Время согласования документов. Конфигурация “Согласование документов”. Как нужно оформлять визы согласования

Чтобы облегчить вам освоение недавно анонсированных , мы решили подготовить стандартную конфигурацию с их использованием. Она обеспечивает процесс согласования любых документов и представляет собой как раз такой вот настраиваемый процесс, внутри которого — обычный набор статусов и несколько сценариев, которые заставляют задачу “крутиться” по ним

Давайте разберем эту конфигурацию поподробнее — это поможет вам не только быстро настроить процесс согласования документов, но и лучше разобраться в механизме автоматических сценариев.

Идеология согласования
Для этой конфигурации мы специально взяли относительно простой случай: согласование документа происходит последовательно несколькими инстанциями, без ветвления в зависимости от каких-то условий.

Сотрудник-инициатор согласования создает задачу по специальному шаблону, прикрепляет к ней документ и стартует процесс согласования, нажимая на специальную кнопочку. Задача последовательно проходит несколько этапов согласования, на каждом из которых документ может быть согласован или возвращен на доработку. Если согласование проходит все этапы, задача попадает в статус “Согласовано”. Если же на каком-то этапе документ не проходит согласование, задача возвращается в базовый статус “Доработка инициатором”. В этом случае инициатор дорабатывает документ и запускает цепочку согласования заново. Запуск заново по всей цепочке нужен потому, что внесенные изменения могут привести к несоответствию отредактированного документа требованиям на тех этапах согласования, которые он прошел в предыдущей редакции.

В итоге, рано или поздно документ будет согласован, сотрудник-инициатор сможет использовать его по назначению и завершить задачу-согласование.

Теперь давайте посмотрим, как это выглядит.

Установка конфигурации
Как и другие конфигурации ПланФикса , “Согласование документов” устанавливается владельцем акаунта в разделе “Управление аккаунтом”:

Но есть в этой конфигурации и важное отличие — в ней мы впервые применяем новую технологию, которая позволяет:

• настраивать параметры конфигурации прямо в процессе установки;
• добавлять несколько экземпляров конфигурации в один аккаунт.

Первая новинка работает так: после нажатия на кнопку “Установить конфигурацию” появляется окно настройки, в котором вы даете название данному процессу согласования, а также можете сразу добавить этапы согласования документа и ответственных сотрудников (или группы сотрудников) на каждом этапе:

1. Название процесса согласования. Имеет смысл дать процессу развернутое, понятное коллегам название, т.к. точно также будут называться процесс и шаблон задачи для согласования.
2. Название этапов согласования. Название каждого этапа должно передавать его смысл, например «Согласование бухгалтерией» или «Согласование Генеральным директором»
3. Кто согласовывает. Выберите сотрудника или группу сотрудников, которые полномочны согласовывать данный тип документов на этом этапе.
4. Добавить этап. Вы можете добавить в цепочку согласование любое необходимое количество этапов и настроить для них названия и уполномоченных сотрудников.

После того, как все этапы настроены, нажмите Сохранить для того, чтобы запустить процесс установки конфигурации.

В ходе установки система автоматически сформирует:

• процесс для согласования, включающий в себя:
  • набор статусов, в котором кроме базовых статусов “Доработка инициатором” и “Согласовано” будут статусы для каждого введенного вами этапа согласования
  • автоматические сценарии для каждого перевода статуса
• шаблон задачи согласования документа, который будет работать по этому процессу.

Процесс и шаблон будут называться так, как вы назвали процесс согласования в окне настройки (1). Так же будет называться и экземпляр конфигурации — теперь он появляется в списке установленных:

Если вы кликнете на него, то увидите состав установленной конфигурации:

Клик на процесс или шаблон помогут быстро перейти в соответствующий объект и просмотреть или подредактировать их настройки в случае необходимости.

Вторая новинка в конфигурациях: вы можете установить эту конфигурацию еще раз, для другого процесса согласования — ведь часто бывает, что в одной компании разные типы документов, “ходят” разными путями.

Каждый экземпляр конфигурации будет называться по-своему и может отличаться этапами согласования и ответственными. Количество устанавливаемых экземпляров конфигурации не ограничено (разве что в бесплатных аккаунтах — им не хватит лимитов на кастомные статусы и автоматические сценарии) — так что вы сможете настроить любое количество процессов согласования для всех необходимых вам документов.

Работа в конфигурации
Как я уже упомянул выше, все начинается с создания задачи по шаблону, который носит название процесса согласования. К ней прикрепляется согласовываемый документ или ссылка на него и, при необходимости, дается сопроводительное описание. Задача создается в базовом статусе “Доработка инициатором”, а для запуска процесса согласования достаточно нажать “Отправить на согласование”:

Это переводит задачу в следующий статус, соответствующий первому введенному вами при установке конфигурации этапу согласования. При этом начинают работать автоматические сценарии:

• от задачи отключаются все исполнители;
• исполнителем задачи назначается сотрудник, которого вы при установке конфигурации назначили ответственным за этот этап согласования;
• этот же сотрудник добавляется в участники задачи.

Ответственный сотрудник изучает документ и при необходимости может оставить в задаче свой комментарий, но вообще для согласования ему достаточно нажать на кнопку:

При этом задача перейдет в следующий статус-этап согласования и отработает похожий сценарий: задача получит нового исполнителя, который также добавится и в участники.

Для чего мы параллельно добавляем сотрудника в исполнители и участники? Это простое решение позволяет сотрудникам не терять доступа к задаче даже после того, как они перестают быть ее исполнителями. Они могут в любой момент найти эту задачу, ознакомиться с документом и перепиской по нему, добавить новый комментарий. При этом, не являясь исполнителями, они не отвечают за задачу, она не болтается у них во Входящих и не отвлекает от работы.

Вообще, то, что у задачи в любой момент времени только один исполнитель, очень удобно — всегда понятно, кто за нее отвечает и от кого зависит дальнейшее продвижение документа.

После того, как задача согласована сотрудником последнего этапа, она получает статус “Согласовано” и ее исполнителем опять становится инициатор согласования. Он делает с документом то, ради чего тот согласовывался, и завершает задачу.

В принципе, на этом знакомство с конфигурацией можно заканчивать и пробовать установить ее в своем аккаунте для реального процесса. Подробное описание конфигурации должно помочь вашим сотрудникам освоить работу в ней без особых сложностей.

Дальше идет бонусная часть заметки, она будет интересна только тем, кто хочет заглянуть поглубже в настройки и понять, как все это работает — ведь, по сути, конфигурация это просто набор стандартных для ПланФикса сущностей, заключенных в «подарочную упаковку» и вы можете самостоятельно настраивать подобные или более сложные процессы, просто рассмотрев ее внутреннее устройство.

Анатомия процесса
Вот как выглядит набор статусов, который автоматически был сформирован системой по параметрам, которые я задал в процессе установки конфигурации:

На скриншоте выделены статусы, созданные системой на основании введенных мной названий этапов согласования. В каждом из них настроен перевод в следующий статус цепочки согласования и возврат в базовый статус “Доработка инициатором”. Если кликнуть на любой из переходов, увидим настройки кнопки и процесса, завязанные на этот переход:

Теперь давайте заглянем в автоматические сценарии этого процесса согласования:

Здесь я тоже выделил сценарии, которые автоматически созданы в процессе установки конфигурации для каждого этапа согласования. Давайте заглянем в любой из них:

Как видите, операции при переходе в каждый их статусов-этапов согласования типовые — отстраняем исполнителей предыдущего этапа и добавляем ответственного за новый этап сотрудника в исполнители и участники.

Такими вот нехитрыми настройками получается организовать достаточно удобную для пользователей работу: знай себе, нажимай кнопочки и пиши комментарии — а о том, что при этом происходит “у ней внутре”, можно особо не задумываться. Именно в эту сторону мы и планируем развивать интерфейс ПланФикса: больше настроек для администратора — и упрощение использования для конечного пользователя.

В заключение скажу, что согласование документов это достаточно условное использование данной конфигурации. По сути, она годится для любого линейного процесса с выделенными этапами, за которые отвечают определенные сотрудники или отделы. Например, три года назад я описывал похожий кейс с использованием кастомных статусов, в нем речь шла о процессе закупки канцтоваров. Этот процесс теперь вполне можно настроить при помощи описанной конфигурации — работать с ним будет гораздо удобнее. Ну и вообще, посмотрите на свое рабочее окружение — если у вас есть подобные линейные процессы с меняющемся на каждом этапе исполнителем, возможно имеет смысл организовать их похожим образом.

Я планирую продолжить рассказы о настройке и применении процессов в ПланФиксе — в том числе и для согласования документов. Думаю, через какое-то время мы с вами поговорим о том, как организовать более сложные цепочки согласования — например, с параллельным согласованием разных отделов или с ветвлением процесса в зависимости от суммы документа.

Дмитрий Гончаренко Команда ПланФикса

Как обычно, я и мои коллеги готовы ответить на любые ваши вопросы, как по согласованию документов, так и по процессам и сценариям в принципе.

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

• право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
• требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
• не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
• продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
• инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

4. Как нужно оформлять визы согласования?

Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

Извлечение

из ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

а) в виде листа согласования (Пример 1);

б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

Обратите внимание

Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

Извлечение

из Административного регламента

30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

Таким образом:

• ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
• проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
• после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
• после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
• о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
• если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

Минусы:

• СЭД есть далеко не во всех организациях;
• СЭД не бесплатна;
• не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

Плюсы:

• оперативное отслеживание хода согласования;
• информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
• в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
• передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

Согласование осуществляется по электронной почте.

Минусы:

• недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
• отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
• вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
• отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
• наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

Плюсы:

• параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
• наличие истории переписки;
• оперативность;
• проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

Минусы:

• трудоемкость;
• увеличение сроков согласования.

Плюсы:

• ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
• исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
• самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

при Верховном Суде Российской Федерации

3.3.18. Согласование проекта документа

[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

__________________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

решение коллегии

Судебного департамента

от 27.03.2007 № ___

Таким образом, внешнее согласование:

• может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
• оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
• практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

Роль службы делопроизводства

Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

• к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
• координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
• своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.

06.12.2013, Пт, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

а также даст необходимые рекоммендации по процессу согласования во всех инстанциях.

В данной статье мы попробуем разобрать вопрос - в каких случаях можно провести перепланировку самостоятельно, а когда для согласования лучше обратиться к специалистам-посредникам?

Если рассмотреть ситуацию в целом, то если вы хотите выполнить незначительные изменения, например, снести перегородку между ванной и санузлом, или расширить дверной проем в перегородке, то в этом случае, при наличии некоторого свободного времени и терпения, можно узаконить перепланировку квартиры самостоятельно. Однако более сложные работы, для которых необходима разработка проектной документации и оформление технического заключения от автора дома, потребуют для согласования значительно больших усилий. В этом случае самостоятельное согласование перепланировки может как затянуться на длительный срок, так и не удаться вовсе. Кроме того, расходы на получение необходимых разрешений могут быть даже выше, чем при обращении к посредникам.

Примеры эскизов перепланировок

По большому счету, любую перепланировку возможно согласовать собственными силами. Вопрос лишь в том, сколько времени и сил готов затратить на этот процесс собственник. Исключения составляют "пограничные" перепланировки, по которым действующее законодательство четко не определяет порядок согласования, и приходится действовать в каждом случае индивидуально.

Например, к этим случаям относится демонтаж подоконных блоков или перенос кухонь. В одних округах жилищные инспекции требуют проект перепланировки от автора дома, в других - проект перепланировки от проектной организации, имеющей допуск СРО, а в некоторых данную перепланировку не разрешают вовсе.

В результате получается, что в одном округе перепланировку удастся согласовать самостоятельно, в другом согласовать не получиться, а в третьем – потребуют приличный по объему комплект проектной документации . Причем перепланировки в этих случаях будут совершенно идентичные. Опять же, и стоимость согласования перепланировки, в каждом из этих случаев будет разной.

Однако если не брать такие сложные ситуации, то процесс самостоятельного согласования перепланировки начинается с заказа в БТИ технического паспорта на квартиру. Следует отметить, что если в техпаспорте присутствуют "красные линии" (выявленная незаконная перепланировка), то к нему дополнительно необходимо заказать поэтажный план и экспликацию "до перепланировки".

Технический паспорт квартиры

По итогам консультации должна определиться одна из основных схем, по которой необходимо согласовывать перепланировку.

Какие перепланировки проще всего согласовать самостоятельно

1. Перепланировка в уведомительном порядке (раньше это называлось «по эскизу »).

2. Перепланировка по проекту без затрагивания несущих конструкций от организации с допуском СРО.

3. Перепланировка по проекту с затрагиванием несущих конструкций с техническим заключением от автора проекта дома.

4. Ранее сделанная перепланировка по техническому заключению о ее допустимости и безопасности.

Расхождения начинаются в той части, когда речь заходит о том, есть или нет необходимость в разработке проектной документации, и если да, то насколько сложной она будет, и потребуется ли техническое заключение о возможности проведения перепланировки.

Самостоятельное согласование простых перепланировок

Уведомительный порядок согласования перепланировки касается тех мероприятий, которые не затрагивают несущие стены и перекрытия, инженерные коммуникации и конструкцию полов. Такие работы не требуют разработки проекта. Согласно старому 73-ПП они назывались «эскизными» и рассматривались Мосжилинспекцией в виде ксерокопии плана БТИ с отмеченными изменениями. Новое 508-е ПП в редакции 840 ввело понятие уведомительного согласования для несложных перепланировок, но поскольку новый порядок пока не прижился, инспекторы продолжают рассматривать их «по старинке» - в форме эскиза. Такую перепланировку возможно согласовать самостоятельно. Однако чтобы убедиться, например, что затрагиваемые перегородки не являются несущими или разгружающими, лучше провести экспертизу будущей перепланировки – например с привлечением специалистов нашей компании.

Согласованиепопроектуот

Для перепланировок, которые затрагивают несущие конструкции, перекрытия, полы и коммуникации, т.е. потенциально небезопасны для дома и его жителей (полный перечень таких работ см. в п. 2 и 3 Приложения 1 ППМ №№508-840), необходима разработка проектной документации с техническим заключением от автора проекта дома. В этом случае лучше отказаться от согласования перепланировки самостоятельно и доверить его специалистам из посреднической организации. Чтобы воспользоваться помощью посредников, вам потребуется оформить доверенность на специалиста выбранной вами фирмы, а также предоставить копию правоустанавливающих документов, заверенную у нотариуса.

Самостоятельное согласование перепланировки по проекту от организации с допуском СРО

Существуют перепланировки, когда несущие конструкции не затрагиваются, но проект перепланировки все же необходим. К таким мероприятиям относятся, например, укладка гидроизоляции при расширении ванной и санузла, монтаж тяжелых перегородок, или изменение конструкции полов, или перенос газовой плиты и др. В этом случае проект может составить любая организация, имеющая допуск СРО (например, наша компания), а вы в дальнейшем сможете проводить согласование проекта перепланировки квартиры самостоятельно, в Москве только такой порядок проведения перепланировки будет соответствовать жилищному законодательству. При этом стоит помнить, что та же укладка гидроизоляционного покрытия относится к скрытым работам, а это значит, что на стадии проведения работ необходимо составление акта на скрытые работы.

Самостоятельное узаконивание незаконных перепланировок

Незаконная перепланировка может долгое время оставаться незаметной, но "всплывет" при проведении каких-либо сделок с недвижимостью. Захотите ли вы продать квартиру, либо приватизировать ее, - везде, где нужен поэтажный план БТИ, самовольные работы будут автоматически выявлены. Вас в итоге обяжут выплатить административный штраф, и вы получите предписание вернуть квартире прежний вид, либо узаконить перепланировку.

Самостоятельное согласование сделанной перепланировки иногда возможно, но вам потребуется техническое заключение о допустимости и безопасности проведенных работ. Оформить ТЗ по факту можем, например, мы.

Для согласования незначительных самовольных изменений, таких как демонтаж встроенной мебели, перемещение сантехники или электроплиты, можно обойтись и без техзаключения. Вы просто подаете в "одно окно" жилинспекции или МФЦ свой технический паспорт в красных линиях и план с экспликацией "до" перепланировки.

Если в результате ваших работ ухудшились эксплуатационные характеристики здания, или перепланировка, угрожает безопасности проживания в вашей квартире или в квартирах ваших соседей, то согласовать такие работы "задним числом" у вас не получится, и квартире придется вернуть первоначальный вид. А если же вы выполнили незначительные изменения, и они не нарушают принятых строительных и санитарных норм, то можно выполнить согласование проекта перепланировки самостоятельно или через посредников. Для этого необходимо предоставить в Мосжилинспекцию техническое заключение о допустимости и безопасности, и после того, как будет получено разрешение, ваша перепланировка будет считаться законной.

Синтаксический уровень языка

1. СЛОВОСОЧЕТАНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Словосочетания и предложения выступают как основные типы синтаксических конструкций, которые необ­ходимы для порождения конкретных сочетаний слов и синтагм, высказываний и фраз.

Словосочетание является частью предло­жения, но оно существует и до предложения, представляя собой строительный материал для предложения и основу для создания составного наименования. Поэтому словосочетания необходимо отличать от сочетаний слов и от составных членов предложения.

Например, железная дверь, деревянный дом, песчаная насыпь – разные сочетания слов, но один тип - атрибутивного субстантивно­го словосочетания, построенного на синтаксической связи согла­сования. Эти сочетания слов и этот тип словосочетания могут быть использованы для образования наименования (ср. железная дорога) и построения предложений, ср.: Железная дверь - не деревянный дом, не горит; Железная - дверь, деревянный - дом.

Словосочетание как синтаксическая единица является синтак­сической формой, наделенной определенным синтаксическим зна­чением. Словосочетание - это типовое соединение слово­форм, характерное для того или иного языка.

Основные виды подчинительных связей

согласование управление примыкание

Согласование - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово получает те же категории, что и стерж­невое слово. Так, прилагательные согласуются с существительными в роде, числе и падеже. Согласование может быть полным и частич­ным; например, новую газету - полное согласование, черный кофе - частичное согласование (в роде), так как существитель­ное кофе не склоняется и не имеет форм множественного числа; черного кофе, черному кофе и т. п.- падежные формы при­лагательного показывают синтаксическую позицию словосочетания в предложении. Согласование бывает предикативным и непредика­тивным ; предикативное (его называют также координацией) – это согласование сказуемого с подлежащим; предикативное согла­сование чаще бывает неполным; оно может быть и смысловым. Так, в предложении Дети - наше будущее согласование только в падеже; в предложении Пять студентов сдали экзамен досрочно согласование смысловое.

Управление - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово имеет зависимую форму: она не по­вторяет категорий стержневого слова, а вызывается его грамма­тическими и лексико-грамматическими свойствами, например: чи­тать книгу, управлять машиной, бояться оскорбле­ния, войти в класс, строительство моста, вход в метро, полный нетерпения и т. п. Управление свойственно прежде всего глагольным словосочетаниям, хотя встречается и в словосо­четаниях с другими стержневыми словами (существительными, причастиями и т. д.).

Примыкание - такой вид подчинительной связи, при котором не используется специальных средств подчинения. Под­чинение выражается включением слов в словосочетания, несамо­стоятельностью синтаксической функции и смысловым подчинением зависимого слова словосочетания. Примером словосочетаний, построенных на примыкании, могут служить словосочетания: хорошо учиться, работать вдвоем, ехать медленнее, просить прочитать, повод поговорить, очень добрый, яйца всмятку.

Примыкание широко распространено по языкам мира; оно – основной вид подчинительной связи в тех языках, где нет аффиксов (например, во вьетнамском). Оно встречается также в тех языках, где имеются аффиксы и формы словоизменения. В этих случаях выделяется два основных вида примыкания - примыкание неиз­меняемых слов и примыкание словоформ изменяемых слов.

В русском языке примыканием первого вида обладают наречия и инфинитивы, а также деепричастия, компаратив (форма сравни­тельной степени) и неизменяемые прилагательные и существитель­ные. В других языках примыкать могут и прилагательные. Так, в английском языке прилагательные, не изменяясь по родам, числам и падежам, в составе субстантивного словосочетания при­мыкают к существительному: the green tree - зеленое дерево, the large room - большая комната. Примыкают прилагательные в тюркских языках; ср., например, татарские словосочетания кызыл алма - красное яблоко, кызыл йорт - красный дом, кызыл кул-мэк - красная рубаха, платье.

Примыкание словоформ (предложных и беспредложных) воз­никает тогда, когда словоформа присоединяется к стержневому слову без установления связи согласования или управления, на­пример: роман «Мать», товарищ Иванова, кепка блином, куплеты на память, конь в яблоках, идти группой, уйти с утра, планировать в рублях. Особо необходимо обратить внимание на субстантивные словосочетания, построенные на примыкании второго имени. Сюда относится не только примыкание имени собственного (как в соче­тании товарищ Иванов, капитан Иванов ), но и сочетание нарица­тельных существительных. Так, в немецком языке примыкают су­ществительные к существительным, которые обозначают меру: ein Glas Tee - стакан чаю, ein Stück Brot - кусок хлеба.

Синтаксические связи слов используются не только при по­строении словосочетаний, но и при образовании сложных слов и составных наименований, а также при построении предложений.

Предложение. Оно является основной коммуникативной еди­ницей языка и речи. Предложение как образец принадлежит языку, его реализация принадлежит речи. «Предложение,- писал В. В. Ви­ноградов, - это грамматически оформленная по законам данного языка целостная единица речи, являющаяся главным средством формирования, выражения и сообщения мысли. В предложении выражается не только сообщение о действительности, но и отно­шение к ней говорящего». Предложение является в то же время наиболее сложной единицей, в которой функционируют слова, словоформы и словосочетания. Иначе говоря, предложение яв­ляется их минимальным контекстом, хотя само по себе имеет собственную структуру.

Двоякая обращенность предложения - к языку, его системе и норме, а с другой стороны - к речи, контексту и ситуации - делает его принципиально двухаспектной единицей. Поэтому предложение и рассматривается с этих двух точек зрения – конструктивной и коммуникативной, а сам термин становится двузначным.

Чтобы избежать этой двузначности, в современной грамматике используются два ряда терминов. С одной стороны, термин пред­ложение обозначает единицу языка, потенциально нацеленную на акт общения; ее называют также образцом (моделью, формулой) предложения. С другой стороны, термин предложение обозначает единицу речи как языковую форму, свя­занную с конкретным сообщением, с конкретным текстом; вместо термина предложение в этом случае используются термины выска­зывание и фраза.

Сравним две фразы: Ученица читает газету и Ученик читал письмо. В этих фразах реализована одна и та же модель предло­жения; ее состав тождествен, лексическая и морфологическая вариантность не приводит к созданию двух предложений как син­таксических моделей. Эти фразы в то же время наполнены разным лексическим материалом и наделены определенной интонацией, так что передают конкретную мысль, являются двумя высказыва­ниями. Единство модели построения и содержания высказывания и делает предложение основной коммуникативной единицей языка. Предметом синтаксиса предложения является не конкретное со­держание высказываний, а обобщенная семантика предложения, его конструктивная основа, правила ее распространения и актуали­зации.

Предложение как синтаксический образец есть позиционная структура, которая обращена к формам мысли и формам языка, т. е. формам слов и словосочетаний. Наличие у предложения двух сторон - конструктивной и коммуникативной (предикативной) бы­ло отмечено уже в работах александрийских грамматиков.

1. Предикативность и ее виды.

Предикативность как семантико-синтаксическое и коммуникативное свойство предложения имеет, в свою очередь, две стороны - формально-логическую и модально-смысловую. Иногда эти два свойства рассматривают как два аспекта предложения, называя первое свойство предика­тивностью, а второе - модальностью.

Семантически предикативность проявляется в наличии соот­ношения модели предложения с такой формой мысли, как суж­дение (пропозиция). Как суждение имеет два основных компонента - субъект и предикат (или атрибут), так и предложение имеет два главных члена предложения - под­лежащее и сказуемое: Человек идет; Человек добр.

Естественно, что соотнесенность предложения и суждения не означает их полного совпадения, тождества, на что указывал еще Ф. И. Буслаев. Как семантическая структура предложения, так и особенно его формальное строение могут отличаться от структуры суждения, соотносясь с ним опосредованно, неполно и избыточно.

Нетождественность структуры предложения и суждения про­является в том, что предложение может объединять словосо­четания в одну единицу, хотя каждая из частей имеет соотнесен­ность с формой суждения. Так возникают распространенные, осложненные и сложные модели предложений.

Распространенное предложение содержит, кроме главных чле­нов предложения, еще второстепенные - дополнения, обстоятельства, определения. Так, в пред­ложении Лось пил воду из ручья (Леонов) последовательно происходит формальное и семантическое развертывание компонен­тов предложения, так что предложение соотносится не только с суждением, организующим главные члены предложения, но и с суждением о воде (она - из ручья); кроме того, указывается, что лось пил воду и пил из ручья. Такая глубинность содержания пред­ложения позволяет передавать мысли различной глубины и струк­туры.

Модально-смысловая сторона предикативности проявляется в выражении цели высказывания (коммуникативной установки) и в оценке содержания высказывания. По цели высказывания предло­жения делятся на повествовательные, вопроси­тельные и побудительные. Эти основные типы пред­ложений по цели высказывания отличаются друг от друга не только по направленности семантики, но и по своему построению, инто­нации и употреблению различных синтаксических частиц,

По оценке содержания высказывания предложения бывают утвердительными и отрицательными, а также содержат значение подтверждения, уверенности или, напротив, значение неуверенности, сомнения и предположения. Эти значения выражаются употребле­нием модальных слов и частиц, а также особым построением про­стого и сложного предложений. Так, введение слов конечно или возможно в предложение Ответ был правильным вносит значение подтверждения (Ответ был, конечно, правильным) или сомнения (Ответ был, возможно, правильным).

1. Предикативность и ее виды.

Она связана преж­де всего с ее морфологической выраженностью, с наличием в пред­ложении глагола. «Существенный признак предложения в наших языках - писал А. А. Потебня,- состоит в том, что в предложение входят части речи; если их нет, то нет и нашего предложения».

Глагольная основа предложения делает необходимыми ее ком­понентами не только глагол-сказуемое и подлежащее, но и допол­нение и обстоятельство: Лесничий заботливо охраняет природу. Они образуют конструктивную основу предложения, его первичные члены, которые связаны подчинительными свя­зями - предикативным согласованием, управлением и примыка­нием.

Члены предложения могут быть морфологизованными и не морфологизованными. Так, именительный падеж существительного и личного местоимения является специа­лизированной (морфологизованной) формой подлежащего; однако позицию подлежащего могут занимать и другие формы слов, которые при этом подвер­гаются субстантивации , например: Сытый голод­ного не разумеет (пословица). Наречие является специализиро­ванной формой обстоятельства; однако позицию обстоятельства могут занимать и предложно-падежные формы, например: Он с радостью рассказал об отпуске.

1. Распространение основы предложения.

Распространение предложения осуществляется в результате:

1) введения вторичных членов предложения и синтаксиче­ских рядов;

2) возникновения синтаксических связей и отношений на почве предложения - сепаратизации и обособления.

Вторичными членами предложения явля­ются зависимые компоненты словосочетаний, стержневое слово которых использовано как первичный член предложения. Так, предложение Свежий резкий ветер рябил поверхность широкой реки и плескал обрывистый берег крутым прибоем (Короленко) имеет первичными членами ветер рябил поверхность и плескал в берег прибоем, причем глаголы-сказуемые образуют синтаксический ряд - однородные члены предложения. Первичные члены состав­ляют первый этаж синтаксической модели предложения, а именно:

Вторичные члены являются зависимыми второстепенными чле­нами предложения и возникают в результате использования для построения модели предложения моделей подчинительных слово­сочетаний; использование сочинительных словосочетаний дает син­таксические ряды однородных и неоднородных членов предложения.

Сепаратизация (термин предложен И. И. Мещанино­вым) - синтаксический прием построения предложения, и этим он отличался от управления и примыкания, которые используются и для построения словосочетания. Сепаратизация состоит в том, что неизменяемое слово или зависимая форма слова (а также слово­сочетание), оставаясь в пределах предложения, относится к нему в целом, а не к отдельному слову или члену предложения. Сепара­тизация создает самостоятельную позицию слова в предложении и самостоятельность оформления самого слова, которое «зависит не от других слов предложения, а от собственного значения данного слова в построении всего предложения. Сепаратизация не обособ­ляет слово в составе предложения, наоборот, она, ставя формальную сторону слова в зависимости от смыслового его значения в пред­ложении, тем самым включает это слово в основной состав послед­него, представляющего одно целое построение синтаксически связанного и законченного высказывания».

Обособление - это интонационно-смысловое выделение зависимых второстепенных членов предложения, придание им большей синтаксической и смысловой самостоятельности. Обособление может быть связано с использованием особых форм слова и особых слов. Так, причастия и деепричастия, и особенно причастные и деепричастные словосочетания, очень часто обособляются, образуя причастные и деепричастные обороты. Обособляться могут также различные виды определений и уточнений, например: Другая ком­ната, почти вдвое больше, называлась залой (Чехов); Вдруг на повороте реки, впереди, под темными горами мелькнул огонек (Короленко). Обособленными являются определения при личных местоимениях.

Распространение и усложнение основы предложения приводит к появлению усложненных и сложных моделей предложения. Усложненными называются предложения, включающие однородные и обособленные члены предложения, в том числе обращения. Сложным называется такое предло­жение, которое имеет две или более субъектно-предикатные ос­новы; каждая из частей предложения может быть простой и распро­страненной, включать как первичные, так и вторичные члены.

Сложные предложения делятся на сложноподчи­ненные и сложносочиненные. Бессоюзные сложные предложения рассматривают часто как разновидности сложноподчиненных и сложносочиненных пред­ложений, иногда - как особый тип сложных предложений, редко – как синтаксический контекст.

1. Актуальное членение предложения.

Предложение как синтаксический образец обладает исключительной гибкостью и коммуникативной направленностью. Наполняясь различной лек­сикой и подвергаясь актуальному членению, предложение пре­вращается в конкретную фразу, которая выражает и передает то или иное высказывание. В составе конкретной фразы, в контексте и ситуации речи происходит не только реализация модели предло­жения, но и актуализация всех других единиц языка, прежде все­го - лексем, словоформ, сочетаний слов.

Актуальным членением предложения называется смысловое выделение одного из компонентов предложения и уста­новление между выделенными частями новых субъектно-преди­катных отношений. Выделенная часть предложения называется ремой высказывания, остальная часть - темой высказы­вания.

Средствами актуального членения являются порядок слов, синтагматическое членение (по Л. В. Щербе) и постановка фразо­вого ударения. Так, предложение Сейчас я пойду домой путем ин­тонационно-смыслового членения может быть превращено в четыре фразы, имеющие одну и ту же позиционную модель предложения, одно и то же лексическое наполнение, но различное актуальное (смысловое) членение:

1. Сейчас | я пойду домой||.

Постановка фразового ударения на первом слове и отделение его от остальной части паузой (т. е. разбивка фразы на две син­тагмы) актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой, ядром высказывания, тогда как остальная часть пре­вращается в тему высказывания, смысловой фон выделенного ком­понента. Актуализированным оказалось обстоятельство времени. Интонационно-смысловое выделение компонента предложения мо­жет сопровождаться перестановкой слов, обособлением и парцел­ляцией членов предложения, введением выделительных, усилитель­ных, ограничительных частиц, например: Именно сейчас я пойду домой. Я пойду домой |(именно) сейчас.

2. Сейчас | я | пойду домой||.

Постановка фразового ударения на втором слове и отделение <его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой. Актуализированным оказалось подлежащее; будучи субъектом в формально-логической структуре предложения, оно стало психологическим предикатом в смысловой структуре высказывания. Это может привести к иному порядку слов: Сейчас пойду домой (именно) я.

3. Сейчас я | пойду | домой ||.

Постановка фразового ударения на третьем слове и отделение его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой высказывания, его психо­логическим предикатом. Актуализированным оказалось сказуемое, произошло наложение формально-логической и смысловой структур предложения. Чтобы еще более актуализировать это совпадение, можно использовать необычный порядок слов: Сейчас я домой - пойду.

4. Сейчас я пойду | домой ||.

Постановка фразового ударения на четвертом слове и отделение его паузой от остальной части актуализирует его в смысловой струк­туре высказывания, делает ремой. Актуализированным оказалось обстоятельство места (направление действия). Поскольку в пози­ционной модели предложения такое обстоятельство находится после сказуемого, постольку актуализация этого члена предложения может сопровождаться инверсией порядка слов: Домой | сейчас я пойду ||.

Конечно, актуализированными могут оказаться все члены предложения: Сейчас | я | пойду | домой ||. Однако такое равно­мерное распределение актуализации смысла является утрированным. Обычно в речи происходит неравномерное распределение актуализации, смысловое выделение одного из компонентов выска­зывания. Актуальному членению подвергаются все типы и виды предложений, в составе которых больше одного слова. Чем больше слов в предложении (простом и сложном), чем сложнее его синтаксическая структура, тем больше возможностей его различной актуализации, тем сложнее сами правила актуального членения предложения.