У директора изменился паспорт. Оформление решений, протоколов или приказов. Что делать после смены паспортных данных

У Вас просрочен срок действия паспорта? Вы сменили фамилию? Произошла смена адреса Вашей регистрации или может, произошла порча или утрата документа удостоверяющего личность? Тогда Вам, как учредителю организации, необходимо уведомить регистрирующий орган о смене паспортных данных учредителя. Сотрудники нашей компании без проблем зарегистрируют изменения паспортных данных учредителя в срок 7-10 дней.

Подача документов на смену паспортных данных учредителя происходит по месту регистрации юридического лица, так если фирма зарегистрирована в Москве, то подавать документы на смену паспортных данных учредителя ООО нужно в МИФНС № 46 по г. Москве. Подать документы на смену паспортных данных учредителя можно несколькими способами: непосредственно самим заявителем при личном обращении в регистрирующий орган или путем передачи документов по почте. В зависимости от выбранного способа подачи документов, будет зависеть их дальнейшее получение обществом. Так, например, для подачи документов на смену паспортных данных учредителя ООО через почтовое окно или почтовым отправлением – предусмотрено отправление зарегистрированного пакета документов на юридический адрес ООО. Если юридическое лицо отсутствует по адресу своей регистрации, то гарантировать получение адресатом документов невозможно. Рекомендуют подавать документы на смену паспортных данных учредителя непосредственно в МИФНС № 46 лично. Этим самым Вы избавите себя от риска неполучения документов по юридическому адресу государственной регистрации ООО.

Для чего нужна смена паспортных данных учредителя ООО?

Существует два способа внесения изменений в документы организации: Внесение изменений связанные с внесением изменений в учредительные документы организации и изменения не связанные с внесением изменений в учредительные документы ООО. В зависимости от типа внесения изменений различают порядок заполнения заявлений форм 14001 и 13001. Так смена паспортных данных учредителя относится к внесению изменений в учредительные документы ООО, но информация о паспортных данных учредителя не содержится в Уставе общества, то есть, нет необходимости дополнительно предоставлять новую редакцию устава или изменений к нему. Что делать, если Ваша фирма зарегистрирована до 30.12.2008 года и находится в числе обществ с ограниченной ответственностью не прошедших обязательную перерегистрацию (Федеральный закон № 312)? Так в зарегистрированном уставе до 2009 года содержалась информация о паспортных данных участников организации, то при смене паспортных данных учредителей ООО требовалось так же внести изменения в устав. С 2009 года информацию о паспортных данных учредителя в учредительные документы больше не вносят, поэтому менять устав или регистрировать изменения к нему не нужно. Законодательно не запрещается проводить перерегистрацию устава ООО совместно с внесением изменений в документы организации, поэтому без проблем можно проводить перерегистрацию ООО и смену паспортных данных учредителя.

Почему нужно проводить смену паспортных данных учредителя ООО во время?

• Для обществ с ограниченной ответственностью (ООО) паспортные данные учредителя содержатся в расширенной выписке из ЕГРЮЛ, как правило, организаторы крупных тендеров после победы участника конкурса, требуют предоставить расширенную информацию по всем участникам общества. Предоставление недостоверной информации в связи с расхождением паспортных данных в ЕГРЮЛ с документом удостоверяющего личность учредителя, может поставить крест на дальнейшем исполнении Вами выигранного контракта.

• Бывали случаи, когда происходила утрата паспорта, который не был внесен в единый государственный реестр юридических лиц, по этому хозяину утерянного паспорта (учредителю) приходилось дополнительно брать справки из органов исполнительной власти, о том, что у него действительно была смена паспорта, что усложняло процедуру смены паспортных данных учредителя ООО.

Что нужно предоставить для смены данных учредителя?

Решение (Протокол) на основании которого происходит смена паспортных данных учредителя ООО

Заполнить заявление на смену паспортных данных учредителя. Данное заявление подписывается в присутствии нотариуса. Заявитель для подтверждения своих полномочий предоставляет нотариусу весь комплект учредительных документов.

После подачи документов на смену паспортных данных учредителя в регистрирующий орган на руки Вы получите расписку в получении, на которой будет стоять дата получения на руки следующих документов:

• Свидетельство о внесении изменений связанные с внесением в учредительные документы общества

• Актуальную выписку из ЕГРЮЛ

На основании ФЗ-312 обязанность ведения реестра участников общества возложена на исполнительный орган организации, поэтому не забудьте составить новый список участников с актуальными паспортными данными.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Документ, удостоверяющий личность гражданина РФ (паспорт) –основной документ россиян при достижении 14 лет и до конца жизни. Обязательной смене он подлежит при достижении гражданина возраста 20 и 45 лет. Также бывают непредвиденные обстоятельства и в этих ситуациях возникает необходимость замены или при утере получения документа. При смене паспорта меняются паспортные данные гражданина (серия, номер, дата и кем выдан, а также можно поменять дату рождения, ФИО и т.д.). Рассмотрим, будет ли иметь какое-то влияние на деятельность ООО при смене удостоверения личности учредителя или директора.

Законодательное регулирование внесения изменений при смене паспорта руководителя

Процедура смены паспорта руководящих органов ООО отражается на смене документов организации и базируется на следующих нормативных актах:

• Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 выделяет информацию, которая должна быть указана в паспорте
• Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ где отражается порядок учреждения ООО
• Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ определяет содержание сведений в ЕГРЮЛ
• Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@ определяет порядок и формы оформления документов по регистрации юридического лица
• Устава ООО (если изначально были внесены)
• Учредительного договора (играет роли при условии учреждения ООО 1 лицом)

Информация, указываемая в паспорте, влияющая на деятельность ООО

Основаниями для смены паспорта являются:

1. достижение возраста 20 и 45 лет
2. изменение ФИО, сведений о дате / месте рождения
3. изменение пола
4. непригодность паспорта для использования (износ, повреждение и т.д.)
5. обнаружение неточных или ошибочных данных в паспорте

В документе, удостоверяющем личность, отражается информация, имеющая важное значение для лиц, являющихся учредителями или директорами ООО. К ней можно отнести:

Порядок предоставления сведений об изменении паспортных данных

На сегодняшний день при смене паспорта руководителя или учредителя ООО не требуется подавать эти сведения в ФНС. По межведомственному взаимодействию МВД в электронной форме должно предоставить информацию ФНС о смене паспорта.

Межведомственное взаимодействие основывается на передаче данных конфиденциального характера.

За непредставление данных к должностному лицу может применяться дисциплинарное, административное наказание (но не уголовное).

Получив сведения об изменениях в паспортных данных, ФНС вносит коррективы в течение 5 рабочих дней.

В дальнейшем ФНС обязана уведомлять о произошедших изменениях паспортных данных руководителя в ПФР и в ФСС. А чтобы не произошли непредвиденные ситуации, необходимо уточнять о внесении изменений, о сроках их внесения.

Необходимость в самостоятельной смене данных в ЕГРЮЛ

Самостоятельно придется вносить изменения в таких случаях:

• МВД не передало (не своевременно передало) сведения
• нужно оформить сделку
• получение обновленной выписки из ЕГРЮЛ
• выписка содержит неточные данные
• директором является иностранный гражданин

Важно! ООО необходимо отслеживать изменение информации (как правильность данных, так и сроки) в ЕГРЮЛ, так как в дальнейшем ФНС может еще и наказать общество по причине неверных данных в ЕГРЮЛ.

Порядок действий при внесении изменений в ЕГРЮЛ о данных директора

Если ООО желает своевременно внести изменения информации в документы государственных органов, необходимо:

• протоколом собрания ООО нужно утвердить решение, относительно изменений в ЕГРЮЛ (смена паспорта директора ООО)
• формируется заявление по форме Р14001 , заверяемое у нотариуса на основании вынесенного решения о внесении изменений в ЕГРЮЛ (предъявляется протокол)
• заявление Р14001 подается в ФНС. В государственный реестр вносятся соответствующие изменения в течение 5 дней, по истечении которых ФНС выдает выписку из ЕГРЮЛ

Важно! Если изменение утверждено протоколом, то в течение 3 дней после его утверждения не предоставляется форма Р14001 в НФС, то налагается штраф 5000 руб.

При условии, если директор – иностранный гражданин, то изменение его паспортных данных проходит в соответствии с законодательством другой страны. Директор должен доводить информацию ФНС о ходе процесса изменения паспортных данных. После смены удостоверения личности руководителя-иностранного гражданина необходимо подать в ФНС заявление Р14001 самостоятельно , по причине отсутствия межведомственного взаимодействия ФНС с государственными органами других стран.

Информирование банка об изменениях паспортных данных директора

При внесении новых точных данных об изменениях паспортных данных директора, нужно подать сведения в банк, где открыт счет. У каждого банка свои требования, но в основной пакет документов включаются:

• выписка из ЕГРЮЛ
• Устав ООО
• справку из ОГРН
• данные нового паспорта
• банковская карта

Банковская карта подлежит замене, если директор изменил ФИО. Также со сменой фамилии может быть изменена подпись, достоверность которой подтверждается в банке у уполномоченного сотрудника или у нотариуса.

Сроки информирования банка о смене данных указывается в договоре банковского счета.

Информирование контрагентов о смене паспорта директора

Действующие партнеры при заключении договоров могут сформировать запрос в ЕГРЮЛ о праве совершения действий ООО. Если не своевременно вносятся данные о директоре, то можно испортить отношения с имеющимися контрагентами. В связи с этим об изменениях паспортных данных директора ООО рекомендовано проинформировать партнеров, с которыми установлены или еще устанавливаются договорные отношения.

Для изведения деловых партнеров об изменении данных руководителя, можно направить информационное письмо, оформленное на фирменном бланке и подписанное директором.

Пример текста информационного письмо о смене паспортных данных директора

Настоящим письмом доводим до Вашего сведения о смене паспортных данных директора нашей организации ООО «Альфа и омега», которым является Александрова Мария Ильинична, ранее – Иванова.

Выписка из протокола прилагается.

Изменение Устава в случае смены паспортных данных учредителей

В некоторых случаях изменения паспортных данных учредителей, а иногда и директора (если прописано в Уставе), приводят к необходимости внесения изменений в Устав ООО.

При внесении изменений в Устав информацию предоставляет в ФНС непосредственно организация.

О внесении сведений в Устав ФНС информируется заявлением по форме № . Для его формирования необходимо:

• отредактировать Устава (при внесении одного изменения, как правило, меняются отдельные моменты)
• вынести решение о внесении изменений в Устав Протоколом общего собрания (Решением единственного участника)
• заполнить заявление
• заверить заявление у нотариуса на основании Протокола (Решения)
• оформить 2 экземпляра новой редакции Устава или изменений
• оплатить госпошлину

С момента вынесения решения об изменениях в Уставе в 3-дневный срок необходимо уведомить ФНС.

Ошибка при обнаружении неточности в ЕГРЮЛ

При смене паспортных данных директора (например в одной букве или цифре) изменения в ЕГРЮЛ внесены с ошибкой и при получении новой выписки не сразу заметили неточности. Есть ли необходимость менять данные?

В этом случае обязательно нужно подать заявление на внесение изменений по форме Р14001 с приложением новой копии паспорта.

У генерального директора поменялся паспорт. Надо ли предоставлять данные нового паспорта в след. организации: ИФНС, ПФ и ФСС, банк в котором открыт расчетный счет?

В настоящий момент при смене паспорта директора уведомлять налоговые органы и вносить изменения в ЕГРЮЛ не требуется, поскольку об этом налоговиков обязаны уведомить органы муниципальной власти, выдавшие гражданину новый паспорт. Если организация решит продублировать информацию, подать следует заявление по форме № 14001 («новая» редакция от 2012 г.).

Также организация не обязана уведомлять об этом ПФ РФ и ФСС РФ (это сделают налоговые органы).

Если смена паспорта не связана со сменой ФИО директора, менять банковскую карточку не требуется. Если связана – в банк требуется предоставить банковскую карточку, указав новую фамилию руководителя, и документ, удостоверяющий личность директора, с новой фамилией (например, паспорт).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и «Системы Главбух» vip-версии.

1. Закон от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

«Статья 5. Содержание государственных реестров

4. Записи вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации. Каждой записи присваивается государственный регистрационный номер, и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр.

В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения*».

2. ИНСТРУКЦИЯ ЦБ РФ ОТ 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»

«7.14. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия счета по вкладу (депозиту), либо до ее замены новой карточкой.
В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и (или) замены (утери) печати, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента - юридического лица либо в случае досрочного прекращения полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в случае приостановления полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка*.
Представление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете, а также документов, удостоверяющих личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом первой или второй подписи. Банк не вправе принимать новую карточку без представления указанных документов, кроме случаев, когда указанные документы представлялись в банк ранее и банк ими уже располагает (абзац дополнительно включен с 3 января 2010 года указанием Банка России от 25 ноября 2009 года N 2342-У)».

3. Статья: ДИРЕКТОР СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ

Подаем сведения в банк

Право первой подписи на документах организации имеет руководитель, поэтому, если генеральный директор изменил фамилию, нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Об этом говорится в пункте 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». Форма банковской карточки приведена в приложении к указанной инструкции.

Организация должна представить в банк:
- банковскую карточку, указав новую фамилию руководителя. Подлинность новой подписи нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника банка (п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И);
- документ, удостоверяющий личность директора, с новой фамилией (например, паспорт).

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Такой срок, как правило, указывается в договоре банковского счета.*

Извещаем партнеров

Директор как первое лицо компании подписывает все договоры фирмы. Поэтому об изменении фамилии руководителя рекомендуется сообщить всем партнерам, с которыми у фирмы существуют договорные отношения.

Дело в том, что в договорах нередко предусмотрен такой пункт: если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные санкции.

Чтобы известить партнеров об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Его оформляют на фирменном бланке организации, подписывает письмо генеральный директор.

4. Статья:Когда извещать налоговиков об изменениях в руководстве компании нужно, а когда можно об этом забыть. Изменение № 15

С 1 июля 2011 года извещать налоговую инспекцию о том, что учредитель сменил паспорт или место жительства, необязательно. Это сделают сотрудники миграционной службы.

Допустим, один из учредителей вашей компании только что сменил паспорт или место жительства (адрес по прописке). Такие данные, как правило, занесены в ЕГРЮЛ. Выходит, о том, что они изменились, вам надо известить налоговую инспекцию? Действительно, так оно и есть. Этого требует пункт 5 статьи 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ. Причем это касается и сведений о руководителе, если он уполномочен представлять интересы компании без доверенности.

Однако с 1 июля 2011 года информировать ревизоров о том, что паспортные данные или прописка кого – то из руководства изменились, надо не всегда. А только в том случае, когда такие сведения отражены в уставе организации. Если же их там нет, связываться с налоговиками необязательно.

Дело в том, что с июля этого года в пункте 4 статьи 5 Закона № 129-ФЗ появился дополнительный абзац (см. подп. «в» п. 2 ст. 12Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ). По новым правилам информацию об измененных паспортных данных и сведения о месте жительства учредителей или директора компании теперь должны передавать в ИФНС сотрудники миграционной службы или местной администрации. То есть представители тех ведомств, которые как раз выдают и меняют паспорта, а также регистрируют граждан по месту жительства.*

А что если изменились другие данные о руководстве компании или те, что прописаны в уставе? Тогда нужно известить об этом налоговиков. О том, как это сделать, мы расскажем дальше. Кроме того, правильный порядок действий представлен в схеме.

О новых сведениях в уставе сообщите налоговикам по форме № Р13001

Как правило, основная информация об учредителях, а нередко и о генеральном директоре занесена в устав. А малейшие правки в таком учредительном документе надо регистрировать в налоговой инспекции по месту учета либо в специальной регистрирующей ИФНС (когда такая есть в городе).

Для подобной ситуации предусмотрено специальное заявление по форме № Р13001 (вообще она утверждена постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439, но ФНС рекомендует использовать ту, что есть на сайте www.nalog.ru). Заполненный бланк заверьте у нотариуса. А помимо заявления представьте:
– оригинал протокола общего собрания участников о внесении изменений в учредительные документы юридического лица (либо решение единственного участника);
– два экземпляра новой редакции устава либо изменений к нему;
– оригинал платежки или квитанции об оплате госпошлины.*

По закону все эти документы вам надо направить ревизорам в течение трех рабочих дней после того, как произошли изменения в данных. Скажем, руководитель или учредитель сменил фамилию и получил новый паспорт. На основании вашего заявления налоговики зафиксируют данные в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней (п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ). После этого вы получите свидетельство о внесении изменений и выписку из реестра.

Обратите внимание: если вы известите налоговиков позже установленного срока, директору (или другому ответственному сотруднику) грозит штраф на сумму 5000 руб. Эта санкция предусмотрена пунктом 3 статьи 14.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.*

О других данных, занесенных в ЕГРЮЛ, извещайте ревизоров по форме № Р14001

Предположим, данные изменились только в отношении генерального директора. Но в состав учредителей компании он не входит. В таком случае в уставе о нем может быть ничего не сказано. А значит, подавать заявление по форме № Р13001 не нужно.

Но вот в ЕГРЮЛ сведения о руководителе, имеющем право действовать от лица компании без доверенности, точно есть. В частности, там есть его фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные, в том числе адрес места жительства, а также ИНН. Так предусмотрено подпунктом «л» пункта 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ. И если эти сведения теперь другие, их надо обновить и в госреестре.

Об изменении адреса и паспортных данных, в том числе и Ф.И.О., налоговиков известят, как мы уже говорили, «миграционщики». При желании вы можете, конечно, продублировать такие сведения сами. Но для этого используйте уже другую форму заявления – № Р14001 (утверждена тем же постановлением Правительства РФ № 439).*

Кроме того, такой бланк вам пригодится и в том случае, когда на место руководителя пришел новый человек. А вот если собственники компании просто продлили контракт с директором, сообщать об этом в ИФНС не надо, даже по форме № Р14001, – в ЕГРЮЛ менять нечего. Это подчеркнули чиновники из ФНС России в письме от 21 января 2011 г. № ПА-3-6/114.

Главное, о чем важно помнить

Е. Капитанова

Эксперт журнала «Главбух»