Сколько лет хранить документы. Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Хранение правоустанавливающих документов

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:

Первичные документы.
Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе - это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования - как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 . Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц. Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе "Клиент-Банк". Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ "О бухгалтерском учете". В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ . Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС - книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270. Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено. Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

Три группы

Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы. А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

Налоговые документы

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кадровые документы

Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Бухгалтерские и хозяйственные документы

По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

При отчислении из школы, колледжа (техникума) или университета в архиве учебного заведения остаются документы студента / школьника, которые хранятся несколько лет. Срок хранения школьных документов в архиве учебного заведения зависит от типа документа. Хранение происходит в контексте личного дела учащегося, при отчислении личное дело помещают в архив заведения, где человек проходит обучение.

Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.

Тип документа и сроки хранения в учебном заведении

Говоря про бухгалтерские документы, связанные с финансовой составляющей (документы о финансовых переводах при поступлении и прочее), то срок их хранения составляет не менее пяти лет. По истечении этого периода документы могут извлекаться из архива с целью дальнейшего уничтожения. Хранение происходит на бесплатной, бюджетной основе и школьнику (студенту) техникума или другого учебного заведения эту «услугу» оплачивать не нужно. Срок хранения дипломных работ — не боле пяти лет. Если речь про курсовые и рефераты, такие документы могут не хранить (Разве что от особо одаренных учеников, что бы порадовать их родителей на классом часу. Слова одарённых можно взять в кавычки…не нравится? и успокаиваемся, это не про вас =)). Зависит от устава учебного заведения.

При отчисления из учебного заведения документы связанные с личным делом хранятся 15 лет (при отчислении в районе 1-3 курса). Хранение личного дела выпускников и аспирантов составляет 75 лет. В личное дело входят следующие документы:

Заявления студента / родителей школьника при поступлении и окончании учебы
Финансовые переводы (Даже если обучение бюджетное, взносы все равно имеются. Например, оплата питания)
Серьёзные перерывы в обучении — информация о переходе на домашнее (дистанционное) обучение
Документы о наградах и серьёзных проступках (копии аттестатов, социальные документы о наказаниях)
Документы об отчислении из учебного заведения

Согласно законодательству РФ, вы имеете право сделать запрос и попросить предоставить информацию относительно хранимых документов.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
Указывает индексацию документов и дел.
Определяет сроки хранения документов.
Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

временными до десяти лет;
временными свыше десяти лет;
постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.