Порядок ознакомления с локальными нормативными актами. Ознакомление с локальными нормативными актами. В какой срок

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание! С принятыми необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 68) закрепляет обязанность работодателя еще до приема сотрудника ознакомить его с локальными нормативными актами (ЛНА), обязательными по закону для всех работников или необходимыми ему по трудовой функции. Однако форма и порядок ознакомления работников законодательством не предусмотрены. Поэтому можно использовать любые способы ознакомления — главное, чтобы данный факт был подтвержден подписью сотрудника.

При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты:

Со всеми действующими ЛНА сотрудник, ответственный за прием на работу, должен ознакомить поступающего на должность еще до заключения с ним трудового договора. Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).
С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами

На практике предприятия используют:

проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
журнал ознакомления с ЛНА;
лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА. Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Верховного суда РФ от 10.10.2011 № 4-АД11-8).
Правильность проведения процедуры и наличие подписи сотрудника играют важную доказательственную роль при возникновении споров (апелляционное определение Костромского областного суда от 21.10.2013 по делу № 33-1782).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА .

Итак, лист ознакомления — один из способов подтвердить факт знания сотрудником текстов внутренних нормативных документов. Его оформляют в свободной форме. Удобно завести один лист ознакомления либо на конкретный нормативный акт (и хранить с данным актом), либо на сотрудника (и хранить в личном деле).

О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

ознакомление должно производиться под роспись,
и до момента подписания трудового договора.

Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

личную подпись,
дату ознакомления,
расшифровку личной подписи.

Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.

Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.

2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.

В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.

А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.

3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).

Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.

Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.

Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?

Это можно сделать двумя способами:

Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»

Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.

В мы поговорим о заключении трудового договора.

Вопрос : Можно ли считать правомерны--м создание единого листка ознакомлен--ия, в котором перечислен--ы все локальные акты ?

Вопрос :

Трудовым законодательством не регламентирована процедура ознакомления работника с локальными нормативными актами организации.

Работодатель может использовать любой способ ознакомления работников, предусматривающий наличие подтверждающей подписи работника.

Будет правомерным и использование листа ознакомления (приложения к трудовому договору), в котором будут перечислены все локальные нормативные акты, с которыми ознакомлен работник.

Правовое обоснование :

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит легального определения понятия локального нормативного акта.

В теории трудового права под локальными нормативными актами понимаются принимаемые работодателем акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц.

Такие акты вправе принимать почти все работодатели (ст. 8 ТК РФ), исключение составляют лишь работодатели — физические лица (не предприниматели).

В соответствии с ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Кроме того, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция не указана трудовым законодательством в качестве обязательного локального акта организации. Вместе с тем она является важным документом, регламентирующим не только трудовую функцию работника, круг его должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Поэтому рекомендуется ознакамливать принимаемых на работу лиц и с должностной инструкцией.

Кроме того, следует ознакомить принимаемых работников и с нижеуказанными локальными нормативными актами (при их наличии в организации):

коллективный договор;
положение о социальном обеспечении работников;
положение об информационной безопасности;
положение о коммерческой тайне;
положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;
положение о документообороте;
положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;
письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;
иные документы.

Необходимо отметить, что трудовым законодательством не регламентируется порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и способы фиксации подписи работников. Работодатель вправе использовать любые удобные ему способы ознакомления.

Например, факт ознакомления работников с локальными актами может быть подтверждён следующими способами:

Подписью работника на листе ознакомления. Как правило, в листе ознакомления указываются фамилия, имя, отчество работника и дата ознакомления. Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Подписью работника в специальном журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами. В отличие от листа ознакомления этот журнал может предусматривать возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Подписью работника на листе ознакомления, являющемся приложением к трудовому договору, в котором могут быть перечислены все локальные нормативные акты, в которыми ознакомлен работник.

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 Трудового кодекса, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Необходимо помнить, что неознакомление работников с локальными нормативными актами является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Перед подписанием трудового договора и зачислением в штат работник должен быть ознакомлен с внутренними нормативными актами. Это норма законодательства, обязательная к исполнению. В связи с этим кадровые специалисты нередко задаются вопросом, с какими локальными нормативными актами должен быть ознакомлен работник. Расскажем кадровикам, как провести эту процедуру правильно, ознакомив работника со всеми нужными документами.

Обязанность работодателя

Одним из этапов в процедуре приема работника является ознакомление с локальными нормативными актами организации (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с внутренними документами должно обязательно предварять подписание трудового договора. Сначала знакомство с документами, обязательно под роспись, затем, подписание договора.

На практике существует несколько вариантов, как оформлять знакомство работника с документами. В зависимости от ряда факторов можно использовать, как один или несколько способов. Перечислим варианты оформления:

включение фразы об ознакомлении с документами в текст трудового договора;
использование листа ознакомления (с указание ФИО, подписи и даты), прикладываемого к каждому локальному акту;
ведение журнала ознакомления с локальными актами, в который включены все внутренние нормативные документы предприятия.

Документы, с которыми нужно ознакомить обязательно

Будущего работника нужно ознакомить со всеми локальными актами организации, имеющими отношение к его работе (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Как минимум, к таким документам относят Правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если он заключен на предприятии. С локальными актами предприятия должны быть ознакомлены все сотрудники компании, вне зависимости от должности.

Правила трудового распорядка – это локальный нормативный акт, в котором описан порядок приема и увольнения сотрудников, их основные права, обязанности, режим работы, отдыха, поощрения и взыскания, которые могут применяться к персоналу, а также иная информация. При наличии в компании коллективного договора Правила трудового распорядка являются, как правило, его приложением (ст. 189, ст. 190 ТК РФ).