Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда. Как заполнить СЗВ-М: порядок и образец заполнения

Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.

Что такое СЗВ-М без работников

Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.

Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.

Когда и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.

При этом важно соблюдать 2 критерия:

  1. Срок действия договора/контракта не истек.
  2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году

Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.

На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

  • регистрационный номер в Пенсионном фонде;
  • название организации/ИП;
  • идентификационный налоговый номер;
  • период, за который сдан отчет;
  • тип формы.

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.

Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников

Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.

С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.

Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.

Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников

Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.

На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.

Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Приостановление деятельности и отдых за свой счёт

Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.

Суть в том, что:

  • персонал де-юре есть;
  • трудовых функций он не выполняет;
  • бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
  • обязанности страхователя по взносам остаются прежними.

Что на практике

Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.

На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.

Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.

СЗВ-М на бумажном носителе, безусловно, можно сдавать, как и любой другой отчет, представляемый во внебюджетные фонды. Когда СЗВ-М разрешено сдавать на бумаге и влияет ли способ сдачи отчета на срок его представления, рассмотрим в нашем материале .

Для чего нужен отчет СЗВ-М?

Отчет по форме СЗВ-М стал применяться страхователями после введения п. 2.2 ст. 11 в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. При этом с первым отчетом организациям и ИП пришлось столкнуться при заполнении формы за апрель 2016 года. Указанный документ отражает информацию о сотрудниках, в частности, об их Ф. И. О., ИНН и СНИЛС.

На основании данных сведений у ПФР появилась возможность контролировать наличие у работодателя работающих пенсионеров. Обладая такой информацией, фонд исключает возможность индексации страховой пенсии таких лиц в соответствии со ст. 26.1 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Какие возможны способы представления отчета?

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ, существует 2 способа представления отчета:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

При этом электронный способ можно использовать всем страхователям. Применение же бумажной формы зависит от среднесписочной численности сотрудников.

Кто может сдать СЗВ-М на бумаге?

Сдача СЗВ-М на бумажном носителе может быть осуществлена организациями и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников не превышает 24 человек за предыдущий отчетный период.

Следует отметить, что способ сдачи СЗВ-М на бумаге не влияет на срок представления отчета, т. к. для любого формата он единый — до 10-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (с 2017 года — до 15-го числа). Для сравнения: для РСВ-1 и 4-ФСС предусмотрены более ранние сроки представления бумажных форм в отличие от электронных.

Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе?

Формат отчета СЗВ-М предусмотрен постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Заполнив все его разделы (их всего 4), необходимо:

  • подписать отчет, при этом следует сделать расшифровку подписи и указать должность подписанта;
  • указать дату отчета;
  • проставить печать.

О применении печатей см. в материале .

Заполненный отчет работодатель вправе лично подать в территориальное отделение ПФР или направить по почте, при этом составив опись, на которой сотрудник почтового отделения сделает отметку о дате отправки.

Наказание за нарушение способа сдачи СЗВ-М

Законом № 27-ФЗ не предусмотрена ответственность за несоблюдение способов отправки новой ежемесячной формы. Однако в п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ выделено наказание за нарушение электронного способа представления, например отчета РСВ-1, который так же, как и СЗВ-М, является документом персонифицированного учета. По аналогии согласно указанной норме сумма штрафа, вмененная страхователю, неправомерно направившему отчет СЗВ-М на бумаге, составит 200 руб.

Об отмене РСВ-1 с 2017 года см. в публикации .

Итоги

Форма СЗВ-М — новый для страхователей отчет, который только начал применяться в персонифицированном учете. Его отличия от других форм, направляемых во внебюджетные фонды, связаны с тем, что он не содержит никаких расчетов, а его представление на бумаге производится в те же сроки, в какие этот отчет направляется по ТКС.

Любой опытный бухгалтер, в первую очередь, спросит: а вообще кто сдает СЗВ-М в 2017 году? Ведь страховые взносы перешли в управление налоговой службы России. Может это как-то отразилось и на перечне тех, кто обязан подавать информацию о застрахованных лицах. Наш обзор внесёт ясность.

Кто должен сдавать СЗВ-М

Положения Закона о персонифицированном учете ПФР № 27-ФЗ касаемо тех, кого он признает страхователями, в 2017 году не подверглись изменениям. А это значит, что состав тех, кто сдает СЗВ-М в 2017 году остался прежним.

Таким образом, все, кто использует наемный труд, продолжат сдавать СЗВ-М. Кто сдает в 2016 году, сдает и в 2017-м. Среди них:

  • организации и их обособленные структуры;
  • частные бизнесмены (ИП);
  • адвокаты, частные детективы, нотариусы, арбитражные управляющие, медиаторы и др.

Обратите внимание: в последнем случае, кто сдает форму СЗВ-М , делает это не в отношении себя, а на свой наемный персонал.

В 2017 году ПФР ждет отчеты от страхователей с сотрудниками, которые выполняли какую-либо работу на основании трудовых соглашений. При этом не важно:

  • вела ли фирма (ИП) фактически деятельность;
  • были ли выплаты физлицам.

Кроме того, подать форму СЗВ-М нужно, даже если вы просто только заключали трудовые договоры.

Когда люди выполняют работы или оказывают услуги для страхователя по договору гражданско-правового толка, то сведения о них все равно показывают в СЗВ-М при одновременном соблюдении следующих условий (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):

  1. исполнителям выплачено вознаграждение;
  2. на сумму вознаграждения начислены взносы.

Тем, кто сдает СЗВ-М , нужно понимать, что это также могут быть договоры:

  • на заказ у автора;
  • отчуждения исключительного права на произведения;
  • издательской лицензии;
  • о предоставлении права использовать произведения науки, литературы, искусства;
  • передачи управления правами.

Нулевой отчет

В отношении того, кто сдает нулевую СЗВ-М в 2017 году, правила тоже не поменялись. Суть в том, что нулевой отчет СЗВ-М – это понятие относительное. Как такового, его не может. Ведь если в отчет не включить ни одного человека, то сдача такой пустой СЗВ-М не имеет смысла. Пустые бланки ПФР не нужны, так как не несут в себе необходимой информации.

Пожалуй, единственная особенность касается включения в СЗВ-М директора – учредителя. По мнению ПФР (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356) и Минтруда (письмо от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587) в отчет его можно не вносить при соблюдении двух условий:

  1. с ним не заключен трудовой договор;
  2. он не получает никаких выплат от организации.

Закон не запрещает сдавать отчет СЗВ-М с одним лишь директором. Даже если с ним нет договора. И фонд обязан его принять. И так поступать безопаснее, чем те страхователи, кто сдает нулевую СЗВ-М. В 2017 году важно учитывать уже наработанный опыт общения с сотрудниками ПФР.

предприятия?

Сразу успокоим, что законодательство вообще не регулирует вопрос, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия организации. И вряд ли будет. Всё-таки это прерогатива бизнеса, самих компаний.

Многое зависит от штатной структуры предприятия и как организован документооборот. Зачастую, на предприятиях малого бизнеса есть только бухгалтер, поэтому он и везет на себе всю отчетность.

Но когда есть выбор, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия , то, на наш взгляд, более эффективно это будет получаться у кадровой службы. Дело в том, что именно у нее более оперативно появляются данные о СНИЛС сотрудников.

СЗВ-М — это новый отчет, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд в 2016 году. В нашей статье мы расскажем об основных моментах, связанных с формированием этого отчета .

Новый отчет в Пенсионный фонд (ПФР) по форме СЗВ-М 2016 года

В феврале 2016 года правление ПФР утвердило новую форму для сбора информации о работающих гражданах СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Буква М в конце означает, что отчет необходимо сдавать ежемесячно. Первым отчетным периодом стал апрель 2016 года.

Отчет СЗВ-М представляют работодатели (организации и ИП), у которых заключены трудовые договоры с гражданами, или договоры гражданско-правового характера на разовые услуги, или договоры с авторами. То есть это организации и ИП, которые так или иначе выплачивают своим сотрудникам зарплату или вознаграждение, подлежащие обложению страховыми взносами.

Когда и куда сдавать СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» в 2016 году

СЗВ-М подается в региональное отделение ПФР. Если численность работников фирмы — 24 человека и менее, отчет можно составить на бумаге, если равна или превышает 25 человек, сдача отчетности СЗ В-М обязательно должна быть произведена в электронном виде.

В текущем году сдавать СЗВ-М требуется до 10-го числа каждого месяца. В последующем законодатели продлили этот срок на 5 дней, и мы будем сдавать форму до 15-го числа ежемесячно.

За нарушение сроков сдачи отчета С ЗВ-М или представление некорректной информации в СЗВ-М предприятию грозит штраф 500 руб. за каждого сотрудника, информация по которому не отражена или отражена некорректно.

Заполнение отчетности по форме СЗВ-М

Порядок заполнения СЗВ-М законодательно не утвержден. Но с помощью пояснений к самой форме можно легко разобраться, как заполнить все 4 раздела нового отчета:

  • В первом разделе укажите все свои реквизиты: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП.
  • Во втором — период, за который вы отчитываетесь.
  • Третий раздел — это тип СЗВ-М. Их несколько:
    • «исхд» — означает, что это первичный отчет;
    • «доп» — указывается, если вы добавляете к ранее направленному отчету какие-то сведения;
    • «отмн» — для отмены ранее поданных сведений.
  • Ну и непосредственно 4 раздел. В нем нужно привести Ф. И. О., СНИЛС, ИНН сотрудников, с которыми в отчетном периоде имелись договоры. Обратите внимание, что ИНН указывается только при его наличии. То есть если оставить это поле пустым, то отказать в приеме формы вам не могут.

Но следует помнить, что сотрудники Пенсионного Фонда СЗВ-М , поданную вами, могут сверить с информацией, которую вы направите в налоговую инспекцию. И если будет выявлено, что ИНН сотруднику присвоен и вам он известен, вероятно начисление штрафа за неполноту указания сведений в СЗВ-М .

Ситуации, которые могут вызвать вопросы при формировании СЗВ-М

При формировании отчета стоит обратить внимание на следующие моменты:

  1. Если сотрудник был принят на работу 30-го числа отчетного месяца или был уволен 1-го числа, его данные должны быть включены в форму.
  2. Если у вас есть сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или длительном неоплачиваемом отпуске, их тоже надо внести в список.
  3. Если в фирме только один директор и ему не начисляется заработная плата, на него надо все равно подать сведения по форме СЗВ-М .

ВАЖНО! Факт начисления заработной платы с формированием данного отчета не связан. При наличии договора сотрудники должны быть отражены в отчете .

  1. Если у ИП нет работников, представлять данные он не обязан, так как у него отсутствуют заключенные трудовые договоры.
  2. Если в отчетном месяце вы выплачивали вознаграждения без действующих договоров (например, премию уже уволенному работнику или вознаграждение к определенной дате уже давно не работающим людям), таких людей в отчет по форме СЗВ-М тоже включать не надо.

Итоги

Как любой новый отчет, СЗВ-М вызывает множество вопросов. Но немного разобравшись, как именно вносятся сведения, ваши сотрудники не будут испытывать проблем при сдаче данных в контролирующий орган.