Уничтожаем бухгалтерские документы. Порядок оформления ттн, правила ее подписания и проставления печатей

Какой срок хранения товаротранспортных накладный при перевозке грузов в юридическом лице, таким как Общество с ограниченной ответственностью? Вопрос №2. Вообще обязательны ли ТТН, если допустим уже выписываются путевые листы?3.Вопрос №3. На что можно сослаться, если суд в рамках гражданского дела истребует данные ТТН, однако их предоставлять к примеру не желательно. Что можно указать, утеря или что нибудь ещё, что бы это было убедительно и правдоподобно.

1) безопаснее хранить ТТН не менее пяти лет.

В статье 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов.

В части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните накладные как минимум пять лет.

2) Путевой лист и ТТН не взаимозаменяющие документы. Только в случае, если у Вас есть транспортная накладная, то ТТН не нужна. Для подтверждения факта заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом достаточно транспортной накладной. Это следует из статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 4 ПБУ 1/2008, части 1статьи 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.Аналогичный вывод отражен и в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36.

Если доставка груза осуществляется транспортной организацией (автомобильным транспортом), выписывается ТТН по форме № 1-Т. При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную. Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя.

Помимо этого ТТН (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозки товаров, наличие у него товарно-транспортной накладной (формы № 1-Т) необходимо (письмо ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

3) В случаях, когда закон или договор требуют от одной стороны представить другой стороне какую-либо информацию, то непредставлением информации будет считаться в том числе:

• предоставление информации с опозданием,
• предоставление неполной информации,
• предоставление неправильной информации.

Непредставление сведений (информации) или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу),
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей (ст.
19.7 КоАП)

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Срок хранения

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ , Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , а также в перечне , утвержденном .

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.*

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании . Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Ситуация: Когда при перевозке товаров нужно составить товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т

Для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом составляют товарно-транспортную накладную.* Например, по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных , ).

Товарно-транспортную накладную составляет грузоотправитель для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. При этом обязательно заполнить все реквизиты.

Елена Попова , государственный советник налоговой службы РФ I ранга

Если доставка груза осуществляется транспортной компанией (автомобильным транспортом), выписывается товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. 2 ст. 785 ГК РФ). При перевозках собственным автотранспортом продавец также выписывает товарно-транспортную накладную . Этот документ может служить основанием для отражения поступивших товаров в бухучете покупателя (п. 2.1.3 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 , указания , утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , п. , Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

Помимо этого товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) является документом, предназначенным для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом(раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 , ). Поэтому, если покупатель одновременно выступает заказчиком перевозкитоваров, наличие у него товарно-транспортной накладной (

Бланк 1-Т является подтверждением договора о транспортировки груза , с его помощью определяются условия перевозки товара, а также фиксируется информация о стоимости перевозки. Когда оформляется указанный вид документа? При транспортировке абсолютно любых товарно-материальных ценностей посредством автомобильного транспорта.

Процедура оформления ТТН — важный процесс формирования этого документа, требующий определенных знаний. Составляя эту бумагу, водитель доказывает факт перевоза груза. К тому же, благодаря наличию 1-Т, становится проще вести учетную деятельность доставки товара, как поставщику, так и покупателю.

О том, в каких случаях оформляется ТТН и для чего она нужна, говорится .

Порядок составления

Когда товарно-транспортная накладная оформляется грузоотправителем? Заполнение бумаги происходит в четырех экземплярах , один для грузоотправителя, другой для получателя, а два последних бланка передаются руководству транспортной компании.

Но, можно оформить больше в том случае, если экспедитор и перевозчик не являются одним лицом. В такой ситуации, экспедитору также необходим бланк для учета. Все экземпляры должны быть заверены подписями в обязательном порядке.

Кто должен оформлять?

В том случае, если в грузоперевозке не участвует транспортная организация, то накладную также должен заполнять грузоотправитель. Оформление 1-Т следует производить в соответствие со всеми требованиями , также нужно соблюдать необходимое количество экземпляров.

Существует один важный аспект, в случае, когда доставка товара осуществляет транспортная компания: если право собственности на груз в момент передачи не переходит транспортной организации, то обязанность составления накладной будет лежать на грузоотправителе.

Составлением бланка 1-Т занимается начальник склада или кладовщик , который имеет доверенность на подпись документов.

Заполнение

Бумага формы 1-Т имеет два раздела. Первая часть характеризуется сведениями о товаре, а вторая часть содержит информацию о погрузке и разгрузке материала. Заполнение первой части осуществляется грузоотправителем, а оформление второй части производится грузоперевозчиком.

Сведения, которые должна содержать ТТН о товаре :

1. Суммарный вес.
2. Отметка.
3. Наименование.
4. Время приема.
5. Время отгрузки.

Указанные реквизиты должны быть заполнены в соответствующем порядке . Перед тем, как начинать погрузку, отправитель должен указать номер документа, дату заполнения и серию (о том, что такое номер ТТН и является ли он обязательным реквизитом, вы можете узнать ). Теперь в необходимые графы вносятся нужные сведения. Затем, по мере перемещения груза, ставятся подписи ответственных лиц.

Подробнее о заполнении ТТН мы писали в , а говорится о том, как заполнить этот документ при самовывозе товара покупателем.

Кто подписывает документ?

Каждый бланк накладной нужно заверять подписью ответственного лица, то есть того, кто оформляет в организации товарно-транспортную накладную. Делает это начальник склада, который имеет от руководителя доверенность на подпись.

Как и где подписывать накладную перевозчику? Во всех экземплярах должна быть также подпись водителя , которая служит доказательством факта передачи товара для его дальнейшей перевозки по указанному в бумаге маршруту. Важно отметить, что необходимо указывать расшифровку подписи.

В том случае, если доставку груза производит грузоотправитель, то внесение подписи в графу «Груз принял» не требуется и покупатель ставит свою подпись в графе «Груз получил грузополучатель».

Если доставка товара покупателю происходит посредством транспортной компании, то в графе «Груз принял» ставится подпись доверенного лица транспортной организации. После доставки товара покупатель ставит подпись в графе «Груз получил грузополучатель» .

Важно помнить, что отсутствие подписи в любом из составленных бланков формы 1-Т автоматически делает накладную не действительной. В связи с этим могут возникнуть проблемы в налоговом и юридическом плане.

Где ставить печать?

Проставление печатей в 1-Т не обязательно . Это прописано в Пункте 9 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 . Грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику достаточно поставить свои подписи с расшифровкой в бланке.

Для тех, кто все-таки хочет удостоверять документ штампом, приведем образец товарно-транспортной накладной (ТТН) с печатями:

Какие документы нужно приложить?

В зависимости от особенностей груза существует ряд документов, которые необходимо прилагать к 1-Т.

В случае перевозки древесины нужны следующие бумаги :

• Товарная накладная. Если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень товаров.
• Сертификат соответствия и качества, паспорта.
• Счет-фактуры и договор между поставщиком и получателем ценностей. О том, чем ТТН отличается от счета-фактуры и товарной накладной и могут ли они заменить друг друга, говорится .
• Сопроводительный документ на перевозку древесины, который утвержден постановлением Правительства РФ от 21.06.14 № 571 .
• Путевой лист.

При перевозке нефтепродуктов к товарно-транспортной накладной прилагается :

• Копия договора с грузоотправителем.
• Путевой лист.
• ТТН на перевозку товара.
• Свидетельство ДОПОГ на транспортное средство.
• Удостоверение о разрешении к перевозке опасных грузов.
• Инструкцию по перевозке товара и порядке действий в случае, если возникла нештатная ситуация.
• Согласованный маршрут.
• Информационный листок, содержащий перечень телефонов, по которым можно оповестить о возникновении ЧП.

Могут ли грузоотправитель (перевозчик) и продавец быть разными юрлицами?

Грузоотправитель и продавец могут отличаться . Например, продавец товара находится в одном городе, а сам груз хранится на складе в другом городе. Получается, что грузоотправителем, прописанным в накладной, будет та компания, которая распоряжается складом. Именно сотрудник этой организации должен заниматься оформлением бланка 1-Т.

Другой случай, покупателем товара является компания, находящаяся в одном городе, а ее склад может располагаться в другом городе. В таком случае, грузополучателем будет не покупатель товара, а организация, распоряжающаяся складом, с которой у покупателя существует договор хранения груза.

Таким образом, за составление первичной документации будет ответственен сотрудник той компании, со склада которой будет отправляться товар.

Особенности учета

После осуществления доставки товара получателю, водитель отдает ему второй экземпляр ТТН . Грузополучатель заверяет своими подписями третий и четвертый экземпляры 1-Т и передает их водителю. Эти бумаги сдаются в бухгалтерию компании, которая осуществила грузоперевозку.

Третий экземпляр является основой для расчетов с заказчиком автотранспорта. Компания, то есть владелец автотранспортного средства выписывает счет за оказанные услуги, прилагает к нему третий экземпляр накладной и высылает плательщику, то есть заказчику автотранспорта.

Четвертая бумага прикрепляется к путевому листу и является основой для учета транспортной работы, а также начисления заработной платы водителю. Она сдается в бухгалтерию соответствующей компании, где производится учет документов.

Правила хранения

Согласно ФЗ № 402 от 6 декабря 2011 года , срок хранения бланков формы 1-Т не меньше пяти лет. Документы должны быть защищены от воздействия воды, грязи и так далее, чтобы сохранить всю информацию, указанную в них.

Также нужно контролировать внешний вид бумаг, чтобы в любое время можно было прочесть необходимую информацию.

Нужно ли возвращать документ?

Бумага по форме 1-Т необходима для учета товаров и осуществления расчетов за перевозку покупателю груза и перевозчику. Таким образом, перевозчик должен возвращать заверенный экземпляр накладной после осуществления доставки груза.

После отгрузки товара и подписи бланка ТТН, перевозчик берет ответственность за груз на себя до момента разгрузки товара. Подтверждением того, что товар доставлен, служит подписанная накладная грузополучателем.

В том случае, если подобный документ перевозчик не предоставляет, то это значит, что факт сдачи груза не подтвержден . Впоследствии возникают проблемы. В таком случае, можно предъявить перевозчику претензию на всю сумму товара. Если на выгрузке недостает какого-то количества товара, то ответственность за это несет также перевозчик.

Если ТТН заполнена грузоотправителем в соответствие со всеми требованиями, то законодательство РФ поможет разобраться с возникшими проблемами.

Товарно-транспортная накладная представляет собой важный документ. В основном она используется для разрешения различных проблем, возникающих в ходе транспортировки груза или при составлении соответствующих претензий.

Необходимо подходить к ее оформлению ответственно, быть внимательным, соблюдать четкий порядок действий и грамотность. Если соблюдать вышеуказанные условия, то проблем с использованием документа не возникнет.

Должны храниться не менее пяти лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности ч. 2 ст. 29 Закона о бухучете .

В дополнение к этому могут устанавливаться и более длительные сроки хранения бухгалтерских документов - Налоговым кодексом РФ, Законом об архивном деле и Перечнем , утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Например, бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно, то есть в течение всего срока существования организации ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете, ст. 351 Перечня .

Если в разных нормативных правовых актах установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок. Основные из специальных сроков хранения документов приведены в таблице.

Пример. Определение срока хранения товарной накладной и счета-фактуры

В 3 квартале 2019 г. получены товарная накладная и счет-фактура поставщика. В этом же квартале товары приняты к учету, а НДС по ним - к вычету. Товары проданы в 4 квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

Так как входной НДС по товарам принят к вычету в 3 квартале 2019 г., а налоговый период по НДС - квартал, четырехлетний срок хранения счета-фактуры отсчитывается с 01.10.2019, то есть с квартала, следующего за кварталом, в котором входной НДС был принят к вычету. Соответственно, счет-фактуру нужно хранить по 30.09.2023 включительно.

Сроки хранения товарной накладной указаны в таблице.

Поскольку для товарной накладной установлены разные сроки хранения, выбираем максимальный из них - тот, который оканчивается 31.12.2024.

Пример. Определение срока хранения табеля учета рабочего времени

Организация составляет табели учета рабочего времени помесячно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени за июнь 2019 г. указаны в таблице.

Таким образом, табель следует хранить.

Здравствуйте.

В письме от 28 января 2013 г. N 1375/12-01 Росалкогольрегулирование указало, что справка к товарно-транспортной накладной на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию относится к документам, подтверждающим легальность оборота этой продукции (если она производится на территории РФ или импортирована и является товаром Таможенного союза).

Согласно данному письму срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению не менее 5 лет. Относительно приложений к первичке РАР сослалось на Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558.

Росалкогольрегулирование указывает, что указанная справка должна заполняться в двух экземплярах и храниться как у продавца, так и у покупателя. Срок хранения для нее ведомство прямо не указало, однако из приведенных норм, по-видимому, следует, что к этой справке применяется пятилетний срок.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ АЛКОГОЛЬНОГО РЫНКА
ПИСЬМО от 28 января 2013 г. N 1375/12-01
О РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЯ
Управление декларирования Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка рассмотрело обращение по вопросам заполнения справки, прилагаемой к товарно-транспортной накладной (далее - Справка), и сообщает.
Перечень сопроводительных документов, удостоверяющих легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, предусмотрен пунктом 1 статьи 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 N 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции».
К документам, подтверждающим легальность оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, относится в том числе Справка (для этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, производство которых осуществляется на территории Российской Федерации, а также для импортированных этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, являющихся товарами Таможенного союза).
Форма Справки и правила ее заполнения утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 31.12.2005 N 864 «О справке к товарно-транспортной накладной на этиловый спирт, алкогольную и спиртосодержащую продукцию».
В соответствии с пунктом 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Перечень типовых управленческих архивных документов (далее - Перечень), образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.
В соответствии со статьей 362 Перечня первичные документы бухгалтерского учета и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, хранятся 5 лет.
Учитывая изложенное, организация-производитель (продавец) и организация-покупатель обязаны хранить справки к ТТН с заверенными подписями уполномоченных должностных лиц и печатями данными организации-покупателя и организации-продавца.
Таким образом, организации-производителю (продавцу) необходимо оформлять Справки в двух экземплярах.
Начальник Управления декларирования
Т.Н.ВАРГИНА

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.

В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.

Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…

Сколько хранить первичку…

Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.83 № 105 (документ применяется и сейчас в части, не противоречащей Закону № 129-ФЗ), сказано, что первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

Налоговый кодекс не содержит понятия первичных учетных документов, но, по сути, использует его в том же значении, что и законодательство о бухучете (это позволяют сделать нормы п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет для целей исчисления налога на прибыль — это система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ . Расходы для целей налогового учета обязательно должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет основываются в первую очередь именно на первичных учетных документах. А вот сроки хранения первички для целей бухучета и налогообложения различны.

Общие сроки хранения первичной учетной документации содержатся и в бухгалтерском, и в налоговом законодательстве. Так, положения ст. 17 Закона № 129-ФЗ устанавливают обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, но не менее пяти лет. При этом отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом составления документа (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ , п. 1.4 Перечня).

Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.

Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

…а сколько счета-фактуры?

Счета-фактуры нужно хранить четыре года (ст. 368 Перечня). Напомним, что счета-фактуры к первичной учетной документации для целей Закона № 129-ФЗ не относятся (см., например, письмо Минфина России от 12.07.2005 № 03-04-11/154). Это документ, необходимый для получения вычетов по НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ) и относящийся, соответственно, исключительно к сфере налогового учета. В постановлении ВАС РФ от 18.10.2005 № 4047/05 высшие арбитры тоже отметили, что счета-фактуры составляются на основе уже имеющихся первичных документов и должны отражать конкретные факты хозяйственной деятельности, подтверждаемые такими документами.

Таким образом, норма ст. 17 Закона № 129-ФЗ , согласно которой первичные документы хранятся не менее пяти лет, на счета-фактуры не распространяется. Это подтверждается и тем, что счета-фактуры отдельно поименованы в Перечне.

Получается, что счета-фактуры могут быть уничтожены раньше других документов по сделке. Посмотрим, как это может выглядеть на практике.

пример

Компания в сентябре 2012 г. приобрела товарно-материальные ценности, предназначенные для дальнейшей реализации. По этой сделке продавец выписал товарную накладную и выставил счет-фактуру от 18.09.2012. Оплата произведена через банк. Определим сроки хранения документов.

Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа. То есть уничтожить первичку по данной операции можно не ранее 2018 г. Ведь согласно п. 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) документы включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется такой акт. В нашем случае срок хранения первички истечет к 1 января 2018 г.

Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться с периода, следующего за периодом, в котором был использован документ, то есть с 1 октября 2012 г.

Обратите внимание: если до истечения срока хранения счетов-фактур инспекция начала проверку по НДС за период, в котором налог по этим счетам-фактурам заявлен к вычету, их необходимо сохранить до завершения проверки и урегулирования всех спорных вопросов по ней.

Отметим, что документы для регистрации счетов-фактур, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, организация обязана хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 24 раздела II приложения 4, п. 22 раздела II приложения 5 и п. 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Анализируя судебную практику, можно прийти к выводу, что уничтожение счетов-фактур может привести к негативным последствиям даже в случае, когда налогоплательщик, казалось бы, соблюдал установленные НК РФ сроки хранения. А уж если документы уничтожены до истечения таких сроков, арбитры наверняка встанут на сторону инспекции.

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 04.07.2012 по делу № А33-5433/2011 поддержал налоговиков, отказавших предпринимателю в вычете НДС из-за отсутствия счетов-фактур. Выездная проверка была назначена в 2009 г. за периоды 2006—2008 гг. При этом в 2006 г. предприниматель заявил к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным им еще в 2005 г. Инспекция доначислила НДС, посчитав, что налог к вычету мог быть предъявлен только в соответствующих периодах 2005 г. В региональном управлении ФНС России инспекторов поправили, указав, что вычет можно заявить и в более поздний период, но из-за отсутствия спорных документов оставили доначисления в силе. Суды встали на сторону фискалов. Они отклонили доводы бизнесмена о том, что требование инспекции о представлении документов вынесено за пределами установленного Налоговым кодексом срока хранения первички и счетов-фактур. Ведь суды нижестоящих инстанций установили, что на момент начала выездной проверки срок хранения документов не истек. Однако предприниматель, в нарушение подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ , не обеспечил сохранность документов и не принял меры по их восстановлению для подтверждения права на вычеты, несмотря на то что был ознакомлен с решением о проведении проверки, в том числе в отношении НДС. Небрежность обошлась коммерсанту почти в 1,3 млн руб. налога и пеней.

Отметим, что в данном случае бизнесмену за точку отсчета для хранения документов следовало брать 2006 г., поскольку именно в периодах 2006 г. он использовал счета-фактуры, полученные в 2005 г., для целей исчисления НДС. Кстати, предприниматель не удовлетворился проигрышем в трех судебных инстанциях и подал заявление о пересмотре дела в ВАС РФ. Заявление принято к производству (Определение ВАС РФ от 30.08.2012 № 11843/11), и, даже если спор не дойдет до Президиума ВАС РФ, узнать мнение высших арбитров по данному вопросу будет небезынтересно.

ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.01.2012 № А53-19232/2010 согласился с правомерностью определения налоговиками расчетным методом НДС, подлежащего восстановлению и уплате в бюджет со стоимости реконструкции здания, переданного в качестве вклада в уставный капитал другой организации. Нижестоящие суды установили, что на момент передачи основных средств в 2008 г. у компании имелись соответствующие первичные бухгалтерские документы и документы налогового учета. Однако на момент выездной проверки в 2010 г. документы, подтверждающие стоимость проведенной в 2003 г. реконструкции, налогоплательщик уже уничтожил. Арбитры указали, что установленный подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок для сохранности документов по данной операции, в том числе срок хранения первичных документов, отражающих реконструкцию спорных зданий, следовало исчислять с периода передачи имущества — 27 августа 2008 г. Поэтому уничтожить документы налогового учета компания могла не ранее 2012 г.

Специальные сроки хранения

На практике у организаций нередко возникает необходимость сохранения первички далеко за пределами общих сроков, установленных законодательством. В некоторых случаях это прямо установлено правовыми нормами, а иногда вытекает из правоприменительной практики.

Так, организация для целей учета расходов на обучение работников в целях налогообложения прибыли обязана хранить подтверждающие документы в течение всего срока действия соответствующего договора обучения. А после окончания обучения — еще и в течение одного года работы сотрудника, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены компанией согласно заключенному с организацией трудовому договору, но не менее четырех лет. Об этом говорится в п. 3 ст. 264 НК РФ .

На существование специальных сроков хранения документов, установленных главой 25 НК РФ , указал и Минфин России в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270 .

По мнению финансистов, для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (четыре года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации. То есть, например, при приобретении компьютера, который с учетом Классификации основных средств включается во вторую амортизационную группу (имущество со сроком полезного использования свыше двух до трех лет включительно), срок хранения документов, подтверждающих расходы на приобретение объекта ОС (если компьютер будет признан таковым) может составить до семи лет. Исходя же из требований Перечня срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет.

При переносе убытков на будущее организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда база текущего налогового периода уменьшается на сумму убытка (п. 4 ст. 283 НК РФ). При этом сохранять, по мнению чиновников, нужно и первичку, подтверждающую размер понесенного убытка. Такого подхода придерживаются и некоторые окружные суды (см. постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011 и от 12.04.2011 № А55-18273/2010, Центрального округа от 12.12.2011 № А68-2312/09 и др.).

В то же время есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков, где арбитры указывают, что сохранять первичку не требуется, тем более в случае, когда наличие убытка было подтверждено предыдущей выездной проверкой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № Ф09-2789/11-С3). Недавно точку в этом споре поставили высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). Судьи решили, что сохранять первичные документы необходимо в течение всего срока уменьшения налоговой базы на сумму понесенного убытка, в том числе и в ситуации, когда убытки понесены правопредшественником компании. Перенос убытков осуществляется на срок до десяти лет (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значит, с учетом глубины налоговой проверки и срока уплаты налога на прибыль срок хранения первичных документов, подтверждающих сумму понесенного убытка, в таком случае может составлять до 14 лет.

Более длительное хранение первички необходимо обеспечить и при включении в состав внереализационных расходов сумм просроченной дебиторской задолженности. Так, арбитры ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 11.04.2003 № А56-26135/02 указали, что первичные учетные документы, подтверждающие размер и основания возникновения дебиторской задолженности, используются и при осуществлении операции по ее списанию. Получается, что срок хранения этих документов необходимо исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Эта позиция подтверждается и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.09.2007 № А33-12062/2006 (Определением ВАС РФ от 31.01.2008 № 16192/07 отказано в пересмотре дела).

Хранение первички в электронном виде

Чиновники давно ничего не имеют против хранения первичных учетных документов в электронном виде (см., например, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314). Фактически это стало возможным с момента принятия Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Положения ст. 314 НК РФ преду­сматривают возможность ведения регистров налогового учета в электронной форме. Согласно нормам п. 2 ст. 93 НК РФ (в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ) документы в электронной форме, составленные по установленным форматам, могут быть представлены в инспекцию по ТКС. В бухгалтерском учете также допускается составление первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, с оговоркой, что в таком случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и по требованию госорганов (п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Хранить в электронном виде первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, оформленные организацией, можно. Главное условие — первичка и счета-фактуры должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Такие документы могут подтверждать расходы для целей налогообложения в случаях, если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 15.09.2011 № 03-02-08/96). Более того, финансисты считают, что документы, составленные в электронной форме по установленным форматам, не нужно хранить на бумажных носителях (письмо от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Напомним, что в настоящее время утверждены электронные форматы некоторых первичных документов — товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172). В электронной форме можно представлять налоговикам и выставлять контрагентам и счета-фактуры (формат электронного счета-фактуры утвержден приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138). Однако многие другие востребованные в хозяйственной жизни компаний документы пока «осталось за кадром», и если они составлены в электронном виде, их придется представлять налоговикам в бумажном варианте с отметкой о подписании электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1). Бумажные документы придется использовать и при работе с контрагентами, не имеющими соответствующих технических средств. Ведь электронный документооборот — дело добровольное.

Сроки хранения бумажных и электронных документов едины — никаких особенностей для последних законодатель не предусмотрел. На это указывают и чиновники (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Электронные документы в архиве организации

Напомним, что право организации создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, прописано в п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ . Деятельность созданного в компании архива должна быть организована в соответствии с упоминавшимися выше Правилами работы архивов. На возможность создания архива, в котором хранятся только документы организации и ее предшественников, указано в п. 1.2.1 данных Правил.

В разделе 3.3 Правил работы архивов приведен состав документов, подлежащих передаче в архив. Так, архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела со сроками хранения до десяти лет по общему правилу не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях компании и по истечении сроков хранения уничтожаются. Однако, как мы сказали выше, в особых случаях первичные документы могут сохраняться более десяти лет, и тогда они не должны включаться в состав актов о выделении документов с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

Поскольку документы компании можно хранить в электронном виде, то нет и никаких препятствий для формирования электронного архива организации. В пункте 1.2.2 Правил работы архивов указано, что в зависимости от состава документации архив может быть создан и на электронных носителях. Порядок сдачи в архив электронных документов (ЭД) рекомендован п. 2.1.4 Правил. Отбор документов на электронных носителях для передачи в архив производится экспертной комиссией организации после того, как эти документы перестали использоваться в работе компании. Экспертизу ЭД комиссия проводит во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях. При этом учитывается, в частности, отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение, стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив, соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения документации и затраты на хранение. Все операции, осуществляемые с электронными документами, при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и т.п.) должны быть документированы для обеспечения аутентичности документов. Об этом говорится в п. 1.3.4 Правил работы архивов. Необходимые для этого формы приведены в приложениях к Правилам. Так, для учета электронных документов используется форма учетной карточки, приведенной в приложении 31. За единицу учета ЭД может быть принят носитель с записью файла или нескольких файлов, образующих единый программно-информационный объект, и сопроводительная документация к ним (она может быть оформлена в электронном виде или на бумаге). Носителем может быть компакт-диск, жесткий диск компьютера (винчестер) и пр. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).