Закупочный акт. Составляем закупочный акт Инструкция по заполнению закупочного акта

Оформление закупочного акта происходит в тех случаях, когда осуществляется покупка предприятием определенных продуктов (как правило, продуктов питания) у физического лица. Составляет документ покупатель. Помимо закупочного акта между сторонами должен заключаться и договор купли-продажи по тем же правилам, что при сделках между организациями. Чаще всего данный документ применяется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и пр. заведения общепита покупают сельскохозяйственную продукцию у населения.

ФАЙЛЫ

Оформление закупочного акта

Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.

Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.

Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.

В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.

Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.

Для чего нужен закупочный акт

Закупочный акт нужен для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки и во избежание возможных претензий как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. В случае, если разногласия все же появятся и наступит необходимость их решения в судебном порядке, данный документ будет обладать доказательной силой.

Инструкция по заполнению закупочного акта

В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение , к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные , в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.

Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления . Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).

В основную часть документа включена таблица, в которую вносится полный подробный перечень закупаемой продукции. Здесь в соответствующие столбцы необходимо вписать наименование продукции, количество, стоимость за единицу измерения (обычно здесь считаются килограммы или штуки), а также общую стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную цену закупленных товаров по данному закупочному акту (цифрами). Под таблицей полная стоимость указывается прописью.

В четвертый раздел вписывается:

  • все, что касается продавца: его паспортные данные (серия, номер, когда, где и кем выдан), адрес регистрации места жительства (по паспорту), номер свидетельства о государственной регистрации предпринимателя (когда и кем выдано), фамилия, имя, отчество, номер ИНН (включая код налоговой службы, выдавшей ИНН);
  • сведения по справке о наличии личного подсобного хозяйства;

    Если данной справки нет, то это необходимо обязательно отметить.

  • информацию об удержанном подоходном налоге.

    Следует иметь ввиду, что по закону доходы от выращенных в личных подсобных хозяйствах сельскохозяйственных продуктов, налогом не облагаются.

Заключительная часть акта включает в себя расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить оформленный по всем правилам закупочный акт своими подписями. Печать организации на документе ставить необязательно.

После подписания акта представитель организации-покупателя, непосредственно производящий закупку, должен передать данный документ на подпись руководителю компании для утверждения. Затем документ следует передать в отдел бухгалтерии, где он будет включен в бухгалтерский учет.

Прежде чем купить…

Чаще всего продукты у населения закупают торговые фирмы, чтобы потом перепродать их. Перед тем как сделать покупку, нужно изучить «Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли». Они утверждены письмом Комитета по торговле РФ от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и действуют до сих пор.

Заметьте: как правило, товары у граждан приобретают лишь те сотрудники, которых директор специально назначил для этого своим приказом. Им выдают деньги под отчет из кассы фирмы (впоследствии сотрудник представит авансовый отчет). Чтобы обеспечить сохранность денег и купленной продукции, с такими работниками заключают договор о полной материальной ответственности. Его типовая форма приведена в постановлении Минтруда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

Покупаем и оформляем

Как вы знаете, на все проводимые операции у фирмы должны быть первичные документы. Например, покупку товаров у компании-поставщика подтверждает товарная накладная унифицированной формы № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Ее заверяют подписями представителей продавца и покупателя и печатями обеих сторон.

Однако, если ваш поставщик не фирма, а физическое лицо, то форма № ТОРГ-12 не подойдет. В этом случае составляют закупочный акт. Унифицированной формы этого документа не существует, поэтому его составляют в произвольной.

За образец можно взять акт типовой формы № ОП-5 (утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Его составляют предприятия общепита при закупках сельскохозяйственной продукции.

Этот же акт могут использовать и любые другие компании при покупке любых других товаров. Но это не значит, что бланк надо полностью копировать. Главное, чтобы в документе были указаны все обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Вот они:

  • название документа;
  • дата, когда его составили;
  • название фирмы, от имени которой оформлена бумага;
  • содержание хозяйственной операции (в нашем случае – покупка товаров);
  • количество, цена и стоимость продукции;
  • должность и фамилия того, кто покупает товары от имени вашей фирмы;
  • личные подписи продавца и представителя вашей компании.

Кроме того, обязательно назовите в акте фамилию, имя и отчество продавца (полностью). А также впишите его паспортные данные и домашний адрес. Будет нелишним, если руководитель вашей фирмы поставит на документе свою визу («утверждаю»).

Закупочный акт составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается у гражданина-продавца, а другой передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Помещаем на склад

Помещая продукцию на склад, оформляют Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика. Он имеет типовую форму № ТОРГ-4 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

Этот документ составляют в двух экземплярах. Один передают в бухгалтерию, другой остается у кладовщика.

«Зарплатные» налоги и НДС

Нужно ли удерживать налог на доходы физических лиц из денег, которые вы выплатили продавцу? Нет, не нужно. Объясним почему. Обратимся к пункту 13 статьи 217 НК РФ. Здесь сказано, что доходы человека от продажи продукции личного подсобного хозяйства не облагаются НДФЛ. Но, правда, при таком условии: у «хозяина» есть справка о том, что он сам вырастил «дары природы» на своем земельном участке.

А что делать, если такой справки нет? Да то же самое: налог удерживать все равно не надо. Дело в том, что гражданин должен самостоятельно заплатить НДФЛ в бюджет по тем доходам, которые он получил от продажи собственного имущества (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Кстати, об этом не так давно напомнили и представители финансового ведомства (письмо Минфина России от 16 ноября 2005 г. № 04-1-03/567). Чиновники отметили, что фирмы, которые покупают имущество у населения, не признаются налоговыми агентами. И они не обязаны удерживать НДФЛ с сумм, которые заплатили гражданам за их продукцию.

А как быть с единым социальным налогом (ЕСН)? Суммы, которые вы платите человеку за купленное у него имущество, социальным налогом не облагаются. Так сказано пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ.

Что касается налога на добавленную стоимость, то напомним: все его плательщики перечислены в статье 143 кодекса. И среди них не названы простые граждане. А раз они не платят НДС, то не могут выписать и счет-фактуру. Значит, зачесть этот налог фирме-покупателю не удастся.

Вместо заключения…

На первый взгляд, поставщик-гражданин имеет больше минусов по сравнению с поставщиком-фирмой и ПБОЮЛ. И самый главный его «недостаток» – покупателю придется забыть о вычете по НДС. Однако большинство из тех продуктов, что вам может предложить гражданин, есть в Перечне, который утвержден постановлением Правительства РФ от 16 мая 2001 г. № 383. Значит, продавая эти товары, вы заплатите НДС не со всей их стоимости, а лишь с разницы в ценах.

Кроме того, как мы уже говорили, цены у населения ниже, чем у компаний или «индивидуалов». Поэтому иметь в поставщиках физическое лицо не так уж и плохо. Тем более, что удерживать НДФЛ и платить ЕСН с его дохода не нужно.

для справки

Большинство из тех, кто покупает продукты у населения, а потом продает их, рассчитывают НДС по-особому (п. 1 ст. 154 НК РФ). Реализуя такие товары, фирмы платят налог не со всей выручки, а лишь с разницы между продажной и покупной стоимостью. Правда, речь идет только о тех товарах, которые есть в «Перечне сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки (за исключением подакцизных товаров), закупаемых у физических лиц (не являющихся налогоплательщиками)». Он утвержден постановлением Правительства РФ от 16 мая 2001 г. № 383.

образец

ООО «Фрост+»,
г. Москва, 129224, ул. Полярная, дом 8

Утверждаю в сумме пять тысяч семьдесят пять руб . 00 коп .
Генеральный директор А. В. Сокол 1 августа 2006 г.

Мною товароведом ООО «Фрост +» Пахомовым Николаем Александровичем
Куплено у Терехова Владимира Ивановича
Следующие продукты (товары)

Наименование продуктов
Ед. изм.
Кол-во
Цена
(руб. коп)
Сумма
(руб. коп)
Яблоки свежие
кг
30
40-00
1200-00
Черешня свежая
кг
20
90-00
1800-00
Помидоры свежие
кг
25
55-00
1375-00
Огурцы свежие
кг
15
20-00
300-00
Картофель
кг
50
8-00
400-00
ИТОГО
5075-00

Сумма прописью Пять тысяч семьдесят пять рублей

Сведения о продавце:
ИНН 134600880288
Паспорт серия 0402 номер 821437
Дата выдачи 3 марта 2003 г.
Выдан ОВД района «Перово» г. Москвы
Дата рождения 3 июня 1956 г.
Прописан г. Москва, ул. Рабочая, дом 5, кв. 10
Проживает Моск. обл., г. Сергиев Посад, ул. Мира, дом 18, кв. 12

Справка о наличии личного подсобного хозяйства выдана
__________________справки нет____________________________

Деньги получил Терехов Терехов В.И.
Продукты получил Пахомов Пахомов Н.А.

обратимся к закону

Налоговый кодекс РФ
Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие виды доходов физических лиц:

13) доходы налогоплательщиков, получаемые от продажи выращенных в личных подсобных хозяйствах, находящихся на территории Российской Федерации, скота, кроликов, нутрий, птицы, диких животных и птиц (как в живом виде, так и продуктов их убоя в сыром или переработанном виде), продукции животноводства, растениеводства, цветоводства и пчеловодства как в натуральном, так и в переработанном виде.

Указанные доходы освобождаются от налогообложения при условии представления налогоплательщиком документа, выданного соответствующим органом местного самоуправления, правлениями садового, садово-огородного товариществ, подтверждающего, что продаваемая продукция произведена налогоплательщиком на принадлежащем ему или членам его семьи земельном участке, используемом для ведения личного подсобного хозяйства, дачного строительства, садоводства и огородничества;…

Ю. Шаталина, эксперт ПБ

При покупке товара у физического лица необходимо заключить договор купли-продажи в письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Данный договор подтверждает расходы на покупку товаров. Кроме того, оформляется закупочный акт в двух экземплярах, который подтверждает факт передачи имущества.

Закупочный акт, например, по форме № ОП-5, предусмотренный Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, применяется для закупки продуктов у населения.

Закупочный акт составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации. Подписывается лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается руководителем организации. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй - остается у покупателя.

Обращаем внимание, в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) Минфин Рлссии в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет:

  • исходя из части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ;
  • с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы);
  • исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
  • согласно части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

Таким образом, при необходимости организация может разработать свою форму закупочного акта. При этом в документе должны быть указаны следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.