Список документов для проверки трудовой инспекции. Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.

Основания

В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:

Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.

Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:

Госрегистрации юрлица либо ИП.
Завершения последней проверки по плану.
Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).

Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?

В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:

Правила по внутреннему распорядку.
Письменные трудовые договоры.
Штатное расписание и локальные правовые акты.
Трудовые книжки.
Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
Положение о личных данных сотрудников.

Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ.

Требования к должностным лицам

Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:

Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?

Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица.

Порядок выполнения контроля

Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.

Важный момент

Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера.

Права должностного лица

Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.

Особая компетенция

В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.

Акт ревизии

По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать.

Ответственность

При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд.

Часто выявляемые нарушения

Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.

Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.

Итак, прогремела у меня в организации плановая выездная проверка ГИТ. Ну как сказать прогремела, так, прошла. Не сказать, чтобы было очень страшно и напряжно. Инспектор — приятная девушка. Подготовились мы основательно, в условиях ограниченного времени.

Нужно сказать, что бывший специалист по ОТ уволился за 3 месяца до проверки, на его место пришел я. Естественно, о проверке все знали давно, так как планы проверок любого надзорного органа находятся в открытом доступе на их сайтах. Советую в начале года всегда посещать эти сайты, или узнавать о планированных проверок на сайте Генеральной Прокуратуры РФ.

Сегодня хочу рассказать, как проходила проверка в моем случае. Просто как пример.

За несколько дней до проверки пришло распоряжение о ней. В нём важной информации особо не было, кроме того, что она выездная плановая, даты ее начала и окончания, ФИО инспектора. Предметом проверки значилось соблюдение обязательных требований или требований, установленных муниципальными правовыми актами . Не густо. Будут ли проверять исключительно охрану труда, или и кадры и бухгалтерию — не понятно. На всякий случай, готовились все.

С инспектором, указанным в распоряжении созвонились кадровые работники, уточнили, когда она нас посетит. Тут нужно уточнить, что срок плановой проверки не превышает 20 рабочих дней. Но, это не значит, что проверка будет проходить все 20 дней и инспектор не будет вылезать из вашей организации. Конечно, может быть и так, если у вас уж очень много нарушений. 20 дней — это право инспектора проверять вас и запрашивать все необходимые документы. Выездная означает, что инспектор обязательно посетит вас. Документарная — вы просто будете отправлять необходимые заверенные документы в ГИТ.

Но, вернемся к проверке.

В согласованный день инспектор прибыла в офис предприятия (по юридическому адресу). До этого по телефону она сказала, что при проверке ее обязательно должен сопровождать специалист по ОТ. Представилась, показала удостоверение. Мы сели с ней и с кадровиком обсудить дальнейший план действий.

Она сказала, что от кадровиков ей нужен список работников, от бухгалтерии какая-то справка по зарплате (я не вдавался в подробности, так как это не вопрос охраны труда) и дальше мы с ней поедем на производство (там у нас вся документация по охране труда). У нас офис и производство в разных зданиях.

С ней вместе мы прибыли на завод. Я выдал ей дежурный халатик и мы осмотрели завод. Могу сказать, что никаких визуальных нарушений она не фиксировала. Возможно, основная ее цель — документация.

После экскурсии по производству мы вернулись в кабинет охраны труда и приступили к документации. Далее списком о том, что она спрашивала и смотрела:

Журнал вводного инструктажа по ОТ — брала список работников и наугад называла работников, я показывал ей запись в журнале;
Журналы первичных инструктажей на рабочем месте по ОТ — так же, как в пункте 1. Называет фамилию и я ей показываю все инструктажи связанные с работником. Обратила внимание на сроки проведения инструктажей;
Контингент работников на прохождение медосмотров;
Медосмотры (паспорта здоровья и заключения) — так же выборочно;
Заключения о прохождении обязательных психиатрических освидетельствований (не путать с периодическими медосмотрами);
Наличие приказа об ответственных за ОТ;
Наличие приказа о комиссии по проверке знаний требований ОТ;
Удостоверения и протоколы по ОТ ответственных и членов комиссии;
Протоколы проверки знаний требований охраны труда рабочих;
Наличие программ инструктажей и обучения по ОТ;
Сводные ведомости по АРМ (СОУТ), наличие «вредников». Если есть, то что им полагается;
Протоколы и удостоверения работающих на высоте;
Нормы выдачи СИЗ, правильность ведения карточек учета выдачи СИЗ (для этого мы заходили к кладовщикам);
Перечень инструкций по ОТ, сами инструкции по ОТ, журнал учета инструкций по ОТ;
Спросила о предрейсовых осмотрах водителей;
Приказ об ответственном за БДД и его удостоверение.

Вот и всё. То есть, она проверяла всё то, что как раз и входит в компетенцию специалиста по ОТ. Ничего более.

Вся проверка продлилась несколько дней. Потом она еще запрашивала некоторые документы, но уже не приезжала на предприятие. Нарушения были, но не смертельные. Штрафы были, но небольшие. Далее акт проверки, предписание, вызов на ковер руководителей для составления протокола об административном нарушении и наложение штрафа.

В целом, ходом и результатами проверки я доволен.

Надеюсь, вам пригодится эта информация. В любом случае, при проверке нужно быть готовым ко всему.

Всем спасибо за внимание.

P.S. Это всего лишь пример проверки. Совсем не обязательно, что ваша проверка пройдет так же. Ведь многое зависит от проверяющего.

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
жалоба работника на нарушение трудовых прав;
запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверка кадровых документов.
Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

учредительные документы;
коллективный договор;
все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
табели расчета зарплаты;
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы о назначении на должность;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
положение об оплате труда и премировании;
положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
меры безопасности при проведении работ;
обеспечении работников средствами защиты;
организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

трудовые договоры с сотрудниками;

личные карточки сотрудников;

штатное расписание;

трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

правила внутреннего трудового распорядка;

локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или .

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить . К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки . Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического ведения ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность

За непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции по их заявлению суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

на должностных лиц организации (например, ее руководителя) - в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Список документов, который присылает ГИТ перед проверкой, очень велик, в нем насчитывается более 70 пунктов. Их можно разделить на блоки по темам:

1. Уставные документы

2. Документы по оплате труда

3. По кадровому учету:

трудовые договоры и доп. соглашения;
и изменения к нему;
приказы - прием, увольнения, переводы, отпуск;
трудовые книжки и ;
локальные нормативные акты (ЛНА).

4. По охране труда (ОТ):

регламентирующие документы - приказы, ЛНА, должностные инструкции;
документы по медосмотрам, обучению;
и др.

5. Документы на иностранных работников.

Список может быть расширен в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы может заставить поволноваться даже опытных специалистов. На что в перечисленном перечне обратят внимание в первую очередь? Самыми проверяемыми моментами являются:

Задолженность по зарплате - наличие или отсутствие.
Своевременность выплат заработной платы и отпускных, а также пособий.
Наличие и содержание трудовых договоров.
Наличие графика отпусков и его исполнение.
Правильность оформления увольнений и расчета.
Трудовые книжки - наличие и правильность оформления.
и ЛНА, связанные с оплатой труда.
Документы по (в случае ее проведения).
Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия/отсутствия , производственных травм и т.д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала нужно убедиться, что у всех работников они есть. Затем проверить содержание договоров, а именно - наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ . К основным условиям относятся:

Место работы.
Трудовая функция.
Размер оплаты и даты выплат.
Дата начала работы.
Характер работы.
Условия труда на рабочем месте.
Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, нужно составить дополнительные соглашения и внести недостающую информацию.

Еще один шаг на этом этапе - проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены оплаты труда, должности, условий труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание должно быть в любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не может быть разных окладов, так же, как и не может быть цифры «20 000 - 25 000». Также важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА - Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

Порядок приема, перевода и увольнения.
Права и обязанности работника и работодателя.
График работы, рабочее время и время отдыха.
Оплата труда и поощрения.
Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, «Положение об оплате труда» или иной ЛНА должен ответить на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. «Положение о командировках», например, может быть запрошено на проверку, если в вашей организации увеличены суточные выплаты. А вот «Регламент внешнего вида специалиста», «Положение о документообороте» и т.д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения - 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но зато предусмотрено, что работник длжен быть уведомлен о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, это должно быть прописано в ПВТР или в Положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, могут свидетельствовать заявления с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска нужно оформить заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, приказ может быть один на все изменения.

В график нужно вписать даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса - заявление, приказ.

И, конечно, утвержден сам график должен быть не позднее, чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные можно ввести как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе "Прием и переводы" напротив каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ должен иметь под собой основания - заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т.д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ "задним числом". Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск нужно проверить на наличие и соответствие графику отпусков. Также важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, лучше за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойти к нему нужно максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
Документы, подтверждающие .
Инструкции по охране труда.
Документы по (СОУТ)

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют также первичный и периодический инструктаж и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении, а также , проверяющие не будут наказывать за отсутствие спец. оценки. В обратном случае вам может грозить штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов - восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, нужно проверить и его.

В заключение хочется напомнить, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней, так что даже за этот срок можно многое успеть. И еще - не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы имеете право в суде, и только после его решения будет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ