Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать? Восстанавливаем утраченные документы

К сожалению, иногда случается, что бухгалтерские документы теряются. Утрата бухгалтерских документов влечет за собой не только работу по их восстановлению, но и, если это случилось не по форс-мажорным обстоятельствам, ответственность руководителя и штраф.

Согласно пункту 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, при утрате документов директор должен создать комиссию по расследованию. Комиссия составляет акт, в котором перечисляются все пропавшие бумаги, и указывает причину их утраты.

Если в результате расследования выяснится, что документы пропали при форс-мажорных обстоятельствах, например, аварии, пожаре и т.п., то нужно иметь доказательство случившегося. Доказательством может служить справка из органов внутренних дел или, например, МЧС. Такая справка позволит организации в случае требования налоговыми органами документов получить отсрочку их представления (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009 г.).

Не лишним будет напомнить, что если произошла утрата бухгалтерских документов , то компания обязана провести инвентаризацию.

Ответственность за непредставление документации при ее исчезновении в результате обстоятельств непреодолимой силы организация нести не будет, но только при наличии доказательства, что данное обстоятельство свершилось по не зависящим от нее причинам.

Однако восстанавливать документы все же придется. И усилия, прикладываемые предприятием в этом направлении, могут служить аргументом в спорах с контролирующими органами. Более того, чиновники из Минфина России даже настаивают на необходимости восстановления утраты (письмо №03-02-07/1-288 от 11.08.2011 г.).

Восстанавливаем бухгалтерские документы.

Законом не установлены правила восстановления утраченной документации. И поэтому, если в новых документах будут содержаться неточности, это будет трактоваться в пользу организации. Судьи поддерживают эту точку зрения, например, в Постановлении ФАС Московского округа по делу № КА-А40/80-09 от 09.02.2009 года.

Если первичные документы были утрачены без уважительных причин, то восстановление их необходимо. Ведь при проведении налоговой проверки контролеры не смогут убедиться в точности расчетов налогов и будут обязаны привлечь фирму за непредставление документов.

В случае не подтверждения первичной документацией правомерности применения вычетов по НДС, обоснованности своих расходов для налогообложения прибыли, других налоговых расчетов, организации будет трудно оправдаться перед налоговыми органами, и контролеры будут вправе вычислить эти налоги расчетным путем, так указано в пп. 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

При рассмотрении таких дел суды обычно встают на сторону налоговых инспекторов, так что спорить с ними в такой ситуации сложно.

Какая ответственность?

Если при проведении проверки организация не представляет первичные документы, ссылаясь на то, что они потеряны, но уважительной причины утраты нет, то её могут привлечь к ответственности (статья 126 НК РФ). Штраф за каждый непредставленный документ – 200 рублей.

Так же за отсутствие документации по статье 120 НК РФ компания будет оштрафована на 10 000 рублей. Если же первички нет за несколько налоговых периодов, то штраф увеличится до 30 000 рублей.

Должностные лица фирмы даже могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 199 УК РФ за утрату документов. Это произойдет, если сумма налога была не уплачена в особо крупном размере. Конечно, для этого суду надо будет доказать, что финансовые документы были уничтожены умышленно и таким образом предприятие пыталось уклониться от уплаты налогов.

Исходя из изложенного, организация, утратившая бухгалтерскую документацию должна как можно скорее восстановить учетные сведения, подлежащие хранению до истечения установленного законодательством срока.

Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.

Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.

В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.

Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.

Непредвиденные обстоятельства

Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).

В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.

Факт утраты

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.

Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).

Попытка восстановить

Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).

Дополнительные действия

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.

• Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
• При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
• Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
• Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
• Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).

Это первый вопрос, который возникает в такой ситуации. Ведь, как известно, и налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяет в обязанность организации обеспечить сохранность первичных документов.

Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском - пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ , ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Если первичные документы утрачены, какая ответственность может грозить строительной компании и ее должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность организации - юридического лица

Начнем с того, что законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия первичных документов требуют от организации заплатить штраф в размере 5000 руб.

А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать компанию и по статье 126 Налогового кодекса РФ - по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.

Ответственность должностных лиц

За утрату бухгалтерских документов может быть наказана не только организация, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания должностных лиц установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.

Вину должны доказывать инспекторы

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым организация не представила запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать фирмы в случаях, когда бухгалтерские документы были утрачены не по ее вине.

При этом обязанность по доказыванию вины организации лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц компании в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит.

Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать организацию, налоговики должны будут доказать, что она не приняла соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Что поможет защититься

Защититься организации помогут следующие аргументы.

Во-первых, можно предъявить в суде принятое в компании положение о документообороте, архивном деле.

Во-вторых, организация может подтвердить, что она предпринимала все необходимые меры по сохранности документов. Например, что помещения офиса были оборудованы пожарной сигнализацией, в них проводился ремонт, установлены металлические решетки на окнах и т. д.

Еще одним доказательством по принятию мер для сохранности документов послужит страховой полис, если до наступления чрезвычайного происшествия организация успела застраховать помещения, где хранились документы.

Решения арбитражных судей

В судебной практике есть случаи, когда рассматривались дела о документах, сгоревших во время пожара. Возьмем, к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 января 2003 г. по делу № А05-7969/02-430/11 . Суд признал, что в подобной ситуации вина фирмы отсутствует, и отказал инспекции во взыскании штрафа.

К аналогичному выводу судьи пришли при рассмотрении дела, связанного с утратой документов во время весеннего паводка (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 октября 2003 г. по делу № А33-5711/03-С3-Ф02-3362/03-С1).

Однако есть и отрицательный пример постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 июля 2003 г. по делу № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1 .

Правда, следует отметить: в данном случае суд взыскал с фирмы штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ, а не по статье 120 (то есть за неуплату налогов). Другими словами, фирма была оштрафована не за отсутствие бухгалтерских документов, а за долги перед бюджетом. Причем фирма не принимала никаких мер к восстановлению сгоревших бумаг.

Действия бухгалтера при утрате «первички»

Что же следует предпринять, если первичные документы утрачены?

Подготовка оправдательных документов

Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет организации избежать ответственности. Например, в случае пожара - это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления - справка из жилищной конторы, обслуживающей организацию. Если речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России.

Если же документы были украдены - справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены - копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Принятие мер для восстановления утраченных бумаг

То, как это сделать, определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждены

Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.

Если утрачена кадровая документация

Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника

Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.

При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны

Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.

Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .

Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.

Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.

Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.

Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.

Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).

Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.

Пример 1

Свернуть Показать

Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?

Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.

Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.

В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.

Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Пример 2

Свернуть Показать

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:

• косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
• свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета

Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам

Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия

Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).

Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.

Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.

Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.

В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.

Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?

При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:

• первая - восстановление документации,
• вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.

Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:

• определить причину утраты документов, а также
• какая именно документация была утрачена.

В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:

• если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
• если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
• аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
• кражи - органами внутренних дел.

При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.

Пример 3

Свернуть Показать

После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.

Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.

Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.

На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.

В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».

Сноски

Свернуть Показать

Была в советское время такая поговорка: без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек! На дворе уже 25 лет что-то типа капитализма, появилось понятие «юридическое лицо». Собственно, лицом этого «лица» становятся его документы. Они являются основанием для учета хозяйственных и иных операций, расчета и начисления налогов, а иногда… для возбуждения уголовного преследования.

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет .

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно .

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно .

Бухгалтерские документы

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет .

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) - штраф

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы - попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.