Акт расхождений по товару образец. Покупатель обнаружил расхождение по количеству товара при приемке у себя на складе. Контроль расхождений при оформлении поставок товаров

Составление акта о расхождении происходит в случаях, когда выявляется разница между товарами, пришедшими к грузополучателю и теми параметрами, которые заявлены в отношении данных товаров в сопроводительных документах.

ФАЙЛЫ

На каком этапе заполняется акт

Процедура доставки товара достаточно проста:

грузоотправитель загружает товар,
экспедитор довозит его до места назначения, где его разгружают на складе покупателя.

При этом при погрузке товар взвешивается, проверяется и все параметры вносятся в необходимые документы, то же самое происходит при его получении.

Как раз в момент разгрузки и может выясниться, что показатели, внесенные в грузосопроводительные документы, не согласуются с теми, что получены при доставке. Составить акт об этом нужно тут же, на месте, пока водитель, транспортирующий груз, не отбыл восвояси.

Что может послужить основанием для составления акта

Даже нарушение целостности упаковки служит достаточным основанием для оформления документа.

Акт может быть написан в случае, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду, сорту, объему (причем учитываются как излишки, так и недостача) и тому подобное.

Основные моменты составления акта о расхождении

Акт о расхождении имеет унифицированную форму ТОРГ-2, рекомендованную к применению (при условии, что товары отечественного происхождения). Заполнять документ можно от руки (обязательно шариковой ручкой) или на компьютере. Если используется второй вариант, то после формирования бланк надо распечатать в нужном количестве экземпляров и подписать. Акт состоит из четырех страниц, каждая из которых подлежит обязательному заполнению.

Образец заполнения акта о расхождении

Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2

В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:

ее полное наименование,
адрес,
телефон,
вид деятельности,
структурное подразделение, осуществившее приемку груза
ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).

Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.

Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.

Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.

Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.

В следующую часть акта вносятся:

данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
дата отправления;
некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).

Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.

Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2

Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.

оттисках на грузе,
количестве занимаемых мест,
виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
наименовании товара,
всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).

Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.

Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении : сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).

Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:

его название,
номер места в транспортном средстве,
единица измерения (прописью и в виде кода),
артикул (при наличии),
сорт,
количество,
цена (за единицу),
общая сумма.

Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2

На третьей странице акта указываются следующие сведения.

Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.

В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.

Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.

Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.

Заполнение четвертой страницы формы ТОРГ-2

Четвертая страница включает в себя:

сведения об определении количества товара (каким путем оно проводилось: взвешивание, подсчет и т.п.);
сведения о месте данной операции;
использованные в процедуре приборы (их наименование, тип, номер, клеймо);
вписать характер выявленных расхождений (недовес, перевес, плохое качество, дефекты, бой и т.п.);
заключение комиссии (обычно тут указывается информация о том, следует ли предъявлять кому-либо претензии и если да, то кому именно).

Последняя часть акта содержит

сведения о членах комиссии, присутствовавших при его составлении: пишутся их должности и ФИО,
а также данные о представителе грузоотправителя (его должность, ФИО и ссылка на доверенность).

Если к акту прилагаются какие-то дополнительные подтверждающие документы, то их количество нужно внести в бланк.

Затем все подписывается главным бухгалтером фирмы, и в завершении выносится вердикт руководителя.

Унифицированная форма ТОРГ-2 — это акт о расхождениях в количестве или качестве товара, выявленных при приемке ТМЦ, поступивших от российского поставщика. В статье мы расскажем и покажем, как заполняется данный документ.

Бланк унифицированной формы ТОРГ-2

С 01.01.2013 у организаций есть право выбора того, какие формы документов они будут использовать для оформления фактов хозяйственной жизни — унифицированные или разработанные самостоятельно.

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Если для вас привычнее первый вариант, то акт о расхождениях по количеству и качеству полученных ТМЦ оформляется на бланке унифицированной формы ТОРГ-2, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 (скачать форму можно на нашем сайте).

Когда и для чего составляется акт по форме ТОРГ-2

На этапе приемки товаров покупатель должен их осмотреть, проверить количество и качество. О выявленных в ходе приемки несоответствиях или недостатках товаров он должен незамедлительно письменно уведомить поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Факт расхождений и приемки товаров с недостатками фиксируется посредством составления акта. По отечественным товарам данный акт может оформляться по унифицированной форме ТОРГ-2. Этот акт является юридическим основанием для направления претензии поставщику.

Порядок составления акта

Акт по форме ТОРГ-2 составляют созданная в организации комиссия и эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. При составлении данного документа должны присутствовать представители и поставщика, и получателя. Иногда акт составляют представитель организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акт составляется:

по количеству — в соответствии с фактическим наличием товаров и данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах;
по качеству и комплектности — в соответствии с требованиями к качеству, предусмотренными договором или контрактом.

На каждую партию, поступившую от одного поставщика по одному транспортному документу, оформляют отдельный акт. ТМЦ, расхождений по которым нет, в акте не перечисляются (при этом в конце делается пометка «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет»).

Оформляют 4 экземпляра акта:

первый экземпляр с приложением документов (счетов-фактур, накладных и т. д.) передается в бухгалтерию покупателя;
второй — специалистам, которые будут писать претензионное письмо поставщику или транспортной организации;
третий — представителю поставщика;
четвертый — транспортной организации.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-2 можно скачать у нас на сайте.

В процессе приемки товарной продукции и иных материальных ценностей могут обнаруживаться несоответствия между фактическим наличием товара и количеством, указанным в сопроводительных документах. В этом случае следует составить документ, который бы зафиксировал факт количественного и качественного расхождения при приемке ценностей – Акт об установленном несоответствии. Бланк имеет унифицированную форму ТОРГ-2 (соответствует ОКУД 0330202), и на его основании в дальнейшем поставщику продукции может быть выставлена претензия.

После выгрузки и осмотра товарной продукции проводится сверка фактического наличия и состояния груза с данными, указанными в сопроводительных, расчетных и транспортных документах. Выявленные сведения о расхождениях заносятся в бланк, где подробно указываются все обнаруженные несоответствия веса, количества, объема, артикула, вида, ассортимента товара. Составление формы ТОРГ-2 является обязательным условием выполнения пунктов контракта, соглашения или договора на поставку.

Составление и образец акта

Оформлять акт несоответствия при приемке товарно-материальных ценностей уполномочены члены комиссии, эксперт, который отвечает за проведение товарной экспертизы, а также представители отправителя груза и получателя. Заполнять бланк следует отдельно по каждому поставщику, на каждую партию доставленной продукции по отдельному транспортному документу.

Отражать в акте необходимо только те товарные позиции, по которым обнаружились несоответствия по количеству или качеству. В заключительной части документа обязательно делается отметка о том, что по иным позициям поставленного товара расхождений не имеется.

После проведения процедуры по приемке товарной продукции, вся сопроводительная документация вместе с оформленным актом передается под расписку в службу бухгалтерии, а один экземпляр направляется отправителю (поставщику) груза. Данные документы являются юридическим основанием для предъявления претензионных требований. При приемке товаров и продукции отечественного производства акт о расхождениях по количеству и качеству ценностей составляется в 4-х экземплярах.

При ведении коммерческой деятельности руководители все время опираются на законодательные акты. Чтобы правильно составить отчет, необходимо знать особенности оформления специализированной документации.

Как правило, весь процесс с предметом торговли (операции по купле-продаже и тому подобное) фиксируется в документах. Это относится и к разгрузке, а также к погрузке. Когда должностные лица принимают товар на складе, в документе указывается количество этого товара, однако все равно потребуется в обязательном порядке провести процедуру проверки объема поставляемой продукции.

Если в ходе инициируемой проверки реальное количество при приемке товара не соответствует документации, составляется акт о расхождении при приемке товара (как при на осуществление страховых выплат после повреждения объекта страхования).

Правила оформления

Правила составления акта расхождения при приемке товара: если в случае приемки товаров возникли расхождения, акт должен быть составлен в обязательном порядке. Защитить собственные права, обозначить претензии будет весьма проблематично.

Существует два типа актов — ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Второй бланк составляется в том случае, если присутствуют расхождения в поставке отечественного предмета торговли. А документ под номер 3 составляется в случае с расхождением товара импортного производства.

ТОРГ-2 в обязательном порядке включает следующее:

Полное название документа. На начальной странице также необходимо сослаться на законодательные нормы, на основании которых создается акт;
Форма по ОКПО и ОКУД;
Название компании, юридический адрес и контактный номер телефона;
Обозначается структурное подразделение;
Указывается причина, на основании которой составляется документ;
Дата и номер приказа;
Указывается вид операции;
Проставляется дата и номер акта;
Указывается место приемки непосредственно товара;
Акт составляется специальной комиссией, где подробно указывается определенная информация;
Указываются сведения определенных участников сделки — производитель, грузоотправитель, поставщик, страховая организация;
Счет фактура;
Информация по договору поставки товара.

Кроме того, составляется таблица, в которой указываются все факты, касающиеся расхождения в виде:

Отсутствия пломбы;
Вид упаковки;
Название непосредственно самого товара;
Единица измерения;
Иные отметки.

В документе отражается соответствующая информация, которая должна быть указана в виде несоответствия количества товара, заявленного в сопроводительных документах.

Образец акта

Акт расхождения при приемке товара оформляется в произвольной форме. Но при его составлении необходимо соблюдать законодательные нормы, которые помогут избежать ошибок.

наименование и юридические данные сторон;
основания, на которых составляется документ;
место приемки предмета торговли;
ФИО руководителя предприятия;
данные комиссии;
расчетная таблица.

Оформление акта в 1С

При составлении акта можно воспользоваться стандартной таблицей Excel или же использовать полностью автоматизированную бухгалтерскую программу 1С (как и, например, ). Документ составляется в несколько кликов.

Алгоритм действий для составления акта расхождения при приемке товара в 1С:

Выбираем параметр — состояние заполнение.
Нажимаем на кнопку заполнить.
В открытом меню нажимаем — перезаполнить при приемке.
Нажимаем на кнопку — закрыть.

Программа запросит необходимое количество информации о поставщике. Для этого нужно будет нажать — да. Это позволит избежать различных осложнений, а также стандартных ошибок.

При обнаружении ошибок составление акта является обязательным условием. Его наличие поможет избежать ряда осложнений и споров.

Инструкция

Назначьте комиссию, которая будет проводить проверку доставленного груза. В комиссии обязательно должен присутствовать хотя бы один представитель организации-получателя. Также возможно присутствие сторонней организации-эксперта.

Письменно вызовите представителя противной стороны, которой собираетесь предъявлять претензии (грузоотправителя, поставщика или производителя). Данные документа о вызове представителя, а также его имя и полномочия, вписываются в соответствующие графы акта. В случае отсутствия представителя противной стороны при приемке товара и составлении акта должен присутствовать компетентный представитель незаинтересованной организации.

Заполните первую страницу бланка ТОРГ-2: наименование вашей организации и структурного подразделения, реквизиты сопроводительных документов к товару, дату составления акта, время разгрузки товара и другие указанные в бланке позиции.

Укажите на второй странице формы сведения о состоянии задействованного транспорта и упаковочных единиц, а также пломб, если они есть, - по документам и фактически. Также укажите количество груза по документам отправителя и фактически полученное, и расхождения, если они имеются.

На третьей странице ТОРГ-2 приведите данные об условиях хранения товара до его разгрузки (соответствуют или не соответствуют правилам хранения), сведения о состоянии тары и форме собственно проверки наличия и состояния товара (полная или выборочная проверка), а также иные указанные в акте позиции, если они актуальны для вашего случая. В конце третьей страницы заполните таблицу, характеризующую обнаруженные повреждения.

На четвертой странице укажите требуемые подробности о проводимой проверке, подробное описание дефектов и мнение комиссии о причинах их образования, а также итоговое заключение комиссии (предъявлять ли претензию, кому и на какую сумму). В конце страницы проставляются подписи комиссии и представителя другой стороны. Решение комиссии должно быть подтверждено соответствующим решением руководителя, что также визируется в акте.

Составленный и подписанный акт вместе со всеми сопроводительными документами передается в бухгалтерию под расписку на том же акте ТОРГ-2. Выставлением претензий занимается бухгалтерия.

Обратите внимание

ТОРГ-2 составляется только во время приемки товара. Потом уже поздно.

Полезный совет

Акт по форме ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Источники:

форма акта торг 2

При осуществлении финансовой деятельности руководители компаний приобретают материальные ценности у сторонних организаций. Прием товара осуществляет товаровед, кладовщик или другое ответственное лицо. Если имеются расхождение по качеству или количеству товара, составляется акт, который имеет унифицированную форму №ТОРГ-2.

Инструкция

Заполните таблицу, которая располагается справа от вас. Сюда впишите ОКПО, ОКВЭД, порядковый номер и дату составления формы.

Далее перейдите к заполнению основного поля. Укажите, где была осуществлена приемка товара, например, склад. Акт о недостаче составляется после проведения проверки специально назначенной комиссией. В форме вы должны вписать дату и наименование сопроводительного документа, то есть решение комиссии.

В документе укажите реквизиты грузоотправителя, производителя, поставщика и (если товар был застрахован). Впишите номер, дату договора поставки, а также данные всех сопроводительных документов (счет-фактуры, накладной и т.д.).

Напишите способ доставки товара (например, с использованием железнодорожного транспорта), укажите точку отправления и прибытия, время разгрузки и погрузки товара, согласно транспортной накладной.