Перечень типовых документов для организаций. Перечень типовых управленческих архивных документов. Передача документов в государственные или муниципальные архивы

Введение

Для помещаемых в архив документов образуется единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Ведущую роль в определении срока хранения документов играет перечень с указанием сроков хранения. Архивные учреждения разработали типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и стоимость продукции). При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащихся в деле. Только после этого прибегают к помощи перечня путем сопоставления изучаемых единиц хранения с соответствующей статьей перечня. Под статьей в перечне понимается совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Это актуально, так как установление сроков хранения документов имеет огромную роль для истории.

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации не должны носить стихийный характер, связанный с чрезвычайными ситуациями. Они должны осуществляться открыто и планомерно.

Цель: раскрыть значение перечней документов, контроля исполнения документов и поручений.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Виды перечней

документ ведомственный контроль

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждения, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, указания, памятки и т.д.

Из названных пособий большую популярность имеют перечни.

Перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкций Архивного фонда страны.

Комиссия вправе назначить по перечню следующие сроки хранения документов:

Кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);

Долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т.д.);

Ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Сложившиеся к 1990 году система перечня достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990 года, когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привлечены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Существует система перечней документов в зависимости от сроков хранения:

В данной системе традиционно различают 2 типа перечней документов:

С указанием срока хранения документов;

Подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

Типовыми;

Ведомственными.

Перечень типовых документов издаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются Федеральной архивной службой Российской Федерации.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия и круг деятельности фондообразователя изменился. Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, как правило, через 10-15 лет после введения их в действие.

Список существующих перечней с указанием сроков хранения:

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов)»;

- «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России»;

Существуют и другие перечни: ведомственные. Например:

- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

- «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 года, старый разработанные для наиболее массовых видов юридических лиц. Здесь стоит упомянуть:

- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Перечнем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях понятно, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

Пометка «до минования надобности», которая позволяет организации самостоятельно определять длину жизни документа,

Отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
  • в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

    военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

    правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

    федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Купить этот номер в электронном виде

Узнать больше:

  • Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика
  • Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.

Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.

Общепринятые периоды хранения:

  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.

Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

Вид документа Срок хранения Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности постоянно присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу 75 лет ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые постоянно
годовые постоянно
квартальные 5 лет
месячные 1 год при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки
к ним
постоянно
аналитические документы (таблицы,
записки, доклады) к годовым
балансам и отчетам
Постоянно
переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов
5 лет
документы (протоколы, акты,
заключения) о рассмотрении и
утверждении балансов и отчетов
постоянно квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о
постановке на учет в налоговых
органах
5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)
постоянно
Отчеты по налогам:
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки,
таблицы, сведения) о начисленных
и перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней.
Переписка о разногласиях по
вопросам налогообложения,
взимания акцизных и других сборов
5 лет ЭПК
документы (расчеты, сведения,
заявления, решения, списки,
ведомости, переписка) об
освобождении от оплаты по
налогам, предоставлении льгот,
кредитов, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным
и другим сборам
5 лет ЭПК
документы о зачислении налоговых
поступлений в бюджеты разного
уровня и во внебюджетные фонды,
задолженности по ним
5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые Постоянно
годовые Постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические,
материальные счета бухгалтерского
учета
5 лет
документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в
том числе проверке кассы,
правильности взимания налогов и
др.
5 лет в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера
разработочные таблицы и др.)
5 лет
первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, корешки
банковских чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков
и переводные требования, акты о
приеме, сдаче, списании имущества
и материалов, квитанции, корешки
к ним, счета-фактуры, накладные
и авансовые отчеты и др.).
Документы о приеме выполненных
работ (акты, справки)
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах и
перерасчетах между организациями
5 лет
переписка о
финансово-хозяйственной
деятельности (об учете фондов, о
наложении взысканий, штрафов,
приеме, сдаче, списании
материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате
ссуд
5 лет
документы (справки, акты,
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах,
растратах, хищениях
5 лет
гарантийные письма 5 лет
документы (протоколы, акты,
расчеты, заключения) о переоценке
основных фондов, определении
износа основных средств, оценке
стоимости имущества организации
постоянно
документы (заявления,
распоряжения, справки-графики,
акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
постоянно
договоры, соглашения (кредитные,
хозяйственные, операционные),
договоры имущественного
страхования, с аудиторами
(аудиторскими фирмами)
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
ведомости) об инвентаризации
основных средств, имущества,
зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки,
переписка и др.) по финансовым
вопросам благотворительной
деятельности
5 лет ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК
положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные
(расчетно-платежные) ведомости
(табуляграммы) на выдачу
заработной платы, пособий,
гонораров, материальной помощи и
др. выплат; доверенности на
получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей, в
том числе аннулированные
доверенности)
5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При
отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной
платы;
сведения, справки о совокупном
доходе работников за год и уплате
налогов;
сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле за их
распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по
заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о
выплате отпускных и выходных
пособий;
документы (копии отчетов,
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий,
оплате листков нетрудоспособности
5 лет
документы (заявления, решения,
справки, переписка) об оплате
учебных отпусков
до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг постоянно
основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых
документов (счетов, платежных
поручений)
хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые
и др.)
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной
платы
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ,
услуг, облагаемых и не облагаемых
налогом на добавленную стоимость
депонентов по депозитным
суммам; доверенностей
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Как заполняется статья "Сроки хранения документов"

Обязательная часть подготовки НД - определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг. Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. СХ бывают:

постоянными;

долговременными: свыше 10 лет;

кратковременными: до 10 лет включительно.

В каждой организации должны использоваться специальные перечни, по которым можно определить СХ деловых бумаг. Специальные правовые акты РФ также устанавливают СХ отдельных документов.

Когда перечни документов попадают в руки сотрудникам, которые составляют номенклатуру дел подразделения, они теряются и не знают, как с ними работать. И здесь важно делопроизводителям и секретарям грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.

Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы

На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.

Какие виды перечней помогут установить сроки

Выделяют типовые и ведомственные перечни документов.

Типовые перечни

Основной перечень при определении СХ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов № 558).

Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий.

Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.

Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД.

Читайте также:

Ведомственные перечни

Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации - налоговых, финансовых, медицинских и т. п.

Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.

Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией.

Перечни удобны в работе с документами. Они помогают:

  1. систематизировать деловые бумаги организации по направлениям деятельности при составлении номенклатуры дел;
  2. определить СХ деловых бумаг;
  3. выявить значение бумаги: юридическое или историческое;
  4. отобрать документы на хранение или уничтожение ;
  5. учесть особенности хранения деловых бумаг при формировании дел.

Какая структура у перечней документов

Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558 . Это основной список при определении СХ. Он включает четыре части:

Общие положения, в которых указывают нормативные документы, по которым составлен список, цели составления, разделы, графы и т. д.

Сам список документов.

Список сокращений.

Указатель видов бумаг по алфавитному принципу.

Список представлен в виде таблицы, которая разделена на тематические разделы - их 12. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.

Бухгалтерия найдет необходимые деловые бумаги в разделе 4, который содержит сведения по учету и отчетности.

Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас.

Что касается СХ (графа 3), то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый СХ. Организация может его увеличить

В перечне встречаются сокращения и формулировки: «Пост.», «До замены новым», «До минования надобности», «ЭПК», «5 л. ЭПК». Что они означают:

  1. сокращение «Пост.» означает, что деловые бумаги хранят постоянно. Но даже в этом сокращении есть исключение. Данное сокращение для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает СХ не менее 10 лет;
  2. формулировки «До замены новым», «До минования надобности» позволяют организациям самостоятельно определять срок хранения деловой бумаги. СХ «До минования надобности» - не менее одного года;
  3. отметка «ЭПК» означает, что часть дел имеет научно-историческое значение. В таких случаях после установленного срока проводят дополнительную полистную экспертизу ценности дел. Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;
  4. «5 л. ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.

Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».

Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.

В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части - статьи перечня, в которых они фигурируют.

Как правильно работать с перечнем

Есть два способа работы с перечнем.

Способ № 1.

подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа - статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.

Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.

Способ № 1.

заключается в поиске функции, направления деятельности.

Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.

Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи». Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью 507. Она нам подходит:

Переписка об экспортных и импортных поставках:

а) с зарубежными организациями

Срок хранения переписки «15 л. ЭПК», то есть после 15 лет хранения в результате экспертизы ценности документы уничтожат или будут хранить дальше.

Что делать, если нужно изменить сроки хранения

Самостоятельно снижать СХ деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. ЯяыУвеличивать СХ согласно Перечню типовых управленческих документов № 558 можно в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Пример. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.

Совместная работа службы делопроизводства и сотрудников организации - идеальный вариант развития событий при подготовке сводной НД Кому как не специалисту, каждый день имеющему дело с конкретными документами, знать их состав, виды и разновидности в своей области. Чтобы сотрудники не отказывались взаимодействовать и не саботировали подготовку НД, организуйте семинары-совещания, во время которых вы разъясните коллегам, как пользоваться перечнями с указанием СХ. Задача службы делопроизводства - донести до сотрудников и подразделений значение такой работы.

В каких еще документах искать сроки хранения

В Федеральном законе «Об архивном деле» написано, что СХ деловых бумаг могут устанавливаться в законах, нормативными правовыми актами и перечнями. Если сроки взяты из нормативного правового акта, то тогда в НД указывается ссылка на используемый акт.

В России помимо перечней действуют правовые и подзаконные акты, которые регулируют сроки хранения деловых бумаг.

Таким образом, работа с перечнями несложная, но требует усидчивости и внимательности. Обязательно проверяйте сроки за сотрудниками подразделений. А чтобы сократить количество ошибок, перед тем как подразделения начнут составлять номенклатуру дел, проведите обучение и дайте общее понимание, как работать с перечнем, используя готовые примеры из статьи.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень 2010). Он пришел на смену Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее - Перечень 2000), то есть почти ровно 10 лет назад. Необходимость разработки нового перечня обусловлена произошедшими за это время в стране изменениями, повлекшими за собой появление новых видов документов. О том, что представляет собой Перечень 2010 и чем он отличается от Перечня 2000, пойдет речь в данной статье.

Перечень 2010 подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и представляет собой нормативно-правовой акт, определяющий основные виды организационно-распорядительной документации, образующейся во всех без исключения организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, с определением сроков их хранения.

Следует подчеркнуть, что он прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, после чего доработан с учетом их замечаний и дополнений, а также экспертизу в Минюсте России.

Перечень является основным базовым документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве и подготовки номенклатуры дел.

Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 четко соответствуют нормам, содержащимся в нормативно-правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.

При внедрении Перечня 2010 в деятельность каждого юридического лица следует иметь в виду, что он является нормативным актом, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения должно быть обязательным для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельность, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ 2010

Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились.

Перечень состоит из 12 разделов.

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями.

Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень 2010 имеет 4 графы.

В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

ИЗМЕНЕНИЯ И НОВОВВЕДЕНИЯ

Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000.

Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.

Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т. п.

В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.

Подраздел «Руководство»

В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, например:

    государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);

    свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);

    регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);

    мочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);

    документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др.

Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б), имеющих срок хранения 75 лет . К ним относятся приказы:

    о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

    аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

    изменении фамилии;

    поощрениях, награждениях;

    оплате труда, премировании, различных выплатах;

    всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

    отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

    дежурствах по профилю основной деятельности;

    длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

    командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (то есть связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет.

При этом в примечании к данной статье дана сноска о том, что имеют срок хранения 5 лет приказы:

    о дисциплинарных взысканиях;

    о ежегодных оплачиваемых отпусках;

    об отпусках в связи с обучением;

    о дежурствах;

    о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Подраздел «Организационные основы управления»

Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:

    единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);

    документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);

    государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);

    документы о ликвидации организаций (ст. 49);

    договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);

    списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);

    административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);

    документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);

    договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);

    договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.

Особую группу в данном подразделе составляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации . Если в предыдущем перечне документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103).

Рассмотрим как пример ст. 96 . В нее вошли заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.

Срок хранения этих документов - 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь - сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения (по Перечню 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения - «постоянно»).

Рассмотрим в качестве примера ст. 110 . В нее вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения.

Срок хранения этих документов - 10 лет. Однако в примечании к Перечню 2010 имеется сноска, что срок хранения этих документов у заявителя составляет 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Большую группу в названном подразделе Перечня 2010 также представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организации деятельности акционерных обществ .

ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ 2010

Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов , не может быть менее 10 лет.

Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т. п., должны храниться в организации до ее ликвидации. Это связано с тем, что эти документы могут являться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и т. д. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.

Отметка «**» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по Перечню 2010, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается.

Отметки «ЭПК» , «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Примечания , используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения документов, например ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28 и т. д. В других примечаниях указываются условия, при которых исчисляется срок хранения документов, например, ст. 27б, 28б.

Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня.

На вопрос, нужно ли составлять новые номенклатуры дел в организациях в связи с введением в действие нового перечня, ответ однозначен - нужно. Ведь изменились не только номера статей перечня, на которые даются ссылки в соответствующей графе номенклатуры дел, но и сроки хранения документов.