Кто имеет право исправлять трудовую, и когда она недействительна – самые распространенные ошибки в трудовой книжке, правила исправлений. Исправление ошибок в трудовой книжке работника Трудовая книжка исправления

Ошибки, недочеты, неверность в трудовых книжках россиян редкость, но не каждый работодатель, бухгалтер и специалист кадровой службы знает, как правильно их исправлять. Любые изменения в трудовой документации должны быть обоснованными.

Расскажем, когда трудовая признается недействительной, кто может внести изменения в документ, а также определим, какие ошибки бывают и как их исправляют.

При каких ошибках трудовая книжка становится недействительной – порядок признания её недействительной

В 2018 году порядок признания трудового документа такого типа недействительным с юридической точки зрения остается прежним.

Законом предусмотрено несколько условий, при которых этот документ теряет свою силу.

Перечислим их:

1. Инициалы сотрудника прописаны неверно . Вопрос может подняться, даже если кадровик записал неправильно одну букву, например, вместо «ё» написана «е».
2. На титульной странице-листе отсутствует печать компании/организации.
3. Отсутствует подпись ответственного, должностного лица, заполняющего трудовую книжку.
4. Дата заполнения документа прописана не та, каковой была на самом деле. Вписать другое число могут, чтобы увеличить трудовой стаж гражданина. Этого делать не стоит, ведь кадровика могут привлечь к ответственности и наложить штраф.

Как правило, признать недействительность документа может лицо, ответственное за его оформление. И это может быть даже специалист новой организации, в которую устраивается гражданин.

Напомним, что работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у соискателя была замечена недействительная трудовая.

При выявлении ошибок и для дальнейшего их исправления специалист должен опираться на разработанные инструкции и утвержденные требования.

Если просмотреть данные документы, можно понять, какие требования к трудовой выставлены и какие документы будут признаваться недействительными.

Кто правомочен вносить исправления в трудовую книжку – общие правила внесения изменений

Изменять записи в трудовой документации могут не все специалисты.

Обычно должностное лицо назначает руководство организации . Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.

Это может быть:

1. Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
2. Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.
3. Бухгалтер. Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
4. Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
5. Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.

Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.

Общие правила внесения изменений в трудовой книжке в 2018 году:

1. Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
2. Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
3. Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
4. Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
5. Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.
6. Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
7. Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
8. При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
9. Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
10. Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.

В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат . Например, при увольнении, или переводе на другую работу.

Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению .

Заметьте , обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».

Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок и их исправлений

Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают в трудовой кадровые специалисты, укажем, по каким правилам вносить изменения, и приведем примеры правильно оформленных документов.

1.Ошибки в титульном листе книжки или в сведениях о работнике

Титульный лист содержит основные сведения о работнике.

Опирайтесь на такие правила при исправлении ошибок:

1. Замазывать инициалы запрещено. Исключение – еле заметная, тонкая линия.
2. Справа в верхнем углу, на свободном месте указываем основания для изменения. Если фамилия меняется впервые, то изменения могут быть зафиксированы так: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании…». В том случае, когда фамилия меняется или «Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании…».
3. Новые инициалы прописываются рядом со старыми.
4. Обязательно указывается документация, подтверждающая изменение данных.
5. Надпись должна быть подкреплена печатью компании/организации и подписью специалиста.
6. Чтобы изменить сведения в дате рождения, следует зачеркнуть их и написать правильную дату рядом.
7. Изменять данные об образовании, профессии, специальности не надо. Достаточно дополнить нужными сведениями, прописать их рядом, через запятую.

Примеры правильно исправленных инициалов:

Пример 1. Изменение фамилии впервые

Пример 2. Изменение фамилии не впервые

Пример 3. Изменение имени

Пример 4. Изменение даты рождения

Пример 5. Дополнение информации об образовании, профессии, специальности

2.Ошибки в указании дат

Все даты в книжке должны быть прописаны верно, иначе могут быть проблемы с начислением пенсии.

Проверяйте даты, а если заметили ошибку - обращайтесь к специалисту.

Он должен исправить ошибку, согласно таким правилам:

1. Прежде всего, следует оформить заявление на имя руководителя компании, где указать, какую дату следует изменить и по какой причине.
2. Руководитель в свою очередь оформляет приказ.
3. Кадровик создает новую запись в книжке, ссылаясь на новый приказ и указывая номер документа, верную дату.
4. Зафиксировать запись нужно подписью кадровика/бухгалтера с расшифровкой и печатью предприятия/компании.

Пример правильного исправления даты:

3.Ошибки в разделе о работе

Внесение новых сведений должно проходить по таким же правилам, как при изменении дат, чисел.

Кадровик должен написать заявление, в соответствии с которым руководитель оформит приказ. Далее, на основании этого документа, будут вноситься сведения в книжку.

Информация должна быть прописана четко, аккуратно, без сокращений.

Приведем примеры:

Важно: все записи должны подкрепляться подписью специалиста и печатью организации!

4.Ошибки, выявленные после увольнения

Исправлять внесенные данные может работник новой компании, куда устроился гражданин.

Конечно же, исправления должны подкрепляться документацией – приказом руководства .

Если же россиянин не успел оформиться в новой организации, то вносить изменения должен предыдущий работодатель.

Записи могут касаться перевода на другую работу, приема на работу, неправильного увольнения, неверных дат, неправильно вписанных должностей и т.п.

Приведем примеры:

5.Неверные реквизитные данные

Ошибка связаны со сведениями сопутствующих документов.

Вариантов ошибок может быть несколько:

1. Когда ошибку допустил специалист, внеся не те данные или нарушая последовательность (наименование документа, дата, номер). В этом случае делают повторную запись ниже, но только пишут ее безошибочно.
2. Когда ошибка была сделана в сопутствующем документе, например, в приказе поставили не верный номер или дату. В этом случае следует оформить новый документ, который будет отменять действие указанного приказа. Запись фиксируется так же, как и в примерах выше. Пишется, что пункт является недействительным.

6.Неверность в сведениях о награждениях

Внести изменения в этот раздел можно так же, без зачеркиваний, формируя новую запись.

Не забывайте, что она должна содержать информацию о подтверждающем документе, а также его реквизитах.

Пример:

7.Аннулирование сведений из любого раздела книжки

Чтобы отменить запись, указанную в любом разделе случайно, следует оформить новый пункт.

Прописывается номер записи - и то, что она считается недействительной. Ставится подпись и печать.

Пример:

8.Неверные данные во вкладыше

Сведения, которые вносятся во вкладыше, тоже можно изменять.

Сам вкладыш является продолжением книжки, поэтому требования к его оформлению - такие же.

Для внесения новых данных следует оформлять новые записи, подкрепляя их приказами с реквизитами, а также подписью кадрового специалиста и печатью.

9.Ошибочные записи, идущие подряд

В этом случае, нужно признать обе записи неверными - то есть, указывают вначале одну, затем – другую запись. Подкрепляются новые сведения документами.

Ставится обязательно фамилия кадровика, его подпись и печать предприятия.

Обобщенная запись к обеим предыдущим будет считаться неверной.

10.Забыли вписать информацию о реорганизации компании

При увольнении сотрудника может возникнуть неточность – название компании будет отличать от той, что на печати. Это возможно, если информацию о реорганизации забыли внести.

В случае такой неточности, кадровый агент должен:

1. Утвердить запись об увольнении недействительной.
2. Внести информацию о реорганизации.
3. Вписать запись об увольнении сотрудника.

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

• первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
• на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
• запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя .

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

• по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
• другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

• с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
• исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
• под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Исправление в трудовой книжке - образец 2017 года , как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.

Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила

Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках - образец такого исправления представлен ниже.

В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.

Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье .

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:

• зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
• признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
• просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.

В 2017 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.

Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.

П. 2.3 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:

• зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
• при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
• ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.

Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.

Если ошибка была допущена при первичном оформлении трудовой книжки (к примеру, сотруднику — выпускнику вуза), то исправлять ничего не надо. Следует просто уничтожить бланк с неверными данными и заполнить новый, содержащий корректные сведения (п. 42 правил заполнения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 2.4 инструкции № 69).

А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.

Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке

Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 30 правил № 225).

Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.

Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку (п. 27 правил № 225).

Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.

Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье .

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец-2017

Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.

Скачать образец исправления записи в трудовой книжке вы можете на нашем сайте.

Итоги

В 2017 году исправления в трудовой книжке по образцу, приведенному нами, необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:

• Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
• Если же ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.

Заполнение трудовой книжки – одна из основных функций сотрудников отделов кадров организаций. Однако нередко практикующие специалисты сталкиваются с банальным, но при этом с крайне злободневным вопросом: как исправить ошибку в трудовой книжке?

Зная правила заполнения этого важного документа о трудовом стаже работника, допустить оплошность в его заполнении маловероятно, однако нельзя исключать человеческий фактор. Ошибки в записях в трудовой книжке могут касаться наименований мест работы сотрудника, дат приема и увольнения, статей трудового законодательства, награждений.

Неточности могут иметь место на титульном листе, внутренних страницах, вкладыше трудовой книжки.

Вне зависимости от особенностей ошибок в документе – существуют основные единые правила их исправления, в частности:

1. Записи в трудовой книжке должны в точности соответствовать реальной практике работы сотрудника, чтобы у него не возникло проблем в дальнейшем при оформлении пенсии;
2. Если кадровый работник впервые завел работнику трудовую книжку работнику и допустил в ней ошибку, то такой документ подлежит уничтожению;
3. Если неточность была допущена в действующем документе, то ее не зачеркивают, не замазывают, не удаляют из документа листы, а вносят исправления записью ниже;
4. Исправление всех видов ошибок предполагает признание записей недействительными.

В то же время существуют и некоторые особые нормы, которые касаются конкретных ошибок в трудовой книжке. Речь о них пойдет ниже.

Законодательные аспекты

Трудовое законодательство России предоставляет кадровым работникам детальную инструкцию относительно того, как правильно заполнять трудовую книжку (Постановление Министерства труда №69, 2003). Здесь же детально освещены вопросы внесения исправлений в этот важный документ.

Существуют также правила хранения трудовых книжек на предприятии и определения ответственных за эти вопросы лиц (Постановление Правительства №225, 2003).

На что влияют ошибки в трудовой книжке?

• Во-первых, они могут помешать правильному начислению пенсии работнику;
• Во-вторых, зачастую неточности в указании причин увольнения могут привести к формированию неблаговидной репутации у работника.

В связи с этим процесс заполнения трудовых книжек регулируют подзаконные акты. Это означает, что:

1. Существует общий механизм исправления всех неточностей;
2. Предусмотрена ответственность кадровых работников за неверное заполнение трудовой (в том числе и в вопросе внесения в нее корректировок), а также за отказ в исправлении ошибок.

Исправление любых ошибок в трудовой книжке должно происходить с отсылкой на законодательные акты или локальные документы.

Изменение неверной записи

Если говорить о механизме исправления любой неверной записи в трудовой книжке, то он предполагает такой порядок действий:

• После последней записи в основном разделе документа ставится следующий порядковый номер и дата внесения корректировок;
• В центральном поле прописывается: «Запись за номером … считать недействительной»;
• Вносится новая запись, с указанием приказа руководителя (в некоторых случаях – распоряжение), на основании которого вносятся поправки в документ.

Все указанные манипуляции не предполагают зачеркивания неверной записи.

Следует отметить, что все корректировки в трудовую книжку можно вносить исключительно синими, черными или фиолетовыми чернилами, которые должны обладать свето- и водостойкостью.

Существует всего один случай зачеркивания записи в трудовой книжке. Когда это происходит? Если речь идет об исправлении фамилии работника на титульном листе документа. Осуществляется этот процесс так:

1. Прежняя фамилия зачеркивается сплошной прямой чертой;
2. Действительная фамилия пишется ниже или рядом (если позволяет пространство листа);
3. Ниже прописывается основание для внесения исправлений (например, номер и серия паспорта, в котором у лица значится иная фамилия.

После того как кадровый работник внес все необходимые корректировки, новую запись своей подписью заверяет руководитель организации. Кроме того, внесенная информация удостоверяется печатью компании.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена на новом месте работы

Если работник трудоустроился на новом месте, однако при оформлении его документов обнаружилось, что кадровый отдел прежнего работодателя допустил ошибку в его трудовой книжке, то ему потребуется совершить следующие действия:

1. Сотрудник запрашивает по прежнему месту работы копии официальных документов, свидетельствующих о совершении ошибки (приказы руководства, личная карточка сотрудника, журнал регистрации приказов или выписки из них);
2. Инспектора кадрового отдела по новому месту работы вносят корректировки с отсылкой на предоставленные работником бумаги.

Можно обратиться за корректировками непосредственно в кадровую службу прежнего работодателя. Однако работнику удобнее, если все записи в трудовую внесут по новому месту работы, что не потребует лишних перемещений трудовой книжки.

Исправление неверной записи, если ошибка обнаружена при увольнении

Бывают случаи, когда неверная запись в трудовой книжке работника обнаруживается непосредственно в процессе увольнения. В этой ситуации возникает весьма непростая дилемма:

• С одной стороны, ошибку допустила именно эта организация и она обязана ее устранить;
• С другой стороны, после прекращения трудовых отношений с работником кадровый отдел вносит необходимые записи в его трудовую книжку, а также закрывает свой лист: заверяет записи, сделанные под наименованием организации подписями кадровика, руководителя и печатью организации.

Ошибка же требует внесения в документ еще одной записи. Как это сделать?

1. Сделать новый заголовок – название организации (он будет дублироваться, однако споров относительно авторства записи впоследствии не будет);
2. Под ним признать ошибочную запись недействительной и прописать верную информацию;
3. Вновь закрыть все записи в трудовой книжке, по примеру того, как это делалось при увольнении сотрудника.

Если работодатель откажется исправить допущенные им ошибки в трудовой книжке работника, то последний имеет право подать иск на организацию в суд.

Исправление неверной записи, если с момента увольнения прошло время

Как исправить ошибку в трудовой книжке, если работник обнаружил ее по истечении нескольких лет с момента увольнения?

Как правило в этом случае корректную информацию в трудовую книжку вносит новый работодатель. Он прописывает в ней:

1. Дата внесения корректировок и соответствующий порядковый номер записи;
2. Информация о признании неверной записи недействительной;
3. Новые сведения с отсылкой на официальные документы прежнего работодателя.

В чем преимущество такого подхода? Даже если компания, в которой ранее работал сотрудник прекратила свое существование необходимые для исправления записи в трудовой книжке документы (личную карточку, приказы руководства и др.) можно запросить из архива.

Аннулирование информации об увольнении при восстановлении на прежней работе

Бывают случаи восстановления работника на прежнем месте трудовой деятельности и признания его увольнения недействительным. Это может произойти в том случае, если сотрудник был уволен незаконно и по решению суда был восстановлен в прежней должности. Что делает в этом случае кадровый отдел?

• Дату, когда работник приступает к выполнению трудовых обязанностей после восстановления в должности, прописывает в трудовой книжке;
• Свидетельствует о недействительности записи об увольнении;
• Указывает на восстановление в конкретной должности.

В качестве основания для восстановления может быть указано соответствующее решение суда.

Исправление записи об увольнении при изменении основания увольнения

Если в трудовом договоре была неверно приведена формулировка увольнения сотрудника, то исправление такой ошибки осуществляется стандартным методом:

• Вносится информация о недействительности записи об увольнении;
• Прописывается корректное основание увольнения с отсылкой к соответствующей статье трудового кодекса.

Исправление неверной записи, если она была обнаружена после увольнения

Иногда при трудоустройстве лица кадровики допускают ошибку при заполнении его трудовой книжки. Однако выявляется она лишь в момент его увольнения, поскольку до этого времени документ хранится у работодателя. Как поступают в этом случае?

1. Прописывают повторно подзаголовок – наименование компании-работодателя;
2. Указывают дату исправления ошибки;
3. Аннулируют неверную запись (признают ее недействительной);
4. Вносят корректную информацию.

После этого закрывают трудовую книжку повторно, заверяя ее подписями кадровика, руководителя компании и печатью.

Изменение дат приема и увольнения

Халатность кадровых работников в вопросе заполнения дат в трудовой книжке может стать причиной проблем гражданина с ПФР. Именно поэтому, получая документ на руки при увольнении, важно внимательно проверять его содержание. Что делать, есть выявилась пусть даже небольшая неточность в датах?

• Во-первых, подготовить заявление на имя руководителя компании с просьбой исправить ошибочную информацию;
• Во-вторых, дождаться выхода приказа руководителя с соответствующим номером;
• В-третьих, получить свою трудовую книжку в кадровом отделе.

Стоит отметить, что сами исправления вносятся в стандартном порядке: пишется подзаголовок – наименование компании, аннулируется неверная запись, указывается корректная информация.

Сведения удостоверяются подписью специалиста отдела кадров руководителя и печатью организации.

Изменение недостоверных реквизитов приказа

Номер и дата приказа – одна из основных граф в трудовой книжке. Что делать, если допущена ошибка в обозначении основания для трудоустройства или увольнения?

1. Запись оформляется на дату внесения изменений;
2. Неверная строка аннулируется, после чего запись дублируется, но уже с иными реквизитами приказа.

Исправление ошибок в названии организации

Как правило, наименование организации прописывается в виде подзаголовка над записями о приеме на работу или увольнении. Именно поэтому при наличии ошибки в наименовании места работы исправления осуществляются следующим образом:

1. Под информацией о трудоустройстве или сразу под заголовком прописывается: «в наименовании организации была допущена ошибка».
2. После этого пишется организационно-правовая форма и правильное название фирмы.

Исправление записи, сделанной ошибочно

Если в трудовую книжку была внесена ошибочная запись, то аннулировать ее достаточно просто. Для этого необходимо:

1. Внести запись о недействительности информации в конкретной строке и прописать корректные данные;
2. В графе №4 информация не прописывается или указываются реквизиты приказа, признающего информацию ошибочной (если таковой издавался).

При этом крайне важно упомянуть, что запись признается недействительной, поскольку сделана по ошибке.

Исправление ошибок в разделе «Сведения о награждениях»

Сразу за основным разделом, в котором фиксируется информация о трудоустройстве и увольнении, следует раздел о награждении сотрудника. Этот раздел не обязателен к заполнению, оттого кадровики часто допускают ошибки при внесении в него информации. Каковы основные правила исправления ошибок в этой части трудовой книжки?

• Во-первых, зачеркивать или замазывать неверную информацию здесь также недопустимо;
• Во-вторых, если ошибка допущена, то делается следующая запись, в которой информация в конкретной строке признается недействительной;
• И, наконец, вносятся корректные сведения.

Что делать, если запись о работе внесена в раздел «Сведения о награждениях»?

Одной из самых распространенных ошибок в трудовой книжке является внесение сведений о трудоустройстве в раздел о награждении (это делается для того, чтобы продлить документ, в котором не хватает листов).

Такие действия законодательством не допускаются: если трудовая книжка закончилась, то следует оформить ее вкладыш.

Однако, как поступить, если неверная запись в раздел «Сведения о награждениях» все же внесена? Самый простой способ – признать ее недействительной в стандартном порядке в связи с тем, что она сделана по ошибке.

Самый простой способ избежать сложных бюрократических процедур по исправлению ошибок в трудовой книжке – не допускать их. Если же это все же произошло, то существуют разрешенные законом способы исправления неверных записей.

Правильное заполнение трудовых книжек является очень важным моментом. Это документ, который подтверждает не только факт работы в определенный период, но и указывает, в какой организации и в какой должности трудился его владелец.

Зачастую кадровые службы или иные ответственные лица, на которых возложены функции кадровиков в организации, допускают ошибки при внесении записей. Но именно конкретная запись может серьезно повлиять на расчет пенсии. Особенно, когда дело касается отнесения к льготным профессиям и досрочного назначения пенсии.

Неверная запись может стать поводом для отказа в получении пенсии.

Законодательная база

Заполнение трудовых книжек подчиняется нескольким нормативным документам, среди которых:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Инструкция, утвержденная Постановлением Министерства труда от 10.10.2003 № 69, содержащая правила заполнения трудовых книжек;
3. Правила ведения и хранения книжек, утвержденные Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225.

Трудовой кодекс в статье 66 определяет трудовую книжку, как основной документ, хранящий в себе сведения о трудовой жизни гражданина. Поэтому работодатели при приеме на работу нового сотрудника обязаны издать соответствующий приказ и на его основании внести запись в его трудовую книжку. Исключение составляет лишь работа по совместительству.

Поскольку этот документ ведется на протяжении всей трудовой деятельности гражданина, то все записи, вносимые в документ, не должны вызывать нареканий со стороны органов, осуществляющих проверку. Поэтому допущенные ошибки необходимо исправлять вовремя и в соответствии с Инструкцией по заполнению.

Не все кадровики относятся внимательно к внесению записей в трудовую книжку, не придают значения нумерации, точности информации, связанной с приемом, переводами и увольнением. Но в конечном итоге все эти ошибки могут вылиться в отказ от рассмотрения таких записей при назначении пенсии.

Особенно это важно, когда гражданин трудился фактически на вредных и опасных работах, а запись оказалась неверной. В соответствии с действующим законодательством такую запись придется уточнять или специалисты пенсионного фонда будут вынуждены отказать гражданину в досрочном выходе на пенсию.

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

• связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
• об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

• подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
• запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
• запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате?

Согласно п.1.2 Инструкции по заполнению ТК для исправления ошибки в дате приема или увольнения следует в следующей свободной строке внести исправительную запись, свидетельствующую о признании ошибочной записи недействительной. Оформляется она следующим образом:

• графа 1 – проставляется номер по порядку вслед за последней записью.

Например , ошибка допущена в строке записи под номером 9. Далее в трудовой книжке заполнены следующие строки и последняя из них уже имеет номер 15. Исправительная запись будет производиться с порядковым номером 16;

• графа 2 – дата приема на работу, которая является правильной;
• графа 3 – написать информацию о том, какая информация была ошибкой "Запись за номером ___ недействительна". Следом вносятся правильные сведения;
• графа 4 – документ, на основании которого запись была внесена. Она обычно совпадает с приказом о приеме на работу.

Запись недействительна в трудовой книжке - образец 2019

Такой же порядок действует и при исправлении записи об увольнении.

Образец исправления ошибки на титульном листе в трудовой книжке

Ниже приведены примеры распространенных ошибок, введенных руководителем или кадровиком.

Исправление даты рождения

Помарки и ошибки могут обнаружиться в дате рождения, которая указывается на титульном листе. Работодатель, заметивший неточность или невозможность однозначно истолковать какую-либо из цифр, может зачеркнуть дату и над ней сделать правильную запись. Такое право следует из п. 26 Правил ведения трудовых книжек. При этом на обратной стороне обложки обязательно должна присутствовать ссылка на документ, по которому взята дата рождения. Это паспорт или свидетельство о рождении.

Исправление даты заполнения

На титульном листе указывается дата заполнения или открытия трудовой книжки. В ней кадровый работник чаще всего допускает ошибку на стыке годов. Например, с наступлением нового года, когда еще не успели перестроиться, указывают старый год. Обнаружить такое несоответствие можно, только сопоставив первую запись в трудовой книжке с датой на титульном листе.

Исправить ее может работодатель, который оформил трудовую книжку, либо он же выдаст справку по учету движения бланков ТК. Только на основании такой справки работодатель, у которого в настоящий момент трудится гражданин, сможет внести изменения.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2019

Выше мы описывали, каким образом вносятся изменения, связанные с личными данными работника. При смене фамилии прежняя зачеркивается сплошной чертой и рядом прописывается новая.

Информация о смене фамилии и основании заносится на внутреннюю часть обложки. Запись обязательно заверяется следующим образом:

• указывается должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек;
• ответственное лицо ставит свою подпись;
• проставляется печать организации.

Образец исправления

Делаем запись в трудовую книжку о переименовании организации (образец)

В случае изменения наименования работодателя обязательно вносятся сведения об этом во все трудовые книжки работников, трудящихся в организации на данный момент. Процедура регламентирована п.3.2 Инструкции о заполнении:

• производится запись отдельной строкой;
• в разделе сведений о работе (графа 3) отображается информация о переименовании с указанием нового и даты изменения;
• в графе 4 должны содержаться сведения о документе, на основании которого произошло переименование.

При этом следует обратить внимание, что запись производится в строке без номера.

Сведения о переименовании работодателя

Образец заполнения

Что не подлежит исправлению?

Важно отметить, что запись об увольнении должна быть заверена печатью организации. Если этого не было сделано вовремя и далее следует информация о приеме на работу в другую организацию, то исправить уже не получится. Достаточно сложно будет уже вписать данные о лице, ответственном за ведение книжки на прежнем месте работы.

Поэтому подтвердить подлинность записи об увольнении возможно при помощи уточняющего документа. Его необходимо запросить в организации, которая допустила ошибку. Иначе подтвердить период работы там не преставится возможным.

Ошибки в виде опечатки в титульном листе исправлять довольно сложно, поскольку есть указания, что исправления и дополнения вносятся на основании документов. Поэтому многими кадровиками решается оставить все, как есть, если ошибка не критична. Но тогда гражданину впоследствии придется доказывать, что документ принадлежит ему. Поэтому ответственное лицо должно максимально внимательно заполнять титульный лист и давать ознакомиться с ним работника.

Обращаем внимание , что трудовая книжка, в которой записи в титульном листе и сведениях о работе исправлены неправильно, считается недействительной.