Журнал регистрации трудовых соглашений образец. Журнал регистрации трудовых договоров (образец). Журнал регистрации трудовых договоров - бланк

Кадровой службе следует вести учет заключенных трудовых договоров. Это не обязательное требование трудового законодательства, однако, журнал учета трудовых договоров, может значительно облегчить кадровую работу. При этой целесообразно вести отдельные журналы регистрации трудовых договоров для иностранных работников или для совместителей. О том, как производить регистрацию трудовых договоров и порядке оформления учетных документов, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Оформление трудового договора при приеме на работу

Трудовой договор является обязательным документом, который надо оформить при приеме на работу нового сотрудника . В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.

Обращаем внимание! Заключение трудового договора – это не право, а обязанность работодателя. За неоформление документа устанавливается административная ответственность.

Так, частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ за это правонарушение предусмотрены следующие штрафы. Должностное лицо, которое виновно в незаключении документа может быть оштрафовано на сумму от 10 000 до 20 000 рулей . Для организации размер штрафа составит уже от 50 000 до 100 000 рублей.

Отметим, что письменный трудовой договор надо заключить независимо от того, какой вид трудовых отношений будет иметь место. Так, трудовой договор заключается при оформлении трудовых отношений:

на неопределенный срок;
на конкретный период времени (срочный трудовой договор);
на выполнение сезонных работ;
на совместительство, как внешнее, так и внутреннее;
на выполнение краткосрочных работ, на период до двух месяцев.

Иными словами, если между сторонами имеют место трудовые отношения заключить соглашение надо в обязательном порядке.

Отметим, что в отдельных случаях между сторонами заключается гражданско-правовой договор. В этом случае трудовые отношения между сторонами будут отсутствовать. Но надо четко понимать, какие именно отношения фактически имею место между сторонами. Дело в том, что действующее законодательство предусматривает специальную административную ответственность за оформление гражданско-правового договора вместо трудового.

Какая ответственность грозит при нарушении:

Это правонарушение также грозит должностному лицу штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рулей . Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 100 000 рублей . Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.

Между тем, если все же фактически имеют место гражданско-правовые отношения и заключен соответствующий договор, например, подряда или выполнения услуг, зарегистрировать его надо в отдельном специальном журнале. Для этих видов соглашений журнал регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) не подойдет. Для них используйте специальный журнал.

Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.

В каких случаях заключатся дополнительное соглашение к трудовому договору

Трудовой договор содержит специальные обязательные и дополнительные условия, оговоренные сторонами при приеме на работу. Между тем в процессе трудовой деятельности эти условия могут претерпевать изменения. Например, может быть оформлен перевод сотрудника на другую должность. Или же в организации может быть произведено повышение окладов.

Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.

В том случае, если компания ведет специальный журнал по учету соглашений, в нем следует предусмотреть отдельную графу, где будет отражаться информация о дополнительных соглашениях. Это поможет структурировать данные и эффективно использовать рабочее время.

Скачайте документы по теме:

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации трудовых договоров. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный трудовой договор, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Верховный Суд РФ указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал , иное обособленное структурное подразделение

Кадровику важно знать дату окончания срочного трудового договора. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ .

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный трудовой договор заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации трудовых договоров или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно трудовые договоры вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный договор.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких договоров и понадобится специальная форма. В практической работе предлагаем воспользоваться разработанным нами документом.

Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отменили журнал учета трудовых договоров (образец приведен ниже) носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений - насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром - журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в .

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

наименование работодателя;
даты начала и окончания ведения журнала;
Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

1 - номер регистрации трудового договора;
2 - дата заключения;
3 - номер договора;
4 - Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
5 - должность работника;
6 - название отдела (подразделения), где трудится работник;
7 - срок действия договора;
8 - характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
9 - допсоглашения к договору;
10 - примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из .

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Прием сотрудника на работу фиксируется трудовым договором, при необходимости внести в него изменения стороны составляют дополнительное соглашение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Если учесть, что численность персонала организации может быть весьма немалой, то вопрос упорядочивания ведения документации более чем актуален. Специально для такой цели и создан журнал регистрации трудовых договоров.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров именуется документ, предназначающийся для фиксации всех оформленных в организации с работниками договоров и добавочных соглашений, с подтверждением точного срока заключения, дополнения и возможного расторжения.

Данный журнал не относится к категории документов обязательных, каковые необходимо вести в процессе кадрового делопроизводства.

Но вместе с этим, учитывая разнообразность трудовых правоотношений и различные особенности в движении штатных единиц, ведение его целесообразно для осуществления контроля над всеми правоотношениями, возникающими в пределах организации.

Регистрационной формой данного документа может являться обычная тетрадь, разлинованная на необходимые графы. Можно использовать готовый покупной журнал, в котором все уже размечено, и остается только заносить нужные сведения.

При склонности к компьютеризации ведения дел допускается ведение журнала в электронном формате. Наиболее удобно для такой цели использовать программу MS Excel.

Преимущества электронного журнала в удобстве поиска нужной информации, уменьшении временных затрат на заполнение, упрощение выдачи справок и выписок, которые допустимо просто распечатать.

Нужен ли

Некоторые кадровые работники сомневаются в надобности ведения журнала для регистрации, поскольку ответственности за его отсутствие не предусматривается. В этом случае следует подробно выяснить, в чем же именно целесообразность данного документа.

Журнал регистрации фиксирует все данные о трудовых документах – записывается точная дата создания, факт получения или отправки, внесения дополнительных изменений, момента расторжения.

Благодаря этому сведения ни об одном документе не утеряются, что вполне вероятно при больших объемах документооборота.

Если сам документ по каким-либо причинам отсутствует, то сведения о нем сохраняются в журнале. В случае судебных тяжб журнал может быть отличным доказательством по делу, как для работника, так и для работодателя.

Удобство использования журнала регистраций в том, что в нем хранится информация о многих документах, хранящихся в архиве, и если возникает необходимость в получении данных уже архивного договора или соглашения, то не понадобится перебирать кучу бумажек.

Журнал может пригодиться при выдаче справки работнику, чтобы он мог подтвердить свое предыдущее трудоустройство будущему работодателю.

Практическая целесообразность ведения журнала в укреплении позиций работодателя при возникновении трудовых споров.

Если факт заключения или расторжения договора не может быть подтвержден официально, то все сомнения будут истолкованы в пользу работника, выступающего истцом.

Вместе с тем законодательство не обязует заводить подобный журнал в отличие от, к примеру, журнала учета трудовых книжек. Поэтому форма ведения, как и сам факт, полностью на усмотрении руководителя организации.

Но если рассмотреть преимущества ведения на практике, то можно выделить такие моменты:

обвинение от работника в ненадлежащем оформлении трудоустройства может опровергнуть запись в журнале о подписании договора;
при помощи договора можно «вспомнить» дату заключения договора, если по какой-то причине работодатель утерял свой экземпляр, но ему требуется отправить уведомлении о завершении срока срочного договора;
отметка в журнале может подтвердить, что уведомление работника произошло в положенный срок;
если требуется доказать наличие дополнительного соглашения, то это также можно сделать посредством журнала;
при помощи зафиксированных в журнале сведений удобно составлять статистическую отчетность, требуемую иногда в кадровой деятельности;
благодаря отсутствию надобности перебирать пачки документации, экономится время сотрудников и оптимизируется рабочий процесс.

Кто занимается ведением

Процедура ведения журнала регистрации относится к компетенции сотрудника кадровой службы, либо таковую может осуществлять менеджер по персоналу. Как правило, журнал ведет лицо, которое осуществляет кадровую работу.

При содействии отображенных в журнале сведений кадровый сотрудник может быстро выдать справку о приеме на работу либо увольнении работника, кроме того благодаря строгой фиксации легко проследить перемещение работника за весь период его деятельности в организации.

Если говорить о существующем практическом применении, то в большинстве случаев при ревизии контролирующими органами деятельности организации, вместе с другой документацией может быть востребован журнал регистрации трудовых договоров.

Это способствует доказательству существования трудовых взаимоотношений с конкретным работником. В спорных обстоятельствах журнал делается веским аргументом того, что все права работника соблюдены в соответствии с требованиями закона.

Как заполнить, образец

Требования к журналу регистраций стандартны и соответствуют правилам делопроизводства. Внешний вид журнала выглядит примерно так:

плотная твердая обложка, что необходимо по причине длительного хранения документа;
наличие на титульном листе полного наименования организации, названия журнала, даты его начала и обязательно — окончания;
последовательная нумерация всех страниц, включая пустые;
наличие в журнале сведений об ответственном лице, с указанием Ф.И.О., должности, периода времени ответственности и основания для полномочного ведения журнала.

Что касается непосредственно ведения журнала, то здесь четкие стандарты отсутствуют, организация может сама разработать форму регистрации документов и определить какие данные необходимо фиксировать.

В основном используется форма, при которой документ включает такие графы как:

порядковый номер внесения регистрационной записи;
непосредственная дата принятия конкретного документа;
номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации. В такой ситуации требуется досрочное прекращение журнала, если он уже заполнен частично.

При этом на конечной странице журнала производится надпись от руки «Закрыт досрочно по причине ошибочного ведения (в графу порядковых номеров вписаны номера договоров)». О закрытии журнала надлежит известить руководство и начать ведение нового журнала регистраций.

Заполнение журнала регистраций никак не регламентируется, но существует некоторые особенности его ведения, обеспечивающие большее удобство использования в последующем:

располагая на втором листе журнала информацию об ответственных лицах, целесообразно оформить это в виде таблицы. Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;
графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений

При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Что касательно вносимых в журнал изменений, то таковые могут иметь самый различный характер:

перевод работника на иную должность;
отстранение от выполнения служебных обязанностей;
смена работодателя;
изменение названия организации;
перемена трудовых условий.

Как правило, изменения не вносятся в трудовой договор, а оформляются посредством принятия дополнительных соглашений.

Можно вести в журнале отдельную графу, которая кратко обрисовывает суть дополнительного соглашения, но так как количество оных может быть достаточно велико, то на крупных предприятиях часто заводиться отдельный журнал для фиксации дополнительных соглашений. Правила его ведения аналогичны описанным.

Отметить следует и особенности ведения журнала в электронном виде. В случае несоответствия записей на электронных и бумажных носителях, приоритет получают последние.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При закрытии журнала по причине окончания его на конечной странице выполняется надпись, что журнал регистраций закрыт, опечатан и передан на архивное хранение.

При этом указывается следующая информация:

указание конечной даты, что является непременным условием;
численность заполненных страниц в целом;
число зафиксированных документов;
фамилия и должность ответственного за ведение лица;
основание для назначения ответственного лица – приказ, распоряжение или решение с указанием номера и даты.

Допускается вести журнал регистраций по годам, ежегодно начиная новый, однако если регистрируемых документов немного, то допускается фиксация таковых в одном и том же журнале. Перед сдачей в архивный отдел журнал обязательно следует прошить, а затем опломбировать.

Поскольку процесс ведения журнала регистраций строго не регламентирован, то и срока хранения такого документа в законе не определено.

Следует руководствоваться требованиями ФАС и Перечнем типовых управленческих документов. Согласно этим положения хранить журнал регистраций трудовых договоров следует на протяжении семидесяти пяти лет.

Как утверждать

Поскольку журнал регистрации трудовых договоров является частью кадровой деятельности, то все нюансы его ведения должны быть согласованы с руководством. Так начало ведения журнала должно быть определено специальным приказом руководящего лица.

Приказ или распоряжение могут иметь произвольную форму, но желательно чтобы были предусмотрены различные ситуации и порядок ведения документа.

Так начала ведения журнала может быть обусловлено Положением о регистрации трудовых договоров, которое будет содержать следующую информацию:

Наименование организации и ее местонахождение.
Ф.И.О. руководителя или работодателя, его реквизиты и распоряжение его об утверждении положения.
Общие положения, касающиеся ведения журнала в соответствии с трудовым законодательством и расшифровкой применяемых терминов.
Порядок проведения регистраций, здесь может быть отражено в какой форме следует вести журнал и какие графы должны обязательно наличествовать. Также здесь обозначается сокращенное обозначение отдельных понятий.
Ответственность руководства отдела кадров и ответственного сотрудника за регистрацию трудовых договоров.
Подпись лица, издавшего распоряжение с расшифровкой, указанием должности и печатью.

Издается приказ об утверждении журнала регистраций трудовых договоров также как и все иные приказы руководства, и точно также фиксируется.

В случае досрочного закрытия, окончания, открытия нового журнала желательно подтвердить это соответствующими распоряжениями.

Вести или не вести журнал регистраций трудовых договоров зависит только от самого работодателя. Но лучше не пренебрегать столь удобным вариантом ведения отчетности, поскольку именно данный документ лучшим образом подтверждает правомерность действий работодателя по отношению к работнику и оптимизирует деятельность кадровых работников.

Видео: Кто подписывает трудовой договор. Ошибки кадровиков и их последствия

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

дату и номер заключенного трудового договора;
фамилия, имя и отчество работника;
структурное подразделение;
занимаемую должность;
вид и характер работы;
срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду , что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.