Акт об отсутствии книги учета трудовых книжек образец. Заявление об утере трудовой книжки Если трудовая от работника не получена – что делать

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

• о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
• об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
• об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
• приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• передачи-приема (дел, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:

• несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
• несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
• прогулы;
• появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:

1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.

2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример

"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример

"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример

"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".

5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.

7. Подпись составителя акта.

8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:

• название организации;
• название вида документа (слово "акт");
• дата и регистрационный номер документа;
• место составления;
• заголовок к тексту (название акта);
• подписи;
• в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом "акт", то есть стоял в родительном или предложном падеже.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Месяц на раздумье Не так давно Государственная дума рассматривала дальнейшую «судьбу» трудовой книжки, планируя ее изъять вообще из обращения, мотивируя это в частности тем, что необходимость трудовых книжек была вызвана в эпоху военного коммунизма, как документов, дающих право на полноценный продовольственный паек. Отсутствие трудовой книжки автоматически снижало продовольственный паек в два раза.

Правильное составление заявления об отсутствии трудовой книжки

Важно

Особенно, при увольнении прогульщика по дисциплинарному взысканию, который мог находиться в длительном прогуле и не реагировать на полученное ранее уведомление об увольнении. В последний рабочий день добросовестный работник подходит в кадровый отдел или к иному уполномоченному лицу, ответственному за кадровое делопроизводство. Выдача книжки оформляется официально, документ выдаётся под роспись.

Акт об отсутствии трудовой книжки

У менеджера по продажам, заключившего договор об индивидуальной материальной ответственности и занимающегося развозом товара по розничным точкам или по магазинам, не принадлежащим компании, в определенный момент времени может возникнуть множество непредвиденных вариантов, в дальнейшем имеющим негативные последствия для его личной карьеры: частичная потеря товара, внезапное закрытие розничной точки без возможности какой-либо связи с ее руководителем, ошибки в просчетах товарных единиц при получении их со склада или при передаче их в магазин и т.д. Когда такому менеджеру становится известно, что он попал в сложную и трудноразрешимую ситуацию, он, решая уйти от денежного наказания, оставляет трудовую книжку в отделе кадров.

Заявление об утере трудовой книжки

Надо сказать, что, в конце концов, «обман» будет раскрыт путем проведения проверки фонда социального страхования и принято решение о взыскании неправомерно выплаченных сумм у таких «изобретателей». Кстати, положительный ответ работодателя на просьбу нового работника оформить новую трудовую книжку возникает не из хорошего отношения к новичку, а из-за боязни штрафа по причине осуществления приема на работу без оформления трудовой книжки (нарушение положения статьи 65 Трудового кодекса (ст. 5.27 КоАП). Получается, полагаясь лишь на слова работника, инспектора отделов персонала способствуют возникновению у работника второй, а иногда и третьей трудовой книжки.
Следовательно, — N-я трудовая книжка после увольнения может спокойно храниться сколь угодно долго в отделе персонала очередной коммерческой компании, невостребованная сотрудником.

Когда трудовая книжка не нужна

В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет. Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя.
Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.

Где можно взять трудовую книжку, если ее нет

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно, в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Пункт 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

Голосование:

Трудовая на сегодняшний день является главным документом, с помощью которого можно легко подтвердить трудовую деятельность сотрудников. Она нужна, чтобы подсчитать специальный и непрерывный стаж, а также подтвердить факт работы в том или ином месте. Если работник не предоставляет книжку, то трудовые отношения не могут быть оформлены.

Внимание

Оформление трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами их ведения и хранения. На территории РФ действуют новые книжки, но наряду с ними документы старых образцов также являются действительными. Поэтому даже если у работника нет трудовой нового образца, он может принести в кадровую службу ту, которая у него имеется на момент поступления на новую работу.

Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой? В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

Акт о том что не работает и трудовой книжки не имеет

Инфо

Утрата трудовых книжек – не такое уж и редкое явление. Для того, чтобы получить новый документ, необходимо написать заявление об утере прежнего. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк заявления об утере трудовой книжки.docСкачать образец заполнения заявления об утере трудовой книжки.doc Правила содержания и хранения трудовой В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета.

• по телефону;
• по электронной почте.

Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения и не приходит за ней к вечеру второго дня, требуется составить текст на бумажном носителе, с удостоверением подписью руководителя или начальника отдела кадров, и печатью. Этот текст составляется в свободной форме, в двух экземплярах. Из документа должно быть ясно, что «владелец трудовой (с указанием должности и фамилии с инициалами) приглашается к работодателю для получения трудовой книжки».
Опираясь на данные практики, можно отметить, что первое, что совершают кадровики, когда забытая трудовая книжка находится в сейфе, это звонят бывшему сотруднику в попытке обратиться к нему с просьбой забрать ее из отдела персонала. Видимо, предпочитая указанный вариант как более быстродействующий. На практике вышеупомянутые действия, как правило, позитивных результатов не дают. Трудовая книжка продолжает «дамокловым мечом висеть» в качестве глобальной проблемы отдела персонала, реально ставя работодателя впоследствии в позицию обвиняемого – ведь телефонный звонок не может служить в дальнейшем каким-либо доказательством для трудовой инспекции о том, что обращение к сотруднику состоялось.
Нужна ли сейчас так остро трудовая книжка, кроме отдаленного во времени оформления пенсии – данный вопрос обсуждали депутаты – ведь «при наличии свидетельства пенсионного страхования, рекомендательных документов, которые может подавать за себя сам работник, требовать наличие трудовой книжки не столь обязательно и не столь существенно». Тем не менее, несмотря на аргументацию противников трудовой книжки, она пока продолжает оставаться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Получается, когда трудовая книжка становится не нужна ее владельцу, он оставляет ее на «хранение» в компании, из которой уволился. Но и отделам персонала чужая трудовая книжка тоже не нужна. Наоборот, за ее незаконное хранение компании-работодателю надлежит будет выплатить немалые штрафы.

), если иное не вытекает из обстоятельств увольнения или не регламентировано локальными нормативами.

Если в назначенный день работник не забрал книжку, нужно приступать к активным действиям.

Особенно, при увольнении прогульщика по дисциплинарному взысканию , который мог находиться в длительном прогуле и не реагировать на полученное ранее уведомление об увольнении.

В последний рабочий день добросовестный работник подходит в кадровый отдел или к иному уполномоченному лицу, ответственному за кадровое делопроизводство. Выдача книжки оформляется официально, документ выдаётся под роспись.

Недобросовестные граждане могут намеренно проигнорировать получение трудовой, особенно – зная об ответственности работодателя.

Такая ответственность наступает на третий день, следующий за датой увольнения, если трудовая всё ещё находится у работодателя. В этот период пора начинать бить тревогу, и гарантировать собственную административную безопасность, связанную с невыдачей документа.

ВНИМАНИЕ: Работодателю может вменяться административная ответственность за невыдачу трудовой книжки, несмотря на халатность или намеренное оставление таковой, уволенным работником.

Что необходимо предпринять, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения?

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку после увольнения? К числу правил безопасности, требующихся в данной ситуации, относится сбор документации, подтверждающий добросовестность действий со стороны должностного лица.

По преимуществу они опираются на два основных действия:

1. составление акта о неполучении книжки в день увольнения;
2. отправление уведомления о необходимости забрать документ.

Составление акта

Эта процедура необходима, когда речь идёт о нарушителе дисциплины или недружелюбно настроенном сотруднике, провоцирующем спор.

В иных случаях акт может не сыграть существенной роли, но и не принесёт вреда.

Поэтому его рекомендуется составить, если владелец книжки не явился за её получением.

В подразделение, где работает владелец документа, передаются по телефону сведения о том, что лицу требуется явиться в кадровую службу, с объяснением причины приглашения .

Если сотрудник не пришел за трудовой книжкой в день увольнения, при отказе или игнорировании приглашения, а также при отсутствии лица на рабочем месте, избирается комиссия из сотрудников, числом не менее трёх .

Повторное требование даётся в присутствии членов комиссии. Они свидетельствуют о добросовестно проведённой процедуре передачи требования сотруднику. Если таковой отсутствует на рабочем месте – свидетельствуют его отсутствие.

1. состав комиссии , с указанием фамилий и занимаемых должностей.
2. Факт передачи в присутствии комиссии требования работодателя забрать трудовую , а так же факт отказа или игнорирования работником, полученного требования.
3. Если виновное лицо отсутствовало на рабочем месте – указываются данные обстоятельства.
4. В заключение ставится дата и подпись всех членов комиссии , которые были обозначены в начале текста. Подписи ставятся собственноручно, рядом расшифровываются фамилии подписавшихся.

Акт передаётся работодателю вместе со служебной запиской кадрового работника, и хранится у него не менее месяца. Он подлежит регистрации во входящей документации, с указанием реквизитов:

• даты составления;
• регистрационного номера.

Срок исковой давности по трудовым спорам в суде составляет 1 месяц с даты увольнения .

Ниже представлен пример документа:

Отправка уведомления

Составление и передача уведомления обязательны во всех случаях, когда документ не получен в течение последующих двух рабочих дней , независимо от причин и действий виновной стороны.

В первые два дня допустимо уведомлять бывшего сотрудника:

• по телефону;
• по электронной почте.

Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения и не приходит за ней к вечеру второго дня, требуется составить текст на бумажном носителе, с удостоверением подписью руководителя или начальника отдела кадров, и печатью. Этот текст составляется в свободной форме, в двух экземплярах.

Из документа должно быть ясно, что «владелец трудовой (с указанием должности и фамилии с инициалами) приглашается к работодателю для получения трудовой книжки». Обязательно указывается назначенное для визита число.

В верхней части листа указывается наименование организации, или текст составляется на фирменном бланке.

Вечером второго дня уведомление можно передать курьером по адресу проживания уволившегося.

Внимание! В этом случае получатель должен подписать на втором экземпляре собственноручно: «мною получено и прочитано», рядом поставить дату и подпись с расшифровкой фамилии.

При оформлении обычной курьерской доставки, достаточно получить подтверждение того, что документ передан адресату.

Если в течение двух дней не получено подтверждение отправки уведомления, то утром третьего дня (или вечером – второго), требуется отправить заказное письмо с уведомлением о получении. В письмо обязательно вложить опись.

На фото пример документа:

Картинка заполненного документа:

Достаточно ли данных действий для гарантии безопасности?

При правильно проведённых перечисленных выше действиях, работодатель застрахован от обвинения в невыдаче трудовой. В случае жалобы, при проверке он должен предъявить инспектору:

1. составленный и подписанный членами комиссии акт, в котором зафиксировано обстоятельство невозможности выдачи книжки работнику в день увольнения.
2. Текст составленного уведомления (второй экземпляр), зарегистрированный в журнале исходящей документации.
3. Доказательство передачи уведомления, в виде собственноручной подписи получателя на втором экземпляре или почтовых документов.

Однако до передачи документа владельцу, могут произойти обстоятельства форс-мажора. Например, сотрудник оказался в больнице или на амбулаторном лечении. Эти обстоятельства отменят нормы увольнения, так как находящееся на больничном лицо, не может быть уволено.

Наличие больничного или иной справки, подтверждающей уважительное отсутствие на работе в день увольнения, отменит правоспособность составленного акта. В этом случае придётся изменить дату увольнения, исправить внесённую запись и выдать документ с учётом возникших объективных обстоятельств.

То же касается случаев, когда сотрудник умирает , но работодатель не оповещён о данном прецеденте и увольняет его за прогулы.

Такие действия считаются юридически правильными и чистыми, так как работодатель не должен был знать об обстоятельствах прекращения выхода на работу, без оповещения со стороны заинтересованных лиц.

Как можно отдать трудовую уволенному сотруднику?

Если никто не пришел и не забрал документ, можно отправить дополнительное уведомление по собственной инициативе, в котором предлагается переслать разрешение о передаче трудовой по почте или доверенному лицу по нотариально удостоверенной доверенности .

Передача книжки без специального разрешения или документа считается административным нарушением.

Варианты передачи документа следующие:

• пересылка книжки по почте заказным письмом допускается только при предоставлении от владельца письменного согласия на пересылку.
• Отдать третьим лицам, в том числе – близким родственникам, можно только по нотариальной доверенности.
• Лично в руки передача документа допускается в любое время.
• В случае смерти родственник должен предъявить свидетельство о смерти.

Смотрим видео по данной теме:

Если после добросовестных действий работодателя трудовая осталась у него, по причине неявки за таковой, документ следует хранить с остальными документами по истечении года. Через год допустимо передать в архив организации и хранить её 75 лет.

Кадровые службы предприятий регулярно сталкиваются с необходимостью документально фиксировать неявку своих сотрудников на работу (прогул). Чтобы зафиксировать это нарушение необходимо составить акт об отсутствии работника на рабочем месте. Этот документ дает руководителю право наложить на подчинённого законное взыскание – от предупреждения (единичный случай) до увольнения при систематических невыходах на работу. Данный документ также может пригодиться, если с сотрудником произошел несчастный случай в промежуток времени, когда он обязан был быть на своем рабочем месте.

Неявка на работу

Отсутствие сотрудника предприятия на работе более 4-х часов – это нарушением, которое даёт основание к наложению дисциплинарного взыскания, предусмотренного ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Работник должен дать письменное объяснение своего проступка. Если же он отказывается это сделать, то необходимо составить также и акт об отсутствии объяснительной. Образец этого документа мы приводили в материале « ».

Что считать прогулом

• неявка на работу без веских на то оснований;
• нахождение вне пределов своего рабочего места более 4-х часов;
• невыход на работу без предупреждения руководства организации о расторжении трудового договора по собственной воле или до окончания срока действия контракта;
• несанкционированное использование сотрудником компании имеющихся отгулов или самовольный уход в основной или дополнительный отпуск.

Если работник использовал положенные дни отдыха, в которых ему было незаконно отказано (например, донорская сдача крови), то это не считается нарушением и акт об отсутствии на рабочем месте не составляют.

Наличие веских оснований

Являются причины, по которым сотрудник отсутствовал на рабочем месте, уважительными или нет? Руководитель организации или подразделения решает это на свое усмотрение, так как в законе нет их четкого определения. Как показывает практика, весомым оправданием для невыхода на работу может стать:

• временная потеря трудоспособности;
• уход за больным родственником;
• административный арест или заключение под стражу;
• участие в судебных процессах в качестве свидетеля и т. п.;
• тяжелые погодные условия и аварийные ситуации;
• донорство;
• выполнение государственных или общественных обязанностей и др.

Читайте также Правила внесения записей в трудовую книжку

Бланк и образец заполнения акта

Чтобы за невыход на работу на сотрудника можно было законно наложить дисциплинарное взыскание, нужно факт этого нарушения зафиксировать документально. Поэтому составляют акт об отсутствии на рабочем месте. Бланк этого документа законом не утверждён, поэтому его готовят в свободной форме.

Поскольку не существует общепринятого образца акта для фиксации отсутствия сотрудников на рабочих местах, он должен хотя бы отвечать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 и содержать в себе следующие обязательные данные:

• реквизиты работодателя;
• название и номер документа;
• дата и время составления акта;
• данные составителя документа и членов комиссии – Ф.И.О. и должности, занимаемые на предприятии;
• классификация нарушения, дата и период отсутствия на рабочем месте, данные нарушителя – Ф.И.О. и должность;
• объяснение сотрудника, на которого составлен акт, или отметка об отказе дачи такового;
• количество экземпляров;
• подписи составителя документа и лиц, подтверждающих содержание акта;
• подпись нарушителя, которая доказывает, что он ознакомлен с документом и получил на руки один экземпляр акта.

При наличии рассматриваемого акта взыскание считается правомерным и его затруднительно оспорить в суде.

Ниже показан образец акта об отсутствии работника на рабочем месте: