Право подписи первичных бухгалтерских документов устанавливает. Приказ о перечне лиц имеющих право подписи

Бухгалтерские Вести, №33

Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте - очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.

Далия Демина

Юрист Интеркомп

Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.

Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.

В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.

Оформление права подписи приказом

В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.

В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.

Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.

В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи).

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Оформление права подписи доверенностью

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации).

Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 Гражданского Кодекса Российской Федерации (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

В соответствии со статьей 53 Гражданского Процессуального Кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этого юридического лица.

Доверенность – это письменный документ, для признания действительным которого необходимо соблюдение ряда обязательных реквизитов:

• Наименование документа - «Доверенность»;
• Регистрационный номер - указывается порядковый номер, обычно в организация ведется реестр выдаваемых исходящих документов;
• Место совершения доверенности - указывается населенный пункт, где выдана доверенность;
• Дата совершения доверенности (указывается обязательно в силу ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации). Если в доверенности отсутствует этот реквизит, то она изначально не будет иметь юридическую силу - станет ничтожной. Принято указывать дату совершения доверенности полностью словами (число, месяц, год), а не цифрами;
• Текст доверенности – указываются данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН), фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес регистрации доверенного лица, объем полномочий, срок действия (если не указан, то срок действия считается 1 год с даты выдачи доверенности);
• Подпись руководителя;
• Печать юридического лица.

В статье использованы документы:

• Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В ред. от 24.12.10.
• Инструкция Банка России от 14.09.06 №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». В ред. от 25.11.09.
• Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.94 №51-ФЗ. В ред. от 06.12.11, с изм. от 27.06.12.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Руководитель

Федерального

медико-биологического

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :

Исполняющий обязанности

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

Начальник

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

(подпись) (подпись)

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

В. В. Уйба

от консультанта отдела кадров

В. П. Воронова

В подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

Начальник

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

Исполняющий обязанности

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Факсимиле

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

(ФМБА России)

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

Приказываю:

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

Федеральное медико-биологическое агентство

(ФМБА России)

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

Приказываю:

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.

А. Головин

Полковник запаса,

начальник

мобилизационного отдела

Федерального медико-

биологического агентства

Подписано в печать

Подпись — это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры. Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС. На сегодняшний день различают три вида подписи: собственноручная, электронная и факсимиле. Разберемся, в каких случаях они применяются и какие ошибки в данном реквизите могут привести к недоразумениям с налоговыми органами.

Собственноручная

Это наиболее распространенный вид подписи. На сегодняшний день собственноручная подпись в большей степени, чем печать, удостоверяет подлинность документа. Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной.

Основная проблема применения собственноручной подписи - человеческий фактор. Один и тот же человек может расписываться по-разному, кроме того, нередко забывает ставить расшифровку подписи и даже, случается, расписывается за другое лицо. Некоторые из этих недочетов могут привести к доначислениям при налоговой проверке.

Подпись на первичке: расшифровка обязательна

В числе обязательных реквизитов первичного документа упоминается подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лица, подписавшего документ (под. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ).

Отметим, что в старом законе (Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 129-ФЗ) не было положения о расшифровке подписи. Однако оно и раньше было в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Инспекции нередко не принимали расходы, подтвержденные документами, в которых подпись была без расшифровки.

Суды признают отсутствие расшифровки «незначительным недостатком», который не препятствует признанию расходов по налогу на прибыль (постановления ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012, Поволжского округа от 02.08.2010 № А12-23001/2009, Определение ВАС РФ от 13.12.2010 № ВАС-15973/10). Так, ФАС Центрального округа указал, что «имеющиеся недостатки (такие, как отсутствие расшифровки подписи должностных лиц, сдавших и принявших выполненные работы) носят незначительный характер, а содержание иных доказательств: договоров, отчетов о выполненных работах, о выполненных услугах, а также наличие в актах выполненных работ ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяют установить фактические оказанные услуги, их объем, характер, сроки выполнения и результаты работ» (постановление от 19.06.2013 № А54-3390/20120.

В арбитражной практике встречаются и решения в пользу инспекций. Но, как правило, такое решение судьи принимают только тогда, когда отсутствие расшифровки подписи было лишь одним, причем не самым серьезным из недостатков. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Северо-Западного округа, кроме этого недочета, было обнаружено множество других: подписание документов неустановленными и неуполномоченными лицами (что подтверждено почерковедческой экспертизой), отсутствие контрагентов по адресам регистрации, отсутс­твие производственных, кадровых ресурсов (постановление от 30.11.2010 № А52-4702/2009). ФАС Уральского округа отказал в признании расходов, потому что в справках о стоимости выполненных работ не только отсутствовала расшифровка подписей, но и отсутствовала ссылка на акты выполненных работ, а также имелось несоответствие в суммах по одним и тем же видам работ, указанных в актах и справках (постановление от 13.08.2012 № Ф09-7003/12 по делу № А60-36999/2011).

На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового Закона № 402-ФЗ (в частности, имеется в виду условие о расшифровке). Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была.

Подпись на счете-фактуре

Как сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Никаких особенных требований к собственноручной подписи в данной норме не предусмотрено.

Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация 1. Компания получила от поставщика несколько счетов-фактур, где в поле «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» стоят совершенно разные подписи, но при этом в расшифровке фигурирует одна и та же фамилия.

Чтобы избежать споров с инспекцией, такие счета-фактуры лучше отправить контрагенту и подписать заново. Увидев такое «разнообразие», инспекция может решить, что поставщик - фирма-однодневка, печать которой переходит из рук в руки и счета-фактуры подписывают неуполномоченные или неус­тановленные лица, и отказать в вычетах НДС.

Какое решение примет суд, неизвестно. Это зависит от многих факторов.

Во-первых, инспекция не вправе делать выводы о несоответствии подписей на основании одного лишь визуального сличения. Свои выводы о несоответствии подписей инспекция должна доказать. Например, при помощи почерковедческой экспертизы или свидетельских показаний.

Если налоговики представят необходимые доказательства, то суд может принять решение в их пользу. Как указал ВАС РФ, счет-фактура, подписанный неуполномоченным лицом, считается неправильно оформленным, а потому не подтверждает правомерность вычетов (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08). Аналогичные выводы содержатся в Определении ВАС РФ от 14.12.2009 № ВАС-16306/09, постановлении ФАС Московского округа от 27.03.2012 № А40-44085/11-129-194.

В случаях, когда доказательств недостаточно, суды принимают решение в пользу компании (постановления Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 № 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 № А56-29738/2011, Западно-Сибирского округа 21.10.2010 № А70-11810/2009).

Во-вторых, решение суда будет зависеть от остальных обстоятельств. Например, насколько четко «просматривается» сделка, в порядке ли остальные документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Есть решения, в которых говорится, что компания не должна отвечать за контрагента. Поэтому в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 № А65-1631/2011).

Ситуация 2. В счете-фактуре в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» нет расшифровки подписей.

В статье 169 НК РФ ничего не говорится о необходимости расшифровки подписей. Но в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, расшифровка предусмотрена. Минфин в письме от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 отметил, что при заполнении счета-фактуры необходимо проставлять подпись и указывать фамилию и инициалы, но при этом ничего не сказал о невозможности вычетов по документу без расшифровки.

По нашему мнению, такой недочет относится к ошибкам, которые не препятствуют идентификации покупателя и продавца, количества и вида товара, а значит, не препятствуют вычетам (п. 2 ст. 169 НК РФ). Кстати, до появления в ст. 169 НК РФ положения о незначительных ошибках Минфин утверждал, что если в счете-фактуре нет расшифровки подпи­сей руководителя и главного бухгалтера, НДС к вычету на основании такого документа принять нельзя (письмо от 05.04.2004 № 04-03-1/54). Суды ссылались на Определение КС РФ от 15.02.2005 № 93-О. В нем сказано, что ст. 169 НК РФ устанавливает закрытый перечень сведений, которые должны содержаться в счете-фактуре. Отражение дополнительных данных, не входящих в этот перечень, не считается обязательным условием для принятия НДС к вычету (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2007 № КА-А40/9966-07).

Ситуация 3. В счете-фактуре в полях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» стоит одинаковая подпись, в расшифровке - одна и та же фамилия.

Руководители субъектов малого и среднего бизнеса могут сами вести бухгалтерский учет - так сказано в п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Выполнение функций главного бухгалтера должно быть оформлено соответствующим приказом. Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо запросить у контрагента копию этого приказа.

Ситуация 4. В счете-фактуре, поступившем от индивидуального предпринимателя, есть его подпись, но не заполнены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер».

Никакой ошибки здесь нет. Эти поля индивидуальный предприниматель и не должен заполнять. Он сам подписывает счет-фактуру, указав при этом реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Факсимильная подпись

В переводе с латинского «факсимиле» (fac simile) означает «делай подобное». Факсимильная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, сделанный механическим способом. На практике факсимиле обычно выглядит как штамп, содержащий зеркальное отображение собственноручной подписи конкретного лица. Использование такой подписи позволяет ускорить процесс визирования документов. Основные недостатки: во-первых, воспользоваться такой подписью может кто угодно (при ненадлежащем хранении), во-вторых, ею можно подписывать не каждый ­документ.

В налоговом законодательстве использование факсимильной подписи не регламентировано. В ГК РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмот­ренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Факсимиле на первичных документах безопаснее не применять

Официальная позиция заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежках, других документах, имеющих финансовые последствия (письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13, от 01.04.2004 № 18-0-09/000042), на первичных документах (письмо от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).

Большинство судов также считает, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. В итоге компании проигрывают споры.

ВАС РФ указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам» (постановление от 27.09.2011 № 4134/11). Несмотря на то, что в постановлении речь шла о счетах-фактурах, суды стали ориентироваться на него и в случаях с первичными документами, указывая, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010).

Существует также Определение ВАС РФ, в котором суд сделал вывод, что спорная задолженность документально не подтверждена, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).

ФАС Центрального округа в одном из постановлений высказал позицию, противоположную мнению Минфина. Он указал, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержат норм, предусматривающих запрет на проставление штампа-факсимиле. Значит, при наличии соглашения с контрагентом об использовании факсимильных подписей компании вправе визировать первичные и иные документы с помощью факсимиле (постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010).

Отметим, что во всех этих решениях суды ссылались на старый закон о бухучете (Закон № 129-ФЗ). Напомним, в нем было сказано, что в первичных учетных документах должны указываться личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

В Законе № 402-ФЗ, действующем с 2013 г., подпись по-прежнему упоминается в числе обязательных реквизитов - в подп. 7 п. 2 ст. 9. Слова «личная» в данной норме нет. Однако правоприменительная практика, основанная на положениях нового закона, пока не сформирована. Поэтому безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.

Факсимиле на счете-фактуре недопустимо

По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС (письма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, ­УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, от 23.01.2009 № 19-11/004827).

Раньше суды нередко разрешали использовать факсимиле на счетах-фактурах (постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 № А48-3632/2010, Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-16413/2010).

Ситуация изменилась, когда вышло в свет постановление ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, в котором суд принял сторону инспекции и указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. После этого окружные арбит­ражные суды стали выносить решения не в пользу компаний (постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, Западно-Сибирского от 19.07.2012 № А27-5495/2011, Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012).

Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.

Где еще нельзя использовать факсимиле…

Также нельзя использовать факсимильную подпись на следующих документах:

• налоговых декларациях (расчетах) (письмо Минфина Рос­сии от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404, постановление ФАС Севе­ро-Западного округа от 02.11.2011 № А56-66090/2010, Волго-Вятского округа от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 02.06.2008 № 6600/08));
• доверенностях, платежных поручениях (письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13, от 01.04.2004 № 18-0-09/000042);
• векселях (ст. 1, 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. постановлением ЦИК ­СССР и СНК ­СССР от 07.08.37 № 104/1341; постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164);
• заявках на участие в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития России от 11.06.2010 № Д22-839);
• банковских карточках (п. 7.2 Инструкции банка России от 14.09.2006 № 28-И).

… а где - можно

Можно использовать факсимиле:

• на приглашениях, поздравлениях и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
• на договорах, дополнениях и изменениях к договорам - при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле в случае, когда это предусмотрено законами или соглашением сторон. Если такого соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского от 08.09.2011 № А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 № А02-413/2009).

К сведению

Соглашение о применении факсимильной подписи составляется в произвольной форме. В нем указываются:

• вид документов, которые могут быть подписаны факсимиле;
• ФИО и должности работников, подписи которых будут использоваться;
• образцы оттисков факсимиле;
• срок действия соглашения.

Электронная подпись

И первичные документы, и счета-фактуры могут быть составлены не только на бумаге, но и в электронном виде. Понятно, что для визирования электронных документов применяется элект­ронная подпись (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ).

Предусмотрено два вида подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ , далее - Закон № 63-ФЗ):

• простая. Она посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования элект­ронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Это логины, пароли, коды подтверждения;
• усиленная. Она подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Неквалифицированная ЭП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП (уникальная последовательность символов, предназначенная для создания ЭП). Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный до­кумент, а также обнаружить факт внесения изменений в элект­ронный документ после момента его подписания (ч. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Квалифицированная ЭП соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и имеет дополнительные признаки. В частности, ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате, который выдает аккредитованный удостоверяющий центр (ч. 4 ст. 5, ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Документ, подписанный квалифицированной ЭП, приравнивается к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Разберемся, на каких документах обязательна усиленная квалифицированная ЭП, а для каких достаточно будет подписи попроще.

Электронная подпись на первичных документах

Раньше финансисты заявляли, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710), то есть для подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ не годится.

Объясняя свою позицию, Минфин ссылался на ст. 6 Закона № 63-ФЗ . Специалисты ведомства подчеркивают, что ни НК РФ, ни Закон № 402-ФЗ не предусматривают случаи, при которых документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, приравнивается к документу на бумажном носителе. При этом Минфин почему-то игнорировал установленную ст. 6 Закона № 63-ФЗ возможность использования таких ЭП в случае, когда это предусмотрено соглашением сторон.

В более поздних письмах Минфин России высказывается не столь категорично. Чиновники продолжают указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Однако выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делают, оставляя решение за налогоплательщиком (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).

ФНС России более лояльна к налогоплательщикам. В письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговики подчеркнули, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствую­щие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Другими словами, чтобы упростить процесс обмена документами, компания может:

• либо составить с контрагентами отдельное соглашение о том, что вся электронная первичка, которую они будут передавать друг другу, подписывается простой или усиленной неквалифицированной подписью;
• либо предусмотреть такую возможность отдельным пунк­том (или в дополнительном приложении) в договоре, заключаемом между сторонами.

Как отметили чиновники, подобные соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

В другом разъяснении налоговая служба высказалась более конкретно. Специалисты ФНС России отметили, что Законом № 402-ФЗ не определены виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов. Организация вправе подписывать данные до­кументы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Поэтому если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмот­рено подписание документов неквалифицированной ЭП, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Несмотря на выгодную компаниям позицию ФНС России, по нашему мнению, имеет смысл подписывать первичные документы усиленной квалифицированной ЭП. Неизвестно, признают ли инспекторы на местах расходы, подтвержденные документами с простой или усиленной неквалифицированной ЭП.

Электронная подпись на счетах-фактурах

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) - так сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ. Другие виды ЭП на счете-фактуре приведут к отказу в вычетах НДС.

Также нельзя подписывать простой и неквалифицированной ЭП (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489):

• сообщения об открытии и закрытии счета в банке, о создании обособленных подразделений, об участии в других организациях (п. 7 ст. 23 НК РФ);
• заявление о зачете излишне уплаченного налога (п. 4 ст. 78 НК РФ);
• налоговые декларации и расчеты (п. 1 ст. 80 НК РФ);
• заявления о постановке на учет или о снятии с учета (п. 5.1 ст. 84 НК РФ);
• книги покупок, книги продаж (п. 11, 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, абз. 2 п. 24 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, абз. 2 п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137)).

Для всех перечисленных выше документов налоговое законодательство предусматривает использование усиленной квалифицированной подписи.

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

• внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
• доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03

В организациях различных отраслей с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, имеются несколько лиц, которым предоставлены полномочия по подписанию различных , в том числе исходящих от имени организации.

Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание?

Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь , единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции. Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи. Еще запутаннее ситуация в филиалах, где центральным офисом назначены несколько равнозначных руководителей с очень размытыми полномочиями. Нелегко приходится и тем, у кого в штате несколько первых заместителей директора, есть начальник финансовой службы, главный бухгалтер, директор по экономике и прочие должностные лица, полномочия которых нелегко разграничить.

Первый вопрос, который встает перед работодателем при решении проблемы разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами: в каком документе установить это разграничение?

Можно установить это в должностных инструкциях самих должностных лиц - подписантов. Однако о полномочиях на подписание конкретных документов должно быть известно всем сотрудникам предприятия или хотя бы тем структурным подразделениям (отделам), которые по долгу службы занимаются изготовлением того или иного документа и заинтересованы в его подписании полномочным руководителем. Учитывая, что с обязан быть ознакомлен только работник, занимающий саму должность, остальные обо всем объеме его полномочий могут так и не узнать. Таким образом, полномочия на подписание тех или иных документов могут быть зафиксированы в должностной инструкции должностного лица, но это не носит всеобщего информационного характера для всех заинтересованных лиц предприятия. Тем не менее в качестве примера указания разграничения полномочий в должностной инструкции соответствующего должностного лица, обладающего правом первой подписи, можно воспользоваться образцом N 1.

Образец N 1

Фрагмент должностной инструкции директора по экономике

4. Обязанности

Директор по экономике обязан от имени предприятия подписывать первой подписью следующие надлежаще оформленные и завизированные в установленном порядке должностными лицами соответствующих структурных подразделений Предприятия документы:

• договоры банковского счета с кредитными организациями;
• соглашения о списании денежных средств со счета Предприятия в пользу третьего лица с заранее данным акцептом;
• соглашения с кредитными организациями (банками) об обслуживании по системе "Банк - Клиент";
• договоры на инкассацию, пересчет и зачисление на счет Предприятия денежной наличности;
• кредитные договоры с кредитными организациями на сумму не более 1 000 000 (одного миллиона) руб. или на любую сумму при наличии решения Совета директоров;
• дополнительные соглашения ко всем, указанным договорам и соглашениям в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями - на случай взаимозаменяемости. Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности. Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.

Образец N 2

Фрагмент доверенности должностного лица

Настоящей доверенностью уполномочивает... директора по административно-хозяйственной деятельности Предприятия Иванова Ивана Ивановича... от имени Предприятия заключать и исполнять договоры и соглашения в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, совершать сделки в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, а именно:

• договоры складского хранения товаров;
• договоры хранения имущества;
• договоры страхования имущества Предприятия;
• договоры возмездного оказания услуг по оценке имущества;
• дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях. Поэтому такой вариант решения подходит не всем.
Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4. Минусом такого решения вопроса является необходимость постоянного мониторинга штатной расстановки на предприятии ответственных уполномоченных лиц и внесение изменений в указанный приказ (или издание нового с одновременным признанием предыдущего утратившим силу) в части замены указания на уполномоченное должностное лицо - подписанта (при увольнении одного и принятия на ту же должность нового).

Обратите внимание! В приказе поименованы должностные лица филиала, которые наделяются полномочиями на подписание документов предприятия выданной им руководителем предприятия доверенностью. Потребность в разграничении полномочий возникает в случае выдачи равноуполномоченных доверенностей указанным лицам на период присутствия обоих должностных лиц на своих рабочих местах. В случае же отсутствия одного из них оставшееся должностное лицо в силу полномочий, предоставленных доверенностью, обладает правом подписания всех исходящих от филиала документов.

Образец N 4

Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,
обладающих правом первой, второй подписи
и правом визирования

ООО "БРИГАНТИНА"

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург

Об упорядочении подписания
исходящих и внутренних документов
ООО "Бригантина"

В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию исходящих внешних и внутренних документов ООО "Бригантина" (далее - Предприятие), а также в целях неукоснительного исполнения Инструкции по делопроизводству в ООО "Бригантина", утв. Приказом от 05.06.2010 N 78 (далее - Инструкция по делопроизводству),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В соответствии с п. 2.2.8 Инструкции по делопроизводству подписывать первой подписью строго только у исполнительного директора Шеянова Валерия Геннадьевича:

• распорядительные документы Предприятия;
• документы, издаваемые во исполнение постановлений, указов и распоряжений высших органов государственной власти и управления;
• документы, адресованные в высшие органы государственной власти и управления;
• счета;
• платежные поручения Предприятия об оплате работ, услуг, материальных ценностей, приобретенных для Предприятия;
• платежные поручения по выдаче заемщикам - работникам Предприятия займов по заключенным договорам займа с Предприятием;
• иные платежные документы, не отнесенные для подписания к компетенции коммерческого директора;
• договоры займа с физическими лицами - работниками Предприятия;
• визировать служебные записки на согласование по бюджету Предприятия;
• договоры банковского счета, банковского вклада, иные договоры на осуществление банковских операций с финансово-кредитными учреждениями;
• платежные документы Предприятия в электронной базе данных (БД) электронно-цифровой подписью (ЭЦП);
• договоры аренды;
• договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на выполнение услуг, подрядных работ;
• акты выполненных работ по вышеуказанным договорам;
• денежные чеки;
• другие документы, подписание которых исполнительным директором является служебной необходимостью.

2. Делегировать коммерческому директору Наумову Виктору Андреевичу полномочия на подписание первой подписью в текущем режиме только следующих документов:

• договоров по основной деятельности Предприятия на поставку производимой Предприятием продукции;
• договоров на транспортное обслуживание поставок Предприятия, в том числе с ОАО "РЖД".

3. Установить взаимозаменяемость лиц, указанных в п. п. 1 - 2 настоящего приказа, на период официального отсутствия.

4. Документы, договоры, предусматривающие получение или обязанность оплаты Предприятием работ и услуг, в обязательном порядке визировать у главного бухгалтера Корнеевой Натальи Сергеевны.

5. В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения.

6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями. Визы проставлять на экземплярах документов, остающихся в документах Предприятия, на лицевой стороне ниже первой подписи.

7. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. строго отслеживать наличие виз на представляемых на подписание документах.

8. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. ознакомить руководителей отделов (структурных подразделений) Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.

9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Исполнительный директор
ООО "Бригантина" Шеянов В.Г. Шеянов
Согласовано:
Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова
(виза ставится на обороте или отдельном листе)

С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО "Бригантина" ознакомлены:

Следует учитывать, что должностное положение поименованных в приказе лиц предполагает в силу требований закона и устава предприятия предварительное получение соответствующего распорядительного акта от уполномоченного органа предприятия на совершение некоторых действий (например, на заключение кредитного договора). Приказ указанные аспекты не охватывает в силу их регулирования иными актами.

Из всех представленных вариантов фиксации разграничения полномочий равно- и разноуполномоченных подписантов каждое предприятие вправе выбрать для себя любой удобный для него способ или разработать свой, не указанный среди представленных способов.