Служебная записка на суточные образец. Служебная записка на командировку. Где найти образец служебной записки

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном .

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления , так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому заменяет собой следующие документы:

командировочное удостоверение;

Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

путевой лист;
подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

путевой лист;
чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны , ее или .

По сути, записка будет дублировать приказ.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

Однако расходы можно учесть при уплате налога.

Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение - предоставление информации. Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов. В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
приводится список приложений, если они имеются;
проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
временная болезнь командированного;
обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах . К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку - образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
необходимо точное указание временных рамок - это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Служебная записка об отмене командировки

Как посчитать командировку по внутреннему совместительству?

Осуществление работы по совместительству учтено нормами ТК РФ. Одним из видов такого совмещения является внутреннее совместительство. Это…

Отгул за командировку в выходные дни положен ли?

Представление об отгуле сегодня не фигурирует в действующем ТК. Работник имеет право на получение добавочного…

Служебная записка на премирование сотрудника

Взаимоотношения сотрудника и руководства строятся на качественном выполнении работы. В ряде случаев, которые устанавливает Трудовой…

Приказ о направлении в командировку - составление и примеры образцов

Направление работника или руководителя в служебную поездку является неотъемлемой частью многих организаций. В связи с…

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий:

Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации. Ее содержание должно быть согласовано с локальным Положением о командировках или другим аналогичным документом, действующим на предприятии. Служебная записка на командировку, образец которой может допускать произвольный вариант оформления, составляется на фирменном бланке компании.
После наложения разрешительной резолюции руководителя на служебную записку, оформляется приказ о направлении в командировку.
При возвращении из рабочей поездки работник заполняет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет.

Ранее требовалось еще оформление командировочного удостоверения и служебного задания, но в 2015 году необходимость оформлять этот документ, отпала. Постановлением Правительства РФ №1595 от 29.12.14, их оформление отменено.

Образец служебной записки о направлении в командировку должен содержать такие сведения:

персональные данные командируемого;
пункт назначения или несколько мест, в которые предполагается заезд работника по служебным делам;
цель поездки, характер работ во время командировки;
поле для подписи работника и проставления даты.

Документ утверждается подписью руководителя компании.

Служебная записка на командировку: образец 2017 для подтверждения сроков поездки

При издании приказа о командировке в тексте документа приводятся даты отъезда и приезда обратно. По факту отведенного времени может оказаться недостаточно или слишком много. Для подтверждения и уточнения периода служебной поездки командируемым сотрудником представляются проездные билеты и квитанции с мест проживания. При отсутствии такой документации разрешается составлять служебную записку работником, в которой приводятся ссылки на другие подтверждения пребывания в том или ином месте во время поездки.

Служебная записка на командировку от работника необходима при поездке на:

транспорте, принадлежащем предприятию;
личном автомобиле или другом транспортном средстве;
пассажирском транспорте третьих физических лиц.

Для возможности использовать один из перечисленных вариантов необходимо заранее согласовать такой вариант с руководством фирмы. К служебной записке надо будет приложить:

путевой лист на автомобиль, которым командируемый добирался до пункта назначения;
квитанции, чеки, подтверждающие осуществление расходов в точках по пути следования с указанием названий населенных пунктов.

В соответствии с письмом Минфина от 20 апреля 2015 года № 03-03-06/22368 служебная записка на командировку не может быть оправдательным документом без документального подтверждения изложенных в ней фактов. При необходимости допускается оформление справки в пункте назначения о фактическом времени пребывания в назначенном месте. Такая справка должна иметь подписи ответственных должностных лиц принимающей стороны и печать организации.

Служебная записка на командировку от сотрудника, образец в 2017 году

Служебной запиской называется внутренний документ предприятия, который составляется сотрудником после возвращения из в целях подтверждения поездки, установления конкретного срока пребывания на другом предприятии и доказательства всех расходов.

Оформление и порядок представления служебных записок регламентированы Распоряжением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 года и № 771 от 29.07.2015 г. Служебные записки заменяют , .

Когда требуется такой документ

Важный момент каждой командировки – ее продолжительность, которая необходима для составления отчетности и осуществления выплат. Фактически дни пребывания подтверждаются:

по датам , имеющимся в проездных документах;
при отсутствии проездных – по дате проживания, при этом время отъезда и возвращения устанавливаются по служебной записке;
если не имеется ни проездных, ни , составляется служебная записка.

Следовательно, составление служебной записки обязательно, если:

не имеется проездных или любых иных документов, подтверждающих работу в другом населенном пункте по заданию своего предприятия;
для поездки потребовалось применение личного, .

Законом не устанавливается конкретная дата подачи служебной записки, но п.7 Положения № 749 предписывает сдавать ее сразу после возвращения, поэтому ее принято сдавать в день завершения командировки или в первый рабочий день после нее.

К ней следует приложить все документы, подтверждающие траты в период командировки, например, на горючее, стоянку автомобиля, другие расходы.

Если поездка была совершена на личном транспорте, эти расходные документы становятся единственным доказательством того, что использовался такой вид транспорта для поездки к месту назначения и обратно.

Как составить служебную записку на командировку

Единых требований к составлению служебной записки не предусмотрено. Поэтому каждое предприятие вырабатывает собственный порядок ее оформления с учетом некоторых обязательных условий.

Работнику остается только от руки заполнить выданный ему бланк. Согласно ст. 9 закона № 402 «О бухучете» от 06.12.2011 года, обязательно соблюдение следующих условий:

Если нет фирменных бланков данного предприятия, записку составляют на стандартном листе А4.
Документ пишется на имя руководителя организации или другого лица, которым было подписано распоряжение о направлении в командировку.
Указываются ФИО командированного, его паспортные данные, должность.
Вписывается наименование документа.
Далее идет основная часть с подробным описанием причин направления в командировку, ее целей, пишется, кто и кем был направлен и на какой период.
Обязательно упомянуть какой транспорт применялся: личный или рабочий. Указываются номера автомобиля, информация о водителе.
Отмечается продолжительность поездки: ее начало и конец.
Далее идет приложение, где перечисляются все документы, которые прилагаются к данной служебной записке. Чем больше документов, тем лучше для бухгалтерии для проведения расчетов и выплат.
Внизу ставится подпись и дата составления записки.

Инструкция по заполнению бланка

Командированному крайне важно составить служебную записку правильно, так как именно по ней производятся все выплаты и компенсации по командировке:

В правом верхнем углу ставится ФИО генерального директора предприятия в дательном падеже. Здесь же, при наличии структурного подразделения, требуется поставить ФИО его руководителя. Чуть ниже ставится ФИО сотрудника, составляющего документ.
По центру следующей строки следует вписать наименование документа: «Служебная записка» без точки в конце.
Далее в основном тексте следует указать: дату отъезда и возвращения, цель и причину поездки, все реквизиты .
Далее пишется список приложенных документов.
Внизу ставится подпись командированного с расшифровкой и дата.

Приложения к записке

Служебную записку заполняет командированный сотрудник. К моменту возвращения она должна быть уже полностью готова.

Служебная записка должна быть подтверждена реальными доказательствами перемещений и расходов по служебным делам. При отсутствии таких документов, служебная записка не может считаться достаточным условием для обоснования трат, факта использования транспорта.

Поэтому в этом случае командированный обязан взять у принимающего предприятия отметки о первом и последнем дне пребывания. Обычно с подписью ответственного работника принимающей организации и печатью.

К служебной записке обычно требуется приложение:

путевого листа;
отчета о проделанной работе;
документов об аренде, топливных и амортизационных расходах;
любых других документов, подтверждающих расходы.

Документ необходимо передать в бухгалтерию для регистрации, согласования и последующего применения по назначению. По итогам рассмотрения , составляются бухгалтерский и налоговый отчеты, компенсируются затраты работника из собственных средств. Подписать служебную записку должен руководитель предприятия.

Может ли служебная записка подтвердить поездку в командировку, расскажет данное видео:

Командировка директора или ИП

Согласно письма Минфина РФ от 05.07.2013 г. в командировки направляются только наемные работники, поэтому освобождается от заполнения служебной записки. Вся остальная документация составляется ИП в общем порядке.

Но для целей налогообложения такие факты не имеют значения, более того директор является сотрудником данного предприятия, на которого распространяются все правила. Поэтому обязательно составление служебной записки для подтверждения продолжительности поездки и размера затрат. Для этого одного приказа на командировку недостаточно. В любом случае следует заранее предусмотреть такие ситуации и внести пункт об этом в локальные акты.

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов :

командировочное удостоверение;
служебное задание;
отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля :

На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.
В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта . При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков , подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят :

денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
оплата съемного жилья по необходимости;
другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома. Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок. Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

маршрутный лист;
оплаченные счета, квитанции чеки;
документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку. Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел. О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства , полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег :

трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы , а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир. Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке. Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета: