Приказ о премировании сотрудников. Приказ о премировании сотрудников Форма приказа о премировании т 11а
Помимо выплаты основной зарплаты работодатель может поощрять работника дополнительными денежными суммами – премиями либо ценными подарками.
Все виды премий должны быть оформлены с помощью приказа, который является основанием для их начисления.
Для оформления этих выплат предусмотрены унифицированные формы: Т-11 и Т-11а. Первая форма предназначена для премирования одного работника, а форма с литерой «а» используется, если премируются два и более сотрудника компании.
Обязательно ли использовать эти формы?
Сейчас использование унифицированных форм в кадровом делопроизводстве уже не является обязательным, поэтому формы Т-11 и Т-11а работодатель может использовать по своему желанию. Он может разработать свою форму либо внести изменения в унифицированные. Главное утвердить новую форму приказом по организации.
Также приказ о премировании может издаваться в свободной форме на общем бланке для приказов, утвержденном в организации. Обычно такой способ оформления премий используется, когда нужно подробно расписать о достижениях работника, за которые он получает премию или когда приказы о поощрениях вывешиваются на общедоступные места (информационные уголки, доски почета и т.д.).
В этих случаях приказ, изданный в свободной форме, лучше воспринимается при прочтении.
Пример текста приказа о поощрении в свободной форме:
По итогам конкурса «Лучший производственный участок», проводившегося в период с 21 по 30 мая 2019 года, производственный участок Филиала № 4 занял первое место.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Поощрить денежной премией за достигнутые результаты:
- А.А. Иваненкова, начальника участка – в размере 5000 (пять тысяч) рублей;
- Н.Н. Егорову, мастера участка – в размере 4000 (четыре тысячи) рублей;
- В.В. Никитина, электромонтера участка – в размере 3000 (три тысячи) рублей.
2. Премию выплатить за счет собственных средств.
3. Приказ довести до сведения всех работников организации.
Приказ о материальной помощи
Помимо различных денежных премий существует еще такое понятие, как материальная помощь.
Для этих целей не выделено отдельной унифицированной формы и поэтому для оформления материальной помощи очень часто используют бланки формы Т-11 и Т-11а, особенно если в организации используются автоматизированные программы для ведения кадрового делопроизводства (КАМИН, Отдел кадров ПЛЮС и т.д.), в стандартные версии которых внесены только унифицированные бланки.
Унифицированную форму можно адаптировать, изменив название. То есть изначально приказ носит название «О поощрении работника (-ов)», а нужно заменить его на «О материальной помощи», либо «О выплате материальной помощи».
Можно также использовать и свободную форму приказа. Но в любом случае нужно четко указывать вид денежной выплаты, не стоит писать формулировок типа: «выплатить денежную сумму в размере …». От того, к какому виду выплат относится выдаваемая денежная сумма, будет зависеть:
1) НДФЛ – премия облагается в полном объеме. В случае с материальной помощью НДФЛ не облагается сумма 4000 рублей в год в общих случаях и до 50 000 рублей при единовременной выплате за рождение ребенка.
Либо совсем не подлежит налогообложению не зависимо от суммы, если выплачивается в связи со стихийными бедствиями или террористическими актами;
2) Налог на прибыль организации – материальная помощь не снижает налогооблагаемую базу. Премия может снижать налогооблагаемую базу, только если она начислена за трудовые достижения работников (выполнение плана, достижение определенных показателей, внесение рациональных предложений и т.д.).
Премии, выплаченные в связи с юбилеями и праздниками, не относятся к расходам по оплате труда, снижающим сумму прибыли организации;
3) Страховые начисления – материальная помощь освобождается от уплаты в случаях, предусмотренных законодательством (в сумме до 4 000 руб., при рождении ребенка до 50 000 руб., компенсационные выплаты за причиненный ущерб в связи со стихийными бедствиями, выплаты в связи со смертью членов семьи). Премия облагается страховыми взносами во всех случаях.
Основания для издания приказа
Основанием для издания приказа о премировании (материальной помощи) могут служить следующие документы:
- Заявление работника. Чаще всего оно пишется для выплаты материальной помощи при наступлении случаев, когда в локальных документах работодателя предусмотрены такие выплаты.
- Служебная записка. Пишется непосредственным руководителем работника с просьбой премировать его за достигнутые результаты, отличную работу и т.д.;
- Распоряжение работодателя о выплате премий к праздникам и юбилеям;
- Локально-нормативные акты организации, где прописан порядок выплаты материальной помощи и премий. Причем работодатель сам решает, как назвать ту или иную выплату. Например, в некоторых организациях может выплачиваться премия к юбилею работника (выходу на пенсию, бракосочетанию), а в некоторых – материальная помощь. Это зависит от корпоративной политики организации. В случаях, когда премии и материальная помощь прописаны в законодательстве, их наименования не меняют (материальная помощь к рождению ребенка, в связи со смертью члена семьи; премия за результаты работы);
- Другие документы, на основании которых работодатель может принять решение произвести выплаты в пользу работника.
После того, как приказ издан, его копия направляется в бухгалтерию для начисления указанных в нем сумм. Для выплаты премий и материальной помощи не установлено конкретных дат. Они могут быть выданы работнику сразу после начисления либо приурочены к зарплате или авансу.
Инструкция по заполнению формы Т-11
С помощью формы Т-11 оформляется премия для одного работника. Порядок ее заполнения выглядит следующим образом:
Наименование организации
Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится, то же требование.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Фамилия, имя и отчество работника вносится полностью, в родительном падеже.
Табельный номер
Структурное подразделение
При его отсутствии в организации данная строка не заполняется.
Мотив поощрения
В этой строке можно подробно расписать причину премирования сотрудника в случае, если в организации не используют бланки приказов свободной формы либо приказ издается с помощью специализированной программы.
Вид поощрения
В этой строке поясняется, в какой форме будет произведено поощрение (материальная помощь): денежные средства, ценный подарок либо просто объявление благодарности или вручение почетной грамоты.
Затем указывается документ, который послужил основанием для издания приказа (заявление работника, служебная записка, распоряжение руководителя и т.д.)
Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.
Инструкция по заполнению формы Т-11а
Форма Т-11а предназначена для оформления выплаты сразу нескольким работникам. Основные реквизиты приказа оформляются аналогично, как и в предыдущей форме.
Также аналогично форме Т-11 заполняются строки: «Мотив поощрения» и «Вид поощрения», после которых последующая информация вносится в виде таблицы. Это значит, что мотив и вид поощрения должен быть одинаковым для всех перечисленных в приказе сотрудников. То есть, даже если один и тот же сотрудник одновременно будет получать премию и материальную помощь, на него будет необходимо оформить два разных приказа.
Заполнение табличной части приказа:
- Фамилия имя и отчество работника – вносится полностью;
- Табельный номер – при его наличии;
- Структурное подразделение – при его наличии;
- Должность – полностью, без сокращений;
- Сумма – сумма, которая будет выплачена работнику. В данной форме не предусмотрено ее дублирование прописью. Если работник поощряется не денежными средствами, то указывается форма поощрения (благодарность, почетная грамота, ценный подарок);
- Подпись работников в том, что они ознакомлены с приказом.
- Основание для издания приказа (срока после таблицы). Оснований может быть несколько, главное, чтобы мотив и вид поощрения в них совпадали. Либо, наоборот, один документ может служить основанием для издания нескольких приказов. Например, есть одна служебная записка, в которой содержатся сведения о том, что работника необходимо поощрить почетной грамотой и денежной премией. В этом случае будут изданы два приказа, но основание для них будет одинаковое – вышеуказанная служебная записка.
- Подпись руководителя организации.
Срок и место хранения приказов о премировании
Оригинал приказа хранится в книге приказов по кадрам. Копия в бухгалтерии, там она либо подшивается в отдельное дело, где хранятся все копии приказов, либо подкалывается к документам о начислении премии.
Приказы о премировании работников и выдаче им материальной помощи должны храниться в организации 5 лет, а затем подлежат уничтожению. Но на практике уничтожать такие документы лучше после того, как пройдет налоговая проверка.
Поскольку в ее ходе могут возникнуть различные вопросы о налогообложении сумм, начисленных на основании этих приказов, и необходимо будет подтвердить формулировку, от которой, как уже было сказано выше, и зависит то, как эти суммы будут отражаться в налоговом учете организации.
Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.
|
|
 Открытие расчетного счета в банке "Точка"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Восточный банк"
|
 Открытие расчетного счета в банке "Открытие"
|
|
Открытие расчетного счета в банке "ВТБ"Унифицированная форма Т-11 является приказом (распоряжением) о поощрении работника за трудовые успехи. Из нашей статьи вы узнаете, в каких случаях и как составляется данный документ.
Суть и отличие унифицированных форм Т-11а и Т-11
У каждого из работодателей возникают ситуации, когда нужно поощрить за достижения в трудовой деятельности кого-нибудь из сотрудников. Для этого необходимо составить и утвердить приказ (распоряжение) о поощрении работника, используя для этого принятую у работодателя форму организационно-распорядительного документа. В т. ч. возможно его составление по переставшей быть обязательной к применению с 2013 года, но продолжающей использоваться многими работодателями унифицированной форме Т-11. При этом следует знать, как правильно оформить данный документ и в чем отличие между бланками Т- 11 и Т- 11а. Бланк унифицированной формы Т-11 скачать можно на нашем сайте.
Приказы по унифицированным формам Т-11 и Т-11а различает то обстоятельство, что в форме Т-11 будет дано распоряжение на поощрение только 1 сотрудника, а форму Т-11а применяют для поощрения нескольких работников.
Бланк унифицированной формы Т-11а скачать можно также на нашем сайте.
Порядок заполнения приказа о поощрении
Оформление приказа начинается с отражения названия организации. Данные должны соответствовать учредительным документам предприятия. В приведенном ниже примере это ООО «Незабудка».
Номер документа может содержать не только цифры, но и буквы. Номер в примере — 15. Также в данном документе указывается фамилия, имя и отчество поощряемого сотрудника. У нас это Смирнов Иван Федорович.
Следом отражается информация о должности работника. Затем указывается подразделение, в котором он трудится. При отсутствии этой информации в данной строке ставится прочерк. В нашем примере подразделением является инженерно-техническая служба, должность сотрудника — механик.
О нюансах уплаты НДФЛ за сотрудника, сменяющего в течение месяца несколько подразделений организации, читайте в статье «Куда платить НДФЛ, если сотрудник «кочует» по подразделениям?» .
Обязательная и основная информация в приказе о поощрении — мотив поощрения сотрудника, который приводится в соответствующей графе. Здесь необходимо отразить причину поощрения работника. Как именно он будет поощрен, указывается в графе «Вид поощрения». В нашем примере сотруднику назначена премия. Руководитель сам принимает решение о том, каким способом осуществить поощрение: выписать премию, наградить грамотой, объявить благодарность, подарить ценный подарок.
При награждении деньгами в соответствующей графе проставляется сумма вознаграждения (сумма — прописью, копейки — цифрами). Затем сумма указывается цифрами в другой графе. В нашем примере сумма вознаграждения составила 10 000 руб.
Далее нужно заполнить графу «Основание», т. е. привести документальные основания для премии. Это может быть большой стаж сотрудника, ходатайство руководителя отдела и т. п. В примере в качестве основания указано ходатайство начальника инженерно-технической службы Петрова Василия Викторовича.
Подписывается документ руководителем предприятия, а также награждаемым сотрудником. Кроме того, запись о поощрении вносится в карточку сотрудника и трудовую книжку.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При выплате ежемесячных премий приказ по данной форме не выписывается. Он предназначен только для разовых поощрений.
Премия – один из основных видов стимулирования работника. С другой стороны – это вид финансовой операции, которая обязательно отражается документально, например, в приказе о премировании сотрудников. Образец и инструкция по составлению – в этой статье.
Специфика премирования определяется 2 моментами:
- Это добровольный акт работодателя, т.е. это его право, а не обязанность. Как правило, в трудовом договоре прописывается, что фирма может премировать сотрудника, что на практике подразумевает только один возможный случай – инициатива работодателя.
- С другой стороны, единых норм по начислению премии нет: т.е. в законодательстве не предусмотрен режим, сумма и особенности выплаты (в день зарплаты или аванса).
Таким образом, что касается самого факта выплаты премии, порядка этой процедуры, то все это является доброй волей компании, а конкретно – уполномоченных лиц, имеющих право принятия соответствующего решения. Поэтому ответственность возникает только за правильность оформления этой финансовой операции в документации. Исключения составляют те случаи, когда в трудовом договоре был изначально указан размер премии и порядок ее выплаты работнику.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Премия согласно трудовому законодательству – это составная часть зарплаты. Соответственно, и выдаваться она может только в те дни, которые были указаны в трудовом договоре.
Порядок составления приказа во многом зависит от величины предприятия и численности его штата: если премирование сотрудников в небольшой фирме можно организовать буквально за 1 день, то в крупном подразделении процедура значительно сложнее. В общем виде порядок следующий:
- Все руководители филиалов, обособленных подразделений уведомляются о необходимости подготовке к премированию и в ответ составляют изначальные списки сотрудников с указанием должности, ФИО и оснований для возможного начисления премии.
- По заявленным сотрудникам уполномоченные лица изучают возможность премирования в каждом конкретном случае в соответствии с внутренними регламентами компаниями (выполнение плана. показатели эффективности и т.п.).
- На основе этого анализа список корректируется или оставляется в неизменном виде и рассылается по всем подразделениям.
- Вариант в окончательной редакции переходит в проект приказа, после чего окончательно утвержденный документ о премировании сотрудников распечатывается.
- Каждый сотрудник, внесенный в список, ознакомляется с документом и обязательно ставит свою подпись.
Если одни виды премий начисляются ежегодно, ежеквартально и даже ежемесячно, то другие могут выделяться во внеочередном порядке. Поэтому классификация приказов зависит именно от порядка выдачи премий:
- массовые и единичные случаи – т.е. сразу всему коллективу (или отделу) или же отдельным коллегам за индивидуальные успехи;
- плановые (периодические) и внеплановые (нерегулярные) – в зависимости от финансовых возможностей компании премии могут выдаваться постоянно или же только в отдельных случаях.
Классифицируются эти выплаты и в зависимости от причины премии:
- Праздничные – нередко сюда относят корпоративные подарки в виде доплат к Новому году, 8 Марта, а также к профессиональному празднику.
- Производственные – т.е. за заслуги, которые связаны с выполнением плана, внедрением эффективных мер, которые улучшают рабочий процесс, оптимизируют производство, способствуют экономии ресурсов и т.п.
- Организационного характера – т.е. премии за успешную подготовку и проведение определенных мероприятий в интересах компании. Например, семинар, круглый стол по проблеме, встреча клиентов или гостей из-за рубежа, организация корпоратива и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Премия может начисляться не только в связи с трудовыми успехами, но и в связи с праздниками, т.е. работодатель сам вправе выбрать основание. Однако такие выплаты не полагаются как помощь сотруднику в трудной жизненной ситуации. Тогда речь идет о предоставлении материальной помощи. Поэтому чаще всего премия понимается как доплата исключительно за трудовые достижения, которые вместе с тем могут быть приурочены к праздникам.
Образец и примеры заполнения приказа 2019
Форма Т-11.
Форма Т-11а.
Работодатель вправе использовать любую форму или разработать самостоятельный вариант оформления . Главное – правильно отразить операцию в документах бухгалтерского учета и прочих финансовых бумагах. Основное требование к содержанию – кому начислена премия, в какой точной сумме и на каком основании. Обычно в приказе также отражают ФИО и должность лица, которое отвечает за его реализацию.
Пример приказа о премировании (в случае с выплатой двум сотрудникам) может быть таким.
Таким образом, документ включает в себя:
- Заглавие – шапка с обычными сведениями: полное наименование фирмы, номер, дата и название приказа.
- Основная часть, в которой перечисляются списком премированные лица (ФИО, должность, табельный номер), основание выдачи и размер суммы. При этом размер может указываться как обычно в цифрах, так и в виде процентного соотношения (например, 10% оклада). Здесь же прописывается, по представлению какого сотрудника начисляется премия, если имела места деловая рекомендация.
- Подпись руководителя, дата и приложение с подписями всех премированных сотрудников о факте их ознакомления с премией.
Что лучше – готовая форма или своя
Как правило, комфортнее использовать готовую форму, поскольку это обеспечивает:
- удобство в плане оформления – не нужно тратить время на разработку собственного образца;
- простоту работы с документом в штате бухгалтерии – все ключевые реквизиты уже прописаны;
- и самое главное – благодаря указанию реквизитов у проверяющих лиц возникнет меньше вопросов по поводу премиальных выплат, которые в крупных компаниях могут составлять большие суммы – порядка сотен миллионов рублей.
Премирование работников: 6 рисков для работодателя
Поскольку выдача премии – финансовая операция, то и определенные риски со стороны проверяющих инспекторов существуют. Они касаются, прежде всего, налоговых контролеров, но нередко и идут со стороны представителей трудовой инспекции.
Риск 1. Неверная формулировка в трудовом договоре
Нередко работодатель указывает, что его сотруднику, с которым заключается договор, полагается ежемесячная или ежеквартальная премия в установленном размере, например 15% от его оклада. В данном случае премия по факту становится неотъемлемой частью зарплаты, поскольку работодатель уплачивает ее в оговоренные сроки и в установленных размерах, обязательства о которых сам же и взял на себя. Более корректно отражать факт выплаты в категории «право», а не «обязанность» работодателя – иначе по сути это уже не премия, а зарплата.
Риск 2. Выплаты «13 зарплаты»
Премия в конце года в размере всей средней зарплаты или значительной ее части по традиции называется «13 зарплатой». В законе нет такого понятия, соответственно, подобная премия – это исключительная добрая воля работодателя. Но опять же важно правильно отразить ее в трудовом договоре (индивидуальном и коллективном), а также в локальных внутренних актах предприятия. При этом в договорах можно указать только ссылки на эти акты, а в актах порядок выплаты должен быть прописан максимально подробно:
- связь выплаты 13 зарплаты и показателей качества работы сотрудника;
- возможность невыплаты этого вида премии с подробным описанием всего перечня причин, в том числе в связи с экономически неблагоприятным положением;
- особо важно обратить внимание на порядок выплаты при увольнении: должен сотрудник отработать весь год или нет, как выплачивать, если увольнение происходит в связи с сокращением, ликвидацией компании и т.п.
Риск 3. Премии к праздникам
Подобные выплаты рассматриваются большинством руководителей как символические подарки в сумме 500-1000 рублей. Поэтому нередко этому пункту не уделяется внимание, а все сводится к формулировке «Работодатель выплачивает каждому сотруднику премию 1000 рублей ежегодной к 22 марта – Дню основания компании». В этом случае лучше обезопасить себя от финансовых рисков и указать, что фирма обязуется это делать только при наличии возможности, а также оставляет за собой право не платить премию, если работник грубо нарушил трудовой распорядок и т.п.
Риск 4. Сумма премии и норма рабочего времени
Предусмотреть следует и тот важный момент, что далеко не все сотрудники отрабатывают готовую/квартальную/месячную норму часов в связи с разными обстоятельствами – отпуска за свой счет, больничные, отпуск по беременности или уходу за ребенком и т.п. Поэтому сумму премию, как и саму возможность ее выплаты следует тесно и однозначно связать с определенной нормой: например, не менее 180 рабочих дней.
Риск 5. Депремирование и лишение права на премию
Эти понятия широко присутствуют в реальной трудовой практике, однако нередко возникает путаница с трактовкой как в документах, так и на уровне устного разъяснения руководством норм компании для сотрудников. В трудовом, коллективном договоре и прочих документах важно четко развести оба понятия. Если депремирование – это мера, которая законно принимается работодателем в случае существенной ошибки работника, допущенной им при выполнении обязанностей, то лишение права премии может иметь и сугубо экономические, объективные причины. Обычно все эти нюансы подробно прописываются в локальных актах.
Риск 6. Как правильно разработать механизмы снижения премии
Как основания для начисления/неначисления премии, так и основания для ее обоснованного снижения следует прописать в локальном акте очень подробно. Лучше всего приводить не конкретные цифры (снижение на 500 рублей и т.п.), а процентные соотношения – например, «в случае допущения ошибки при обслуживании клиента, что привело к его отказу от сотрудничества, ежемесячная премия снижается на 10% от изначально установленной суммы». Чаще всего размер снижения устанавливается по простой формуле – пропорционально тому, насколько был выполнен план, причем важно учесть не только индивидуальные показатели, но и связь с показателями работы отдела и всего подразделения. Это особенно актуально для крупных компаний.
Таким образом, лучше предусмотреть заранее все приведенные ключевые моменты. Основной критерий правильного порядка премирования сотрудника – это составление приказа и договоров таким образом, чтобы он сам в любой момент смог рассчитать сумму выплаты. Т.е. расчет премии должен быть предельно прозрачным, а основания для выплаты или невыплаты – предельно однозначными.
Положение о премировании
Отразить особенности процедуры можно в следующих документах:
- Положение о премировании.
- Индивидуальный и коллективный трудовые договоры.
- Соответствующие локальные акты.
При этом в договорах можно не прописывать подробно весь порядок, который сам по себе должен занять несколько печатных страниц, а только сослаться на документ, в котором есть соответствующая информация. При этом важно ознакомить каждого сотрудника с Положением о премировании под подпись .
Таким образом, схема учреждения порядка премирования может выглядеть так.
Во многих коммерческих компаниях действуют положения об оплате труда и премировании, согласно которым ежемесячные выплаты (100%), причитающиеся каждому работнику, состоят из должностного оклада (50-80%) и премии (20-50%), рассчитанной по определенным показателям. При этом в ежемесячных приказах о поощрении на всех работников по форме N Т-11а, как правило, нет их подписей в графе 6 или эта графа вообще удалена либо из-за установленного работодателем требования о неразглашении сведений о размере зарплаты третьим лицам, либо из-за того, что работников в компании много и они работают в разных местах, потому собрать подписи затруднительно. В результате ежемесячные премии нередко оформляются приказом по самостоятельно разработанной форме, с указанием основания премирования, фамилий работников и сумм причитающихся им премий (без графы "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника"). Рассмотрим, как подобное оформление выплаты премий скажется на налоговых обязательствах работодателя по налогу на прибыль и как избежать налоговые риски.
Разбираемся с формой N Т-11а
В соответствии со #M12293 0 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345506550 ст. 255 НК РФ#S в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Согласно пп. 1 и 2 #M12293 1 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345506550 ст. 255 НК РФ#S к расходам на оплату труда относятся, в частности:
Суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;
Начисления стимулирующего характера, в т.ч. премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.
По смыслу указанных норм #M12291 901714421 Налогового кодекса РФ#S расходами на оплату труда являются только те денежные выплаты, которые предусмотрены законодательством РФ, трудовым законодательством, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Причем данные выплаты должны производиться за исполнение работником должностных функций (должностных обязанностей), т.е. за труд, и несение таких расходов является обязанностью работодателя в соответствии с трудовым законодательством (#M12293 2 902274037 1390653127 116690315 3985471646 3079987330 3154 77 731286757 2422330783 письмо ФНС России от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165#S ).
При этом в соответствии с #M12293 3 901765862 0 0 0 0 0 0 0 346030839 п. 21 ст. 270 НК РФ#S в целях налогообложения прибыли не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов).
Кроме того, по общему правилу согласно #M12293 4 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345899774 п. 1 ст. 252 НК РФ#S расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных #M12293 5 901765862 0 0 0 0 0 0 0 346424062 ст. 265 НК РФ#S , убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно #M12293 6 9032598 0 0 0 0 0 0 0 249430669 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"#S все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, который должен обеспечивать формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
#M12293 7 9032598 0 0 0 0 0 0 0 249365132
Пунктом 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ#S определено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в случае, если соответствующая форма предусмотрена в данных альбомах).В соответствии со #M12293 8 901765862 0 0 0 0 0 0 0 395379488 ст. 313 НК РФ#S налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основании данных налогового учета, которые формируются в т.ч. на основании первичных учетных документов.
Для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли приказ о поощрении работников должен быть составлен по унифицированной форме N Т-11а (письмо Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/288, письма УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@, от 24.11.2010 N 16-15/123356@, от 13.04.2007 N 20-12/034132).
С учетом приведенных выше норм для учета сумм премий в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли необходимо (письмо ФНС России #M12291 902274037 от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165#S ):
Наличие документов, подтверждающих отношение выплат в виде премий к системе оплаты труда в организации. Для этого выплаты должны быть установлены в трудовых договорах с работниками или трудовые договоры должны содержать ссылку на локальный нормативный акт, регулирующий обязанности работодателя в части оплаты и (или) стимулирования труда работников. При этом отношения по оплате труда можно считать установленными, если условиями трудового договора или локальных нормативных актов размер причитающихся к получению работником выплат может быть однозначно определен из согласованных условий. Иными словами, совокупность документов, определяющих обязанность работодателя по оплате и стимулированию труда, должна четко определять систему отношений по выплате премий за труд, т.е. однозначный порядок расчета обязательных к выплате работодателем премий, которые основой для своего исчисления имеют конкретные показатели оценки труда работников (время труда, объем труда, качество труда (при возможности его формализации), иные показатели, характеризующие итоги труда). В противном случае если условия трудовых договоров или локальных нормативных актов не позволяют однозначно определить причитающуюся к выплате работнику сумму исходя из достигнутых им (или трудовым коллективом) показателей оценки труда, то права и обязанности работника и работодателя в этой части следует считать неустановленными;
Документы, подтверждающие достижение работниками конкретных показателей оценки труда (фактически отработанное время, количество созданных трудом материальных ценностей, суммы полученных с привлечением труда доходов и пр.);
Первичные документы о начислении конкретных сумм выплат в пользу работников по действующей в организации системе оплаты труда, оформленные в соответствии с законодательством.
Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - постановление Госкомстата России N 1). Эта форма, как и форма N Т-11, обязательна для применения всеми организациями, кроме бюджетных учреждений (ч. 2 постановления Госкомстата России N 1).
Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России N 1, предусмотрено, что приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.
Он составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник.
Подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Таким образом, для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли приказ о поощрении работников должен быть составлен по унифицированной форме N Т-11а (письмо Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/288, письма УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@, от 24.11.2010 N 16-15/123356@, от 13.04.2007 N 20-12/034132).
Произвольная форма приказа о поощрении не допускается (письмо УФНС России по г. Москве от 27.12.2007 N 20-12/124747).
При этом графа 6 "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника" формы N Т-11а является обязательной для заполнения, т.к. это предусмотрено постановлением Госкомстата России N 1 (см. письмо УФНС России по г. Москве от 24.11.2010 N 16-15/123356@).
Кстати, заполнение графы 6 формы N Т-11а проверят не только налоговые органы, но и инспекторы ГИТ, оценивающие как работодатель соблюдает трудовое законодательство.
#M12291 901807664 Трудовой кодекс РФ#S прямо не предусматривает доведение приказа о поощрении до работника под расписку. Но унифицированные формы N Т-11а, Т-11 содержат специальную графу, в которой работник(и) ставит роспись, свидетельствующую об ознакомлении с приказом.
Поэтому работодатель обязан ознакомить работников с приказом о поощрении под роспись. Ведь именно отметка об ознакомлении с приказом о поощрении служит письменным подтверждением факта доведения этого документа до сведения премируемых работников. Отсутствие документального подтверждения факта ознакомления работников с этим документом может повлечь за собой административный штраф для должностных лиц компании (руководителя компании, главного бухгалтера, начальника отдела кадров) в размере от 1000 до 5000 руб., а для самой компании - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (#M12293 0 901807667 0 0 0 0 0 0 0 295043771 п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ#S ).
Кроме того, что правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и премировании компании может предусматриваться доведение работниками бухгалтерии или отдела кадров содержания приказа (распоряжения) о поощрении до сведения всего коллектива.
Отметим, что позиция московских налоговиков по вопросу заполнения графы 6 формы N Т-11а крайне непоследовательна и ранее они придерживались совсем другой точки зрения. Так, в письме УФНС России от 27.12.2007 N 20-12/124747 было дано следующее разъяснение: учитывая, что унифицированная форма N Т-11а, предназначенная для оформления поощрений работников, является первичным документом для учета начисленных расходов на оплату труда в виде премий за производственные результаты, выплата которых предусмотрена трудовыми договорами, она должна быть заполнена в порядке, установленном постановлением Госкомстата России N 1, включая обязательное заполнение графы 6 "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника". Вместе с тем к числу обязательных реквизитов первичных документов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, относятся реквизиты, указанные в #M12293 1 9032598 0 0 0 0 0 0 0 249365132 п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ#S .
Следовательно, приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в #M12293 2 9032598 0 0 0 0 0 0 0 249365132 п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ#S , при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.
Отметим также, что некоторые арбитражные суды признают позицию налоговых органов несостоятельной в части несоответствия приказов на премирование унифицированным формам N Т-11а, Т-11, утв. постановлением Госкомстата России N 1, считая, что данные формы предназначены не для обычного премирования, а для особого поощрения, которое фиксируется в трудовой книжке и личной карточке работника. В обоснование такой позиции судьи ссылаются на постановление Госкомстата России N 1, в котором относительно применения данных форм указано, что они подписываются руководителем организации или уполномоченным им на то лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. Поэтому судьи разъясняют, что если компания не расценивает конкретную премию как особое поощрение и не осуществляет записи в трудовые книжки и личные карточки работников, то заполнять формы N Т-11а, Т-11 не требуется (см. постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.11.2009 N 09АП-15238/2009-АК по делу N А40-47225/09-129-263, решение Арбитражного суда г. Москвы от 02.07.2009 по делу N А40-47225/09-129-263).
Получается, что, по мнению судей, формами N Т-11а, Т-11 должны оформляться только премии вне системы оплаты труда (разовые и не связанные с трудовыми достижениями).
Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в постановлении Госкомстата России N 1, формы N Т-11а, Т-11 применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
При этом в данном документе нет оговорок о том, что эти формы применяются для особого поощрения, а не для обычного премирования, предусмотренного системой оплаты труда или выплачиваемого на регулярной основе.
Согласно п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. #M12291 901858904 постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225#S , записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
В личные карточки работника в раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания" формы N Т-2 и в раздел VIII "Государственные и ведомственные награды, почетные звания" формы N Т-2ГС(МС) вносятся сведения о поощрениях, предусмотренные #M12293 3 901807664 0 0 0 0 0 0 0 296420040 ч. 1 ст. 191 ТК РФ#S (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии), сведения о других видах поощрений работников за труд, определенных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине, а также государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (#M12293 4 901807664 0 0 0 0 0 0 0 296420040 ч. 2 ст. 191 ТК РФ#S ).
По смыслу #M12293 5 901807664 0 0 0 0 0 0 0 296420040 ч. 1 ст. 191 ТК РФ#S премия является поощрительной выплатой, связанной с добросовестным исполнением трудовых обязанностей работниками.
Упоминая в #M12293 6 901807664 0 0 0 0 0 0 0 296420040 ч. 1 ст. 191 ТК РФ#S о возможности поощрения работника, в т.ч. в виде премии, законодатель для таких случаев не предусмотрел облечение воли работодателя в какой-либо определенный вид премирования (особое премирование или премирование только в рамках системы оплаты труда). Напротив, в #M12293 7 901807664 0 0 0 0 0 0 0 294978234 ч. 2 ст. 135 ТК РФ#S сказано, что системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в т.ч. за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Поэтому, исходя из системного толкования норм #M12293 8 901807664 0 0 0 0 0 0 0 296420040 ч. 1 ст. 191#S , #M12293 9 901807664 0 0 0 0 0 0 0 294978234 ч. 2 ст. 135 ТК РФ#S , можно сделать вывод о том, что при заполнении сведений о поощрениях денежными премиями в личных карточках работников нужно указывать любые виды премий, принятые у данного работодателя. Но на практике в разделе VII формы N Т-2 и в разделе VIII формы N Т-2ГС(МС) фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовую книжку работника.
А ведь прямого указания на такое заполнение сведений о поощрении работников в формах N Т-2, Т-2ГС(МС) нет и в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России N 1.
Анализ приведенных выше норм трудового законодательства и постановления Госкомстата России N 1, регулирующего порядок заполнения форм N Т-11а, Т-11, позволяет сделать вывод о том, что указанные формы обязательны для применения и заполнения при любых видах премирования, как предусмотренных системой оплаты труда, так и для премий вне этой системы.
Обратите внимание!
Позиция, согласно которой выдача работникам премий, предусмотренных системой оплаты труда компании (Положением об оплате труда и премировании, коллективным и (или) трудовыми договорами) или выплачиваемых на регулярной основе, не обязательно должна оформляться изданием приказов по унифицированным формам N Т-11а и Т-11, является спорной и может привести к налоговым спорам с проверяющими из ИФНС.
Учитывая изложенное, в целях снижения налоговых рисков мы рекомендуем для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли:
Оформлять выплату премий унифицированной формой N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" (#M12293 0 9032598 0 0 0 0 0 0 0 249365132 п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ#S , п. 1 #M12293 1 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345834237 ст. 252#S , ст. #M12293 2 901765862 0 0 0 0 0 0 0 395379488 313 НК РФ)#S .
Применение самостоятельно разработанной формы такого приказа может привести к спору с проверяющими из ИФНС (см. постановление ФАС Московского округа от 17.02.2010 N КА-А40/368-10 по делу N А40-47225/09-129-263);
Заполнять графу 6 формы N Т-11а (с учетом позиции налоговых органов, изложенной в письме УФНС России по г. Москве от 24.11.2010 N 16-15/123356@).
Пример
ООО "Альфа" ежемесячно выплачивает своим сотрудникам ежемесячные премии, предусмотренные системой оплаты труда Общества и трудовыми договорами с работниками.
Так, Положением об оплате труда и материального стимулирования ООО "Альфа" установлено, что в целях стимулирования производительности труда работников выплачиваются ежемесячные премии в размере 30% должностного оклада каждого работника за выполнение ежемесячных планов по суммарному объему полученных оплат и произведенных отгрузок, суммарной стоимости выполненных работ по сервисному обслуживанию и складскому хранению, суммарной стоимости доставленного и собранного товара. С этим документом все работники общества ознакомлены под роспись (#M12293 3 901807664 0 0 0 0 0 0 0 249299596 ст. 22 ТК РФ#S ).
Основанием для выплаты премии согласно данному Положению является выполнение конкретного перечня расчетных показателей, приведенного в этом документе, и представление к поощрению от коммерческого директора на основе оперативных данных, представляемых бухгалтерией ежемесячно.
В трудовых договорах с работниками дана отсылка на это Положение (письма Минфина России от 22.09.2010 N 03-03-06/1/606, от 26.02.2010 N 03-03-06/1/92, ФНС России от 01.04.2011N КЕ-4-3/5165).
Согласно утвержденному графику документооборота ООО "Альфа" выплата ежемесячных премий, предусмотренных системой оплаты труда, оформляется формой N Т-11а.
Выплата ежемесячной премии по итогам работы ООО "Альфа" за октябрь 2011 года была оформлена следующими документами (см. рис. 1, 2).
Рисунок 1.
Рисунок 2.
Как избежать общедоступности информации о выплаченных премиях?
Как было отмечено выше, необходимость заполнения графы 6 в форме N Т-11а приводит к тому, что информация о размерах премий становится общедоступной, что далеко не всегда желательно для работодателя. Поэтому многие работодатели вводят режим коммерческой тайны в отношении размеров оплаты труда работников.
На практике это подразумевает неразглашение работником сведений о размере зарплаты третьим лицам, а также обязанность работника не проявлять интереса к заработку своих коллег. В частности, такие условия могут быть указаны:
Либо в качестве одной из обязанностей работника в трудовом договоре;
Либо в отдельном договоре о неразглашении информации, в котором к коммерческой тайне отнесены "сведения о вознаграждении, получаемом сотрудниками компании";
Либо в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, Кодексе поведения, Положении об оплате труда, Положении о коммерческой тайне Компании и др.).
Разберемся, насколько обоснованны такие действия.
Согласно ч. 1 #M12293 0 901904607 0 0 0 0 0 0 0 206897754 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"#S (далее - #M12293 1 901904607 0 0 0 0 0 0 0 206504532 Закон N 98-ФЗ#S ) коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении:
Сведений о системе оплаты труда (#M12293 2 901904607 0 0 0 0 0 0 0 248971911 ч. 5 ст. 5 Закона N 98-ФЗ#S );
Сведений об оплате труда работников некоммерческих организаций (#M12293 3 901904607 0 0 0 0 0 0 0 248971911 ч. 9 ст. 5 Закона N 98-ФЗ#S ).
При этом "сведения о системе оплаты труда" и "сведения об оплате труда" - понятия не идентичные. Такой вывод можно сделать из положений ч. 2 #M12293 4 901807664 0 0 0 0 0 0 0 249496204 ст. 41#S , #M12293 5 901807664 0 0 0 0 0 0 0 294978234 ч. 1, 2 ст. 135#S , #M12293 6 901807664 0 0 0 0 0 0 0 295764674 ст. 143 Трудового кодекса РФ#S . И главное их отличие заключается в том, что размер оплаты труда персонифицирован, поскольку определен в отношении каждого конкретного работника и установлен трудовым договором, в то время как система оплаты труда, установленная работодателем, не персонифицирована и включает в себя размеры тарифных ставок, окладов и должностных окладов, системы доплат и премирования и т.д.
#M12291 9039120 Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188#S (в ред. #M12291 901948309 Указа Президента РФ от 23.09.2005 N 1111#S ) сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях (к которым, безусловно, относятся и доходы, получаемые гражданином), отнесены к Перечню сведений конфиденциального характера, распространение которых не допускается. Однако указанный Перечень утвержден в целях дальнейшего совершенствования порядка опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.
В соответствии с ч. 1 #M12293 7 901990046 0 0 0 0 0 0 0 206897754 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"#S (далее - #M12293 8 901990046 0 0 0 0 0 0 0 206504532 Закон N 152-ФЗ#S ) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте ТК РФ персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (#M12293 9 901807664 0 0 0 0 0 0 0 294847163 ст. 85 ТК РФ#S ).
В трудовом договоре содержатся персональные данные работника - его доходы (размер заработной платы). Статьей 7 "Конфиденциальность персональных данных" #M12293 10 901990046 0 0 0 0 0 0 0 206504532 Закона N 152-ФЗ#S установлено, что операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Согласно ч. 1 постановления Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" коммерческую тайну предприятия и предпринимателя не могут составлять сведения о заработной плате работающих. Но, как следует из преамбулы к этому постановлению, данный подзаконный нормативный акт принят в целях обеспечения деятельности государственной налоговой службы, правоохранительных и контролирующих органов, а также предупреждения злоупотреблений в процессе приватизации.
Однако текущая деятельность коммерческой компании, как правило, не связана с процессом приватизации, а уполномоченным государственным органам в силу #M12293 11 901904607 0 0 0 0 0 0 0 249234058 ст. 6 Закона N 98-ФЗ#S при соблюдении определенных требований может быть предоставлена и информация, содержащая коммерческую тайну.
Анализ приведенных выше норм позволяет сделать следующие выводы:
В некоммерческих организациях сведения о размере заработной платы не относятся к информации, составляющей коммерческую тайну (#M12293 12 901904607 0 0 0 0 0 0 0 248971911 ч. 9 ст. 5 Закона N 98-ФЗ#S );
В коммерческих организациях и у индивидуальных предпринимателей в отношении сведений о размере зарплаты по усмотрению работодателя может быть введен режим коммерческой тайны. Никаких законодательных ограничений на этот счет нет.
Итак, если работодатель (коммерческая организация) отнес сведения о доходах работника к режиму коммерческой тайны (в локальном нормативном акте, трудовом договоре или договоре о неразглашении информации), то заполнение графы 6 формы N Т-11а, оформляемой на всех премируемых работников, приведет к общедоступности информации о начисленных премиях, предусмотренных системой оплаты труда, по каждому работнику. Выходом из такого положения может быть оформление вместо формы N Т-11а, оформляемой сразу на всех премируемых работников, формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", составляемой индивидуально по каждому премируемому работнику.
В этом случае каждый работник ознакомится с индивидуальным приказом и не увидит суммы премий, начисленных его коллегам. Форма N Т-11 также утверждена постановлением Госкомстата России N 1. Конечно, такой вариант документального оформления ежемесячных премий добавит существенный объем технической работы бухгалтерии или кадровой службе (если оформление поощрений является функцией последней), особенно при средней и большой численности работающих в компании, зато позволит, во-первых, сохранить режим конфиденциальности такой информации, и, во-вторых, избежать налоговых рисков по налогу на прибыль. В противном случае свою позицию вам придется доказывать в арбитражном суде.
Выбранный вами порядок оформления выплаты премий (с использованием формы N Т-11а или формы N Т-11) рекомендуем закрепить в принятом в компании графике документооборота (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. #M12291 902126008 приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н#S ).
В любом случае, чтобы не провоцировать конфликты с налоговыми органами и трудовой инспекцией при выплате премий, помните:
Выплата премий должна оформляться только унифицированными формами N Т-11а или N Т-11 с обязательным заполнением всех реквизитов этих форм (письмо УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@). Нельзя оставлять незаполненной графу 6 "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника" формы N Т-11а;
Ни один из реквизитов (за исключением реквизита "в сумме ____ рублей ____ копеек", который может быть удален, если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения), в т.ч. строка 6 "С приказом ознакомлен. Личная подпись работника", из форм N N Т-11 и Т-11а не должен быть удален, поскольку обратное будет рассматриваться проверяющими из ИФНС как прямое нарушение Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России #M12291 901734230 от 24.03.1999 N 20#S ; а инспекторами ГИТ - как нарушение трудового законодательства;
Никакой установленный работодателем режим конфиденциальности информации в отношении доходов работников не поможет оправдать незаполнение графы 6 формы N Т-11а и избежать налоговых рисков по налогу на прибыль (пп. 1, 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 #M12293 13 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345834237 ст. 252#S , ст. #M12293 14 901765862 0 0 0 0 0 0 0 395379488 313 НК РФ)#S ;
Оформление премий приказами (распоряжениями) по самостоятельно разработанной и утвержденной форме, предусматривающей все обязательные реквизиты, или в произвольной форме (без утверждения бланка формы поощрения) не позволит учесть такие расходы для целей налогообложения прибыли (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, п. 1 #M12293 15 901765862 0 0 0 0 0 0 0 345834237 ст. 252#S , ст. #M12293 16 901765862 0 0 0 0 0 0 0 395379488 313 НК РФ,#S письмо УФНС России по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@).
Нынешнее законодательство дает право оформлять приказ о премировании в вольном изложении. Однако множество фирм и организаций по-прежнему пользуются давно принятой и применяемой:
- формой T-11 (в случае поощрения одного работника);
- формой T-11а (когда премируется определенная группа работников).
Другие разновидности материальной благодарности
И форма Т-11 и форма Т-11a очень похожи структурой и содержанием.
Привычка к старому оформлению довольно естественна, поскольку они содержат в себе все, что необходимо при составлении (здесь и информация о нанимателе и поощраемых работниках, и информация о мотивах награждения и т. п.).
Документ может оформляться двумя вариантами: письменно (от руки) или в печатном виде. В принципе, это не имеет значения, главное, чтобы в приказе стояли подлинные подписи руководителя и награждаемых работников.
На составление документа нужен единственный экземпляр. Он послужит базисом для дальнейших действий в ситуации с награждением сотрудников.
Важно! По завершению составления приказа необходимо обязательно зарегистрировать его во внутреннем журнале учета документов, после передать в бухгалтерию, затем - на сохранность в архив организации.
Материальная же благодарность помимо выплат премий подразумевает и прочее:
- небольшой запас оплаченных отпускных дней;
- компенсирование оздоровительных командировок и путевок на отдых;
- личные надбавки долгосрочным служащим;
- одалживание денег без процентов на покупку жилища;
- оплачивание профилирующих занятий, конференций, выставок.
Поощрением сотруднику могут предложить обучение, оплаченное компанией работодателя. Однако платеж за обучение не является премированием. Это долг работодателя, но не его право, естественно, в случае соблюдения требований закона (у учебного заведения есть госаккредитация, а подобное образование осваивается в первый раз).
Где и каким образом можно получить бланки?
В каждой компании может разрабатываться свой способ выдачи приказов о поощрении. Все же, она схожа с устоявшейся схемой документооборота, но немного разнится в отношении представлений на поощрение. Руководитель организации, либо другое уполномоченное лицо выносит вердикт о поощрении служащего.
Внимание! Документ, содержащий просьбу о поощрении, следует от кадровой службы в дирекцию, где выдвинутое решение реализуется посредством резолюции.
По обычаю до решения представление визируется представителем кадровиков. В случае материального вознаграждения - главным бухгалтером организации.
Из каких разделов состоят?
Заглавный
В начале документа включается информация об организации (его составитель) и начальная информация о приказе.
Имя организации прописывается во всех официозных документах (и в распоряжении о поощрении тоже), согласно обозначению, закрепленному в учредительных документах (в том числе зарубежные наименования и сокращения).
В присутствии сокращенных сперва идет полное название, в скобках – сокращение.
Является основным разделом документа, где заключен весь смысл и применение:
Кто занимается составлением?
Оформление лежит в обязанностях юрисконсульта, кадрового специалиста, начальника структурного подразделения или (редко) секретаря предприятия. Все они обязаны передать документ на утверждение директору предприятия.
Инструкция по заполнению форм
Существует два случая заполнения приказа о премировании:
- унифицированные формы T-11 и T-11a, утвержденные Госкомтатом РФ от 5 мая 2004г;
- бланк, писанный на свое усмотрение, построенный и закрепленный определенной организацией.
Все они владеют юр.силой (потому что с 1 октября 2013 использование исключительно точного оформления отменено) и должны содержать конкретные сведения:
- Имя документа.
- Дата составления.
- Наименование организации.
- Свидетельствование:
- ФИО работника;
- его должности и структурного подразделения;
- основание поощрения;
- его формы;
- суммы выплаты;
- способствующего поощрению.
Т-11
В начале нужно написать:
- название организации;
- уникальный код ОКПО (соответствующий с документом о регистрации);
- уникальный номер (по правилам написания документооборота).
- ФИО работника.
- Его табельный номер.
- Должность и отдельное подразделение.
Вторая часть содержит вид поощрения, ее размер. В разделе «Основание» прописывается:
- Документ, по которому составлена премия.
- Дата составления этого документа и номер (если он присутствовал).
В конце подпись руководителя с числом и подпись самого работника.
Т-11а
Теперь об издании приказов-распоряжений о поощрении работников:
- Начало почти как и в T-11, исключением будет опускание ФИО сотрудника с его информацией о работе (сразу пишутся причины и вид).
- Следующий раздел приказа содержит таблицы с ФИО сотрудников, их табельными номерами и структ. подразделениями.
- Далее пишутся соответствующие должности, суммы премий каждого.
- В конце обозначается основание с ссылкой на дату, когда оформили, уникальный номер документа, подпись руководителя, ознакомление работников и их подписи.
Обратите внимание! Малому предприятию для оформления приказа о поощрении работника лучше всего воспользоваться свободной формой и не тратить важные ресурсы на изучение этого вопроса.
Но если же организация занимается средним, крупным бизнесом или же желает, чтобы все было оформлено согласно стандартам, то в этом случае прекрасным выбором будут формы T11 и T-11a.
Видео по теме
Видео о том, для чего необходимо составлять приказ о премировании и о том, как он заполняется: