Типовые управленческие документы с указанием сроков хранения. Составляем номенклатуру дел с учетом изменения сроков хранения кадровых документов. Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В марте 2016 года вступила в силу новая статья Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая не только сократила срок хранения многих документов по личному составу с 75 лет до 50, но и ввела новую технологию работы. Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Разбираемся, как «закрывать» номенклатуру дел за 2016 год (надо ли в ней что-то менять, как заполнять итоговую запись?). Как составлять номенклатуру дел на 2017 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров). Определимся, где формируются и будут храниться документы по личному составу, а также внесем изменения на обложки дел.

Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в статьи 22.1.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу - 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри ч. 1 и 2 ст. 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Подробнее о новых сроках хранения документов по личному составу читайте в статье: «Сроки хранения документов по личному составу »

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями – источниками комплектования.

Кроме того, если филиалы и представительства территориально распределенной организации ранее могли передавать документы по личному составу в государственные или муниципальные архивы по месту регистрации обособленного подразделения (на основании договоров и по графикам), то в связи с новой нормой Закона № 125-ФЗ «головная» организация, очевидно, должна будет организовать хранение документов по личному составу уволенных работников своих территориальных подразделений, если она не ликвидируется и продолжает функционировать.

Это, действительно, требует разъяснений либо корректировки нормативной базы, которых мы ожидаем в начале следующего 2017 года. Но даже при отсутствии официальных разъяснений по применению действующего законодательства его нормы должны соблюдаться! Что можно и нужно сделать уже сейчас?

Где формируются и хранятся документы по личному составу?

В соответствии с Законом № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы, но обязаны осуществлять архивное хранение документов.

Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение , то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения.

Пример 1

Фрагмент Положения об архиве

Свернуть Показать

Архив организации осуществляет архивное хранение и комплектуется:

• – организационными документами по всем направлениям деятельности;
• – распорядительными документами по основной деятельности;
• <. . .>
• – документами по личному составу, созданными до 2002 года включительно;
• – документами по личному составу, созданными начиная с 2003 года;
• <. . .>

Если архив как структурное подразделение не создается , то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании.

Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников , на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.

Пример 2

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на начальника отдела кадров Карпову М.В. (замещающий в случае временного отсутствия – заместитель начальника Управления персоналом Сокова Н.А.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, обработку и сохранность персональных данных, а также за архивное хранение и обеспечение сохранности документов по личному составу.

Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.

Пример 3

Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов

Свернуть Показать

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.

Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):

• кадровой службы или службы делопроизводства (секретаря) и
• лиц, замещающих ответственных сотрудников в случае их временного отсутствия.

Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия . Поскольку архивное хранение документов по личному составу целесообразно организовать все-таки централизованно (под ответственностью кадровой службы или службы делопроизводства / секретаря), предстоит решить вопрос взаимодействия подразделений в этом процессе. Рекомендуем установить, в каком виде (конечно, лучше в обработанном и оформленном), в какие сроки (составляется график) и в сопровождении каких учетных документов (возможны как опись дел по личному составу, составляемая бухгалтерией, так и простая сдаточная опись) документы о расчетах по оплате труда бухгалтерия будет передавать на архивное хранение в архив или в кадровую службу / службу делопроизводства.

Номенклатуры дел на 2016 и 2017 годы

Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п. Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.

Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.

Пример 4

Фрагмент номенклатуры дел за 2016 год коммерческой организации (с комментариями, выделенными оранжевым цветом)

Свернуть Показать

Из Примера 4 ясно, что в номенклатуре дел на 2017 год тоже необходимо будет отразить изменение сроков хранения по условной временной границе – 2002 / 2003 год (т.е. ряд дел как бы раздваивается) .

Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения). И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается.

При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е. ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).

Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год , которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.

Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК» , т.к. экспертиза ценности в соответствии с законодательными требованиями будет проводиться в организации после истечения 75-летнего или 50-летнего сроков фактически долговременного ведомственного хранения документов по личному составу.

Пример 5

Свернуть Показать

При разработке номенклатуры дел на 2017 год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора:

В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год. При этом обратите внимание, что:

• при определении сроков хранения дел применяется как ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, так и ПТУД;
• 75-летний срок хранения, предписанный в ПТУД для документов по личному составу, мы уменьшаем до 50 лет согласно Закону № 125-ФЗ. Но у нас в кадровой службе есть и другие документы, например организационные, для которых предписанный в ПТУД срок хранения в 75 лет остается в силе (см., например, дела 03-06, 03-08 и 03-09 в Примере 6);
• более короткие сроки хранения кадровых документов (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) по ПТУД остаются актуальными и отражаются в номенклатуре дел неизменными (см., например, дела с индексами 03-20, 03-45, 03-66 в Примере 6);
• для ряда документов постоянный срок хранения, предписанный ПТУД, будет соблюдаться в иных подразделениях организации (например, в службе безопасности или службе делопроизводства), а в кадровой службе мы будем хранить их меньше (см., например, дела с индексами 03-04, 03-66, 03-67);
• кроме того, постоянный срок хранения по ПТУД на деле означает срок хранения «До ликвидации организации».

Пример 6

Свернуть Показать

Уточнение сроков хранения на обложке дела

С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в 250 листов, т.е. не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения.

Личные дела сотрудников в металлическом шкафу в кадровой службе (или у секретаря) всегда делились на два массива:

1. Уволенных сотрудников, личные дела которых еще не переданы в архив.
2. Работающих сотрудников. Эту группу дел теперь необходимо разделить также на две части:
   1. Работающих начиная с 2003 года (документы в них создавались начиная с этого года и подлежат хранению 50 лет, согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
   2. Принятых на работу в 2002 году и ранее (их будем хранить, как и предполагалось первоначально, 75 лет).

У группы 2.1 личных дел на обложках необходимо организовать внесение уточнений со ссылкой на Закон № 125-ФЗ так, как это показано в Примере 7 (выделено оранжевым цветом).

Аналогично нужно поступить со всеми делами, для которых этот закон скорректировал срок хранения. Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп.

Полистать демо-версию печатного журнала

Какие сроки временного хранения архивных документов установлены Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

• на государственные органы;
• на органы местного самоуправления;
• на организации;
• на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ).

К сведению

Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях .

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125-ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

• постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
• временное хранение архивных документов;
• временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

• созданные до 2003 года;
• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

• в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• на дела по личному составу;
• на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов в государственные или муниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 ­КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Утверждены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 5.2.4 Положения о Министерстве культуры РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.

Из статьи вы узнаете:

Перечень типовых управленческих архивных документов: действующая редакция

Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:

• выделяет из общего массива документы с постоянным сроком хранения;
• определяет продолжительность хранения большинства категорий официальных бумаг;
• унифицирует сроки хранения однородной документации;
• способствует оперативному отбору необходимых бумаг и уничтожению не несущих особой ценности.

В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:

• кратковременные (менее десяти лет: 1, 3 или 5 лет);
• долговременные (более десяти лет: 10, 30, 75 лет).

Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.

Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.

В настоящее время существует 2 вида перечней:

1. с указанием срока хранения;
2. постоянного хранения.

Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые - разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.

Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.

Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция (от 1 февраля 2016 года) утверждена Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380 08.09.2010.

Для каких организаций перечень хранения документов обязателен?

Перечень типовых управленческих документов - важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.

Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.

Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.

Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.

Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.

Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.

Как использовать перечень документов с указанием сроков хранения при разработке номенклатуры дел?

Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации. Для разработки номенклатуры также используются:

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива N 68 от 27.11.2000).

Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.

В соответствие с Перечнем необходимо привести и итоговую запись о количестве и категориях заведенных за год дел, а также описи документации, предназначенной для уничтожения. Если в действующую номенклатуру необходимо внести изменения, сделать это можно, указав в графе «Примечания» актуальный срок со ссылкой на соответствующую статью Перечня.

C роки хранения документов по номенклатуре дел неодинаковы и зависят от содержания и назначения бумаг, степени влияния на уровень достоверности информации. При утверждении периода обеспечения сохранности необходимо опираться на специализированные списки, согласно которым часть бумаг придется хранить бессрочно, а некоторые - всего в течение нескольких лет.

Практический смысл наличия номенклатуры дел и ее влияние на периоды хранения

Порядок реализации номенклатуры дел проще всего будет рассмотреть на основе разбора конкретной ситуации.

Закончив экономический факультет известного отечественного вуза, Елена устроилась на работу в АО «Интеграл», оказывающее услуги по ремонту и возведению жилых построек. Поскольку до этого девушка по специальности не работала, ее направили в бюро делопроизводства и архивного дела для ознакомления со списком документации и порядком ее хранения с одновременным закреплением иерархии подразделений фирмы.

Отдел состоял из 5 работников, помимо прочего, участвующих в процедурах составления и контролирующих движение документации. Наставником Елены стала сотрудница, на которую возложили обязанность по созданию номенклатуры дел на следующие 12 месяцев. Здесь необходимо напомнить, что данный локальный акт должен быть готов в 4 квартале текущего года и начинает действовать с 1 января следующего.

Перед Еленой была поставлена задача сгруппировать документацию по срокам хранения в соответствии со списком, утвержденным законодательно. В качестве основного справочника ей необходимо будет пользоваться перечнем архивных документов и сроков их хранения, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Рабочая классификация номенклатуры дел

Основой для создания номенклатуры дел АО «Интеграл» послужила иерархия его подразделений. Участниками процесса генерирования и движения документации были следующие отделы:

• бюро делопроизводства и архивного дела;
• служба персонала;
• отдел регулирования оплаты труда;
• отдел бюджетного управления и анализа;
• бухгалтерия;
• отдел налоговой отчетности;
• отдел промышленной и пожарной безопасности;
• технологический отдел;
• прочие отделы.

До перехода к фазе активных действий Елене пришлось подробно ознакомиться с целями подразделений компании, порядком подчиненности, формами взаимодействия между ними. Непосредственно после этого она приступила к детальному рассмотрению содержания списка по приказу № 558. Для отражения периода хранения документации в номенклатуре был отведен отдельный столбец.

Первым шагом стало рассмотрение документов, проходящих через ее отдел. Хотя теоретическая подготовка бывшей студентки была на довольно высоком уровне, определенные разделы документации вызвали у нее некоторые затруднения, поскольку до этого она ни разу их не видела. Сейчас же представился отличный шанс ознакомиться с ними на практике.

Период нахождения в архиве канцелярских бумаг

Наконец наступил момент разобраться со сроками хранения документов по номенклатуре дел, и началась некоторая неразбериха, поскольку по определенным разделам учета и делопроизводства документы существенно отличались.
Старые правила внутреннего трудового распорядка достаточно было сохранять всего 12 месяцев со дня введения в действие нового варианта. А коллективный договор, несмотря на возможность регулярного внесения в него изменений, нужно было хранить неограниченное время.

Таблица с перечнем документации в компании имела следующую структуру:

При оформлении регистра Елене сначала было непонятно наличие пустых строк в конце. Как оказалось, это «запасные» поля для возможного появления новых наименований дел, не применявшихся ранее. Сроки по ним также оставались пустыми до момента внесения новых записей в отношении названия папки документов.

После того как с перечнем дел своего подразделения было покончено, стажер решила перейти к изучению и расстановке сроков документов службы персонала. Разнообразие видов документов и сроков их хранения также потребовало определенных затрат времени на обработку.

Документы по учету персонала: сколько они должны храниться?

Главной особенностью документации, связанной с приемом, учетом, увольнением персонала, является достаточно длительный срок хранения для значительной ее части, начинающийся с 75 лет. Причиной установления подобных правил служит наличие большого объема персонифицированных данных в каждом документе.

Форма отражения информации о номенклатуре дел оказалась схожей с оформляемым ранее разделом:

Некоторые записи Елене пришлось изучать особенно досконально ввиду специфики их оформления и последующего хранения. Для этого пришлось прочитать большое количество принятых нормативно-правовых актов.

Нужно отметить, что в марте 2016 года были внесены изменения в ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, разрешающие хранить документы по личному составу, изданные после января 2003 года, 50 лет, однако в перечень, утвержденный приказом № 558, эти изменения не попали. В связи с этим для тех наименований документов, которые отражены в перечне, менять сроки не следует.

Бланки и отчетность по начислению заработной платы: когда их можно выбросить?

В данной категории дел большинство документов должно находиться в архиве не более 5 лет, однако некоторые требуют более продолжительного периода хранения, равного 75 годам. Внутренние инструкции, регламенты, положения, служащие основой проведения расчетных операций по оплате труда, должны быть в наличии в компании на протяжении неограниченного периода времени.

В наиболее общем виде структуру описания дел, относящихся к отделу регулирования оплаты труда, можно представить в виде таблицы, приведенной ниже:

Хотя большая часть документов была Елене знакома еще с момента прохождения практики в расчетном отделе крупного завода, о необходимом периоде их хранения она узнала впервые. Объем полученной информации произвел на нее должное впечатление.

После завершения инвентаризации «зарплатных» бумаг пришел черед налоговых документов, которые были ближе всего к профилю полученного Еленой образования.

Как долго нужно сохранять документы налогового учета?

Анализируя имеющиеся таблицы документов, Елена не могла не заметить, что практически все они должны оставаться в наличии в компании на протяжении не более 5 лет с момента их составления. Иными словами, бланки относились к категории с незначительным периодом обязательного обеспечения сохранности.

Имея только теоретическую подготовку в области налогового учета, Елене пришлось дополнительно штудировать нормативные базы и интернет для получения дополнительной информации и лучшего понимания изучаемого вопроса.

Специализированные требования к сохранности документов по налогам

Одна из лекций более всего запомнилась Елене в институте, она касалась отнесения убытков компании на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Стажер помнила, что Налоговый кодекс предлагал делать это в течение 10 лет. В ходе проверки номенклатуры тут же возник вопрос о том, сколько лет хранить документы, подтверждающие факт возникновения и списания убытков прошлых периодов. Действует ли стандартный пятилетний период для подобной документации? Для того чтобы развеять возникшие сомнения, ей пришлось углубиться в изучение нормативной базы.

В ходе анализа удалось выяснить, что на основании п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный фирмой убыток, должны быть у нее в наличии. Проблема заключалась в том, что конкретного наименования необходимой документации не приводилось. Поскольку в кодексе ответов не содержалось, пришлось искать прецедент в практике судопроизводства. Одно из решений при этом четко гласило, что наличие убытка в одном из периодов можно подтвердить, в том числе и первичными документами. Это было постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2. Представители Минфина в этом отношении также высказались предельно ясно: достаточно иметь в наличии все бухгалтерские документы, на основании которых был определен отрицательный финансовый результат.

Результатом анализа приведенных норм стал вывод о том, что все документы первичного учета должны сохраняться в архиве весь период списания убытка и 4 года поле этого. Но компания-работодатель находилась в стадии роста бизнеса, уровень доходности был на несколько процентов выше среднерыночного, и убытки в ближайшие несколько лет ей не грозили.

Какие требования существуют для архива бухгалтерии?

Несмотря на неподдельный интерес Елены к учетным процедурам и порядку составления годового баланса, объем работ в бухгалтерской секции поразил ее. Особенно впечатлило ее огромное разнообразие всевозможных бланков, различающихся как целями оформления, так и процедурой внесения информации и алгоритмов расчетов. Несмотря на то что большая часть томов была сгруппирована в объемные разделы, их количество все равно было намного больше, чем по другим направлениям документооборота. Здесь хранилось все: от накладной и авансового отчета до отчета о прибылях и убытках. Для инвентаризационных описей и финансовой отчетности отводились отдельные стеллажи, так как период их хранения существенно превосходил пятилетний срок, отведенный для всей прочей документации.

Список дел подразделений промышленной и пожарной безопасности

Еще в институте, при изучении разнообразных актов законодательства, Елена выяснила, что организации обязаны, начиная с определенной численности персонала, иметь в штате специалиста по охране труда, промышленной и пожарной безопасности. Ее нынешняя компания-работодатель не была исключением, но чем конкретно занимается служба и какой набор документов ей необходим, девушка не знала. Однако с помощью все того же списка из приказа № 558 проблему с максимальным периодом обеспечения сохранности удалось решить и здесь.

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

б) в других организациях

До замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Пост. ** (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора

Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника

Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю

5 л. (1) ЭПК

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Нормы выработки и расценок (1):

(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

Тарификационные ведомости (списки)

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

7.3. Охрана труда

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. (1) ЭПК

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

Комплексные планы улучшения условий и охраны труда

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новым

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новым

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

Правила по охране труда работающих инвалидов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Договоры страхования работников от несчастных случаев

(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

Протоколы аттестации по технике безопасности

а) профилактических работ по технике безопасности

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 л. (1) ЭПК

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Анкеты обследования условий труда работников

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ