Расчет при увольнении по собственному желанию. Какие справки должны выдать работнику при увольнении с работы

Если сотрудник увольняется, необходимо оформить и выдать ему документы в соответствии с требованиями трудового законодательства. О том, какие документы при увольнении от работодателя 2017 надо выдать и как это сделать, читайте в этой статье.

Документы от работодателя при увольнении в 2017 году

Порядок увольнения и обязательной выдачи работнику всех необходимых документов определяет статья статье 84.1 ТК РФ. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и полностью рассчитать его в соответствии со статьей 140 ТК РФ. Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.

Таким образом, при увольнении сотрудника в 2017 году надо выдать следующие документы:

1. Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка — при наличии);
2. Справка о заработке за два последних календарных года;
3. Копия СЗВ-СТАЖ;
4. Копия СЗВ-М;
5. Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
6. Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)
7. Документы по заявлению сотрудника (2-НДФЛ, копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости).

Теперь подробно расскажем о каждом документе, который надо выдать работнику.

Основной документ от работодателя при увольнении 2017

Трудовая книжка — основной документ, который работодатель выдает при увольнениии. З апись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора надо вносить по формулировкам ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт.

При увольнении в трудовой книжке необходимо заполнить все четыре столбца, которые содержит книжка:

1. Номер записи — номер определяют по количеству уже ранее внесенных в книжку записей, записывая порядковый номер текущей записи.
2. Дата увольнения — число и год увольнения;
3. Запись об увольнении с основанием по ТК РФ — необходимо указать основание, по которому расторгнуты трудовые отношения, прописать конкретную статью ТК РФ (без сокращений);
4. Реквизиты приказа об увольнении — здесь пишут реквизиты (номер и дату) приказа об увольнении.

Также надо проставить подписи сторон, удостоверяющие факт увольнения. Здесь в обязательном порядке должна стоять подпись самого увольняющегося работника, а также подпись представителя работодателя — директора или начальника отдела кадров.

После получения трудовой книжки на руки работник должен расписаться о получении документа в журнале отдела кадров. По общему правилу книжку выдают работнику в день увольнения. Однако, есть исключение. Например, в случае предоставления отпуска с последующим увольнением. В этом случае книжку нужно выдать в последний день работы. Дожидаться окончания отпуска не следует.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель в 2017 году

Справка о заработке за два последних календарных года — основная справка. Форму документа возьмите из приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. В форме справки четрые раздела данных:

1. Об организации или ИП;
2. О работнике;
3. Обо всех выплатах работнику со страховыми отчислениями в фонды (зарплата и другие вознаграждения). Эти выплаты указываются по годам с занесением в отдельную строку информации за каждый год.
4. О количестве дней нетрудоспособности (по каждому году в отдельной строке) с сохранением среднего заработка без страховых отчислений. Эти данные называются исключаемыми периодами.

Заполните форму на основе данных бухучета и отчетности в фонды. Основные разделы — 3 и 4.

В разделе 3 (сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений) укажите только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы в ФСС и ПФР. Для каждого отдельного года действует лимит, в пределах которого начисляются страховые взносы. Поэтому нельзя указывать сумму, превышающую максимальную для данного года.

Предельная величина базы для начисления взносов в ПФР в 2017 году — 876 тыс. рублей, а в ФСС — 755 тыс. рублей. Лимиты утверждены постановлением Правительства РФ от 29.11.2016 № 1255.

В ПФР надо платить взносы с доходов в пределах лимита — по тарифу 22%, сверх лимита — по тарифу 10%, в ФСС — только с зарплаты, не превышающей 755 тыс. рублей. Сверхлимитные доходы взносами в ФСС не облагаются.

В разделе 4 (количество дней нетрудоспособности) каждый исключаемый период:

• заносится в отдельную строку;
• должен иметь дату начала и дату конца;
• количество календарных дней этого периода должно быть записано и цифрами, и прописью;
• надо назвать каждый исключаемый период: «временная нетрудоспособность», «отпуск по беременности и родам», «отпуск по уходу за ребенком».

Заполнять форму можно вручную черной/синей шариковой ручкой или скачать бланк 182 н и подготовить его в электронном виде.

Справку 182н подписывают руководитель компании или обособленного подразделения и главбух. При этом руководитель на основании приказа может делегировать эти полномочия другим сотрудникам. Например, бухгалтеру или кадровику. Ссылка на приказ, на основании которого сотрудник визирует ее за руководителя и главбуха, не нужна.

Круглая печать компании на бланке не должна мешать прочтению фамилий лиц. А исправления не допустимы.

Форма справки о заработке 182 н

Образец заполнения справки о заработке

Справка 2-НДФЛ . Еще один вид справки при увольнении 2017 — 2-НДФЛ. Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление. Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказать работнику в выдаче справки нельзя, возможен штраф.

Форма 2-НДФЛ

Есть и другие формы документов, копии которых сотрудник вправе получить по требованию: копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую должность, приказа об увольнении, справка о зарплате для центра занятости.

Другие документы от работодателя при увольнении

Копия СЗВ-СТАЖ . В случае увольнения всем работникам нужно выдавать копии СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Уволенному работнику надо выдать копию СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная». Не имеет значения, вышел сотрудник на пенсию или нет. СЗВ-СТАЖ нужно выдать всем сотрудникам, которые увольняются. А также подрядчикам, с которыми прекратил действовать договор. Не важно, попросил сотрудник отчет или нет. Выдать документ нужно в день увольнения или окончания договора.

Кстати, сотрудник в любое время вправе попросить, чтобы компания выдала ему индивидуальные сведения. В таком случае подготовьте документ в течение 5 календарных дней с момента, когда получили заявление о выдаче.

СЗВ-СТАЖ на бумаге заполняйте чернилами или шариковой ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого (п. 1.2 приложения 5 к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Смотрите форму и образец заполнения

Форма СЗВ-СТАЖ

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Порядок заполнения и образец формы смотрите в статье:

Копия СЗВ-М . При увольнении сотрудника надо подготовить индивидуальную копию отчета СЗВ-М — она может понадобиться работнику в дальнейшем. Форма СЗВ-М утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

СЗВ-М при увольнении сотрудника в 2017 году: образец выписки

Штрафов за невыдачу копии СЗВ-М не предусмотрено законом, но если работнику все же нужны эти документы, он может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. Такой риск существует, поэтому, если работник потребовал СЗВ-М на руки, надо выдать сведения. А чтобы после не возникло споров, лучше получить письменное подтверждение передачи сведений. Подробности в статье:

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам . Подготовьте копию раздела 3 расчета по страховым взносам на увольняющегося сотрудника. Укажите данные о работнике, которому начислялись выплаты (ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения, гражданство, пол, серию и номер паспорта), признак застрахованного лица.

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам: образец

Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 . Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 09.06.2016 № 482п. Выдать ее надо при уплате дополнительных взносов на накопительную часть пенсии.

Форма ДСВ-3

Штрафы 2017 за нарушения работодателем порядка выдачи документов при увольнении

Если выдать сотруднику все необходимые документы в день увольнения, то трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и руководителя. Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составит:

• для организации — от 30 000 до 50 000 рублей
• для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей;
• для ИП — от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение штраф составят:

• для организации — от 50 000 до 70 000 рублей;
• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ);
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей.

Хотелось бы получить список всех обязательных справок для сотрудника в день увольнения кроме 2-НДФЛ и 182н

Ответ

В день увольнения выдайте работнику расчетный листок, трудовую книжку и копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). По закону вы обязаны ему выдать справку о заработке и копии сведений персучета. Другие документы, связанные с работой сотрудника, выдайте, если он обратился к вам с письменным заявлением (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Какие справки и документы выдать работнику при увольнении

Выписки из СЗВ-М

Для увольняемого сотрудника сделайте выписки из СЗВ-М по каждому месяцу с начала года по день увольнения сотрудника. Используйте форму СЗВ-М, утвержденную постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

В каждой выписке заполните все разделы как в формах СЗВ-М, которые вы сдавали в ПФР, кроме раздела 4. В раздел 4 включите только сведения по этому работнику. Вы не вправе выдать сотруднику отчеты по форме СЗВ-М полностью, ведь в них персональные данные других работников.

ПРИМЕР. СЗВ-М на увольняемого сотрудника

Сотрудница ООО «Арсенал» Смирнова Ю.Н. работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Нужно подготовить для Смирновой выписки из СЗВ-М.

РЕШЕНИЕ. Работница увольняется 12 мая 2017 года. Бухгалтер сформировал пять выписок из СЗВ-М - за январь, февраль, март, апрель и май. Выписки различаются разделом 2, бухгалтер указал для каждой выписки свой отчетный период: 01 - для января, 02 - для февраля и т. д.

Образец. Фрагмент раздела 4 СЗВ-М на увольняемого работника

Выписка из СЗВ-СТАЖ

Заполните на увольняемого сотрудника форму СЗВ-СТАЖ (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Возьмите форму, утвержденную постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Увольнение не связано с выходом на пенсию . В выписке из СВЗ-СТАЖ в позиции «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Исходная». Заполните раздел 3 только по этому работнику. Графы 8, 9, 10, 12 и 13 в разделе 3 заполните, если у работника есть право на досрочную пенсию. Разделы 4 и 5 не заполняйте (см. пример ниже).

Увольнение связано с выходом на пенсию. Заполните СВЗ-СТАЖ на работника, выходящего не пенсию. В позиции «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Назначение пенсии». Заполните все разделы, в том числе разделы 4 и 5.

Форму СЗВ-СТАЖ направьте в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения получения от работника заявления о назначении пенсии (ч. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Копию СЗВ-СТАЖ выдайте работнику.

ПРИМЕР. СЗВ-СТАЖ на увольняемого сотрудника

Продолжим пример 1. Сотрудница ООО «Арсенал» Смирнова Ю.А. работает в компании с 2014 года. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Работница трудится оператором гладильно-сушильных агрегатов в текстильной промышленности. Это работа с повышенной интенсивностью и тяжестью. По результатам спецоценки условиям труда на рабочем месте Смирновой присвоен подкласс 3.3. Компания уплачивает с выплат работницы взносы по доптарифу 6%.

В феврале работница была на больничном с 13 по 20 февраля. А в марте брала отпуск за свой счет - с 20 по 27 марта.

Нужно заполнить на Смирнову форму СЗВ-СТАЖ.

РЕШЕНИЕ. Бухгалтер заполнил форму СЗВ-СТАЖ без разделов 4 и 5, так как увольнение Смирновой не связано с выходом на пенсию.

В разделе 1 бухгалтер указал сведения о компании и проставил тип сведений - «Исходная». В разделе 2 показал отчетный период - 2017 год.

В разделе 3 бухгалтер отразил сведения о периодах работы Смирновой в графах 6 и 7. В графе 9 поставил код ЗП12Г из классификатора в приложении к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Работница трудилась в особых условий труда и за нее компания платила взносы по доптарифу.

Образец. СЗВ-СТАЖ при увольнении работника

Выписки из расчетов по страховым взносам

Подготовьте увольняемому сотруднику выписку из расчетов по страховым взносам. Расчет и порядок его заполнения утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. Сформируйте только разделы 3 со сведениями по этому работнику.

ПРИМЕР. Раздел 3 расчета по взносам на увольняемого сотрудника

Сотрудница ООО «Арсенал» Смирнова Ю.А. работает в компании с 2014 года с окладом 28 000 руб. 28 апреля она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении составила 10 500 руб.

Работница трудится оператором гладильно-сушильных агрегатов в текстильной промышленности. Это работа с повышенной интенсивностью и тяжестью, за которую сотрудница получает доплату - 1500 руб. По результатам спецоценки условиям труда на рабочем месте Смирновой присвоен подкласс 3.3. Компания платит взносы по общим тарифам и уплачивает с выплат работницы взносы по доптарифу 6%.

Бухгалтер сформировал на Смирнову раздел 3 расчета по взносам за I квартал 2017 года. Нужно заполнить на Смирнову раздел 3 за апрель-май 2017 года.

РЕШЕНИЕ. Работница увольняется 12 мая 2017 года. Бухгалтер сформировал на Смирнову раздел 3, который состоит из двух страниц.

Первая страница раздела 3. На первой странице указал в поле 020 «Расчетный (отчетный) период (код)» - 31. Это код полугодия из приложения № 3 к Порядку заполнения расчета.

Вторая страница раздела 3. В подразделе 3.2.1 бухгалтер заполнил:

В графах 190 - порядковые номера месяцев из последних трех месяцев расчетного (отчетного) периода - для апреля - 04, для мая - 05;

Графах 210 и 220 - суммы выплат Смирновой за апрель - 29 500 руб. (28 000 руб. + 1500 руб.) и за май - 20 825 руб. [(28 000 руб. + 1500 руб.) : 20 раб. дн. × 7 раб. дн. + 10 500 руб.].;

Графах 230 - о руб., у работницы не было вознаграждений в апреле и мае 2017 года;

Графах 240 - суммы исчисленных взносов - 6490 руб. (29 500 руб. × 22%) за апрель и 4581,5 руб. (20 825 руб. × 22%) за май;

Строке 250 - итоговые суммы выплат и взносов за апрель и май - 50 325 руб. (29 500 руб. + 20 825 руб.) и 11 071,5 руб. (6490 руб. + 4581,5 руб.).

В подразделе 3.2.12 бухгалтер заполнил сведения о сумме выплат, на которые начислены взносы по доптарифу:

В графах 260 - порядковые номера месяцев из последних трех месяцев расчетного (отчетного) периода - для апреля - 04, для мая - 05;

Графах 270 - код тарифа 25 из приложения № 5 к Порядку заполнения расчета. Это код для плательщиков взносов по доптарифам, установленным пунктом 3 статьи 428 НК РФ для подкласса 3.3 вредных условий труда по результатам спецоценки;

Графах 280 - суммы выплат Смирновой за апрель - 29 500 руб. и май - 20 825 руб;

Графах 290 - суммы взносов по доптарифу 6% - 1770 руб. (29 500 руб. × 6%) за апрель и 1249,5 руб. (20 825 руб. × 6%) за май;

Строке 300 - итоговые суммы выплат и взносов за апрель и май - 50 325 руб. (29 500 руб. + 20 825 руб.) и 3019,5 руб. (1770 руб. + 1249,5 руб.).

Образец. Вторая страница раздела 3 расчета по взносам при увольнении работника

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

• копия приказа об увольнении;
• трудовая;
• сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

1. 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
2. О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
3. Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

• о заработке за 2 года;
• перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
• периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2019 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

1. Получение расписки в получении.
2. Подпись на самом документе.
3. Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Независимо от оснований расторжения трудового договора руководитель обязан выдать бывшим сотрудникам расчёты и справки при увольнении работника. В 2017 году перечень состоит из двух списков: выдаваемые документы в обязательном порядке и получаемые по письменному запросу. Правила оформления бумаг регламентированы законом, справки выдаются в установленные сроки. Задержка или отказ в предоставлении выписки влекут наказание предприятия и руководителя.

Обязательные документы

Стоит знать, какие справки при увольнении должен выдать работодатель. В 2017 году перечень бумаг, обязательных к получению сотрудником, представлен следующими документами и выписками:

При уходе по достижению пенсионного возраста гражданин получал с последнего места работы выписку из отчёта о выслуге СПВ-2. Но с 2017 форму заменили на СЗВ-Стаж.

Выдаётся информация из реестра застрахованных сотрудников, за которых уплачивались дополнительные взносы для накопительной пенсии (если таковой факт существовал).

Бумаги по требованию

Руководитель обязан давать увольняемому сотруднику по запросу копии необходимых документов, которые относятся к его трудовой деятельности. Право затребовать бумаги имеют государственные органы и кадровые службы компаний по новому месту работы граждан, которым довелось увольняться. Ст. 89 ТК определяет, что каждый человек имеет право произвести запрос на получение нужной ему персональной информации, которая отражена в архиве прежнего предприятия. Сведения о том, какие справки выдаются работнику при увольнении (2017) его требованию, содержит нижеприведённый перечень:

Все перечисленные данные предоставляются только по заявлению, но многие солидные предприятия при увольнении сотрудника в обязательный список выдаваемых бумаг включают справку 2-НДФЛ, не дожидаясь обращения бывшего работника.

Получение документа возможно повторно при утрате, и отказать в этом руководитель не имеет права. Оригиналы остаются на предприятии.

Правила предоставления справок

Доказательством факта передачи документов служат: подпись на исходном экземпляре, автограф на отдельном листе или в учётной книге регистрации. Последний вариант с использованием инвентарных номеров на первоисточниках исключает недоразумения при исполнении обязанностей работодателя по выдаче справок. Процесс тиражирования документов происходит при выполнении основных правил:

За нарушение сроков предоставления бумаг при увольнении работника организации или её руководителю придётся уплатить штраф, за это предусмотрена административная ответственность, дисквалификация на 1―3 года.

Среди работодателей распространено мнение, что при увольнении работнику достаточно выдать трудовую книжку и произвести с ним расчёт. Но это неверно: только возвратом трудовой книжки обязательства работодателя не исчерпываются. Есть набор обязательных документов, которые работник должен получить при расчёте. Кроме того, по его запросу работодатель будет обязан выдать и дополнительные бумаги как при увольнении, так и в любой момент после него.

Какие документы нужны сотруднику, чтобы уволиться

Если работник покидает компанию по собственному желанию, единственным документом, который от него для этого потребуется, будет заявление об уходе, поданное за две недели до планируемой даты увольнения. В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, например, увольнение по собственному желанию в связи с уходом на пенсию, по состоянию здоровья, в связи с переездом в другой город и др., выдерживать двухнедельный срок не требуется, можно увольняться хоть прямо в день подачи заявления.

Если инициатором увольнения выступает сам сотрудник, от него требуется только заявление

А после издания работодателем приказа об увольнении от уходящего сотрудника потребуется расписаться под ним в подтверждение, что с документом ознакомился.

Если работник выступает инициатором своего увольнения по соглашению сторон, он может адресовать работодателю либо заявление об уходе с изложением всех условий, на которых хочет уволиться, либо приложить свой проект такого соглашения в качестве отдельного документа. После урегулирования всех вопросов, связанных с содержанием соглашения, ему предстоит подписать этот документ, а затем - приказ о своём увольнении.

При увольнении по соглашению сторон заявление работника необязательно. А вот если оно написано, то равнозначно его подписи на соглашении. Известен случай, когда работник после предложения расстаться по соглашению сторон написал заявление об увольнении по этому основанию. А позже отказался подписывать соглашения, потому что изложенные в нём условия его не устроили. Но когда дело дошло до суда, тот принял сторону работодателя. Судья решил, что работник выразил своё согласие с условиями увольнения, написав заявление и своих предложений в нём не изложив.

При увольнении по другим основаниям подготовка всех необходимых документов ложится на плечи работодателя. К числу таких документов относятся:

1. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов, в связи с ликвидацией организации или истечением срока трудового договора.
2. Соглашение об увольнении, если инициатором выступает работодатель. При этом закон не запрещает работнику предложить свой вариант такого соглашения или изложить приемлемые для себя условия в заявлении на руководителя компании-работодателя.
3. Приказ об увольнении, с которым работник должен ознакомиться и подтвердить это личной подписью.

Какие документы выдаются работнику при увольнении

При увольнении независимо от его основания работодатель должен выдать увольняемому такие документы:

• трудовую книжку;
• справку формы 2НДФЛ;
• справку о среднем заработке за последние три месяца;
• справку формы 182Н о зарплате за последние два года перед увольнением или весь фактически отработанный период, если тот составляет меньше двух лет;
• выписки из отчётности по страховым взносам:
  • формы СЗВ-СТАЖ;
  • формы СЗВ-М;
• медицинскую книжку, если она есть;
• дополнительные документы по требованию увольняемого.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

В подтверждение факта её выдачи увольняемый должен расписаться в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек.

Страницы трудовой книжки с записью об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

Если работник в последний рабочий день отсутствовал на рабочем месте, например, заболел и из-за этого выдать ему трудовую книжку вовремя оказалось невозможным, работодатель должен направить ему на домашний адрес письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку с предложением в качестве альтернативы дать согласие на её пересылку по почте.

Когда трудовая книжка высылается почтой, подтверждением её выдачи служит опись вложений в почтовое отправление.

Выдача справки 2НДФЛ

Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений - работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

Этот документ пригодится в таких ситуациях:

• для налоговой инспекции, в частности, при оформлении налоговых вычетов, которые предоставляются через ИФНС;
• для подтверждения доходов при подаче заявки на кредит в банк;
• для подтверждения доходов и удержаний с них у нового работодателя.

На новой работе справка 2НДФЛ пригодится, когда работнику потребуется:

• рассчитать оплату больничного;
• оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
• начислить другие компенсации или предоставить льготы.

Возможны и другие ситуации, когда эта справка может пригодиться. Поэтому для увольняемого будет оптимальным сразу её получить. А если он знает, что она пригодится ему неоднократно, например, и у нового работодателя, и в налоговой инспекции, то вправе сразу затребовать нужное количество экземпляров или взять несколько справок, охватывающих разные расчётные периоды. Надо учитывать, что нового работодателя интересуют доходы и налоги за текущий год, банку достаточно предыдущих трёх месяцев или полугодия, налоговой, если справка входит в комплект документов для предоставления вычета, важен календарный год, за который предоставляется вычет. Если на такой год пришлась смена работы или были параллельные источники дохода, облагаемого НДФЛ, справки предоставляются ото всех налоговых агентов.

Составить справку 2НДФЛ поможет образец .

Незаполненный бланк формы 2НДФЛ

Особый случай представляет собой ситуация, когда налогоплательщик получил право на налоговый вычет за приобретение жилья и реализует его через работодателя, получая на руки весь начисленный доход без удержания из него налога. После увольнения документ из налоговой, подтверждающий право на вычет и передаваемый в бухгалтерию по месту работы, нужно оформить уже на нового работодателя. Для этого в ИФНС подаётся полный комплект документов, включая справки 2НДФЛ ото всех налоговых агентов.

Справки 2НДФЛ сотрудникам и в налоговый орган (видео)

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится увольняемому, если он планирует встать на учёт в центре занятости населения. В конкретном регионе для такой справки может быть предусмотрена своя форма. Уточнить этот момент лучше в своём центре занятости до увольнения. Для этого надо туда обратиться, сообщить, что вам предстоит увольнение, и попросить бланк справки, который затем передать работодателю.

Актуальный бланк справки о зарплате за последние три месяца работнику лучше взять в центре занятости, где он хочет встать на учёт

Особенно это актуально, если увольнение связано с ликвидацией организации: после полного завершения этого процесса запросить справку будет не у кого.

Даже если работник не планирует становиться официальным безработным, справку взять не помешает. Нельзя исключить, что она пригодится впоследствии при назначении пенсии в качестве дополнительного подтверждения стажа и заработка.

Выдача справки формы 182Н о зарплате за два последних года

Справка 182Н с 2013 года заменяет справку формы 4Н и служит для подтверждения доходов работника, на которые были начислены страховые взносы на социальное страхование. Отражаются в ней и периоды, за которые взносы не начислялись: когда работник болел, находился в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком.

Эта справка понадобится при расчёте больничных и выплат в период отпуска по беременности и родам или ухода за ребёнком, для назначения пенсии и различных социальных выплат по линии соцзащиты населения.

С 2013 года вместо формы 4Н используется 182Н

Во время кризиса 2008 года автор этих строк попал под сокращение, работая в московском филиале компании, головной офис которой располагался в Санкт-Петербурге. Справка о зарплате, выданная мне при увольнении, была оформлена петербургскими специалистами из головного офиса по стандартам, принятым в Северной столице, и для московского центра занятости не годилась. Пришлось взять в центре занятости их бланк и отнести в офис, а потом ждать, пока из Петербурга передадут справку, которая нужна. А вот с ней проблем уже не было.

Фотогалерея: образец заполнения справки по форме 182Н

Образец заполнения справки 182Н, часть 1 Образец заполнения справки 182Н, часть 2 Образец заполнения справки 182Н, часть 3 Образец заполнения справки 182Н, часть 4

Выдача выписки из сведений персонифицированного учёта

Выписка из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М отражают страховой стаж, полученный у конкретного работодателя, и сумму отчислений в Пенсионный фонд, сделанных тем за него.

Поскольку эти документы представляют собой групповую форму отчётности, для работника делаются выписки, в которых содержится персональная информация о нём.

Форма СЗВ-М охватывает последний месяц работы, но по желанию работника может распространяться и на любой другой период вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-СТАЖ оформляется за период с начала текущего года по день увольнения, а если работник был принят в штат в текущем году - со дня его трудоустройства. Можно запросить её и за более ранние сроки, но не раньше 2017 года, в котором она была введена. По периодам работы до 2017 увольняемому предоставляются справки по форме РСВ-1.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Выписки из сведений персонифицированного учёта получают и те, кто сотрудничает с организациями по гражданско-правовым договорам. В этом случае документы выдаются в день окончания такого договора.

Возврат медицинской книжки

Если работник при поступлении в штат предъявил или оформил медицинскую книжку, в день увольнения работодатель обязан ему вернуть и этот документ.

Выдача документов об образовании

Аналогично обстоит дело с документами об образовании, если те хранились у работодателя. Дипломы о профессиональном образовании остаются у сотрудника на руках, работодатель только знакомится с ними и делает копии. А вот в отношении сертификатов о прохождении различных программ дополнительного образования, курсов, тренингов и т. п., особенно оплаченных работодателем, такая практика допускается.

Документы об образовании, хранящиеся у работодателя, при увольнении выдаются работнику

Известны случаи, когда работодатель при увольнении не отдавал работнику документы о квалификации, полученной за счёт компании: окончании курсов водителей погрузчика в супермаркете, инструкторов по туризму на турбазе и т. п. Такая практика незаконна, и работник вправе обратиться за защитой своих интересов в суд, прокуратуру и трудовую инспекцию.

Выдача прочих документов по требованию работника

Как при увольнении, так и в любое другое время, включая несколько лет после ухода из организации, работник вправе потребовать копии или выписки из любых внутренних документов, где фигурируют его персональные данные. Если в таком документе идёт речь только о конкретном работнике, делается копия. Когда в интересующем документе упоминаются его коллеги, оформляется выписка, где содержатся данные только о запросившем её работнике.

Приказ об увольнении входит в число документов, которые работодатель обязан выдавать работнику по первому требованию

Чаще всего востребованными оказываются такие документы:

• копии приказов о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
• справки о зарплате за разные периоды;
• копии приказов об изменении зарплаты;
• выписки из отчётности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

При увольнении лучше по максимуму взять у работодателя все документы, подтверждающие работу, карьерный рост, если он был, размер зарплаты, уплаченные налоги и отчисления во внебюджетные фонды. Они могут пригодиться при оформлении будущей пенсии, если сведения персонифицированного учёта вдруг окажутся неполны.

В 2018 году третьими по значимости документами, подтверждающими трудовой и страховой стаж для пенсии, считаются архивные справки о работе и зарплате. Однако нет гарантий, что данные по конкретному работодателю, давно прекратившему существование, имеются в нужном архиве. Недавно с такой проблемой столкнулся автор этих строк. За дополнительными подтверждениями сведений о своей работе в 2001 году я обратился в архив города Москвы. И в положенный срок получил оттуда отписку, что данных о такой организации у них нет, а где они могут быть, там не знают.

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику рекомендацию законом в 2018 году не предусмотрена. Взять такое обязательство и отразить его в трудовом договоре при желании может сам работодатель, но делать это он не обязан.

Но даже если такого пункта в трудовом договоре нет, ситуация небезвыходная. Договориться об этом можно в любой ситуации. И если рекомендацию не хочет давать сам руководитель организации (например, обижен, что работник от него уходит), это может сделать любой другой руководящий работник: ваш непосредственный начальник или заместитель руководителя, курирующий ваше подразделение. Главное - только попросить его оставить личные, а не корпоративные координаты под документом. Ведь рекомендатель тоже в любой момент может сменить работу, а те, кому вы предъявите впоследствии рекомендацию, скорее всего, захотят связаться с ним лично для её подтверждения.

Из всех моих мест работы только на одном в трудовом договоре было прописано обязательство работодателя в любой момент выдать мне рекомендации на русском, а по желанию и английском языках. Это был проект, в котором участвовали иностранные инвесторы. В остальных случаях я брал рекомендации по возможности у первого лица организации, а если до того было проблематично достучаться - у его замов или своих непосредственных руководителей. Так, при увольнении с очередного места работы главный редактор, обидевшись на меня из-за желания уволиться, о рекомендации и слышать не хотел, а вот его заместитель, с которым я был и остаюсь в приятельских отношениях, дал её без проблем и уже не раз подтверждал.

Сроки выдачи документов при увольнении

Требование законодательства о выдаче в последний рабочий день распространяется не только на трудовую книжку, но и на все остальные документы, которые работник должен получить при увольнении.

Если работник берёт отпуск с последующим увольнением или в последний рабочий день не выходит на работу по другим причинам, например, дата увольнения выпадает на выходной или отгул, документы выдаются в последний день, когда он фактически выходит на работу.

В ситуации, когда сделать это оказалось невозможным по независящим от работодателя причинам, например, работник неожиданно заболел или решил последний рабочий день прогулять, все полагающиеся документы должны быть выданы в течение трёх дней после подачи работником соответствующего заявления.

Если работник неуверен, что получит документы в положенный срок, ему есть смысл подстраховаться: попросить представителя работодателя сделать отметку о принятии на втором экземпляре заявления или отправить его по почте с уведомлением о вручении и описью вложений.

Как подтвердить факт выдачи документов увольняемому работнику

Вовремя позаботившись о подтверждении того, что выдал работнику положенные документы в полном объёме и в положенный срок, работодатель страхует себя от возможных проблем в будущем. Если уволенный затем обвинит его в невыдаче тех или иных бумаг, доказать несостоятельность этих претензий не составит труда.

Поскольку закон не содержит жёстких требований к процедуре подтверждения, допускаются несколько вариантов:

Ответственность работодателя за задержку выдачи документов увольняемому работнику

Несвоевременная выдача документов о работе при увольнении считается нарушением трудового законодательства и карается штрафом:

• от одной до пяти тысяч рублей для должностного лица (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров);
• от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для организаций.

Кроме того, деятельность организации может быть приостановлена на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении - от одного до трёх лет.

Несвоевременная выдача трудовой книжки чревата также оплатой вынужденного прогула: днём увольнения в таком случае будет считаться дата, когда работник фактически получит свою трудовую на руки, а работодателю придётся выплатить ему средний заработок за всё время между этим днём и датой увольнения.

Работнику за защитой своих прав надо обращаться в трудовую инспекцию или прокуратуру, а денежных компенсаций добиваться через суд.

При задержке выдачи документов после увольнения работник может обратиться в суд

Чтобы избежать дополнительного удара по бюджету, работодатель должен не позже следующего дня после увольнения работника, не забравшего трудовую книжку, послать ему почтой уведомление о необходимости получить документы. С этого момента ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки он уже не несёт. Но дату отправки уведомления надо будет документально подтвердить. Поэтому нужно отправлять его заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

При всей внушительности списка документов, которые полагаются работнику при увольнении, ситуация не так страшна для работодателя, как кажется на первый взгляд. Ведь все они типовые и легко делаются на основе шаблонов.