Все вопросы о PDM. Согласование договоров в электронном виде

Договор – основа любой предпринимательской деятельности каждого предприятия. От того насколько быстро и качественно будет заключен договор, будь то договор реализации продукции или поставки сырья, во многом зависит успех бизнеса в целом.

Почему стоит автоматизировать согласование договоров?

Внутреннее согласование обязательно предшествует подписанию договора. В традиционной системе документооборота многократное внесение корректировок и повторное согласование договора может занимать значительное время. Это, в свою очередь может привести к увеличению срока выполнения работ, а как следствие и выставлению штрафных санкций или не подписанию договора вовсе.

Verdox позволяет не только сократить сроки внутреннего согласования договора, но и ввести ранжирование согласующих для оптимизации процесса согласования. Единый реестр договоров позволит отследить все редакции договора, внесение всех правок и замечаний. Также Verdox позволяет отследить текущий этап согласования, всю переписку, связанную с согласованием договора, как внутреннюю, так и внешнюю, установить сроки согласования.

Немаловажным преимуществом Verdox также является поддержание единого корпоративного стиля документов: параметров страницы, стиля шрифта, отступов, поддержание корпоративных бланков. Даже для небольшого бизнеса корпоративный стиль оформления документации, как внутренней, так и внешней, является важным фактором развития корпоративного духа компании.

Почему использование Verdox выгодно для вас?

Неоспоримые преимущества использования Verdox позволяют сократить издержки административно-хозяйственного аппарата, как на канцелярских товарах, так и на содержание штата канцелярии.
Система Verdox обладает простым и удобным интерфейсом, что позволяет избежать затрат на обучение персонала и в короткие сроки внедрить систему в работу организации.

1. В Verdox любой необходимый договор всегда находится под рукой без долгих поисков. Кроме того, электронный договор невозможно потерять или испортить.

2. В Verdox все согласования проходят в электронном виде. Ответственные лица могут рассматривать договор одновременно или друг за другом. Доставка электронного документа для согласования производится мгновенно.

3. В Verdox регистрируются действия всех участников. Вы можете в реальном времени следить за согласованием договора.

4. Verdox обладает функциями версионного контроля – она следит за изменениями текста договора и всегда предоставляет для работы версию с самыми последними изменениями.

5. Verdox рассылает уведомления и напоминания всем участникам согласования.

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
Формирование версий согласуемого договора
Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
Автоматическое ведение журнала истории согласования
Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

06.12.2013, ПТ, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.

Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования - одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.

Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.

Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.

«Конструктор» предлагает такие варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку

Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.

Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.