Word создает копии документов. Как правильно оформить и выдать копии документов. Техническая сторона вопроса
Для использования ряда услуг необходима ксерокопия паспорта. Она может быть выполнена в бумажном или электронном виде. Последняя разновидность документов часто требуется для подачи заявок через портал Госуслуги. Копия документа должна соответствовать установленным требованиям.
Техническая сторона вопроса
Важно! Следует иметь ввиду, что:
- Каждый случай уникален и индивидуален.
- Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.
Чтобы получить максимально подробную консультацию по своему вопросу, вам достаточно выбрать любой из предложенных вариантов:
Дублирование паспорта осуществляется при помощи ксерокопии или скан копии. В первую категорию включают результат дублирования оригинала с использованием специального устройства. Результат предоставляется на бумажном носителе.
Если необходима скан-копия, гражданин получит цифровой файл, в котором отражается информация с носителя. Перенос данных в такой формат выполняется при помощи сканирования. Копия не имеет такой же юридической силы, как и оригинал. Правовое тождество придают бумаге при помощи нотариальной заверки или квалифицированной электронной подписи.
Сканом паспорта именуют цифровую копию основного документа. Иногда документ требуется для первичного приема гражданина. Обращаясь в организацию, важно учесть локальные нормативно-правовые акты. В них отражается информация о необходимости предъявления скана или возможности использования услуги без него. Правильная копия паспорта потребуется для оформления заграничных документов и реализации иных целей.
Как правильно сделать копию паспорта?
Для снятия копии необходим оригинал паспорта и копировальный аппарат. Рекомендуется обратиться в организацию, для которой выполняется процедура, и уточнить выдвигаемые требования. Это позволит избежать ошибок и дополнительных затрат времени.
Обычно достаточно простой копии паспорта. Процедура выполняется с помощью копировального аппарата в офисе или дома. Копированию подвергаются развороты с личными данными и фотографией, а также страница с адресом прописки. Иногда учреждения требуют скопировать все страницы с отметками или паспорта полностью.
Важно! Когда требуется нотариальная копия, предстоит обратиться к нотариусу. За оказание услуги взимается плата.
Нового образца
Если необходима скан копия паспорта нового образца, на выполнение процедуры также оказывают влияние требования учреждения, в которое будет предъявлен документ. Нередко биометрический загранник копируется полностью. Потребуется отсканировать все 46 страниц. Ксерокопия выполняется на стандартном листе А4. На него можно поместить по 2 разворота. Информация размещается лишь на одной стороне бумаги.
Старого образца
Если речь идёт о копии старого загранпаспорта, требования остаются прежними. Может потребоваться копирование всех страниц. В процедуре участвуют даже те из них, где записи отсутствует. Предварительно рекомендуется уточнить правила выполнения процедуры, обратившись в орган, в который в последующем будут предоставляться документы. На одном листе размещается по 2 разворота. Информация размещается на листе А4.
Если ксерокопирование выполняется для визы, правила могут существенно различаться. Так, Испания допускает размещение на одном листе до 4 разворотов паспорта. С каждой стороны помещается по два из них.
В каком виде необходимо подавать копию?
Всё зависит от учреждения, в которое будут предоставлены документы. Уполномоченному органу может понадобиться скан паспорта или его бумажная копия. На практике большинство организаций отдают предпочтение 2 разновидности. Электронные варианты документов обычно используются лишь для ознакомления.
Как правильно заверить скан или ксерокопию?
Правом выполнять заверение документов обладает нотариус. К нему необходимо обратиться, если нужно предоставить документацию в госструктуре. При выполнении ряда юридических процедур альтернативные способы заверения бумаг отсутствуют. Аналогичными полномочиями обладают консульские учреждения.
Если лицо оформляет гражданство, копию заверяет представитель миграционной службы. Если бумага будет использоваться локально, необходимость в нотариальном подтверждении отсутствует. В этом случае право удостоверить документацию приобретает руководитель организации или иное должностное лицо, чьё имя фигурирует в специальном приказе.
Обычные граждане правильно заверить копию паспорта не смогут. У них отсутствует подобное право. Исключение составляют случаи, когда процедуру осуществляет индивидуальный предприниматель. Если производится обращение во внебюджетные и налоговые структуры, заверку документации осуществляет ее владелец. Для выполнения манипуляций предстоит на каждой странице написать Копия верна, проставить подпись, расшифровать ее, указать должность и отразить дату. Если присутствует печать, фиксируется ее оттиск.
Заключение
Копирование паспорта может быть осуществлено с помощью ксерокса или скана. Обычно применяется первый вариант. Электронные формы документации используются лишь для выполнения процедуры предварительного рассмотрения требования заявителя. Иногда необходимо заверение копии. Правом выполнять подобное действие обладает нотариус. Присутствует и ряд иных лиц, имеющих соответствующие полномочия.
Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении административных и гражданских дел, возмещением ущерба страховыми компаниями, защитой прав потребителя, а также дел, связанных с незаконным сносом ракушек и гаражей.
Почти в каждом доме можно увидеть принтер. Это устройство стало неотъемлемой частью нашей жизни. Каждый день человеку требуется распечатать задание, ксерокопировать на принтере документы и тд.
Сегодня на рынке представлено множество устройств нового поколения называемые – (МФУ). Они позволяют не только ускорить работу, но и сэкономить пространство и финансы. Как отсканировать фото на компьютер?
Раньше до появления этих девайсов, людям приходилось приобретать несколько устройств, чтобы отдельно выполнить функции ксерокса, скана и печати. На это уходило много времени. Теперь мы свободно и за короткий промежуток времени, с одного устройства можем ксерокопировать на принтере или отксерить документ.
Где можно купить МФУ?
МФУ можно приобрести в специальных магазинах, специализирующихся на технике, такие как «Эльдорадо», «М.Видео» и тд. Или в интернет — магазинах, например Ozon.
Список моделей принтеров – сканеров:
- Sharp
- Samsung
- Ricoh
- Panasonic
- Kyocera
- Xerox
- Epson
- Canon
- Brother
Из представленных производителей МФУ производит модели разной ценовой категории. Продукты среднего и высокого класса обладают достаточным перечнем возможностей.
Для того чтобы , нужно взглянуть на корпус устройства. Если верхняя крышка оснащена специальным стеклом, то данный прибор – МФУ. Если же он оснащен только лотком-приемником для бумаги, это, как правило – принтер.
Учимся использовать сканер самостоятельно
Что такое скан и что значит копия?
Сканирование (скан) – процесс, который превращает документы с бумажного носителя в электронный вид.
Сканирование, ксерокопирование, печать – все это ускоряет работу в офисной работе и не только.
Как пользоваться сканером?
2 варианта сканирования документа на компьютер:
- Редактируемый
- Не редактируемый
Редактируемый документ – скан документа загружается через распознаватель (специальное программное обеспечение)
Не редактируемый документ – скан документа, который превращает любой текстовый документ в не редактируемую картинку.
Подготовка к работе
Подготовка начинается со сканера:
- Проверить подключение сканера к компьютеру.
- Включить прибор в сеть и нажать на кнопку питания
- После включения вставить диск (flesh – накопитель) для установки драйверов. Часто такие программы идут в комплекте с принтером.
- Если по какой-либо причине диска в комплекте не оказалось, нужно перейти на сайт производителя и скачать драйвера с сайта.
После установки драйверов определитесь с каким программным обеспечением будете работать. Без программы для сканирования делать сканирование документов будет невозможно.
Популярные программы:
- Adobe
- XnView
- VueScan
Для проверки возможностей сканера в интерфейсе любой из вышеперечисленных программ щелкните – «Файл» — «Импорт».
В последней ветке вы должны увидеть наименование прибора, тогда он работает исправно.
Сканер
Как сканировать на компьютер через «Мастера работы Windows» с принтером – МФУ.
- Поднимите крышку
- При наличии инородных тел протрите стекло сканера
- Положите лист с текстом или фото лицевой стороной вниз
- Закройте крышку сканера
- Откройте вкладку в системе «Пуск» и последовательно открывайте: «Панель управления» — «Оборудование и звук» — »
- Правой кнопкой мыши кликните по ярлыку с именованием вашего МФУ
- «Начать сканирование»
- Параметры: «Предварительный просмотр» — «Сканировать»
- Во всплывающем окне появится отсканированный документ
- «Сохранить», либо, при необходимости, отправьте файл в печать.
Как отсканировать документ на компьютер с принтера с помощью специального программного обеспечения.
- После установки данных устройства откройте список программ
- Откройте иконку с изображением принтера
- «Сканировать»
- Выберите формат: черно-белый/цветной
- Выберите разрешение
- Укажите папку для сохранения файла
- «Предпросмотр» — «Сканировать» — «Сохранить»
Вот как можно отсканировать документ на компьютер с принтера.
Как сделать копию паспорта
- Инструкция как сделать копию паспорта
- ОБЯЗАТЕЛЬНО! Извлечь все инородные предметы (скобы, стикеры, обложки и тд.)
- «Настройки» — «Параметры» — «Оттенки серого» — «Разрешение»
- Положите документ (паспорт) ближе к краю, отступив от края на 3-5 см
- Плотно закройте крышку
- «Распечатать»
- С помощью рамки, выделить нужную область, пустые поля оставить за пределами ограничения, можно отсканировать документы
- Выбрать нужный формат сохранения документа на компьютер.
для официальных данных формат –tif/bmp)
Как сделать скан документа, фото и изображений
- Проверить наличие пятен на фото, а также инородных тел
- Положить фото лицевой стороной вниз
- Используйте программу для сканирования (например scanitto pro)
- Укажите вид сканирования в данном софте (черно-белый/цветной)
- Задать формат «Фотография»
- Поставить максимальное разрешение
- НЕ СТОИТ вносить изменения в настройках во время процесса, также поднимать крышку!
- Отсканировать документы и изображения принтером «Сохранить»
- Выбрать папку для сохранения фото
- Очень простая схема: как сделать скан документа, фото и изображений
- Если приложение для МФУ не сохраняет нужную отсканированную информацию, то нажмите сочетание клавиш «Ctrl + S»
- Выберите папку для размещения в ней отсканированного документа
- Рекомендуется устанавливать программы, которые с легкостью помогут сохранять сканы и автоматически (например Adobe Reader, DJVU Reaser»)
- Если после сканирования файл оказался с черными полями – обрежьте их в редакторе.
- Стандартное разрешение фото – 150 т/дюйм
- Разрешение для специальных справок – 300
- jpg имеет меньшее разрешение, чем tif/bmp
оптимизируйте параметры изображения, измените разрешение (чем оно больше, тем больше размер конечного файла)
Простой совет поможет разобраться как пользоваться сканером.
Как сканировать на принтере HP?
НР – практически у любого человека можно встретить технику этого бренда. Удобен в использовании, простые настройки удобный функционал. Перейдем к мини-инструкции как сканировать на принтере HP.
Способ 1: Программа из пакета HP
- Подключить принтер, либо через WI-FI,либо через USB — кабель.
- Открыть верхнюю крышку
- Лицевой стороной вниз положить документ
- Переходим в программу «HP Deskjet» («ScanJet»)
- Если инструмент не находится, то переустановите его или загрузите через диск, который предоставила компания.
- «Сканировать» (настройки можно оставить стандартные)
- «Сохранить»
Простые действия для ответа на вопрос: Как сканировать на принтере HP.
Способ 2: Как сканировать на принтере HP — Кнопка на сканере
- Повторить все пункты, указанные выше.
- Находим на панели принтера кнопку «Scan», либо «Сканировать»
- «Сохранить»
(Можно воспользоваться аналогами программы, в случае, если лицензионный диск потерялся).
Как происходит процесс ксерокопирования на принтере
Ксерокопирование – это точное воспроизведение информации (копирование) и изготовление дубликатов на бумажном носителе.
Как делать ксерокопию документов?
- Понадобится МФУ
- Бумага
- Заправка многофункционального принтера
- Загрузить во входной лоток бумагу
- Протрите стекло при необходимости
- Положите документ лицевой стороной вниз
- Выровнить по границе направляющих (линии вокруг стекла)
- Закройте крышку ксерокса/принтера
- Выбрать цвет печати на панели управления
- При необходимости в большом числе копий одного и того же документа нажмите кнопку «Пуск» несколько раз.
- (За один раз, в зависимости от устройства можно сделать от 1 до 20 копий за раз).
- Для изменения формата бумаги – нажмите кнопку «paper»
Что делать если устройство не сканирует?
- «Пуск»
- «Панель управления»
- «Администрирование
- «Диспетчер устройств»
- Найти наименование сканера
- «Устройства обработки изображений»
- Кликнуть на + — так вы найдете название модели
- скачиваем драйвер для скана.
- Если все находится в рабочем состоянии, а сканирование не работает, то скачиваем или загружаем программу для вашего МФУ.
Также нужно проверить рабочее состояние устройства, а именно:
- Блок (провод) питания
- Видимые повреждения
- Напряжение сети
- Заземление электропроводки
- Восстановить и проверить настройки
Техника эксплуатации МФУ
- Соблюдение температурного режима
- Соблюдение влажности воздуха
- Следить за уровнем чернил
- Регулярный уход
- Наблюдение за состоянием печатающей головки считывающего устройства
Введение
Часто у нас появляется острая необходимость сделать ксерокопию бумажного документа. Зачастую можно воспользоваться услугами копировальщиков. Обычно они расположены в местах, где люди испытывают потребность копировать документы - например, Центры обслуживания населения.
При подобных сценариях процедура копирования достаточно проста: заплатил - получил копию.
Но как быть, когда ты находишься в офисе, и тебе нужно сделать копию документа самостоятельно?
Хуже всего, когда копию просит сделать коллега или начальник. Как не попасть впросак и не сесть в лужу перед босом?
Инструкция
- Успокоиться. Не паниковать. Каждый второй офисный сотрудник тупит у принтера каждый день (поверьте мне, я возле него сижу). Поэтому в том, что вы не знаете, как скопировать свой документ нет ничего постыдного;
- Второе, что нужно сделать - это найти принтер. Если вы справились с этой задачей смело переходите к пункту номер 3. Если нет, читаем дальше. Определить, где находится принтер можно воспользовавшись фразой: «Эй, ребята! А где у вас принтер?» В случае, если вы работаете в компании давно, следует вместо «у вас» использовать «у нас»;
- Предположим вы отыскали принтер. Дальше нужно его визуально осмотреть. Обращать внимание нужно на две вещи: есть ли в нем бумага (это видно сразу), так как без нее ничего не выйдет, и включен ли он. Важный момент! Если крышка принтера не плоская, возможно в нем нет функции копирования документов. Он способен лишь распечатывать файлы из компьютера, и не обладает функциями ксерокса или сканера;
- Далее нужно открыть принтер . Результат которого нужно достичь - поднятая вверх крышка, с оголенной стеклянной поверхностью. Крышка принтера открывается в ручную, путем воздействия на нее силы, тянущей вверх руки. Самый простой способ - это найти какую-нибудь выемку и потянуть за нее. Крышка должна открываться легко. Если она открылась с трудом, а перед вами вместо стекла непонятный отсек, закройте крышку и пробуйте искать другие выемки;
- После того как крышка поднята, осторожно положите документ «лицом» вниз на стекло и закройте крышку;
- Теперь самое сложное. Нужно отыскать кнопку , отвечающую за копирование файлов и нажать на нее. Обычно она зеленая с двумя схематичными иконками документов. Зачастую эта кнопка выделяется на фоне остальных. Заметнее - только кнопка включения. Как правило принтер не нужно включать отдельно, а можно сразу жать на кнопку копирования. Он включится сам, как телевизор включается нажатием на кнопку выбора канала. После нажатия на кнопку важно получить обратную связь от принтера: он должен издавать какие-нибудь звуки. Это будет означать, что он включается и работает над вашей задачей. Если реакции нет, нажми на кнопку копирования еще раз. Если принтер оснащен дисплеем - взгляните на него, убедитесь, что принтер включен;
- Вы все проделали правильно. Теперь либо принтер выдаст вам ксерокопию, либо что-то не так в самом принтере. Вашей вины в этом нет. Смело обращайтесь за помощью к человеку, отвечающему за работу принтера в организации. Пусть разбирается в проблеме. Иногда, достаточно просто обратиться к более опытному сотруднику. Вычислить его просто - он сидит ближе всех к принтеру.
На этом всё. В следующих выпусках мы поговорим о распечатывании документов и их сканировании.
Эта статья дает вам полное право с гордостью указать в своем резюме навык «Владею оргтехникой»
Принтер и сканер являются довольно распространенными видами офисной техники. Необходимость в них крайне велика, ведь отксерить документ или отправить информацию с принтера на ПК бывает необходимо практически каждый день, в особенности, если речь заходит о документообороте. В данной статье мы научимся пользоваться дополнительными полезными функциями принтера и сканера — узнаем, как оптимально ксерокопировать документы и сканировать их.
Чтобы отксерокопировать одну копию паспорта или отсканировать важный документ на компьютер, вовсе необязательно бежать в ближайший киоск с вывеской «ксерокопия-распечатка», достаточно иметь под рукой современное устройство, которое умеет копировать информацию. На сегодняшний день достаточно много моделей поддерживает такую возможность. Принтер давно уже перестал быть устройством с ограниченным только печатью функционалом. Современное МФУ представляет собой не только сам принтер, но и сканер, и копировальное устройство.
Передавать отсканированную информацию на компьютер могут большинство копировальных аппаратов, в их числе как струйные, так и лазерные принтеры. Чтобы узнать, имеется ли в конструкции устройства сканер и ксерокс, лучше всего заглянуть в его характеристики. Впрочем, иногда достаточно поверхностно изучить корпус. Если на верхней части устройства есть крышка, под которой находится стеклянная поверхность, то данный прибор обладает вышеописанными функциями. Принтер, как правило, оснащен только лотком-приемником чистой бумаги и распечатывает ее вертикально вверх, тогда как в МФУ распечатанная продукция выходит с торца, ниже области сканера.
Подготовка к работе
Итак, чтобы использовать сканер, необходимо выполнить несколько простых действий.
![](https://i0.wp.com/tehnika.expert/wp-content/uploads/2017/08/6110_RU-46.jpg)
Как только процесс установки драйверов будет завершен, устройство опознается вашей операционной системой. Его всегда можно отыскать в соответствующем разделе (принтеры и факсы и т.д.). Обычно именем устройства служит полное обозначение его модели, включая буквенный и цифровой индекс. При желании название можно сменить на любое другое через системные настройки.
После процесса установки драйверов и синхронизации устройства с системой необходимо определиться с тем, какое ПО вы будете использовать. Семейство ОС Windows предлагает программы, встроенные в них по умолчанию, но это далеко не единственное решение. В любом случае, важно понимать, что без специализированной программы, которая будет отвечать за процесс сканирования, вам не обойтись.
Как сканировать документы на ПК
Когда к ПК/ноутбуку подключен сканер или печатное устройство, оснащенное функцией сканирования, то пользователь может оцифровать необходимые документы, фотоснимки. Выполняется процедура сканирования одним из следующих способов:
- посредством системного приложения «Мастер работы со сканерами», которым располагает операционная система компьютера;
- при помощи сторонних программ;
- через штатную утилиту Paint.
Обязательным условием успешности создания электронных копий печатных страниц является наличие на компьютере установленного драйвера для подключенного устройства сканирования. Перед запуском процесса необходимо проверить стеклянную поверхность устройства под крышкой. При обнаружении пыли, мелкого мусора или разводов следует устранить недочеты. После включения сканера необходимо убедиться в его активности, разместить носитель информации отпечатанной стороной к стеклу и опустить крышку.
Когда необходимая подготовка проведена, можно воспользоваться выбранным способом проведения операции. Сканирование при помощи Мастера является базовым вариантом.
Окно Мастера работы со сканером
- Нажать «Пуск» на экране компьютера.
- Найти в перечне стандартных средств Windows 10 утилиту «Факсы и сканирование» и запустить. В ОС Windows 7 и 8 нужную утилиту следует искать, перейдя во вкладкам меню «Пуск»→ «Панель управления» → «Оборудование и звук»→«Устройства и принтеры». Далее следует активировать ярлык подключенного МФУ/сканера и запустить мастер «Сканировать документ или изображение».
- В открывшемся окне мастера нужно настроить параметры операции: черно-белое, цветное сканирование, яркость, разрешение, путь для сохранения результата и т.д. Здесь в предпросмотре можно увидеть, как будет выглядеть отсканированный документ.
- Активировать процесс нажатием на кнопку «Сканировать», по завершении сканирования сохранить результат в память ПК (кнопка «Сохранить»).
Использование сторонних программ для сканирования
Сторонний софт для сканирования интересен пользователям расширением функционала : распознавание текста, конвертирование из одного формата в другой, возможностью отправки электронного образа по почте, факсу и т.д. Использование любого такого приложения подразумевает факт его установки на компьютер. Для запуска программы используется ярлык, размещенный на рабочем столе или в меню «Пуск».
Перед началом использования стороннего софта рекомендуется ознакомиться с руководством пользователя.
После запуска в открывшемся окне программы выполняются необходимые настройки, после чего можно запустить сканирование, а также использовать другой функционал.
![](https://i0.wp.com/tehnika.expert/wp-content/uploads/2017/08/scr_373_3.png)
Сканирование посредством программы Paint
Программа Paint входит в стандартный набор средств Виндовс. Это приложение оснащено поддержкой сканирования. Пользователю достаточно через меню «Пуск» найти приложение в перечне программ и запустить. В открывшемся окне следует открыть вкладу «Файл», где выбрать пункт подменю «Со сканера или камеры». После этого выбрать необходимые для процесса сканирования настройки, а также определить файловый формат для сохранения образа. Инициируется процесс оцифровки нажатием на соответствующую кнопку.
Способов получить электронный образ печатного документа или фотографий достаточно много. Пользователь вправе выбрать тот вариант, который оптимально подходит под его потребности.
Параметры сканирования в режиме текста или фотографии
Несмотря на то, что драйвера у всех производителей отличаются и не имеют одной универсальной схемы, существует ряд базовых настроек, которые присутствуют во всех без исключения аппаратах.
Первое, о чем стоит упомянуть, это DPI . Этот пункт при работе с текстом не должен находиться в значении ниже 300 (одинаково с принтера или МФУ). Чем он выше, тем точнее получится картинка. При высоком значении DPI сканирование займет чуть больше времени, зато с большей вероятностью текст будет читаемым, не придется прибегать к его распознаванию. Оптимальное значение 300-400 DPI.
Второе, на что следует обратить внимание – насыщение цветом (цветность). Здесь существует всего три варианта: вариант сканирования черно-белого текста, серого и цветного (журналы, документы, плакаты и т.д.). Чем выше цветность, тем, соответственно, дольше времени потребуется для сканирования.
В режиме фото самое главное – избежать смазанности картинки, а также убедиться, что все края ровно лежат на поверхности. Цветность и тональность задаются в параметрах настроек в режиме предпросмотра, прежде чем начать процесс сканирования с принтера.
Следует отметить, что для оцифровки фото важен не только сам процесс сканирования, но и процесс пост-обработки готового материла с использованием специализированных программ.
Для сканирования фото желательно использовать максимальные настройки четкости, это сведет к минимуму возможные неточности во время самого процесса, хоть и займет на 10-15 секунд больше.
Делаем ксерокопию на принтере
Одна из самых наиболее часто встречающихся офисных задач – это ксерокопия документов. Копировать необходимо документы (паспорт, водительское удостоверение и т.д.), важные бумаги, книги, конспекты. Научиться копировать довольно просто, для этого необходимо придерживаться следующего алгоритма действий.
- Убедиться, что устройство включено в сеть.
- Проверить драйвера на принтер.
- Проверить состояние документов на предмет загрязнений, замятости, затертостей и отпечатков пальцев.
- Открыть верхнюю крышку устройства.
- Аккуратно поместить туда документ копируемой стороной вниз. Проследить, чтобы бумага легла ровно по меткам на приборе.
- Нажать кнопку «старт» (на принтере и ксероксе) или «копирование», в случае, если это МФУ, а потом «старт». Забрать готовые копии из лотка-приемника, извлечь исходник из сканирующего отсека.
Важно: количество копий регулируется аппаратно, при помощи кнопок (чаще всего в виде стрелочек).
На принтере присутствует и ряд дополнительных возможностей. Например, можно сделать несколько копий страниц, уместив их на одном листе. Как сделать ксерокопию паспорта на одной странице проще всего будет узнать из следующего видео:
Что делать, если устройство не сканирует
Причин, по которым это происходит не так уж много.
- Не отвечает программа . Здесь все просто, перезагружаем устройство, и ждем загрузки системы. Если задача повторилась, то выключаем его не менее, чем на 60 секунд, затем включаем.
- Ошибка
. Если в работе вашего сканера допущена ошибка, то следует устранить ее, предварительно узнав ее код. Для того, чтобы узнать код ошибки, необходимо произвести диагностику, которая у каждой модели проходит по-разному. Важно помнить, что сканер может работать в сервисном режиме, правда, сканировать и ксерить такой МФУ не сможет, по крайней мере до того момента, пока не будет устранена ошибка. У сканеров марки Canon для активации такого режима необходимо пять раз нажать кнопку сброса настроек.
- Ваше устройство в данный момент выполняет другую поставленную задачу
. МФУ может ожидать копию, поставленную в очередь на печать как раз в тот момент, когда вам потребовалось что-то отсканировать. Для этого просто завершите текущую задачу и начните новую.
- Слетел драйвер сканера
. Если указанные выше методы не помогают, попробуйте переустановить драйвер сканера, возможно, дело в нем.
- Проблема подключения шнура
. Выдерните шнур из ПК и сканера, затем снова подключите, в некоторых случаях это может помочь решить проблему.
- Возможно, повредился общий драйвер устройства (и на принтер, и на сканер). В таком случае следует переустановить все ПО. Легче всего отыскать его на сайте производителя.
- Сбрасываем настройки
. Если ничего из вышеперечисленного не помогает, можно попробовать оживить прибор с помощью сброса настроек до заводских. Делается это в меню ОС, кликом по соответствующему пункту «сброс настроек», либо аппаратно (см. инструкцию).
Перед тем, как нести устройство в сервис, попробуйте подключить его к другому ПК, установить драйверы и отсканировать что-нибудь. Если не получается, то поломка, возможно, серьезная, и устранить ее подручными средствами трудно.
Техника эксплуатации сканеров и МФУ
Важно помнить, что сканер стоит денег, и при том не малых, поэтому для того, чтобы он прослужил вам максимально долго, необходимо придерживаться некоторых правил. С чего же начать? Будьте максимально осторожны в работе со стеклянным покрытием — это самый чувствительный элемент сканера. Если на нем будут затертости, царапины и грязь, это непременно скажется на качестве оцифрованного материала. Периодически протирайте стекло от пыли мягким материалом (например, синтетическая замша).
- Всякий раз, когда вы собираетесь отсканировать тот или иной документ, убедитесь, что листок бумаги чистый, и на нем нет грязи и пыли. Ни в коем случае нельзя сканировать грязные предметы, а так же использовать абразив.
- Даже если ваш прибор не сканирует, не торопитесь исправлять неполадки самостоятельно.
- Не нажимайте и не надавливайте на стеклянную поверхность.
- Никогда не пытайтесь очистить стекло порошком или большим количеством влаги, первое может поцарапать поверхность, а второе намочить электрику.
Лучше всего подготовить сканируемый документ заранее. Например, если документ сохранился не в очень хорошем состоянии, то при высоком разрешении на нем будут видны все изъяны. Изучите состояние документа , прежде чем задавать необходимое разрешение. Так же убедитесь, что на листке бумаги отсутствуют куски клейкой ленты или иные скрепляющие материалы (скобки и т.д.). Если на бумаге присутствуют явные отпечатки пальцев, то лучше всего будет удалить их при помощи ластика или фланелевой ткани.
Научиться грамотно использовать все возможности сканирования и ксерокопии не так сложно, достаточно проявить настойчивость и терпение, и тогда вам подчинится любая техника. Если вы не уверены в себе, на первом этапе лучше будет придерживаться простых инструкций, пока не почувствуете, что можете пользоваться сканером и ксерокопией самостоятельно.
Какие требования к оформлению копий документов необходимо соблюдать, чтобы сохранить их юридическую силу.
Из статьи вы узнаете:
Для чего могут потребоваться копии документов
Работник вправе обратиться по месту работы с запросом о предоставлении ему справок и копий документов, связанных с его трудовой деятельностью. Этот вид кадровой документации не относится к сведениям, имеющим закрытый характер. Поэтому на любой документ, который так или иначе связан с выполнением трудовых обязанностей данного сотрудника, понятие служебной или коммерческой тайны не распространяется. Это подтверждается положениями ТК РФ. В письме № ПГ/9518-6-1 от 20 декабря 2012 г. экспертами Роструда высказывается аналогичное мнение.
Существует несколько видов копий документов :
- копия - документ, полностью идентичный по содержанию (а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
- выписка - копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса. Она выдается когда требуется исключить сведения о персональных данных других сотрудников, а также иную информацию, относящуюся к категории служебной или конфиденциальной;
- дубликат - он оформляется на том же бланке, что и подлинник документа, имеет соответствующую пометку («Дубликат») и обладает такой же юридической значимостью, что и исходный документ;
- копия с копии - такой вид изготавливается в том случае, когда оригинал безвозвратно утрачен, но осталась его копия.
Копии документов, которые запрашивают работники, могут потребоваться им, например, для предъявления в кредитную организацию, в судебные органы, пенсионный фонд, предприятие, где они работают по совместительству, в посольство для оформления визы, а также иные ведомства.
Узнайте подробнее, как обрабатываются запросы на выдачу копий документов и архивных справок .
Как оформляется запрос копий документов
В соответствии со статьей 89 ТК РФ, свою проьбу о предоставлении документов или их копий работник должен оформить в письменном виде. Заявление может быть написано в произвольной форме .
К содержанию заявления предъявляются специальные требования. В запросе копий документов необходимо указать:
- наименование предприятия (полностью), в адрес которого направлено заявление;
- содержание и цель запроса;
- паспортные данные заявителя - его полные фамилия, имя и отчество (в том числе девичья фамилия), почтовый адрес, контактные телефоны;
- дата запроса и личная подпись заявителя с расшифровкой.
Обратите внимание: Указывать, с какой именно целью ему потребовались копии документов, работник не обязан.
В какие сроки и каким образом осуществляется выдача копий документов
Работодатель должен обязательно отреагировать на запрос сотрудника, даже если он уже не работает на предприятии . В течение трех рабочих дней после того, как будет получен письменный запрос , работнику должны выдать испрашиваемые им копии документов. При этом все необходимые работнику справки и копии документов работодатель должен оформить и выдать бесплатно, как это следует из положений ТК РФ.
Получение копий документов может осуществляться и по почте. Для этого работник при написании заявления о выдаче копии документов должен указать, что документы, перечисленные в запросе, необходимо в по указанному им адресу направить по почте .
Как сделать копии документов
Копия документа должна быть оформлена таким образом, чтобы по ней однозначно можно было идентифицировать оригинал. Поэтому в ней воспроизводится не только та информация, которая содержится в подлиннике, но и внешние признаки его оформления. Для изготовления копий, как правило, используются такие технические средства как сканер или ксерокс.
При этом копии документов по своей юридической значимости должны быть аналогичны исходникам. Поэтому предъявляются особые требования к копиям документов, соответствие которым и подтверждает юридическую силу ксерокопии или электронного изображения оригинала.
Чтобы копия считалась юридически значимым документом, ее необходимо заверить в установленном порядке. Для этого на копии документа должны быть заполнены такие обязательные реквизиты:
- заверительная надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность ответственного лица, заверившего копию;
- его личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения.
В соответствии с требованиями к оформлению копий документов установленными пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, подпись ответственного лица, подписавшего копию, также необходимо заверить специальной печатью предприятия, предназначенной для заверения копий. Обычно, для этой цели используется печать отдела кадров.
Как делать копии документов для отправки в электронном виде
Использование копировально-множительной техники позволяет не только сделать точную копию любого документа, но и внести в нее любые исправления. Например, вмонтировать в изображение документа подпись, так, что выявить подлог может только дорогостоящая криминалистическая почерковедческая экспертиза по копии документа. Этого позволит избежать заверение копий документов, изготовленных в электронном виде, с помощью специально оформляемых в индивидуальном порядке электронных подписей.
В том случае, когда требуется изготовить и переслать копии документов по электронной почте, они должны быть заверены простой электронной подписью работодателя.
При этом такой формат предоставления копий документов допускается только при наличии согласия обеих сторон - как заявителя, так и работодателя (ст. 6, 9 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Учитывая это, работодатель не обязан, но может выдать копию документа в электронном виде, заверив ее своей электронной подписью.
Можно ли отказать сотруднику в предоставлении копий документов
Работодатель не имеет права проигнорировать запрос или отказать сотруднику в предоставлении сведений, о его трудовой деятельностью.
Но может возникнуть такая ситуация, когда в запрашиваемых копиях документов содержатся личные данные других работников или невозможно представить сведения в испрашиваемом формате. В таком случае следует предоставить информацию в виде справки или выписки из требуемого документа. Правомерность такого подхода подтверждена ходом судебных разбирательств.
Бывают ситуации, когда работник, находящийся в отпуске с последующим увольнением и уже получивший полный расчет, направляет в адрес предприятия запрос о предоставлении копий документов, которые уже были выданы ему на руки, например, трудовой книжки. В соответствии с трудовым законодательством, получить этот документ он должен в последний рабочий день перед отпуском. При этом трудовые отношения между работником и работодателем еще продолжаются и завершатся только в последний день отпуска сотрудника.
Согласно ТК РФ, работодатель может оформить копии только тех документов, которые находятся у него на хранении. В данном случае, трудовая книжка уже находятся на руках у работника и принять ее у него работодатель может только в случае повторного трудоустройства (ст. 65 ТК РФ ). Получается, что у работодателя есть формальное право отказать работнику, хотя он все еще и находится с ним в трудовых отношениях.
Поэтому сотруднику придется оформить и заверить копии документов нотариально или же оформить простую копию и, при необходимости, предъявлять ее одновременно с оригиналом.