Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации. Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Докладная записка. Текст, составление. Пример, шаблон, образец. Написание. Как составить, написать?

Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правильно составить докладную? (10+)

Докладная записка. Пример, шаблон, образец

Название "Докладная записка" происходит от слова "доложить", то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.

Цели составления такого документа:

Исправить ситуацию . Вам известны некоторые факты, которые лично Вас не касаются, но по Вашему мнению мешают работе, снижают эффективность, служат источниками рисков. Вы сообщаете о них руководству, чтобы оно проанализировало информацию и приняло меры.
Повысить эффективность своей работы . Плохое исполнение своих обязанностей смежными подразделениями или коллегами снижает эффективность Вашей работы. Вы предлагаете внести коррективы.
Защититься . Вы подвергаетесь несправедливому отношению. Докладная записка является попыткой мирного урегулирования ситуации. Вы можете далее обратиться с жалобой в компетентные органы или суд, но предлагаете разобраться внутри компании, не вынося сор из избы.
Снять с себя ответственность . Вы сообщили нужную информацию людям, имеющим необходимые полномочия. Дальше Вы уже не несете ответственности за исправление ситуации. К Вам не могут быть предъявлены претензии.

Текст докладной записки должен быть выдержан в деловом стиле .

Составление докладной записки имеет много общего с написанием жалобы .

Прочтите также:

Технологии преуспевания
- Карьера
- Советы руководителю
- Личный успех и гармония
Активный отдых

Докладная записка

Получатель

Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.

Пример . Генеральному директору ООО "Фома и Ерема", Фоме Евгеньевичу Сомову.

Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.

Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении .

Суть проблемы

Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.

Пример 1 . Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.

Пример 2 . В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.

Пример 3 . Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.

Подробное описание ситуации

Пример 1 . Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.

Пример 2 . В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.

Пример 3 . Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.

Нанесенный ущерб / потенциальные проблемы

Пример 1 . Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.

Пример 2 . Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.

Пример 3 . Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.

Перечень нормативных документов - оснований

В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.

Пример 1 . В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.

Пример 2 . В компании утверждено положение о конфиденциальности , описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.

Пример 3 . Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.

Предложения

Пример 1 . Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.

Пример 2 . Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.

Пример 3 . Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.

Заключение

Перечень прилагаемых документов

Информация о датах направления документа, если он направляется повторно.

Должность, фамилия, имя, отчество составителя

Дата, подпись

Прочтите также:

Технологии преуспевания - как быть успешным во всех своих начинаниях, в том числе:
- Карьера - как сделать карьеру, продвинуться по службе
- Советы руководителю - как быть успешным руководителем
- Личный успех и гармония - как преуспеть в общении и убеждении, избегать конфликтов, все успевать и не уставать
Активный отдых - как и где провести свободное время с пользой и удовольствием

Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов

На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка , отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки , определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

Докладная записка - документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

Служебная записка - содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

Как написать служебную записку образец 2018

Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.

Это означает, что служебная записка , образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.

Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.

Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.

Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

К реквизитам служебной записки относятся:

должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
входящий регистрационный номер;
дата и место составления;
наименование типа документа;
подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».

Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

– информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться . О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “ .”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно. Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
, в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

Отчетные . Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
Инициативные . Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
Информативные . Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

Внутренним . Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
Внешним . Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить .

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

вынесено (выговор);
понижение сотрудника в должности;
запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
открыто судебное разбирательство.

Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать .

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

невыплата премии;
штраф;
выговор;
понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить .

Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно .

Как составить внешнюю докладную?

Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.

Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:

Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).

Вот образец такой записки:

5 требований к форме докладной

Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.

Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.
Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Правила оформления докладной записки

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

Должность, занимаемая адресатом.
Ф.И.О. адресата.
Реквизиты организации адресата.
Должность, занимаемая составителем.
Ф.И.О. составителя.
Организация и должность составителя.
Грамотное изложение сложившейся проблемы.
Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
Число составления докладной.
Подпись составителя с расшифровкой.

Как написать докладную записку, примеры

Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Семенову Аркадию Борисовичу
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Гаврилова Артема Леонидовича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ»
Семенову Аркадию Борисовичу
Главного бухгалтера организации
Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________

3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения

ДОКЛАДНАЯ

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Лаврентьева И.П. (экономист) __________ подпись
Суркова К.Р. (кассир)_________ подпись

Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.

Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Кто может составить докладную записку?

В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.

Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.

Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.

В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.

В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.

Нужно помнить о том, что неправильно составленная записка теряет свою юридическую силу и не может быть представлена в виде доказательства при решении сложившейся проблемы.

Образец формы докладной записки: