Порядок и процедура выдачи трудовой книжки при увольнении по тк рф

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), а также пункты 7.1. - 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту - Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

потеря ее самим работником;
утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай - когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа - военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении - на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
сведения о награждениях и поощрениях - согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

"Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня".

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

ФИО заявителя;
интересующий период;
суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-дневный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Существует ряд норм трудового законодательства, которые обязывают работодателя своевременно выдавать сотруднику трудовую книжку при увольнении. Своевременно – значит, в установленные сроки. Рассмотрим мнение законодательства, в какие сроки выдается трудовая при увольнении. Знать об этом важно, поскольку нарушение данных норм грозят работодателю не только административными санкциями, но и взысканием денежных средств, в пользу работника за вынужденный прогул, по решению суда. То есть, хоть само увольнение сотрудника может произойти законно и в пределах установленного правового поля, взыскание средств за вынужденный прогул с предприятия, происходит по причине того, что работнику не вовремя выдали трудовую книжку.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Трудовую книжку, положено выдавать сотруднику заполненной и оформленной должным образом, в день его увольнения. По правилам ТК РФ, трудовая книжка и окончательный расчет с сотрудником выдается в последний день его работы, который и считается днем увольнения. Кроме этого, статья 84.1 ТК устанавливает, как должна оформляться трудовая, и порядок ее выдачи сотруднику.

Если сотрудник присутствовал на работе в свой последний рабочий день, работодатель не имеет право удерживать у себя трудовую книжку при увольнении сотрудника.Выдача трудовой книжки при увольнении за виновные действия сотрудника, так же должна происходить, как и при обычном увольнении по инициативе работника или работодателя. Но бывают ситуации, когда сотрудник попросту отказывается от получения трудовой книжки, или, отсутствует на работе в день своего увольнения.

Хотя закон четко устанавливает правила выдачи трудовой книжки, с обязательным отнесением ответственности на работодателя за несвоевременность в ее выдаче, есть несколько оснований освободить предприятие от данной ответственности:

если работник находится на больничном;
если работник заключен в места лишения свободы;
если работник находится в отпуске, за границей и т.п.;
если работник прогулял день своего увольнения;
если работник публично отказался получить трудовую на руки, о чем есть составленный документ;
если предприятие направляло работнику уведомление явиться за трудовой книжкой, но сотрудник проигнорировал это требование.

Поскольку трудовая книжка выдается работнику на руки в день увольнения, если работника нет на рабочем месте в этот день, не дожидаясь выяснения причины его отсутствия, этим же днем нужно направить сотруднику уведомление с требованием явиться на предприятие, и получить расчетные и трудовую. Именно с этого момента работодатель освобождается от предусмотренной законом ответственности за несвоевременную выдачу трудовой.

Если нарушен срок выдачи трудовой книжки при увольнении

В случае, когда невозможно вовремя выполнить обязанность выдать сотруднику трудовую книжку в день его увольнения, нужно данную ситуацию должным образом отразить в документации и личном деле данного сотрудника. Для этого нужно, или составить акт о том, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки, или же, составить документ об отсутствии сотрудника на рабочем месте, внести сведения в табеля рабочего времени сотрудника.

Все указанные акты и документы должны быть подписаны работодателем и сотрудниками организации. Это важно, поскольку в случае обращения сотрудника в суд, в его пользу может быть взыскана сума вынужденного прогула за весь период, пока трудовая книжка находилась на предприятии. Если работника на предприятии не было, и работодатель не позаботился о том чтобы направить уведомление ему о том, чтобы сотрудник забрал свою трудовую книжку, суд может расценить такую ситуацию, как нарушение требований Трудового кодекса о выдаче трудовой книжки при увольнении сотрудника.

Например, сотрудника уволили за виновные действия, и он отказывается являться на работу и получать трудовую книжку. По истечении нескольких месяцев, он обращается в суд для того, чтобы обязать работодателя выдать ему трудовую, и компенсировать время вынужденного прогула. Более того, данный сотрудник может утверждать, что работодатель умышленно отказался выдать ему документ. В этом случае, процессуальное законодательство обязывает доказать свою правоту не работника, а предприятие на котором он работал.

При наличии всех вышеуказанных документов в личном деле сотрудника, суд сочтет действия самого работника незаконными, и в удовлетворении иска откажет. Но, если работодатель не проявил осмотрительности, не составлял акты, табеля учета, и не направлял сотруднику уведомления (даже одно), то такие действия работодателя, суд расценит критично.

Вынужденная задержка выдачи трудовой книжки при увольнении

Нормами ТК предусмотрена обязанность работодателя оплатить сотруднику время вынужденного прогула при задержке выдачи трудовой книжки. Выплата производится из расчета среднего заработка данного сотрудника. При этом, законодатель не предусматривает «смягчающих обстоятельств» для предприятия в случае неправомерной задержки выдачи рабочего документа сотрудника.

Вынужденной можно назвать задержку выдачи трудовой книжки, когда сотрудник сам отказался ее получать, и не пожелал, чтобы ему направили ее почтой. В этом случае, работодатель освобождается от денежных санкций, если докажет, что он принял все необходимые меры для своевременной выдачи сотруднику трудовой книжки.

Если сотрудник в день своего увольнения болел, и не смог прийти на предприятие за трудовой книжкой, работодатель может направить ее почтой. Но, только после получения письменного согласия самого работника.

Не стоит забывать требовать от сотрудника, который получает трудовую книжку, поставить свою подпись о том, что он получил на руки трудовую книжку. Ведь потом, он может утверждать, что не получал ее, а предприятие не сможет доказать факт ее выдачи. Безусловно, такие ситуации происходят не всегда, но все же, нужно знать, как поступить, чтобы обезопасить себя от возможных проблем и конфликтов с бывшими работниками.

Трудовая книжка является документом, в котором фиксируется история трудовых отношений сотрудника и работодателя. Запись о трудоустройстве в книжке должна быть сделана в обязательном порядке, если данное рабочее место для физического лица является основным. Также в нее заносят информацию о поощрениях и выговорах. Согласно ТК РФ, выдача книжки при увольнении должна быть произведена в четко ограниченные сроки.

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Исходя из ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан вернуть увольняющемуся сотруднику трудовую книжку в последний день его работы в данной организации. Исключением является ситуация, когда фактически сотрудник не работал, а за ним сохранялась только средняя зарплата. К моменту возврата в ней уже должна быть внесена информация о причине увольнения.

В записи должна быть ссылка на приказ об увольнении, а также на статью Трудового Кодекса или иного федерального закона. Указание недостоверных сведений грозит работодателю административным наказанием. Работнику целесообразно сразу проверить правильность информации, внесенной в трудовую книжку.

Трудовая книжка выдается под роспись в специальном журнале. Если подпись отсутствует, то выдачу работодатель доказать не сможет, а работник имеет право потребовать выплату компенсации.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении в случае отсутствия работника

Трудовым законодательством предусмотрены и иные способы получения книжки, если в силу объективных причин работник не имеет возможности получить ее лично в свой последний рабочий день.

Некоторые факты

Трудовой Кодекс указывает на то, что работник должен после получения расчета в бухгалтерии расписаться в журнале учета трудовых книг. Это действие является подтверждением получения трудовой книжки. При постановке подписи можно считать весь процесс увольнения и выдачи изучаемого документа оконченным. Трудовые отношения между сторонами считаются завершенными.

Согласно разделу 4 Постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003г. , если работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения и не явился для получения трудовой книжки, то работодатель обязан направить ему письменное уведомление заказным письмом. В нем будет приглашение получить трудовую или дать соглашение на пересылку ее почтой. Без согласия отправка книжки по почте запрещена. Работодатель не несет ответственность за задержку передачи документа со дня отправки уведомления.

Трудовая книжка может быть передана доверенному лицу собственника. Для этого доверитель должен оформить доверенность в письменной форме. В ней обязательно прописывается следующая информация:

ФИО, паспортные данные и место регистрации доверенного лица и доверителя;
серия и номер трудовой книжки;
право, которое дает доверенность, а именно получение трудовой у работодателя;
срок действия документа;
образец подписи доверенного лица;
подпись доверителя.

Запрещено оформлять в трудовой какие-либо записи о факте передачи. Если работодатель хочет документально зафиксировать этот факт, то оформляется акт приема-передачи. Трудовые книжки, неполученные работниками после увольнения, работодатель хранит у себя. При этом он должен соблюдать правила, установленные законодательством в сфере архивного дела. Так, согласно Приказа Минкультуры ПФ от 25.08.2010г. N 558 , работодатель обязан хранить документы 75 лет.

Ответственность работодателя за несвоевременный возврат трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель несет ответственность за задержку возврата выдачи трудовой при расторжении трудового договора. Так, если книжка не была выдана в срок или в нее была внесена некорректная информация, работник имеет право получить компенсацию в размере утраченного заработка за период, когда он не имел возможности трудоустроиться.

Работнику при нарушении его прав необходимо обратиться в территориальное подразделение инспекции по труду. Если проверка инспектора подтвердит нарушения работодателя, ему будут выданы предписания, а также наложен штраф.

Выдача трудовой книжки при увольнении проводится при личном присутствии работника. По почте отправлять этот документ нельзя. Однако существуют и исключения из правил. Можно отправить трудовую книжку почтой по месту жительства сотрудника, если работник сам напишет заявление на имя нанимателя с просьбой отправки документа почтой.

Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб.

Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

конечная дата действия трудового соглашения с женщиной был продлен до окончания беременности или отпуска в связи с беременностью и родами;
причиной увольнения стал прогул, а именно отсутствие работника не менее 4 часов подряд без уважительной причины;
работнику было вынесено наказание в виде тюремного заключения.

Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении

Отказ сотрудника от получения трудовой книжки

При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки. В такой ситуации этот факт должен быть оформлен письменно в виде акта. Обязательным является присутствие и подпись на документе третьих лиц, в частности представителей профсоюзных организаций.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ: порядок оформления документов при расторжении трудового договора. Когда в отделе кадров должны отдать работнику трудовую книжку, сроки и варианты ее получения. Обязан ли работодатель сделать возврат книжки по доверенности

Обычно официальное трудоустройство начинается с того, что новый работник передает работодателю свою трудовую книжку. В течение срока действия контракта она хранится в отделе кадров, а после его окончания – возвращается сотруднику.
Выясним, когда увольняемый сможет получить назад свою трудовую книжку, и какие записи в ней подтверждают факт работы гражданина в конкретной компании.

(кликните, чтобы открыть)

Трудовая книжка – документ, раскрывающий историю взаимоотношений работника и нанимателя. Официальное трудоустройство на основное место работы начинается с того, что новоиспеченный сотрудник передает свою трудовую книжку в отдел кадров. В течение всего периода службы в нее вносят сведения о кадровых перемещениях, поощрениях и взысканиях. А когда контракт специалиста заканчивается, этот документ ему отдают назад.

Возврат трудовой книжки при увольнении нужно жестко контролировать, поскольку он должен быть произведен в установленные законодательством сроки. В статье рассмотрим, как происходит выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ.

Нормативная база

В советской России обязательные трудовые книжки были введены в 1918 г. с целью оформления трудовых отношений при новом государственном строе. В течение последующих 20 лет они несколько раз видоизменялись и приобрели привычную нам форму в 1939 г. с вступлением в силу очередной редакции КЗоТ.

В 1958 г. в СССР появился документ, регламентирующий порядок заполнения трудовых книжек, который впоследствии несколько раз дополнялся и изменялся. Окончательную редакцию он приобрел к 1973 г. Дальнейшие редакции «Порядка ведения трудовых книжек» от 1974, 1975, 1984, 1990 гг. имели своей целью разъяснить порядок их учета и хранения.

Столь многочисленные доработки позволили создать внятную и прозрачную нормативную базу, которая с незначительными поправками используется и сегодня. В настоящий момент прием, ведение, хранение и выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется:

ТК РФ – статьями , , , ;
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №255;
Постановлением Минтруда и соцразвития от 10.10.2003 №69.

Порядок внесения записей

Наличие трудовой книжки при заключении контракта по основному месту работы обязательно (ст.65 ТК РФ). Поэтому в течение первых 3 дней после трудоустройства работник обязан сдать ее в отдел кадров компании либо уполномоченному лицу, назначенному быть ответственным за ведение и хранение трудовых книжек отдельным приказом.

В течение рабочего периода в трудовые книжки персонала вносятся записи о поощрениях и взысканиях в соответствии с нормами ст.66 ТК РФ. При прекращении трудового договора в документе делается итоговая запись о расторжении контракта с работником. Соответственно, в последний рабочий день кадровики обязаны выдать на руки сотруднику трудовую книжку. После ее получения уволенному следует убедиться в корректности ее заполнения, а именно:

Все внесенные записи должны быть заверены подписью руководителя компании либо замещающего его лица.
Каждая запись сопровождается оттиском печати отдела кадров либо общей печати организации.
Записи формулируются в соответствии с нормами законодательства.
Самой последней стоит запись об увольнении работника со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
В трудовых книжках, ведущихся на двух языках (русском и национальном, преобладающем в регионе) печатями заверяется каждая запись.

Неправильные формулировки в трудовой книжке чреваты претензиями персонала к компании. Если уволенный сотрудник обратится в суд с жалобой на работодателя, последнему придется исправить некорректные записи, а также возместить моральный и материальный ущерб обиженному работнику.

Выдача трудовой книжки

Чтобы разобраться, когда выдается трудовая книжка при увольнении работника, необходимо проанализировать ст.84.1 ТК РФ.

Организация обязана вернуть увольняющемуся документ в последний день его работы. Если же сотрудник в последнее время не работал, а получал сохраненный за ним средний заработок – трудовая книжка возвращается в последнюю дату, на которую за ним сохранялась эта выплата.

Процедура выдачи документа

К моменту увольнения работника в трудовую книжку должны быть внесены все записи. Их необходимо заверить печатью организации.

Важно
Факт передачи трудовой книжки фиксируется в специальном журнале и подтверждается собственноручной подписью работника. Если соответствующая виза отсутствует, наниматель не сможет доказать, что документ был возвращен уволенному.

После получения документа на руки необходимо проследить, чтобы уволенный также поставил свою подпись в личной карточке формы Т-2. Это будет дополнительным подтверждением факта передачи трудовой книжки. Вопрос о том, нужна ли расписка в ее получении, является спорным. На самом деле, работодателю достаточно получить подписи увольняемого в личной карточке и журнале учета трудовых книжек, чтобы исключить возможные претензии работника по поводу сроков выдачи документа.

Расписка в получении трудовой книжки делается непосредственно в журнале учета. При этом уволенному достаточно написать следующую фразу: «Трудовую книжку в день увольнения на руки получил. Претензий к работодателю не имею».

Отдельным документом расписка оформляется в том случае, если трудовую книжку получают родственники умершего работника. В этом случае им необходимо дополнительно предоставить документы, подтверждающие степень родства с покойным (свидетельства о рождении – детям, свидетельство о браке – супругу).

Как быть если сотрудник отсутствует в последний день работы

В такой ситуации следует руководствоваться положениями разд.4 Постановления Правительства №225. А именно: следует отправить увольняемому письмо с уведомлением о вручении, в котором сообщить о необходимости получения трудовой книжки либо подтвердить согласие на пересылку ее почтой. Отправлять документ без согласия работника нельзя.

Важно отметить, что отправка письма снимает с нанимателя ответственность за задержку выдачи документа. Если после его получения работник все же явился за трудовой книжкой, разумно оформить ее выдачу актом приема-передачи. В нем следует отметить, что уволенный был надлежащим образом извещен о необходимости забрать документ и допустил задержку по собственной инициативе.

Невостребованные персоналом трудовые книжки работодатель хранит у себя, соблюдая требования законодательства об архивном деле. Срок их хранения составляет 75 лет.

Заявление на выдачу трудовой книжки

Документ при увольнении выдается работнику в бесспорном порядке, никаких заявлений по этому поводу писать не нужно. Однако иногда сотруднику необходимо подтвердить свою трудовую биографию (например, для получения пенсии, кредита или социальной выплаты).

В этом случае получить трудовую книжку на руки можно только по письменному запросу. В нем формулируется причина, по которой необходимо забрать документ из организации, указывается, куда его нужно предъявить, а также сообщается, каким способом работодатель должен передать ее сотруднику (выдать лично или переслать по почте).

Особенности выдачи трудовой книжки

Передавать документ уволенному работодатель может несколькими способами. Перечислим основные и разберемся, какие ошибки чаще всего допускают сотрудники отдела кадров при передаче трудовой книжки сотруднику.

Лично в руки сотруднику

Самый простой и распространенный вариант – отдать трудовую книжку работнику, после того как он поставит свою подпись в получении документа в карточке Т-2, журнале учета трудовых книжек и в самой трудовой (подтвердив, тем самым, факт ознакомления с приказом об увольнении).

Кадровику необходимо проследить за тем, чтобы уволенный не только расписался в документах, но и проставил везде дату получения документа. Следует помнить, что отсутствие подписи даст повод проверяющим усомниться в факте выдачи документа, а работнику – обвинить компанию в неисполнении требований законодательства.

Доверенному лицу

Помимо работника, по его письменному заявлению документ может быть выдан другому гражданину, на имя которого выписана соответствующая доверенность. Сотрудник, который физически не может забрать документ, например, лечится в стационаре или длительно отсутствует в городе, вправе передать свои полномочия лицу, на имя которого выписана нотариальная доверенность. Обратите внимание, что без нее получение трудовой книжки другим человеком невозможно.

Правильно оформленная доверенность включает:

место составления;
дату выдачи;
персональные данные и сведения о паспортах доверителя и доверенного лица;
перечень операций, которые может совершать доверенное лицо (обязательно указать, что он имеет право забрать трудовую книжку и расписаться в ее получении);
срок наделения полномочиями (если он не указан, доверенность действительна в течение 12 месяцев с даты выдачи);
образец подписи доверенного лица.

Вопрос о допустимости выдачи трудовой книжки доверенному лицу решается на основании норм ст.185 ГК РФ. Специалист кадровой службы, выдающий трудовую книжку по доверенности, обязан указать ее реквизиты в личной карточке Т-2 и журнале учета.

Пересылка почтой

К этому способу не любят прибегать ни работодатели, ни сотрудники. Однако иногда отправка документа заказной бандеролью становится единственным вариантом. Возврат трудовой книжки работнику при увольнении почтой осуществляется в таких случаях, как перевод работодателя в другую местность, призыв работника на срочную службу и прочее.

Как уже говорилось выше, главное для кадровика – получить согласие бывшего работника на эти действия. Для этого достаточно собственноручно написанного заявления сотрудника с просьбой отправить документ почтой.

Отказ в выдаче трудовой книжки

Нередко сотрудника, решившего уволиться, пытаются удержать противозаконными методами. Один из них – невыдача документа по надуманным причинам, например:

приведение ревизии бланков строгой отчетности;
передача трудовой книжки в офис организации, находящийся в другом городе;
необходимость уточнения или корректировки внесенных записей.

Эти причины не являются уважительными, а значит, работодатель, всячески затягивающий выдачу документа, нарушает законодательство. Следовательно, он вполне может быть привлечен к административной ответственности.

Когда задержка является обоснованной

Перечислим причины несвоевременной выдачи документа, не влекущие наступление ответственности нанимателя:

отсутствие увольняемого на рабочем месте в день окончания контракта;
спорная ситуация, качающаяся даты или причины расторжения трудового договора, при которой работник сам отказывается получать документ.

В последнем случае вопрос, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении сотруднику, отказывающемуся ее получать, приобретает особое значение. Поскольку принудить работника забрать трудовую книжку невозможно, а без его согласия передавать ее иным способом, например, отсылать почтой, запрещено, кадровику необходимо:

составить акт о неявке уволенного за трудовой книжкой;
отправить по месту регистрации работника письмо с уведомлением о необходимости явиться на предприятие для получения документа.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой

Если несмотря на все предпринятые действия сотрудник так и не пришел за документом, придется поместить его в личное дело уволенного, а последнее – отправить в архив. Факт передачи трудовой книжки в архив нужно подтвердить специальным актом.

Весь комплект кадровых документов подлежит хранению в течение 75 лет. Только по истечение этого срока их разрешено утилизировать.

Как быть если трудовую книжку не отдают

В первую очередь, необходимо попытаться урегулировать конфликт с работодателем в досудебном порядке. Можно написать повторное заявление на имя руководителя компании, где следует указать, что подобные действия нарушают права работника и призвать к соблюдению соответствующих норм ТК РФ. Документ отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если наниматель уклоняется от выдачи трудовой книжки, придется обращаться в надзорные органы. Перечислим их:

Трудовая инспекция – подать жалобу можно лично, на официальном портале в онлайн-режиме, по почте заказным письмом. Заявление будет рассмотрено в течение 1 месяца. Если факты, изложенные в заявлении, подтвердятся, на организацию, допустившую нарушение, будет наложен штраф. Помимо этого, трудовая инспекция выдаст предписание немедленно возвратить трудовую книжку работнику, а также выплатить ему компенсацию в размере среднего заработка за весь вынужденный период безработицы.
Прокуратура – в заявлении следует указать на грубое нарушение норм трудового законодательства, попросить о проведении проверки деятельности компании на предмет соблюдения норм ТК РФ и взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.
Районный или городской суд – иск следует подавать в том случае, если обращение в предыдущие две инстанции не привело к желаемому результату. К заявлению, в котором подробно описываются все обстоятельства дела, следует приложить копии обращений в трудовую инспекцию и прокуратуру, письма, отправленного работодателю, корешок почтового уведомления, доказывающий, что заявитель предпринимал попытки вернуть трудовую книжку самостоятельно.

Поскольку очевидно, что в данной ситуации права работника грубо нарушены, суд однозначно встанет на его сторону. Помимо того, что судья обяжет нанимателя вернуть документ, он вынесет вердикт о необходимости выплаты денежной компенсации за вред, нанесенный действиями компании работнику.

Под вредом понимается невозможность трудоустройства в другую организации или постановки на учет в качестве безработного, что приводит к утрате доходов.

Ответственность нанимателя за несвоевременный возврат трудовой книжки

Хотя получение трудовой книжки работником при увольнении строго регламентировано, игнорирование требований законодательства в этом вопросе случается довольно часто. Между тем, гражданину, чьи права нарушены, следует знать, что согласно положениям ст.234 ТК РФ, нанимателя могут привлечь к ответственности за некорректно внесенную информацию об увольнении или причинение препятствий работнику в дальнейшем трудоустройстве.

Факт
Работник, которому не отдают трудовую книжку, вправе обратиться в Инспекцию по труду с жалобой на своего нанимателя.

При желании уволенный может обратиться в суд за компенсацией морального вреда, причиненного действиями работодателя. При должной законодательной базе иск имеет хорошую судебную перспективу, а размер компенсации за нарушение сроков выдачи трудовой книжки может доходить до нескольких десятков тысяч рублей.

Когда ответственность за несвоевременную выдачу документа не наступает

В некоторых случаях трудовая книжка при увольнении работника выдается с опозданием, но работодателя за это не наказывают. Это возможно, если:

Срок действия трудового контракта с беременной сотрудницей продлевался до окончания отпуска по беременности и родам.
Работник был уволен в связи с прогулом (необоснованным отсутствием на работе более 4 часов).
Сотруднику назначено наказание в виде лишения свободы.

В остальных случаях закон категоричен: выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ должна происходить точно в срок, не допускать передачу в чужие руки без соответствующим образом оформленной доверенности, фиксировать дату выдачи в соответствующих кадровых документах, а также обязывать работника расписываться за получение на руки.

Подпишитесь на свежие новости

В Калининграде произошел интересный случай. Бывший работник отсудил у ООО «Аргогаз» 850 000 р. за невыданную трудовую книжку. Почти 2 года после увольнения компания отказывалась возвращать ему трудовую, после чего бывший сотрудник подал иск в суд.

Согласно словам потерпевшего, он проработал на предприятии 3 года. А после увольнения ему отказались возвращать трудовую книжку, из-за чего сотрудник не мог устроиться на другую работу.

Калининградский районный суд встал на сторону истца и постановил взыскать с предприятия 850 тысяч рублей. Ответчик не согласился с таким решением и подал апелляцию, однако областной суд признал первое решение законным и обоснованным. И … в этом месяце (около недели назад) потерпевший получил материальную компенсацию. А предприятие потеряло не малую сумму.

Кто виноват? И как обезопасить себя от действий недобросовестного работодателя?

Когда работодатель должен вернуть трудовую книжку?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день прекращения трудового договора, согласно ч.5 ст.80 Трудового кодекса и ч.3 п.35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Днем прекращения трудового договора считается последний рабочий день, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (отпуск, больничный и декретный отпуск).

Иногда происходят непредвиденные случаи, из-за которых трудовая книжка не может быть выдана увольняемому вовремя:
- неверная запись в трудовой книжке;
- отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;
- конфликт с работодателем.
В любом случае, кадровая служба компании должна попытаться сделать все возможное, чтоб избежать конфликтов.

Инструкция для эйчара

1. Вернуть как можно скорее.
Если у вас нет возможности вернуть трудовую книжку в день увольнения, то вышлите увольняемому уведомление о необходимости забрать трудовую. Об этом говорится в правиле, установленном в ч.6 ст.84.1 Трудового кодекса.

2. Выслать по почте.
Вы можете выслать бывшему сотруднику документ по почте с его письменного согласия. Это разрешено в ч.6 ст.84.1 ТК РФ и п.36 Правила ведения трудовых книжек.
После получения трудовой книги, работник должен выслать «расписку» о получении документа.

3. Передать через доверенного представителя.
Передать трудовую книжку уволенному сотруднику можно через его представителя. Второй при получении трудовой должен предоставить доверенность. В этом документе должны быть указаны сведения о поручителе и доверенном лице (ФИО, паспортные данные, адрес места жительства). Так же в тексте должно быть пописано, на какие действия уполномочен представитель.

4. Если работник отказался взять трудовую книжку, зафиксируйте его отказ письменно.
Иногда сотрудники увольняются из-за возникших конфликтов с руководством. В этом случае они часто отказываются забирать трудовую книжку, так как считают, что в ней сделана некорректная запись об увольнение, и требуют ее переформулировать.
Не зависимо от того, по какой причине, сотрудник отказывается забрать свою трудовую, попросите его написать письменный отказ. Этот документ снимет ответственность с работодателя за задержку выдачи документа.

5. Храните не выданные документы до востребования.
Трудовые книжки, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования. Это правило установлено законодательством РФ, а конкретно п.43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. Трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

За не выданную вовремя трудовую книжку работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае - от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Помимо указанных штрафов, сотрудник может потребовать возмещение материального ущерба в эквиваленте неполученной зарплаты за срок отсутствия у него трудовой книжки.

Как бороться с работодателем, который не выдает трудовую книжку?

В интернете много блогов и сайтов, где специалисты делятся с собеседниками примерами из своей профессиональной практики, в том числе и историями о том, как им не возвращают трудовые книжки.

Если вы не получили трудовую книжку, оставьте в отделе кадров письменное обращение с просьбой выдать вам трудовую. В этом случае работодатель обязан выдать ее не позднее 3-х рабочих дней со дня обращения работника.

Если и это не помогло, то обращайтесь в суд с иском о возмещении ущерба, связанного с задержкой трудовой книжки. Так как согласно ст.234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Под эту статью попадают случаи отказа работодателем вернуть уволенному сотруднику трудовую книжку.

Кстати, учитывая то, что работодатель лишил сотрудника возможности зарабатывать, потерпевший имеет право на компенсацию морального вреда.

Приходилось ли вам сталкиваться с работодателем, который отказывался выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику?