховыми взносами (часть 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). То есть выплаты работникам, связанные с арендой транспортного средства, не облагаются страховыми взносами .

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

В соответствии с п. 2 ст. 8 имущество, являющееся собственностью организации, должно учитываться обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося в организации. В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, используются забалансовые счета.

У арендатора учет арендованного автотранспортного средства осуществляется на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, указанной в договоре.

Если арендованное имущество используется арендатором для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, то согласно п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности .

Нормы компенсаций за использование личных автомобилей

Нормы расходов организаций на выплату
компенсаций за использование личных автомобилей
(личного транспорта)

Внимание!

• Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты , связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по единому налогу для УСН.
• В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях. То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни.
• Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.
• На сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ.
• Путевой лист?
  Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях. По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421). Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июля 2013 г. N 563 О ПОРЯДКЕ

Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях" (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

Утверждены
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 2 июля 2013 г. N 563

ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно - компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее - гражданские служащие). 2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). 3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности. 4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563. 5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). 6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов. 7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.

Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя - 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

Бухгалтерские проводки

Cхема безопасного учета выплат компенсаций
за использование личных автомобилей и налогов

Пример трудового договора

В трудовом договоре курьера Ивановой В.В. указано, что для исполнения трудовых обязанностей работник использует личный легковой автомобиль.
Ивановой В.В. представлены документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя компенсация за использование личного автомобиля выплачивается с 01.02.2016 в размере 1 200 руб., что соответствует норме, определенной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
С 01.05.2016 по 16.05.2016 (15 дней) Иванова В.В. была в отпуске.

Бухгалтерские проводки

" № 7/2016

Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации?

Работники различных организаций часто сталкиваются с необходимостью использования личного транспорта в служебных целях. Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением. Так, в процессе реорганизации происходит слияние небольших учреждений образования в более крупные. В результате из-за значительной удаленности учреждений друг от друга некоторым сотрудникам приходится использовать личный транспорт для того, чтобы добраться на работу. Положена ли таким работникам компенсация за использование их имущества и как ее оформить, расскажем в данной статье.

Основание для выплаты компенсации

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На законодательном уровне размер компенсации и возмещения расходов определен только для государственных гражданских служащих, а также для сотрудников ФСИН, ГПС, ФСКН, ФТС, МВД и следственного комитета. Так, для государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 (далее – Постановление № 563). В нем отмечено, что для получения компенсации и возмещения расходов необходимо подать заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления работника с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
• времени использования личного транспорта в служебных целях;
• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к Постановлению № 563, который составляет:

а) для легковых автомобилей:

• с рабочим объемом двигателя 2 000 куб. см включительно – 2 400 руб. в месяц;
• с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

б) для мотоциклов – 1 200 руб. в месяц.

Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

Для работников государственных (муниципальных) учреждений могут быть разработаны соответствующие нормативные акты на уровне субъекта РФ или муниципалитета. Если таких документов нет, то основным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Кроме этого, изложенные выше нормы Постановления № 563 могут быть использованы для внесения в образовательного учреждения положений о возможности выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов сотрудникам учреждения.

Приведем образец дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение № 123

«О порядке и размере возмещения (компенсации) расходов

за использование личного транспорта в служебных целях»

г. Энск 10.05.2016

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Энская общеобразовательная школа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Волковой Елены Леонидовны, действующего на основании устава, с одной стороны и Смирнова Наталья Николаевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, руководствуясь ст. 188 ТК РФ, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1 о нижеследующем:

«Работодатель обязуется выплатить Работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за месяц.

Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».

2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: один раз в текущем месяце за истекший месяц.

3. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменными.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания.

Подписи сторон

Работодатель: Работник:

______________/_____________/ ____________/________________/

(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)

Экземпляр дополнительного соглашения получил __________________________

(дата, подпись работника)

Как сказано выше, компенсация выдается на основании заявления работника. Приведем образец такого заявления.

Директору МАОУ «Энская

общеобразовательная школа»

Е. Л. Волковой

от главного бухгалтера

Н. Н. Смирновой

Заявление

1 сентября 2011 года между мной, Смирновой Натальей Николаевной, и муниципальным автономным общеобразовательным учреждением «Энская общеобразовательная школа» в лице директора Волковой Елены Леонидовны заключен № 1.

С согласия работодателя и в его интересах я, Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).

На основании дополнительного соглашения от 10.05.2016 № 123 к трудовому договору от 01.09.2011№ 1 и ст. 188 ТК РФ прошу выплатить компенсацию в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за использование в интересах работодателя принадлежащего мне автомобиля марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172), а также возместить расходы на ГСМ в размере 6 000 (шесть тысяч) руб.

Приложения: документы, подтверждающие расходы, понесенные работником (чеки АЗС, путевые листы).

01.06.2016 Смирнова Н. Н. Смирнова

Налогообложение и страховые взносы

При получении компенсации за использование личного имущества в служебных целях правомерно возникает вопрос об обложении НДФЛ данных выплат и начислении на них страховых взносов. Разъяснения по этому вопросу дают различные ведомства.

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат в пользу работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Для такого освобождения в учреждении должны быть установлены на основании расчетов суммы компенсации, а работник должен представить документы, подтверждающие принадлежность ему имущества, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных расходов. На это указывают письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326.

Кроме этого, согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ для получения компенсации работникам необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

Страховые взносы. Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ).

Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Указанная компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в данном соглашении (письма Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

В этих разъяснениях указано, что выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта) компенсация не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В случае если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль. Расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных целей, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

В рамках приносящей доход деятельности у бюджетного или автономного учреждения компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их осуществления в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом следует обратить внимание, что при использовании легкового автомобиля работника в расходы можно включить только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя и установлен в п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Отражение в учете выплаты компенсации

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».

В соответствии с п. 256 Инструкции № 157н указанные расходы необходимо учитывать на счете 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».

Типовые бухгалтерские операции в зависимости от типа образовательного учреждения отражаются следующим образом:

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Работники, которые используют личный транспорт в служебных целях, имеют право на получение компенсации за его использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов на ГСМ. Для получения соответствующих выплат необходимо в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописать такую обязанность работодателя. Здесь же оговаривается и размер компенсации. Кроме этого, работник должен написать заявление на получение указанной компенсации, при этом документально подтвердить, что транспортное средство принадлежит ему на праве собственности и представить документы о произведенных расходах. Названные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.