Сроки хранения договоров: на что обратить внимание. Хранение документов Срок хранения информации о проведенных закупках составляет

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»

В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.

Архивные нормы

Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».

А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства<*>
<*> Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558)<**>. Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
Тамбовская область

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Порядка хранения документации, связанной
с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по

В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.

2. Информационному управлению администрации города Тамбова (Казарина) направить данное постановление для опубликования в газете "Наш город Тамбов".

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.А.Позднякова.

Глава администрации города
Тамбова А.Ф.Бобров

г.Тамбов
7 апреля 2014 г.
N 2665

Приложение
к постановлению администрации города Тамбова
от 7 апреля 2014 года
N 2665

Порядок хранения документации, связанной с
осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по
определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:

- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;

- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;

- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;

- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;

- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;

- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;

- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);

- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.

1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в управлении не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.

1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).

2. Основные задачи

Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:

- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;

- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;

- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.

3. Порядок работы

3.1. Порядок работы с документами:

3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2. настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.

3.1.2. Работник управления,

- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;

- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);

- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;

- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;

- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;

- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;

- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;

- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.

3.2. Порядок работы с аудиозаписями:

3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):

- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;

- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;

- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:

- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.

3.2.2. Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:

- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;

- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;

- хранит в архиве управления аудиозаписи.

3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.

4. Ответственность

4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.

4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон N 44-ФЗ) и сообщает.

Срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также документов (конкурсной документации, протоколов, аудиозаписей, запросов, извещений, уведомлений, заявок, сводных заявок, технических заданий, графиков — календарных планов, доверенностей, информационных карт, копий договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации установлен приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и в соответствии с пунктами 272 и 273 указанного Перечня составляет 5 лет, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам хранение осуществляется постоянно.

При этом положения Закона N 44-ФЗ не содержат определения крупных поставок и наиболее важных работ, услуг.

Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России — федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.

О хранении государственных (муниципальных) контрактов и документов, составляемых в рамках закупок, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам

О том, что установление сроков хранения становятся головной болью как для коммерческих, так и для государственных организаций, свидетельствует тот факт, что все чаще министерствам и ведомствам приходится отвечать на вопросы о том, сколько нужно хранить тот или иной вид документов.

На этот раз «крутиться» пришлось Минэкономразвития РФ, который в письме от 06 августа 2010 г. № Д22-1346 высказал свою точку зрения о том, когда можно провести уничтожение «протоколов, составленных в ходе проведения конкурса, заявок на участие в конкурсе, конкурсной документации, изменений, внесенных в конкурсную документацию, и разъяснений конкурсной документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона ».

Своё мнение по поводу соответствующих аспектов применения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» высказал Департамент развития конкуренции Минэкономразвития России. При этом он сослался на следующие положения законодательства (не Перечня!) :

• В ст. ст. 28 и 37 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005 указано, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса (аукциона), заявки на участие в конкурсе (аукционе), конкурсная (аукционная) документация, изменения, внесенные в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснения конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозапись аукциона, хранятся заказчиком, уполномоченным органом не менее чем три года .
• Согласно ст. 57 закона № 94-ФЗ от 21.07.2005, любой участник размещения заказа имеет право обжаловать в судебном порядке, а также в порядке, предусмотренном гл. 8 этого закона, действия (бездействие) заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, оператора электронной площадки, конкурсной, аукционной или котировочной комиссии, если такие действия (бездействие) нарушают права и законные интересы участника размещения заказа. Срок обжалования действий заказчика по порядку, предусмотренному данной главой, установлен ч. 2 , 2.1 , 2.2 ст. 57 закона. По истечении указанного срока обжалование действий заказчика осуществляется только в судебном порядке.
• В соответствии со ст. ст. 195 , 196 Гражданского кодекса Российской Федерации, срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено, признается исковой давностью. Общий срок исковой давности устанавливается в три года . Статьей 200 Гражданского кодекса установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. При этом по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения .

Письмо Минэкономразвития РФ от 06.08.2010 № Д22-1346

Учитывая изложенное, считаем, что уничтожение протоколов, составленных в ходе проведения конкурса (аукциона), заявок на участие в конкурсе (аукционе), конкурсной (аукционной) документации, изменений, внесенных в конкурсную (аукционную) документацию, и разъяснений конкурсной (аукционной) документации, а также аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе и аудиозаписи аукциона должно производиться через три года по истечении срока исполнения контракта. Аналогично этому срок хранения котировочных заявок также составляет три года после окончания срока исполнения контракта.

В соответствии со ст. 197 Гражданского кодекса Российской Федерации для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности , сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Например, в случае, если должностные лица заказчика, уполномоченного органа, члены комиссий по результатам проведения конкурса, аукциона, запроса котировок судом привлечены к уголовной ответственности, то определение сроков давности осуществляется согласно ст. ст. 78 и 83 Уголовного кодекса Российской Федерации. Из этого следует, что срок хранения материалов по таким процедурам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд определяется в соответствии с указанными выше статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558)

Ст.273. Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы,
извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания,
графики – календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:

А) в организации – заказчике - 5 лет ЭПК . По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно

Б) в других организациях - 5 лет

Мой комментарий: Радует, что в органах государственной власти есть специалисты, способные четко и ясно обосновать сроки хранения тех или иных документов. Подход к определению сроков хранения, основанный на действующих положениях законодательства, в настоящее время, с моей точки зрения, наиболее правильный.

Стоит также обратить внимание на то, что учитывать сроки исковой давности при установлении сроков хранения организация может, но не обязана. Законодательство в отношении этих видов документов требует сохранять их ровно три года, без каких-либо дополнительных условий и оговорок. Поэтому, если организация сочтет для себя более выгодным уничтожить документы по госзакупкам ровно через три года, наказать её за это будет невозможно.

Мне кажется, что это письмо является наглядным примером того, как могли бы выглядеть комментарии к отдельным статьям Перечней с указанием сроков хранения.

Все документы, которые используются для проведения тендера, хранятся по определенным правилам. Эти правила регулируются Федеральным законом №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года.

Хранение документации по закупкам

Заказчик обязан обеспечивать сохранность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных документов до момента вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам в электронном виде.

Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.

Ответственность за это несут лица, осуществляющие хранение заявок: конверты НЕ должны быть повреждены, а доступ к заявкам в электронной форме НЕ должен быть открыт.

Все данные о поступивших заявках оформляются в виде протокола, где содержится полная информация об условиях, месте, дате и времени их оценки. Также оформляется протокол о результатах, который подписывают все члены тендерной комиссии, в течение дня после окончания оценки заявок.

Один его экземпляр хранится у заказчика или уполномоченного органа, а другой отдается представителю компании-победителя.

Срок хранения документов по 44 ФЗ после окончания конкурса

В соответствии со ст. 273 приказа Министерства культуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов» документацию по торгам нужно хранить в течение 5 лет. Документы по крупным поставкам - постоянно, то есть не меньше 10 лет.

Федеральный закон №44 устанавливает другой срок хранения тендерной документации. Согласно ему, все протоколы, составленные в процессе проведения тендера, другая документация и аудиозаписи хранятся заказчиком или уполномоченным органом не меньше 3 лет.

По правилам, Федеральный закон имеет преимущество перед постановлением Министерства.

ООО МКК "РусТендер"

Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ