Опись вложения в заказное письмо с уведомлением. Опись вложения

Как направить обращение почтой

Источник изображения: en.wikipedia.orgwikiTwo_envelopes_problem

Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи.

Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении

Шаг 1

После того, как Вы составили текст обращения, поставьте на заявлении дату и подпись, снимите с него копию. Копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли указать, какое именно заявление Вы отправляли.

Шаг 2

Положите заявление в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом: в левом верхнем углу конверта - информация об отправителе (укажите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений, а также Ваш индекс и почтовый адрес), в правом нижнем углу конверта - информация об адресате (укажите наименование организации, в которую Вы отправляете запрос, или фамилию, имя и отчество должностного лица, а также адрес и почтовый индекс получателя).

Шаг 3

Если Вы просто опустите письмо в почтовый ящик, у Вас не останется никаких доказательств отправки письма. К тому же, Вы не сможете точно узнать дату получения письма. Поэтому рекомендуем отправлять обращение заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти в любое почтовое отделение и произвести следующие действия.

Шаг 4

На почте перед отправкой заказного письма необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений можно получить у операциониста):

• На лицевой стороне бланка укажите вид уведомления - простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления - заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»). В строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением», в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование (или фамилию, имя, отчество) получателя письма, его адрес и индекс.
• Остальные графы уведомления оставьте пустыми, их заполняют работники почтового отделения.

Главное преимущество отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки письма адресату оформленное Вами уведомление вернется на Ваш почтовый адрес. На этом уведомлении будет стоять дата получения Вашего письма и подпись уполномоченного представителя получателя.

Таким образом, уведомление о вручении доказывает, что Вы письмо отправляли, а адресат его получил. Это сыграет важную роль, если получатель будет отрицать доставку письма, не предоставит ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом, и т. п.

Шаг 5

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять заказное письмо.

Уточните, в каком окне принимают заказные письма, и передайте туда Ваше письмо. После того, как Вы оплатите отправку письма, сотрудник почты выдаст Вам чек. Сохраните его, так как этот чек будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть необходим Вам в случае защиты нарушенных прав в суде или иных органах.

Как отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении

Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении Вы можете отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.

Преимущество этого вида почтовой связи по сравнению с заказным письмом состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т. е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены (т. е. опись).

Шаг 1

Ценное письмо, как и заказное, отправляется непосредственно в отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:

Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 раздела «Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении», но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (размер ценности определяется на Ваше усмотрение).

Шаг 2

Перед отправкой письма Вам следует заполнить опись. Бланки можно получить на почте. Обратите внимание - опись заполняется в двух экземплярах.

Подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт: укажите наименования всех документов с датами и иными реквизитами, по которым их можно будет идентифицировать. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую сумму ценности этих документов, например, 10 рублей. Следует отметить, что в описи и на конверте должна быть указана одна и та же сумма ценности.

После заполнения бланков поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи.

Шаг 3

Отправка письма с описью не отменяет заполнения бланка уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями:

• На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи;
• На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (та же сумма, что и в описи).

Шаг 4

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять ценное письмо с описью.

Вложите все документы в конверт, но не заклеивайте его. Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте конверт с обращением и обе описи непосредственно сотруднику, который занимается приемом таких писем. Он поставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.

Как и в случае с отправкой заказного письма, рекомендуем сохранять чек, который Вам выдадут после отправки, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и устанавливать конкретные документы, которые Вы направили получателю. Это может понадобиться, если Вы будете вынуждены отстаивать свои права в суде.

Вы решили отправить заказное письмо с описью вложения. Казалось бы, что может быть проще? Прийти на почту, взять и заполнить бланк. Но нет! Не торопитесь. Тут имеется один небольшой нюанс.
По правилам Почты России с описью вложения заказное письмо отправить нельзя. Только ценное! (Приказ ФГУП «Почта России» о 06.07.2005 № 261)

Вам понадобится
- конверт,
- ручка,
- бланки.

Инструкция

1). Выберите, какое письмо вы будете отправлять – заказное или ценное (если право на выбор у вас есть). В некоторых случаях процессуальное законодательство России конкретно указывает, что документы должны быть отправлены обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Если у вас такой случай и есть, то опись отправляемых документов следует оформить не на бланке Почты России, а в виде сопроводительного письма.

2). Соберите все документы, которые вы намереваетесь отправить заказным письмом. На отдельном листе бумаги составьте сопроводительное письмо. В правом верхнем углу укажите получателя письма. В качестве заголовка напишите: «О направлении документов». В тексте письма кратко поясните цель, с которой вы направляете данные документы. Ниже, в качестве приложений, перечислите наименования всех отправляемых вами документов. Поставьте дату, свою подпись с расшифровкой и контактные данные.
Запечатайте сопроводительное письмо со всеми приложениями в конверт. Напишите подробный адрес получателя и идите на почту, отправлять все это заказным письмом с уведомлением о вручении (если уведомление необходимо).

3). Скачайте бланк описи вложений формы 107 Почты России (если вы все-таки решили отправить документы письмом с объявленной ценностью). Заполните бланк в текстовом редакторе, а затем распечатайте в 2-х экземплярах. Либо от руки в почтовом отделении заполните два стандартных бланка по образцу. Один экземпляр останется у вас, а второй будет отправлен получателю. При необходимости, вы также можете еще оформить бланк уведомления о вручении.
Ценность документов назначайте по желанию. Чем выше ценность – тем большую компенсацию вы получите в случае утери письма. (Но тем больше вы заплатите за его отправку.) Обычно подобные письма оценивают в 10 р. Отдельные вложения можно оставить без оценки, в этом случае в соответствующей графе описи ставится прочерк.

4). Надписывая конверт, кроме адресов отправителя и получателя укажите еще и общую стоимость вложений. Обычно ее пишут на свободном месте конверта сверху. Сумма рублей указывается прописью, копейки – цифрами. Не запечатывайте конверт с документами, пока почтальон не проверит вложения и не заверит описи своей подписью и печатью отделения! Получите у работника почты свой экземпляр описи и квитанцию об оплате.

Обратите внимание

Опись вложения формы 107 целесообразна в том случае, если у вас есть основания не доверять получателю письма. Например, когда вы отправляете претензию недобросовестному продавцу. Без описи ему никто не помешает заявить, что никакой претензии он от вас не получал, а в отправленном вами конверте находились рекламные буклеты SPA-салона. Подпись и печать работника почты на бланке описи в этом случае станет доказательством вашей правоты в суде.
В иных случаях оформление описи отправляемых документов сопроводительным письмом бывает даже более предпочтительным.

Полезный совет

Прохождение как заказного, так и ценного письма, можно отследить на сайте Почты России по цифрам почтового идентификатора, указанным на квитанции.

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

• Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
• Если такая форма переписки определена договором.
• Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....

Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....

Каждый человек сталкивается с необходимостью отправить заказное письмо с описью вложения и сообщением о вручении. Образец документа можно скачать бесплатно.

Каждый человек в своей жизни сталкивается с необходимостью отправить заказное письмо с описью вложения . Чаще всего, такая деятельность сопровождается и сопутствующей услугой - уведомлением о вручении. Данное мероприятие можно осуществить в любом почтовом отделении связи, лично посетив учреждение. Бланк документа присутствует на каждой почте, его достаточно легко заполнить. На представленной странице вы наблюдаете общепринятый шаблон обращения с описью вложения и можете скачать его бесплатно по прямой ссылке.

Это распространенное действие имеет очень важное юридическое значение. По сей день не придумано более оригинального получения подтверждения совершенным деяниям. Обсуждаемая форма 107, именуемая описью вложения, знакома всем людям. С заполнением письма с описью вложения справится любая личность. Заблаговременное заполнение образца формы 107 позволит сэкономить время в очереди отделения связи. Следует оформить 2 экземпляра описи вложения, один и которых и будет подтверждением отправленной информации или товара. Специалист, принимающий корреспонденцию должен произвести определенный регламент действий.

Обязательные пункты письма с описью вложения

• Вид отправляемого сообщения;
• Исчерпывающие данные получателя;
• Список отправляемого;
• Стоимость (по желанию);
• Подпись и расшифровка автора;
• На этом же бланке ставится отметка сотрудника почтамта.

В век компьютерных технологий люди все реже и реже пишут друг другу бумажные письма. Может показаться, что в скором времени такая организация, как почта, вообще изживет себя. Но на самом деле это далеко не так. Довольно часто без почтовой пересылки просто невозможно обойтись. В этой статье мы рассмотрим порядок отправки заказного письма с описью вложения. Поговорим также и о том, как долго будет идти письмо, и сколько стоит такая услуга.

Что разрешено положить в конверт

Прежде чем говорить о том, как переслать заказное письмо с описью вложения, давайте уясним, что именно разрешается отправлять в конверте не нарушая правил.

В корне неверно думать, что в почтовом конверте можно отправить лишь поздравительную открытку или письмо. Отправление может содержать практически любые бумаги:

• дипломы и грамоты;
• гражданский паспорт;
• различные удостоверения;
• договора;
• плоские бумажные изделия, картонные рамки или поделки;
• фотографии;
• брошюры;
• журналы;
• многое другое.

Самое главное, чтобы отправление не превышало разрешенный вес:

• 100 г — на территории РФ;
• 2 000 г — для отправлений за рубеж.

Часто сотрудники почтовых отделений отказываются принимать к отправке письма, в которые вложены небольшие предметы, к примеру, бижутерия. Аргументируют они такое поведение тем, что при проставлении штампов и печатей конверт может разорваться. Виной тому будет объемное вложение, а расхлебывать ситуацию будут работники почты. Однако, многие из тех, кто регулярно отправляет подобные вещи утверждают, что получить согласие на такое вложение можно в том случае, если исключить явное прощупывание предмета. Для этого вложение можно, например, обернуть плотным картоном.

Отправляем заказное письмо

Теперь давайте поговорим о том, как можно отправить заказное письмо и чем оно отличается от обычного.

• жалобы;
• претензии;
• уведомления;
• договора;
• запросы;
• ходатайства;
• другие официальные бумаги.

В отличие от обычного письма, заказное снабжается специальным трек-номером. По нему вы сможете при желании проследить путь отправления из одной точки в другую. Для этого нужно только зайти на официальный портал Почты России и вбить трек-номер в разделе «Отслеживание отправлений».

Если вы решили отправить заказное письмо, можете быть точно уверены, что получит его именно тот, кому оно адресовано. Такое письмо не бросают в почтовый ящик. Его выдают лично в руки адресату после предъявления гражданского паспорта.

Заказное письмо платное, и даже если у вас есть почтовый конверт с маркой, бросить такое отправление просто в ящик не получится. Для этого нужно лично посетить почтамт, обратиться к сотруднику и сообщить ему, что вам необходима услуга «Заказное письмо». Сотрудник отделения взвесит конверт и подсчитает стоимость отправки. После оплаты отправление зарегистрируют в специальном журнале, присвоят трек-номер, и наклеят на конверт специальный штрихкод и нужное количество марок.

Зачем заказывать уведомление и как его оформлять

Иногда бывает необходимость отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением. Необходимо это для того, чтобы абсолютно точно узнать, когда именно адресат получил конверт. Для этого к письму прикрепляется особый бланк, в котором адресат расписывается при получении отправления. После этого бланк-уведомление открепляется от письма сотрудником почты и пересылается обратно отправителю.

Для оформления уведомления используется специальный бланк Ф-119. Получить его можно у сотрудника отделения или скачать в интернете. Заполнять такой бланк несложно. Достаточно просто отвечать на поставленные вопросы. Если уж совсем ничего не выходит, можно попросить помощи у почтового работника.

Как отправить конверт с описью вложения

Довольно часто бывает так, что нужно четко зафиксировать какие именно бумаги были пересланы адресату. Для этого существует заказное письмо с описью вложения. Такой вид отправки корреспонденции считается наиболее надежным. Ведь в этом случае почта берет на себя дополнительные финансовые обязательства. В случае, если ваше отправление, не дай бог, потеряется, Почта России обязана будет выплатить компенсацию в размере той суммы, в которую вы оценили письмо при отправке. Такому письму присваивается специальный номер, по которому его можно отследить в любой точке маршрута.

Для того чтобы отправить так называемое заказное письмо с описью вложения, придется немного потрудиться. Прежде всего необходимо скачать в интернете или попросить у работника почтового отделения особый бланк с маркировкой «ф-107».

Отправитель дома или прямо в отделении заполняет этот листок. Причем делает это в двух экземплярах. Каждый пункт, указанный в описи, непременно оценивается. Письмо приносится на почту открытым и сотрудник отделения внимательно сверяет содержимое конверта с тем перечнем, что указан в документе. Только после этого работник почтового отделения расписывается на каждом экземпляре, и ставит печать. Отправитель также оставляет свой автограф.

Один экземпляр описи помещается внутрь конверта, а второй отправитель оставляет у себя. В дальнейшем он-то и будет служить подтверждением того, что именно было вложено в конверт. Теперь пакет (конверт) можно заклеить и передать сотруднику почтамта для оформления.

Тонкости отправки

А теперь пришло время открыть вам самый страшный секрет! Почта России заказное письмо с описью вложения не отправляет. По своей неосведомленности клиенты почтовых отделений часто путают некоторые понятия.

С описью вложения отправляется исключительно ценное письмо. В этом случае отправитель заполняет специальную форму, о которой было сказано выше.

Заказное письмо с описью вложения вы, конечно, тоже можете отправить. Никто не вправе вам запретить это сделать. Но вот только такую опись вам придется составить от руки и в произвольной форме. Ее никто не будет сверять и вообще обращать на нее какое-либо внимание. Ни печати, ни подписи сотрудника отделения на ней не будет. А это значит, что при необходимости вы не сможете подтвердить, что в конверте находились именно те документы, которые вы, по вашим словам, туда положили.

Как правильно заполнить опись

Если вы не уверены, что понимаете как оформить заказное письмо (с описью вложения), образец можно посмотреть прямо в отделении почты или в нашей статье. Дело это, в общем-то, нехитрое.

1. Прежде всего необходимо указать адрес получателя корреспонденции, то есть того, кому вы пишите.
2. В специальном поле поочередно вписываются все документы, помещенные в конверт. Желательно указать название документа, дату его выдачи, номер и краткое содержание.
3. В соседней графе указывается количество одноименных документов.
4. Еще один столбик занимает объявленная вами стоимость каждой бумаги. Сумму тут можно ставить любую, но не стоит забывать, что именно от этой цифры будет рассчитываться госпошлина, которую придется уплатить. Так что не стоит оценивать в миллион фотографию любимой бабушки.
5. В нижней части подводится итоговая сумма, которая получается путем сложения всех цифр в столбце «Стоимость».

Так как опись вложения заполняется в двух экземплярах, очень важно, чтобы информация в них было побуквенно идентична. Обнаружив расхождение даже в одну букву, оператор может потребовать переписать документ.

Сколько стоит отправить письмо

Однозначно ответить на этот вопрос практически нереально. Дело в том, что тут все зависит от слишком многих факторов. На цену отправления влияют:

• вес отправления;
• дальность пересылки;
• способ доставки;
• с уведомлением или нет;
• заказное оно или нет;
• имеет ли письмо определенную ценность.

Для писем с описью вложения стоит помнить такой нюанс. Подобные письма именуются «Ценные». Это значит, что при отправлении вам придется дополнительно уплатить пошлину (страховой сбор) в размере 4% от объявленной стоимости. Так что прежде чем оценить вложение, хорошенько подумайте, хватит ли у вас денег оплатить отправку.

Кстати, в случае утери письма страховой сбор отправителю не возмещается. Вам вернут только саму заявленную ценность отправления.

Сроки доставки

Еще один вопрос, который часто интересует граждан: Как вы понимаете, тут также потребуется уточнение. Все зависит от того, куда именно было отправлено письмо. Например, доставка корреспонденции в пределах одного муниципального образования не может превышать три рабочих дня. Ну а уж если вы на другой конец страны, то ответить на вопрос, сколько идет заказное письмо по России, будет довольно затруднительно.

В любом случае Почта России имеет определенные нормы, которых обязана придерживаться. Так что узнать хотя бы примерный срок доставки довольно часто можно у оператора отделения.