Организация работы с документами

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДСУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретериат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные - подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

2.2 Регистрация и организация рационального движения документов внутри организации; индексация документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документы входят:

Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

Индекс по номенклатуре дел.

Например, 218/08-17

Где – 218 – порядковый регистрационный номер, -08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например, приказ №28, протокол №3, акт №7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов; заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Образцы регистрационных журналов и карточек приведены в приложениях 48 и 49.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

2.3 Обработка исполненных и отправляемых документов. Исполнение документов.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке, типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения, запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

2.4 Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получение прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры является обеспечение экономической безопасности его деятельности. Одна из главных составных частей экономической безопасности - информационная безопасность.

Информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, является его собственной или частной информацией. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность. Обычно выделяется два вида собственной информации: техническая (технологическая): методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, химические формулы, рецепты и т.п.; деловая стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.

Ценную деловую конфиденциальную информацию, как правило, содержат: планы развития производства; деловые планы; планы маркетинга, бизнес-планы; списки держателей акций и другие документы.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации, составляющей интеллектуальную собственность предпринимателя. Особенность конфиденциального документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты. Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего потока и обработку в автономном специальном режиме. Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет собой служебную отметку (реквизит), который проставляется на носителе информации или сопроводительном документе. Информация и документы, отнесенные к предпринимательской тайне, имеют несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням конфиденциальности информации: первый, низший и массовый уровень - грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»; второй уровень - «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально-Особый контроль».

На практике может использоваться также одноуровневая система грифования (грифов только первого уровня) или иногда - трехуровневая, при которой вводится высший по значимости гриф - «Коммерческая тайна особой важности». Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа - «Лично», "Только адресату» и др. На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (штамп, надпись), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа («Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.).

Гриф конфиденциальности присваивается документу: исполнителем на стадии подготовки проекта документа; руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на стадии согласования или подписания документа; адресатом (получателем) на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности документа производится при изменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. После снятия грифа документ передается в службу открытой документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам и предприятиям. Любая предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов информации и документов, представляющих определенную ценность для фирмы и подлежащих обязательной защите от различных видов угроз. С этой целью на носителе информации обозначается гриф ограничения доступа, который относит этот носитель к категории защищаемых конфиденциальных документов и инициирует включение по отношению к нему системы защитных мер.

2.5 Систематизация документов. Номенклатура дел.

Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Хранение документов проводится в службах ДОУ, и других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формирование дел». Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы. Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда России. Примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать перечни документов с указанием сроков их хранения. Особенно целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая - выборочного приема документов в состав государственной части Архивного Фонда России. Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел - нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Государственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию лицами с привлечением ведущих специалистов. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации, положения ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом, ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дед организации. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме, (см. приложение 50).

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

Номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

Порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе "Примечание" проставляются отметки: о не заведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По скончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)

Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: "Документы по управления" (акты, справки). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: "Протоколы производственных совещаний предприятия "ИнтерТур" за 2003 год". Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 2004год". Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: "Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции". Группировка документов за какой-либо предельный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях". Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия, В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку "В дело". Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2003 год, составленный в 2002 году, должен быть отнесен к 2003 году, а отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, к 2003 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса

В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каждом структурном подразделении организации номенклатуры дел визируются ее руководителем. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ). Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами Архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность).

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем бланке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год. Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя. Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела, с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации. Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов. Поэтому при большом объеме документов, относящемся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел (приложение 51-52).

На основании номенклатуры дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации, при этом оформляется титульный лист или используется общий бланк организации.

2.6 Архивные фонды.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов: документы федеральных органов государственной власти, генеральной прокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет; документы органов государственной власти и прокуратур краев, °областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организаций краевого и областного подчинения ~ в течение 10 лет; документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет; записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет; документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение 10 лет; научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет; кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм- не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности: общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации; религиозных объединений и организаций; негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов. В случае ликвидации негосударственных объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства. Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора. Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

2.7 Состав архива и формирование архивной документации.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценностей документов. Архив предприятия создаётся для долговременного хранения документов. Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве-3 года, но ряд предприятий сократили этот срок до 2-х лет и 1 года.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: заместитель директора, ведущий специалист (юрист), и секретарь-референт. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения, документы, подлежащие уничтожению, документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55).

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются наименование организации-учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела; переплести дело или прошить его в 4 прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив); дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел создаются отдельные описи. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, куда в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включённых в группу. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел на архивное хранение производится секретарем-референтом и архивистом. Вместе с делами на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включённых в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин и не менее чем 2 работниками предприятия.

Документы, передаваемые в архив, делятся на документы долговременного хранения (документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор и т.д.) и на документы временного хранения (до 10 лет включительно).

Введение

1. Организация работы с документами на предприятии

Общие требования

Организационные формы работы с документами

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Задачи и функции службы делопроизводства

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Нормативная регламентация службы делопроизводства

Условия труда

2. Организация документооборота

Понятие «документооборот», нормативно-методическое регламентация

Основные правила организации документооборота в учреждении

Делопроизводство на практике

3. Список литературы

4. Приложение

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

В первой главе данной контрольной работы рассматривается организация работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, условия труда.

Во второй главе освещены проблемы совершенствования документооборота, понятие «документооборот»,основные правила организации документооборота в учреждении, приём, обработка и распределение поступающих документов, правила обработки исходящих документов.

В третьей главе приведён пример делопроизводства в структурном подразделении производства печатных плат ФГУП «Северный Рейд».

1 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОЗВОДСТВА

1.1 Общие требования.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

· выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

· разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

· определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

· регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

· выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

· рациональная организация рабочих мест и условий труда;

· повышение квалификации сотрудников службы.

1.2 Организационные формы работы с документами.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по общему составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

1.3 Типовые организационные структуры службы

делопроизводства.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

· секретариат

· инспекция при министре

· канцелярия

Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная.

Секретарь учреждений (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах – общее собрание членов кооператива.

1.4 Задачи и функции службы делопроизводства.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

1.5Должностной и численный состав службы делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий – 0,5% общего числа работающих.

1.6 Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· учесть количество видов и форм документов.

1.7 Условия труда.

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно – трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.

2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1 Понятие «документооборот», нормативно-методическая регламентация.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

· оперативность движения;

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, Т.е. теоретические основы организации документооборота:

· оперативность движения;

· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

· однократность операций одинакового целевого назначения;

· исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ­ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра­боты с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

· объединение различных источников документной информации в единую сеть;

· организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

· устранение дублирования информационных и документационных потоков;

· унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2.2 Основные правила организации документооборота в учреждении.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

· централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо – ;

· экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

· функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

· унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

· открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Название»

Подпись Л.Д.Фомин

СХЕМА

документооборота ООО «Название»

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2005г.

Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.

Кроме того, учёт документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

Делопроизводство на практике.

1. Характеристика предприятия:

2. Цели и задачи предприятия:

Стратегической целью является:

· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ;

· удовлетворение требований и ожиданий потребителей;

· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.

Этому способствует реализация следующих задач:

Повышение научно-технического уровня и качества продукции.

Экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.

Повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.

Обеспечение безопасных и здоровых условий труда.

Правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.

Разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.

Подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.

3. Основной вид деятельности предприятия: производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.

3.1 Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.

4 Структура предприятия (см. приложение)

4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)

4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)

5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:

5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).

5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП:

5.3 Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:

· при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

· документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

· документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

· руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

· документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения

не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

· срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

· на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

· документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

5.4 Порядок отправления исходящих документов:

· секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

· зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов

5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:

5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.

5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.

Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.

Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.

ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.

Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30.

Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.

Список литературы

1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

2. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

4. М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

6. В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 1983.

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:

• соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
• трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
• в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

• о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
• о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Организация документооборота на предприятии. Регистрация документов. Подготовка документов к архивному хранению. Систематизация документов.

Организация работы с документами

1. Вступительная часть

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

2.2. Регистрация документов

2.3. Контроль исполнения документов

2.4. Систематизация документов

2.5. Формирование дел

2.6. Подготовка документов к архивному хранению

3. Заключительная часть

1. Вступительная часть

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

2. Основная часть

2.1. Организация документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

входящие док-ты, поступающие из других организаций;

исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;

внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят:

первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет кол-ва обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

2.2. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

название документа;

дата документа;

индекс документа;

дата поступления документа (для входящих);

индекс поступления документа (для входящих);

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложении 1)

2.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного проведения документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя;

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-рапорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

2.4. Систематизация дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

2.5. Формирование дел.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (н-р: “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники оделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

утвержденные документы - от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

2.6. Подготовка документов к архивному хранению.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы:

дела по личному составу;

дела по основной (производственной)деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

3. Заключительная часть

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Приложение

1. Образцы регистрационных журналов

Форма журнала регистрации входящий документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации внутренних документов

2. Форма номенклатуры дел предприятия

Наименование
УТВЕРЖДАЮ

предприятия
Руководитель предприятия

Подпись расшифровка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подпись

Должность руководителя

службы ДОУ Подпись Расшифровка

Подписи

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК предприятия

от 00.00.00 № 00

Список литературы

“Делопроизводство” В.И. Андреева

Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков

Документы и делопроизводство А.С. Мельникова

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов, поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.
Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, - исходящие.

В стадии форматирования дел все виды документов проходят одни й те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов (ГОСТ 6.38-90) и правила работы с ними.
Обработка поступающих документов Прием и обработка поступающих документов осуществляются секретарем.
Поступающие документы проходят следующие этапы (см. рис. 13): первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение; подшивку документов в дела .
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.
После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.
Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.
Обработка исходящих документов состоит из операций, показанных на рис. 14.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Еще по теме Организация работы с документами:

1. Перечень документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации кассовой работы
2. Перечень основных документов, подлежащих утверждению кредитной организацией для организации бухгалтерского учета
3. Организация пункта оформления документов на автомобиль
4. 15. Проверка учредительных документов кредитной организации.
5. Сроки хранения документов, образующихся в деятельности кредитной организации
6. СТРУКТУРА ОТЧЕТНЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ СТРАХОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
7. 6.3. Организация и порядок работы временной администрации при приостановлении полномочий исполнительных органов кредитной организации